Mengelola Proyek SIM Bab 14 PDF

Preview

Summary

MENGELOLA PROYEKDisusun untuk memenuhi Tugas makalah Matakuliah Sistem Informasi Manajemen dan TeknologiDosen Pengampu: Moch. Shulthoni, SE., MSA., AkDisusun oleh: Chintya Putri Nur Alifah (200810301131) Maya Mentarina Effendi (200810301137) Rr Gregoria Srirosa A. (200810301133)PROGRAM STUDI S1 AKUN...

Description

MENGELOLA PROYEK Disusun untuk memenuhi Tugas makalah Matakuliah Sistem Informasi Manajemen dan Teknologi

Dosen Pengampu: Moch. Shulthoni, SE., MSA., Ak

Disusun oleh: Chintya Putri Nur Alifah

(200810301131)

Maya Mentarina Effendi

(200810301137)

Rr Gregoria Srirosa A.

(200810301133)

PROGRAM STUDI S1 AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS JEMBER

2021 i

KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa karena atas karunia-Nya kami dapat menyelesaikan tugas makalah sesuai dengan waktu yang telah ditentukan. Adapun makalah yang berjudul “Mengelola Proyek” disusun guna memenuhi tugas yang diberikan oleh Bapak Moch. Shulthoni selaku dosen pengampu mata kuliah Sistem Informasi Manajemen dan Teknologi. Kami menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari kata sempurna dan masih terdapat kesalahan serta kekurangan di dalamnya. Untuk itu, kami mengharapkan kritik serta saran yang membangun agar makalah ini dapat menjadi makalah yang lebih baik lagi. Kami juga mohon maaf apabila terdapat kesalahan atau ketidakjelasan penyampaian dalam makalah ini. Demikian, semoga makalah ini dapat bermanfaat bagi semua. Terima kasih.

Jember, 28 November 2021

Penulis

ii

DAFTAR ISI HALAMAN KOVER...................................................................................................................................i KATA PENGANTAR..................................................................................................................................ii DAFTAR ISI.............................................................................................................................................iii BAB I PENDAHULUAN............................................................................................................................1 1.1 LATAR BELAKANG.........................................................................................................................1 1.2 RUMUSAN MASALAH...................................................................................................................1 1.3 TUJUAN........................................................................................................................................1 BAB II PEMBAHASAN.............................................................................................................................2 2.1 PENTINGNYA MANAJEMEN PROYEK............................................................................................2 2.2 MEMILIH PROYEK.........................................................................................................................3 2.3 MEMBANGUN NILAI BISNIS SISTEM INFORMASI.........................................................................4 2.4 MENGELOLA RESIKO PROYEK.......................................................................................................6 BAB III PENUTUP..................................................................................................................................11 3.1 KESIMPULAN..............................................................................................................................11 3.2 SARAN........................................................................................................................................11 DAFTAR PUSTAKA.................................................................................................................................12

iii

BAB I PENDAHULUAN A. LATAR BELAKANG Sebagai seorang pekerja atau karyawan di perusahaan mendapat tugas dan tanggung jawab untuk mengelola proyek besar adalah kebanggaan. Terlebih bagi mereka yang masih belum memiliki cukup pengalaman untuk mengelola proyek besar. Mendapatkan tanggung jawab mengelola tanggung jawab atau tugas yang cukup besar tentunya bukan perkara yang mudah. Tugas yang besar memiliki juga resiko yang besar sebelum akhirnya kamu menikmati hasil kerja keras. Beberapa proyek manager juga tentu sudah terbiasa menangani tugas dan tanggung jawab seperti ini. Untuk memastikan kamu mampu mengelola tugas besar ini agar tidak mengalami kesalahan yang fatal maka, kamu bisa mempelajari beberapa hal. Ada beberapa tips yang akan kami berikan mengenai cara mengelola proyek besar. Tips berikut ini diambil dari berbagai sumber dengan analisis yang telah dilakukan sebelumnya oleh penulis. Ada beberapa kriteria yang mungkin hanya tepat digunakan untuk proye besar dengan bidang usaha tertentu. Setelah membaca tips atau cara mengelola proyek besar ini kamu bisa mulai untuk menganalisis cara yang tepat sesuai dengan kebutuhan perusahaan kamu. B. RUMUSAN MASALAH 1. Jelaskan pentingnya manajemen proyek ? 2. Sebutkan tujuan dari manajemen proyek ? 3. Bagaimana memilih proyek ? 4. Jelaskan resiko mengelola resiko proyek ? C. TUJUAN

