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0594 – Administração das OrganizaçõesCarlos Soaresmarço 2021Bem vindos!Prontos para começar?...Algumas dicas iniciais Horários & pausasPlataforma TeamsCâmara & áudioMétodos e avaliaçãoApresentação Nome Profissão / ocupação Expetativas para a formação CONTEÚDOS DO CURSO: Gestão e coo...

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0594 - Administração das Organizações

Carlos Soares

0594 – Administração das Organizações Carlos Soares março 2021

Bem vindos! Prontos para começar?... Algumas dicas iniciais 

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0594 - Administração das Organizações

Carlos Soares

Métodos e avaliação Horários & pausas Plataforma Teams

Câmara & áudio

Apresentação • Nome • Profissão / ocupação • Expetativas para a formação

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0594 - Administração das Organizações

Carlos Soares

Carlos Soares Licenciado em Comunicação Social (Especialização em Marketing, Publicidade e Relações Públicas)

Formador e Consultor nas áreas de Marketing, Comercial e Comunicação (desde 2000)

[email protected]

OBJETIVOS DO CURSO: 



Reconhecer a necessidade da coordenação numa organização Identificar o conceito de organização como um sistema complexo e o conceito de administração como atividade dinamizadora das organizações



Identificar as principais funções de gestão e a sua relação com a cultura organizacional



Identificar e interiorizar os fatores que definem a coordenação numa organização

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CONTEÚDOS DO CURSO: 1. Gestão e coordenação da atividade da organização 1.1 Organização como combinação planeada de recursos e meios 1.2 Elementos fundamentais das organizações e os seus ambientes

2. Organização como sistema complexo 2.1 Organizações como sistemas complexos 2.2 Organizações e a sua interdependência 2.3 Empresas exemplos de organizações

3. Administração como atividade motora da organização 3.1 Conceito de administração como atividade motora das organizações 3.2 Administração e as suas orientações 3.3 Premissas organizacionais 3.4 Planeamento e controlo das organizações 3.5 Os desafios atuais da gestão 3.6 Gestão da mudança, gestão do conhecimento e gestão pela cultura

1. GESTÃO E COORDENAÇÃO DA ATIVIDADE DA ORGANIZAÇÃO

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Conceitos-chave

Administração Ação ou efeito de administrar; direção; gerência; governo Gestão de bens, negócios, património, organização, etc.

Conceitos-chave

Organização Uma organização é uma entidade social composta por pessoas que trabalham juntas e deliberadamente estruturada numa divisão do trabalho para atingir um objetivo comum. Um grupo social em que existe uma divisão funcional de trabalho e que visa atingir, através da sua atuação, determinados objetivos e cujos membros são, eles próprios, indivíduos intencionalmente coprodutores desses objetivos e possuidores de objetivos próprios.

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1.1 Organização como combinação planeada de recursos e meios

Estas definições revelam a presença de três elementos fundamentais em qualquer organização:

Pessoas

Objetivos

Aspetos a reter: Conceitos fundamentais da definição de organização

Estrutura deliberada

ORGANIZAÇÃO Atuação coordenada Recursos Afetação eficaz Objetivos Contexto

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ORGANIZAÇÃO

Atuação coordenada Para que exista uma organização, não basta que um conjunto de pessoas atue com vista a atingir um objetivo comum É necessário que essas pessoas se organizem, ou seja, que desenvolvam as suas atividades de forma coordenada e controlada para atingir determinados resultados Esta coordenação e controlo são geralmente efetuadas por um líder, mas existem organizações em que estas tarefas são efetuadas por todos os membros em conjunto (ex. um órgão colegial)

Atuação coordenada Recursos Afetação eficaz Objetivos Contexto

ORGANIZAÇÃO

Recursos Representam todos os meios colocados à disposição da organização e necessários à realização das suas atividades Estão incluídos: os recursos humanos, os recursos materiais e tecnológicos, os recursos financeiros, a imagem de mercado e credibilidade perante o exterior

