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UFCD0594ADMINISTRAÇÃO DASORGANIZAÇÕESÍNDICE Introdução..................................................................................................................... Âmbito do manual....................................................................................................... Objetivo...

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0594

ADMINISTRAÇÃO DAS ORGANIZAÇÕES

ufcd 0594 - Administração das organizações

ÍNDICE

Introdução.....................................................................................................................2 Âmbito do manual.......................................................................................................2 Objetivos....................................................................................................................2 Conteúdos programáticos............................................................................................2 1.Gestão e coordenação da atividade da organização.......................................................4 1.1.Organização como combinação planeada de recursos e meios.................................5 1.2.Elementos fundamentais nas organizações e os seus ambientes.............................10 2.Organização como sistema complexo..........................................................................14 2.1.Organizações como sistemas complexos...............................................................15 2.2.Organizações e sua interdependência...................................................................17 2.3. Empresas: exemplos de organizações..................................................................23 3. Administração como atividade motora da organização.................................................28 3.1.Conceito de administração como atividade motora das organizações......................29 3.2.Administração e suas orientações.........................................................................33 3.3.Premissas organizacionais....................................................................................41 3.4.Planeamento e controlo das organizações.............................................................43 3.5.Os atuais desafios da gestão................................................................................45 3.5.1.Gestão da mudança.......................................................................................45 3.5.2.Gestão pelo conhecimento.............................................................................47 3.5.3.Gestão pela cultura........................................................................................49 Bibliografia...................................................................................................................53 Termos e condições de utilização...................................................................................54

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Introd Introdução ução

Âmbito do manual

O presente manual foi concebido como instrumento de apoio à unidade de formação de curta duração nº 05 0594 94 – Administração das organizações organizações, de acordo com o Catálogo Nacional de Qualificações Qualificações.

Objetivos



Reconhecer a necessidade da coordenação numa organização.



Identificar o conceito de organização como um sistema complexo e o conceito de administração como atividade dinamizadora das organizações.



Identificar as principais funções de gestão e a sua relação com a cultura organizacional.



Identificar e interiorizar os fatores que definem a coordenação numa organização.

Conteúdos progr programáticos amáticos





Gestão e coordenação da atividade da organização o

Organização como combinação planeada de recursos e meios

o

Elementos fundamentais das organizações e os seus ambientes

Organização como sistema complexo o

Organizações como sistemas complexos

o

Organizações e a sua interdependência

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o 

Empresas exemplos de organizações

Administração como atividade motora da organização o

Conceito de administração como atividade motora das organizações

o

Administração e as suas orientações

o

Premissas organizacionais

o

Planeamento e controlo das organizações

o

Os atuais desafios da gestão 

- Gestão da mudança



- Gestão do conhecimento



- Gestão pela cultura

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1.Gestão e coordenação d da a atividade da or organização ganização

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1.1.Organização como combinação planeada de re recursos cursos e meios

Uma organização é uma entidade social composta por pessoas que trabalham juntas e deliberadamente estruturada numa divisão do trabalho para atingir um objetivo comum. As tarefas são divididas entre os seus membros, e a responsabilidade pelo seu desempenho é atribuída a cada um dos membros da organização. O propósito de toda organização é produzir um produto ou serviço para satisfazer as necessidades dos clientes, que podem ser consumidores, utilizadores, associados ou contribuintes. Uma definição mais abrangente e completa:

“Um grupo social em que existe uma divisão funcional de trabalho e que visa atingir, através da sua atuação, determinados objetivos e cujos membros são, eles próprios, indivíduos intencionalmente coprodutores desses objetivos e, concomitantemente, possuidores de objetivos próprios”. As definições propostas revelam a presença de três elementos fundamentais em qualquer organização: as pessoas, os objetivos e a estrutura deliberada.

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Pessoas

Objetivos

Estrutura eliberada

Da definição de organização convém reter alguns conceitos fundamentais para a sua adequada compreensão, nomeadamente: 

Atuação coordenada



Recursos



Afetação eficaz



Objetivos



Contexto

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ORGANIZAÇÃO Actuação coordenada Recursos Afectação eficaz Objetivos Contexto

Atuação coordena coordenada da Para que exista uma organização, não basta que um conjunto de pessoas atue com vista a atingir um objetivo comum; é necessário também que essas pessoas se organizem, ou seja, que desenvolvam as suas atividades de forma coordenada e controlada para atingir determinados resultados. Esta coordenação e controlo é geralmente efetuada por um líder mas encontram-se muitas vezes organizações em que estas tarefas são efetuadas por todos os membros em conjunto através, por exemplo, de um órgão colegial.

Recursos Representam todos os meios colocados à disposição da organização e necessários à realização das suas atividades. Nestes recursos incluem-se os recursos humanos, os

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recursos materiais e tecnológicos, os recursos financeiros, a imagem de mercado e credibilidade perante o exterior.

Afetação efic eficaz az Os recursos organizacionais descritos no ponto anterior são, por definição, escassos, daí que a sua alocação deva ser efetuada eficazmente por forma a que a probabilidade de atingir os objetivos pré-definidos seja a maior possível. É daqui que surge a principal justificação para a necessidade da gestão nas organizações.