1

1. Mahasiswa mengetahui pentingnya manajemen proyek 2. Mahasiswa mengetahui tujuan dari manajemen proyek 3. Mahasiswa mengetahui bagaimana memilih proyek 4. Mahasiswa mengetahui bagaimana mengelola resiko proyek

BAB II PEMBAHASAN 2.1 PENTINGNYA MANAJEMEN PROYEK Ada tingkat kegagalan yang sangat tinggi antara proyek-proyek sistem informasi. Di hampir setiap organisasi, proyek sistem informasi perlu banyak waktu dan uang untuk melaksanakan daripada yang diantisipasi atau sistem selesai tidak bekerja dengan benar Proyek Runway dan Kegagalan Sistem Konsultasi Standish Group, yang memantau tingkat keberhasilan proyek TI, menemukan bahwa hanya 32 persen dari semua investasi teknologi yang diselesaikan tepat waktu, sesuai anggaran, dan dengan semua fitur dan fungsi yang semula ditetapkan (McCafferty, 2010). Sebuah proyek pengembangan sistem tanpa manajemen yang tepat kemungkinan besar akan menanggung akibat ini:  Biaya yang jauh melebihi anggaran  Selip tak terduga waktu  Kinerja teknis yang kurang dari yang diharapkan  Gagal mendapatkan manfaat yang diantisipasi

2

Sistem yang dihasilkan oleh proyek informasi yang gagal seringkali tidak digunakan sesuai dengan tujuannya, atau tidak digunakan sama sekali. Pengguna sering harus mengembangkan sistem manual paralel untuk membuat sistem ini bekerja. Perancangan sistem yang sebenarnya mungkin gagal menangkap kebutuhan bisnis penting atau memperbaiki kinerja organisasi. Tujuan Manajemen Proyek Sebuah proyek adalah serangkaian rencana kegiatan terkait untuk mencapai tujuan bisnis yang spesifik. Proyek sistem informasi mencakup pengembangan sistem informasi baru, peningkatan sistem yang ada, atau peningkatan atau penggantian infrastruktur teknologi informasi perusahaan (IT). Manajemen proyek mengacu pada penerapan pengetahuan, keterampilan, alat, dan teknik untuk mencapai target tertentu sesuai batasan anggaran dan waktu yang ditentukan. Kegiatan pengelolaan proyek meliputi perencanaan pekerjaan, penilaian risiko, estimasi sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan, mengorganisir pekerjaan, memperoleh sumber daya manusia dan material, menugaskan tugas, mengarahkan kegiatan, mengendalikan pelaksanaan proyek, melaporkan kemajuan, dan menganalisis hasilnya. Seperti di bidang bisnis lainnya, manajemen proyek untuk sistem informasi harus menghadapi lima variabel utama: ruang lingkup, waktu, biaya, kualitas, dan risiko. 2.2 MEMILIH PROYEK 

Menghubungkan Proyek Sistem dengan Rencana Bisnis Untuk mengidentifikasi proyek sistem informasi yang akan memberikan nilai bisnis paling banyak, organisasi perlu mengembangkan rencana sistem informasi yang mendukung keseluruhan rencana bisnis mereka dan di mana sistem strategis digabungkan ke dalam perencanaan tingkat atas. Rencana tersebut berfungsi sebagai peta jalan yang menunjukkan arah pengembangan sistem (tujuan rencana), alasan, sistem / situasi saat ini, perkembangan baru yang harus dipertimbangkan, strategi manajemen, rencana pelaksanaan, dan anggaran. Rencana tersebut berisi pernyataan tujuan perusahaan dan menentukan bagaimana teknologi informasi akan mendukung tercapainya tujuan tersebut. Laporan tersebut menunjukkan bagaimana tujuan umum akan dicapai oleh proyek sistem tertentu.