Atuação coordenada Recursos Afetação eficaz Objetivos Contexto

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ORGANIZAÇÃO

Afetação eficaz Os recursos organizacionais descritos no ponto anterior são, por definição, escassos, daí que a sua alocação deva ser efetuada eficazmente, de modo a que a probabilidade de atingir os objetivos pré-definidos seja a maior possível

Atuação coordenada Recursos

É daqui que surge a principal justificação para a necessidade da gestão nas organizações

Afetação eficaz Objetivos Contexto

ORGANIZAÇÃO

Objetivos

Atuação coordenada

Representam as metas ou resultados organizacionais pretendidos e a obter no futuro, ou seja, o propósito que justifica toda a atividade desenvolvida ou mesmo a própria existência da organização

Recursos

Todas as organizações devem determinar não apenas os seus objetivos, mas também definir as medidas e formas de atuação e de alocação de recursos que se pensam mais adequadas para os atingir

Afetação eficaz Objetivos Contexto

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ORGANIZAÇÃO

Contexto

Atuação coordenada

Representa toda a envolvente externa da organização que, de forma direta ou indireta, influencia a sua atuação e o seu desempenho

Recursos

Inclui o contexto económico, tecnológico, sociocultural, político-legal, além dum conjunto de elementos que atuam mais diretamente com a organização (clientes, fornecedores, concorrentes, organizações sindicais, etc.)

Afetação eficaz Objetivos Contexto

Aspetos a reter: • As tarefas são divididas entre os seus membros, e a responsabilidade pelo seu desempenho é atribuída a cada um dos membros da organização • O propósito de toda a organização é produzir um produto ou serviço para satisfazer as necessidades dos clientes, que podem ser consumidores, utilizadores, associados ou contribuintes

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1.2 Elementos fundamentais nas organizações e os seus ambientes Todas as organizações, independentemente da sua forma ou tipo, têm 3 caraterísticas comuns: •

Existência de uma razão social

•

Existência de uma razão material

•

Ganhos de sinergia

Tipos de organizações

• Económicas – Produção e comercialização de bens e serviços (bancos e empresas) • Governamentais – Prestação de serviços públicos (tribunais, escolas, hospitais, etc.) • Não-governamentais – Fornecimento de serviços sem fins lucrativos (IPSS, ONG’s)

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Tipos de organizações

• Sociais – Satisfação de necessidades de cultura, diversão, convivência, e ajuda mútua (clubes, associações de socorros mútuos) • Segurança – Protegem as pessoas e os seus bens contra os riscos de vida em sociedade (polícia, forças armadas, bombeiros) • Religiosas – Satisfação das necessidades de culto (igrejas, sinagogas, mesquitas)

Perspetiva interna e externa das organizações

Ambiente geral SOCIEDADE

Ambiente específico TAREFA

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Ambiente geral das organizações

•

Económico – Estrutura e organização económica, planeamento económico, sistema financeiro e fiscal, política de investimento e de consumo

•

Sociológico – Estrutura e mobilidade das classes e dos papéis sociais, natureza da organização social e desenvolvimento das instituições sociais

•

Político – Sistema político-partidário, natureza da organização política, participação política, governação

Ambiente geral das organizações

•

Tecnológico – Avanço científico e tecnológico, desenvolvimento e aplicação de novos conhecimentos

•

Cultural – Ideologias, normas e valores, estilos de vida e de relações interpessoais

•

Educativo – Grau de alfabetização da população, grau de especialização e de sofisticação do sistema educativo e formação profissional

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Ambiente geral das organizações

•

Legal – Natureza constitucional, legislação do poder central, regional e local, legislação respeitante ao sistema fiscal, à formação e às organizações, regulação dos sectores de atividade económica

•

Demográfico – Distribuição populacional, sexo, idade, indicadores ambientais, urbanos e rurais