Objetivos Representam as metas ou resultados organizacionais pretendidos e a obter no futuro ou, por outras palavras, o propósito que justifica toda a atividade desenvolvida ou mesmo a própria existência da organização. Naturalmente, todas as organizações devem determinar não apenas os seus objetivos, mas também definir as medidas e formas de atuação e de alocação de recursos que se pensam mais adequadas para os atingir.

Contexto Representa toda a envolvente externa da organização que, de forma direta ou indireta, influencia a sua atuação e o seu desempenho. Nesta envolvente externa inclui-se o contexto económico, tecnológico, sociocultural, político-legal, e ainda um conjunto de elementos que atuam mais próximo e diretamente com a organização, tais como os clientes, os fornecedores, os concorrentes, as organizações sindicais, a comunicação social, entre outros.

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1.2.Elementos ffundamentais undamentais nas organizações e os seus ambientes

Car Características acterísticas das organizações Todas as organizações, independentemente da sua forma ou tipo, têm três características comuns a todas elas:



Existência de uma razão social;



Existência de uma razão material;



Ganhos de sinergia.

Tipos de organizações Económicas



Produção e comercialização de bens e serviços (bancos e empresas);

Governamen Governamentais tais



Prestação de serviços públicos (escolas, hospitais, etc.);

Não-governam Não-governamentais entais



Fornecimento de serviços sem fins lucrativos (IPSS, ONG, ONGD);

Sociais



Satisfação de necessidades de cultura, diversão, convivência, e ajuda mútua (clubes, associações de socorros mútuos);

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Segurança



Protegem as pessoas e os seus bens contra os riscos de vida em sociedade (polícia, forças armadas, bombeiros);

Rel Religiosas igiosas



Satisfação das necessidades de culto (igrejas, sinagogas, mesquitas.

Perspetiva interna e externa das organizaç organizações ões

Ambiente geral

Ambiente específico

SOCIEDADE

TAREFA

Ambiente ger geral al das organizaç organizações ões Ambiente Económico



Estrutura e organização económica, planeamento económico, sistema financeiro e fiscal, política de investimento e de consumo.

Ambiente Sociológico



Estrutura e mobilidade das classes e dos papéis sociais, natureza da organização social, e desenvolvimento das instituições sociais.

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Ambiente P Político olítico



Sistema político-partidário, natureza da organização política, participação política, governação.

Ambiente T Tec ec ecnológico nológico



Avanço

científico

e

tecnológico,

desenvolvimento

e

aplicação

de

novos

conhecimentos. Ambiente Cultur Cultural al



Ideologias, normas e valores, estilos de vida e de relações interpessoais.

Ambiente Educativo



Grau de alfabetização da população, grau de especialização e de sofisticação do sistema educativo, formação profissional

Ambiente Legal



Natureza constitucional, legislação do poder central, regional e local, legislação respeitante ao sistema fiscal, à formação e às organizações, regulação dos sectores de atividade económica.

Ambiente Demográfico



Distribuição populacional, sexo, idade, indicadores ambientais, urbanos e rurais.

Ambiente específico das or organizações ganizações

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Clientes



Distribuidores e utilizadores dos bens e serviços.

Fo Fornecedores rnecedores



Fornecimento de materiais, equipamentos e trabalho.

Concorrentes



De produtos idênticos ou diferentes direcionados para o(s) nosso(s) mercado(s).

Componente Sociopolítica



Legislação aplicável á organização e aos seus produtos, as relações com os sindicatos

Componente T Tecnológica ecnológica



Exigência de novas tecnologias na produção, e desenvolvimento de novos produtos.

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2.Organização ccomo omo sistema complex complexo o

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2.1.Organizaç 2.1.Organizações ões como sistemas complex complexos os

Como já se viu, as organizações são constituídas por pessoas que se propõem, em grupo, atingir determinados objetivos. O processo de cumprimento daqueles objetivos pode ser assimilado a um processo de transformação de inputs, ditos recursos (humanos, materiais, financeiros, tecnológicos, etc.) em outputs (bens e/ou serviços, informação, resultados, etc.), conforme o esquema abaixo.

Naturalmente que a consecução de tais objetivos determina a interação daquelas pessoas entre si e, bem assim, das pessoas com os recursos e com o próprio processo de transformação daqueles recursos em outputs.

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Com efeito, o próprio processo de transformação pressupõe a indispensável organização e estruturação dos recursos e das necessárias interações entre estes. A organização, nesta perspetiva, mais não é do que um sistema, composto por várias componentes (recursos financeiros, humanos, materiais, tecnológicos, etc.) cuja interação produz outputs. Como acontece com todos os sistemas, tão importante quanto a qualidade dos seus componentes é a qualidade das relações e interações que se estabelecem entre eles. Qualquer subsistema (parte do sistema organizacional) é fundamental para que este, como um todo articulado de componentes e subsistemas), atinja os objetivos propostos. A própria organização, entendida como um sistema é, também ela, sujeita a interações com outros sistemas, pertencentes ao meio envolvente em que se encontra inserida. E é, justamente por isso, que se consideram as organizações como sistemas abertos. Elas são suscetíveis de interação com outros sistemas os quais, com maior ou menor grau, influenciam a sua própria capacidade de transformação de inputs em outputs e, consequentemente, a sua capacidade de atingir os objetivos definidos. É, aliás, relativamente pacífica, a constatação de que a sobrevivência de qualquer organização depende, antes de mais, da sua capacidade de interação com o meio envolvente e, em particular, da sua capacidade de aproveitar as oportunidades que este lhe propicia e, simultaneamente, eliminar as ameaças que este lhe coloca.