3



Persyaratan Informasi dan Indikator Kinerja Utama Untuk mengembangkan rencana sistem informasi yang efektif, organisasi harus memiliki pemahaman yang jelas mengenai kebutuhan informasi jangka panjang dan jangka pendeknya. Pendekatan strategis terhadap persyaratan informasi, analisis strategis, atau faktor keberhasilan kritis berpendapat bahwa persyaratan informasi organisasi ditentukan oleh sejumlah kecil indikator kinerja utama (KPI) manajer. KPI dibentuk oleh industri, perusahaan, manajer, dan lingkungan yang lebih luas. Misalnya, KPI untuk sebuah perusahaan mobil mungkin merupakan biaya produksi unit, biaya tenaga kerja, produktivitas pabrik, tingkat pengembalian dan tingkat kesalahan, survei pengenalan merek pelanggan, J.D. Peringkat kualitas daya, peringkat kepuasan kerja karyawan, dan biaya kesehatan. Sistem informasi baru harus berfokus pada penyediaan informasi yang membantu perusahaan memenuhi tujuan ini yang tersirat oleh indikator kinerja utama.



Analisis Portofolio Setelah analisis strategis menentukan arah keseluruhan pengembangan sistem, analisis portofolio dapat digunakan untuk mengevaluasi proyek sistem alternatif. Analisis portofolio persediaan semua proyek sistem informasi dan aset organisasi, termasuk infrastruktur, kontrak outsourcing, dan lisensi. Portofolio investasi sistem informasi ini dapat digambarkan memiliki profil risiko dan manfaat tertentu bagi perusahaan yang serupa dengan portofolio keuangan. Setiap proyek sistem informasi membawa serangkaian risiko dan manfaatnya sendiri. Perusahaan akan mencoba memperbaiki tingkat pengembalian portofolio aset TI mereka dengan menyeimbangkan risiko dan pengembalian dari investasi sistem mereka. Meskipun tidak ada profil ideal untuk semua perusahaan, industri informasi intensif (mis., Keuangan) harus memiliki beberapa proyek dengan risiko tinggi dan berisiko tinggi untuk memastikan teknologi tetap berjalan lancar. Perusahaan di industri non-informasi-intensif harus berfokus pada proyek dengan risiko tinggi dan berisiko rendah.



Model penilaian Model penilaian berguna untuk memilih proyek dimana banyak kriteria harus dipertimbangkan. Ini memberi bobot pada berbagai fitur sistem dan kemudian menghitung 4

total bobotnya. Dengan menggunakan Tabel 14.2, perusahaan harus memutuskan di antara dua sistem perencanaan sumber daya perusahaan alternatif (ERP). Kolom pertama mencantumkan kriteria yang akan digunakan oleh pengambil keputusan untuk mengevaluasi sistem. Kriteria ini biasanya merupakan hasil diskusi panjang di antara kelompok pembuat keputusan. Seringkali hasil terpenting dari model penilaian bukanlah skor tapi kesepakatan mengenai kriteria yang digunakan untuk menilai sebuah sistem. 2.3 MEMBANGUN NILAI BISNIS SISTEM INFORMASI 

Biaya dan Manfaat Sistem Informasi Manfaat berwujud dapat diukur dan diberi nilai moneter. Manfaat tak berwujud, seperti layanan pelanggan yang lebih efisien atau pengambilan keputusan yang disempurnakan, tidak dapat segera diukur namun dapat menyebabkan keuntungan yang dapat diukur dalam jangka panjang. Penganggaran Modal untuk Sistem Informasi Untuk menentukan manfaat dari proyek tertentu, harus menghitung semua biaya dan semua manfaatnya. Jelas, sebuah proyek dimana biaya melebihi manfaat harus ditolak. Tetapi bahkan jika manfaatnya lebih besar daripada biaya, diperlukan analisis keuangan tambahan untuk menentukan apakah proyek tersebut merupakan laba yang baik atas modal yang diinvestasikan perusahaan. Model penganggaran modal adalah salah satu dari beberapa teknik yang digunakan untuk mengukur nilai investasi pada proyek investasi modal jangka panjang. Metode penganggaran modal bergantung pada ukuran arus kas masuk dan keluar dari perusahaan proyek modal menghasilkan arus kas tersebut. Biaya investasi untuk proyek sistem informasi adalah arus kas keluar langsung yang disebabkan oleh pengeluaran untuk perangkat keras, perangkat lunak, dan tenaga kerja. Model Harga Pilihan Riil Beberapa proyek sistem informasi sangat tidak pasti, terutama investasi di bidang infrastruktur TI. Aliran pendapatan masa depan mereka tidak jelas dan biaya di muka mereka tinggi. Jika infrastruktur yang ditingkatkan ini tersedia, organisasi akan memiliki kemampuan teknologi untuk merespons masalah dan peluang masa depan dengan lebih mudah. Meski 5