Ambiente específico das organizações

•

Clientes – Compradores, consumidores e utilizadores dos bens e serviços

•

Fornecedores – Fornecimento de materiais, equipamentos e trabalho

•

Concorrentes – De produtos idênticos ou diferentes direcionados para o(s) nosso(s) mercado(s)

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Ambiente específico das organizações

•

Componente sócio-política – Legislação aplicável à organização e aos seus produtos e relações com os sindicatos

•

Componente tecnológica – Exigência de novas tecnologias na produção e desenvolvimento de novos produtos

2. ORGANIZAÇÃO COMO SISTEMA COMPLEXO

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2.1 Organizações como sistemas complexos

• As organizações são constituídas por pessoas que se propõem, em grupo, atingir determinados objetivos • O processo de cumprimento daqueles objetivos pode ser assimilado a um processo de transformação de inputs, ou seja, recursos (humanos, materiais, financeiros, tecnológicos, etc.) em outputs (bens e/ou serviços, informação, resultados, etc.)

 Inputs

 Transformação

 Outputs

o Matérias primas

o Atividades trabalhadores

o Produto/serviço

o Recursos Humanos o Financeiros

o Atividades gestores

o Informação

o Tecnologia

o Tecnologia e métodos de produção

o Resultados humanos

o Informação

o Resultados

Feedback

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2.1 Organizações como sistemas complexos

• A consecução dos objetivos determina a interação das pessoas entre si e, também, das pessoas com os recursos e com o próprio processo de transformação daqueles recursos em outputs • O próprio processo de transformação pressupõe a indispensável organização e estruturação dos recursos e das necessárias interações entre estes

2.1 Organizações como sistemas complexos

• A organização, nesta perspetiva, mais não é do que um sistema, composto por várias componentes (recursos financeiros, humanos, materiais, tecnológicos, etc.) cuja interação produz outputs

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2.1 Organizações como sistemas complexos

• Como acontece com todos os sistemas, tão importante quanto a qualidade dos seus componentes é a qualidade das relações e interações que se estabelecem entre eles • Qualquer subsistema (parte do sistema organizacional) é fundamental para que este, como um todo articulado de componentes e subsistemas, atinja os objetivos propostos

2.1 Organizações como sistemas complexos

• A própria organização, entendida como um sistema é, também ela, sujeita a interações com outros sistemas, pertencentes ao meio envolvente em que se encontra inserida

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2.1 Organizações como sistemas complexos É por isso, que as organizações são consideradas como sistemas abertos: • São suscetíveis de interação com outros sistemas os quais, com maior ou menor grau, influenciam a sua própria capacidade de transformação de inputs em outputs e, consequentemente, a sua capacidade de atingir os objetivos definidos • A sobrevivência de qualquer organização depende, antes de mais, da sua capacidade de interação com o meio envolvente e, em particular, da sua capacidade de aproveitar as oportunidades que este lhe propicia e, simultaneamente, eliminar as ameaças que este lhe coloca.

2.2 Organizações e a sua interdependência

•

Na atualidade, com as mudanças verificadas a nível tecnológico, económico, social e político, regista-se um aumento da competitividade das empresas, que só conseguirão diferenciar-se dos seus concorrentes através da qualidade e da eficácia da sua gestão

•

A performance de qualquer empresa depende essencialmente da sua estratégia e dos objetivos, respondendo às ameaças e oportunidades da sua envolvente externa

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2.2 Organizações e a sua interdependência

• A eficácia organizacional está também associada à gestão de recursos humanos e às políticas e práticas definidas pelo gestor

Algumas das práticas determinantes para o sucesso de qualquer organização são: -

a seleção das pessoas mais qualificadas para a função definida na estrutura formal da empresa (organograma)

-

a avaliação do seu desempenho como fator de motivação e facilitador da distribuição de recompensas

-

a formação e desenvolvimento dos trabalhadores, de forma a incrementar a sua performance e uma progressão mais rápida na carreira