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2.2.Organizaç 2.2.Organizações ões e sua interdependência

A atualidade, com as mudanças verificadas a nível tecnológico, económico, social e político, perspetiva-se um aumento da competitividade das empresas, que só conseguirão diferenciar-se dos seus concorrentes através da qualidade e da eficácia da sua gestão. A performance de qualquer empresa depende essencialmente da sua estratégia e dos objetivos, respondendo às ameaças e oportunidades da sua envolvente externa. A eficácia organizacional está também associada à gestão de recursos humanos e às políticas e práticas definidas pelo gestor. Algumas das práticas determinantes para o sucesso de qualquer organização são: a seleção das pessoas mais qualificadas para a função definida na estrutura formal da empresa (organograma); a avaliação do seu desempenho como fator de motivação e facilitador da distribuição de recompensas; e, como peça fundamental em toda esta engrenagem, a formação e desenvolvimento dos trabalhadores, de forma a incrementar a sua performance e uma progressão mais rápida na carreira. A função Organizar, conduz-nos à criação da estrutura organizacional. Esta é o conjunto de tarefas formais atribuídas aos departamentos, divisões, secções. As relações de subordinação, linhas de autoridade, responsabilidade, níveis hierárquicos e amplitude de controlo administrativo; e ainda o desenho de sistemas para assegurar a coordenação eficaz entre as pessoas ao longo das unidades da organização. A Estrutura organizacional é, assim, o conjunto de relações formais entre os grupos e os indivíduos que constituem a organização. Define as funções de cada unidade da organização e os modos de colaboração entre as diversas unidades e é normalmente representada num diagrama chamado organigrama.

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Existem vários tipos de estrutura e a opção por um ou outro tipo é determinada por um conjunto de fatores como seja a estratégia da empresa, a sua idade e dimensão, o nível tecnológico disponível, o estilo de liderança, o nível de controlo desejado, etc. Uma função corresponde a um tipo de atividade laboral que pode ser identificada e se distingue de qualquer outra. A função financeira, a função comercial e a função produção são exemplos de atividades. A departamentalização é o processo de agrupar funções semelhantes ou relacionadas ou atividades principais em unidades de gestão. A diferenciação, consiste em criar níveis hierárquicos adicionais, diferenciação vertical, ou formar novos departamentos ao mesmo nível da hierarquia, diferenciação horizontal. Num e noutro caso, a necessidade de diferenciação tem geralmente como causa fundamental o acréscimo do volume ou da complexidade do trabalho. A responsabilidade é a obrigação de se empenhar da melhor forma possível, na realização das funções que a essa pessoa foram atribuídas. A autoridade é o direito de decidir, de dirigir outros na execução das tarefas ou desempenho de certos deveres tendo em vista a prossecução dos objetivos da organização. O administrador, qualquer que seja o seu nível hierárquico, tem de ter autoridade para que possa organizar e dirigir o uso dos recursos à sua disposição. Sem autoridade, os vários departamentos não desenvolveriam a sua atividade de forma coerente, coordenada e alinhada com os objetivos da organização. São as relações de autoridade que tornam possível o funcionamento das organizações, facilitam as atividades dos diversos departamentos e proporcionam a coordenação. Autoridade e responsabilidade, devem variar no mesmo sentido, se a responsabilidade de uma pessoa aumenta, deve ser-lhe conferido um maior nível de autoridade.

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A delegação é o processo de atribuir a alguém a responsabilidade do exercício de uma atividade e a correspondente autoridade necessária para o efeito. A delegação é um dos conceitos mais importantes na organização de empresas. As razões principais para que os gestores procedam à delegação são as seguintes: 1.Maior rapidez nas ações e na tomada de decisões; 2.Permitir o treino e desenvolvimento do pessoal; 3.Aumentar o nível de motivação; 4.Aumentar o “moral” e a cooperação; 5.Conduzir a melhores decisões e a trabalho mais bem executado; 6.Permitir desempenhar tarefas e funções mais complexas. A tendência das estruturas organizacionais vai no sentido da redução dos níveis hierárquicos, o que implica que cada gestor tenha cada vez um maior número de subordinados para coordenar, o que só é possível pelo recurso a graus de delegação cada vez mais elevados. Na maior parte das vezes a delegação não resulta por não terem sido tomadas as precauções devidas e analisados os prós e os contras em cada situação. Algumas vezes os gestores tendem a delegar pouco porque gostam de desempenhar eles próprios as tarefas ou porque, oriundos de uma carreira técnica, se refugiam nas suas aptidões de especialista em...