biaya investasi ini bisa dihitung, tidak semua manfaat membuat investasi ini bisa terbentuk terlebih dahulu. Tetapi jika perusahaan menunggu beberapa tahun sampai potensi pendapatan menjadi lebih jelas, mungkin sudah terlambat untuk melakukan investasi infrastruktur. Dalam kasus seperti itu, para manajer mungkin mendapat keuntungan dari penggunaan model penetapan harga opsi nyata untuk mengevaluasi investasi teknologi informasi. Model penetapan harga opsi sebenarnya (ROPMs) menggunakan konsep valuasi opsi yang dipinjam dari industri keuangan. Suatu pilihan pada dasarnya adalah hak, tapi bukan kewajiban, untuk bertindak di masa depan. Opsi panggilan biasa, misalnya, adalah opsi finansial di mana seseorang membeli hak (tapi bukan kewajiban) untuk membeli aset dasar (biasanya saham) dengan harga tetap (strike price) pada atau sebelum tanggal tertentu. Keterbatasan Model Keuangan Fokus tradisional pada aspek finansial dan teknis dari sistem informasi cenderung mengabaikan dimensi sosial dan organisasi dari sistem informasi yang dapat mempengaruhi biaya dan manfaat sebenarnya dari investasi. Banyak keputusan sistem informasi perusahaan investasi tidak mempertimbangkan secara memadai biaya dari gangguan organisasi yang diciptakan oleh sistem baru, seperti biaya untuk melatih pengguna akhir, dampak kurva belajar pengguna terhadap sistem baru terhadap produktivitas, atau kebutuhan manajer waktu untuk menghabiskan waktu mengawasi perubahan sistem baru yang terkait. Manfaat, seperti keputusan yang lebih tepat waktu dari sistem baru atau peningkatan pembelajaran dan keahlian karyawan, mungkin juga diabaikan dalam analisis keuangan tradisional (Ryan, Harrison, dan Schkade, 2002). 2.4 MENGELOLA RESIKO PROYEK Dimensi Risiko Proyek Sistem berbeda secara dramatis dalam ukuran, ruang lingkup, tingkat kerumitan, dan komponen organisasi dan teknis mereka. Beberapa proyek pengembangan sistem lebih mungkin menciptakan masalah yang telah kita gambarkan sebelumnya atau mengalami penundaan karena membawa tingkat risiko yang jauh lebih tinggi daripada yang lain. Tingkat risiko proyek dipengaruhi oleh ukuran proyek, struktur proyek, dan tingkat keahlian teknis dari staf sistem informasi dan tim proyek. 6



Ukuran proyek Semakin besar proyek – seperti yang ditunjukkan oleh dolar yang dikeluarkan, ukuran staf implementasi, waktu yang dialokasikan untuk implementasi, dan jumlah unit organisasi yang terpengaruh – semakin besar risikonya. Proyek sistem berskala sangat besar memiliki tingkat kegagalan yaitu 50 sampai 75 persen lebih tinggi daripada proyek lainnya karena proyek semacam itu rumit dan sulit dikendalikan.



Struktur proyek. Beberapa proyek lebih terstruktur daripada yang lain. Persyaratan mereka jelas dan mudah sehingga output dan proses dapat dengan mudah didefinisikan. Pengguna tahu persis apa yang mereka inginkan dan apa yang harus dilakukan sistem; Hampir tidak ada kemungkinan pengguna mengubah pikiran mereka. Proyek semacam itu menjalankan risiko yang jauh lebih rendah daripada persyaratan yang relatif tidak terdefinisi, cair, dan terus berubah dengan keluaran yang tidak dapat diperbaiki dengan mudah karena sesuai dengan gagasan pengguna yang berubah atau dengan pengguna yang tidak dapat menyetujui apa yang mereka inginkan.