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A função Organizar conduz à criação da estrutura organizacional: -

o conjunto de tarefas formais atribuídas aos departamentos, divisões e secções

-

as relações de subordinação

-

as linhas de autoridade

-

a responsabilidade

-

os níveis hierárquicos

-

a amplitude de controlo administrativo

-

o desenho de sistemas para assegurar a coordenação eficaz entre as pessoas ao longo das unidades da organização

• A estrutura organizacional é, assim, o conjunto de relações formais entre os grupos e os indivíduos que constituem a organização • A estrutura organizacional define as funções de cada unidade da organização e os modos de colaboração entre as diversas unidades e é normalmente representada num diagrama chamado organigrama

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Fonte: www.coalize.com.br

Fonte: www.xerpa.com.br

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Fonte: Águas Públicas do Alentejo

Outros exemplos…

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Os vários tipos de estrutura e a opção por um ou outro tipo é determinada por diversos fatores: -

a estratégia da empresa

-

a sua idade e dimensão

-

o nível tecnológico disponível

-

o estilo de liderança

-

o nível de controlo desejado

-

etc.

• Uma função corresponde a um tipo de atividade laboral que pode ser identificada e se distingue de qualquer outra • Exemplos: - Função financeira - Função comercial - Função produção

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Outros conceitos… •

A departamentalização é o processo de agrupar funções semelhantes ou relacionadas ou atividades principais em unidades de gestão

•

A diferenciação consiste em criar níveis hierárquicos adicionais (diferenciação vertical), ou formar novos departamentos ao mesmo nível da hierarquia (diferenciação horizontal); em ambos os casos, a necessidade de diferenciação tem como causa fundamental o acréscimo do volume ou da complexidade do trabalho

•

A responsabilidade é a obrigação de se empenhar da melhor forma possível, na realização das funções que a essa pessoa foram atribuídas

•

A autoridade é o direito de decidir, de dirigir outros na execução das tarefas ou desempenho de certos deveres tendo em vista a prossecução dos objetivos da organização

Outros conceitos… •

O administrador, qualquer que seja o seu nível hierárquico, tem de ter autoridade para que possa organizar e dirigir o uso dos recursos à sua disposição

•

Sem autoridade, os vários departamentos não desenvolveriam a sua atividade de forma coerente, coordenada e alinhada com os objetivos da organização

•

São as relações de autoridade que tornam possível o funcionamento das organizações, facilitam as atividades dos diversos departamentos e proporcionam a coordenação

•

Autoridade e responsabilidade, devem variar no mesmo sentido, se a responsabilidade de uma pessoa aumenta, deve ser-lhe conferido um maior nível de autoridade

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Outros conceitos… • A delegação é o processo de atribuir a alguém a responsabilidade do exercício de uma atividade e a correspondente autoridade necessária para o efeito • A delegação é um dos conceitos mais importantes na organização de empresas

Outros conceitos… • Principais razões para os gestores usarem a delegação: •

Maior rapidez nas ações e na tomada de decisões

•

Permitir o treino e desenvolvimento das pessoas

•

Aumentar o nível de motivação

•

Melhorar a cooperação

•

Conduzir a melhores decisões e a trabalho mais bem executado

•

Permitir desempenhar tarefas e funções mais complexas

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•

As tendências das estruturas organizacionais vão no sentido da redução dos níveis hierárquicos, o que implica que cada gestor tenha cada vez um maior número de subordinados para coordenar, o que só é possível com recurso a graus de delegação cada vez mais elevados

•

Muitas vezes, a delegação não resulta por não terem sido tomadas as precauções devidas e bem analisados os prós e os contras em cada situação; por vezes os gestores tendem a delegar pouco porque gostam de desempenhar eles próprios as tarefas ou porque, oriundos de uma carreira técnica, se refugiam nas suas aptidões de especialista em prejuízo da sua carreira de gestor

•

Outras vezes, evitam delegar porque consideram que as tarefas são consideradas desagradáveis ou são melhor desempenhadas por eles próprios do que pelos subordinados, o que se tra...