Pengalaman dengan teknologi. Risiko proyek meningkat jika tim proyek dan staf sistem informasi tidak memiliki keahlian teknis yang dibutuhkan. Jika tim tidak mengenal perangkat keras, perangkat lunak sistem, perangkat lunak aplikasi, atau sistem manajemen basis data yang diusulkan untuk proyek ini, kemungkinan besar proyek akan mengalami masalah teknis atau memerlukan lebih banyak waktu untuk menyelesaikannya karena kebutuhan untuk menguasai keterampilan baru. Meski sulitnya teknologi merupakan salah satu faktor risiko dalam sistem informasi proyek, faktor lainnya terutama bersifat organisasi, berkaitan dengan kompleksitas persyaratan informasi, cakupan proyek, dan berapa banyak bagian organisasi yang akan terpengaruh oleh sistem informasi baru. Manajemen Perubahan dan Konsep Implementasi Konsep Implementasi Untuk mengelola perubahan organisasi seputar pengenalan sistem informasi baru secara efektif, harus diperiksa proses pelaksanaannya. Implementasi mengacu pada semua aktivitas organisasi yang bekerja menuju adopsi, pengelolaan, dan rutinitas inovasi, seperti sistem formasi baru. Dalam proses implementasi, analis sistem adalah agen perubahan. Analis tidak hanya mengembangkan solusi teknis namun juga mengubah konfigurasi, interaksi, aktivitas kerja, dan hubungan kekuasaan dari berbagai kelompok organisasi. Analis adalah katalisator untuk keseluruhan proses perubahan dan bertanggung jawab untuk memastikan bahwa semua

7

pihak yang terlibat menerima perubahan yang diciptakan oleh sistem baru. Agen perubahan berkomunikasi dengan pengguna, menengahi antara kelompok kepentingan yang bersaing, dan memastikan penyesuaian organisasi terhadap perubahan tersebut selesai. Peran Pengguna Akhir Implementasi sistem umumnya mendapat manfaat dari keterlibatan pengguna dan dukungan manajemen tingkat tinggi. Partisipasi pengguna dalam perancangan dan pengoperasian sistem informasi memiliki beberapa hasil positif. Pertama, jika pengguna sangat terlibat dalam perancangan sistem, mereka memiliki lebih banyak kesempatan untuk membentuk sistem sesuai dengan prioritas dan persyaratan bisnis mereka, dan lebih banyak kesempatan untuk mengendalikan hasilnya. Kedua, mereka cenderung bereaksi positif terhadap sistem yang telah selesai karena mereka telah menjadi peserta aktif dalam proses perubahan. Memasukkan pengetahuan dan keahlian pengguna mengarah pada solusi yang lebih baik. Dukungan dan Komitmen Manajemen Jika sebuah proyek sistem informasi memiliki dukungan dan komitmen manajemen di berbagai tingkatan, maka kemungkinan besar akan dirasakan secara positif oleh pengguna dan staf layanan informasi teknis. Kedua kelompok akan percaya bahwa keikutsertaan mereka dalam proses pembangunan akan mendapat perhatian dan prioritas yang lebih tinggi. Mereka akan dikenali dan diberi penghargaan atas waktu dan usaha yang mereka curahkan untuk diimplementasikan. Dukungan manajemen juga memastikan bahwa proyek sistem menerima dana dan sumber daya yang memadai untuk menjadi sukses. Selanjutnya, agar diberlakukan secara efektif, semua perubahan dalam kebiasaan dan prosedur kerja dan pengaturan ulang organisasi yang terkait dengan sistem baru bergantung pada dukungan manajemen. Jika seorang manajer mempertimbangkan sebuah sistem baru sebagai prioritas, sistem akan cenderung diperlakukan seperti itu bawahannya. Tantangan Manajemen Perubahan untuk Reengineering Proses Bisnis, Aplikasi Perusahaan, dan Merger dan Akuisisi Dengan tantangan inovasi dan implementasi, tidaklah mengherankan jika menemukan tingkat kegagalan yang sangat tinggi di antara proyek aplikasi enterprise dan proses bisnis rekayasa ulang (BPR), yang biasanya memerlukan perubahan organisasi yang ekstensif dan mungkin 8

memerlukan penggantian teknologi lama dan sistem warisan yang sangat dalam. berakar dalam banyak proses bisnis yang saling terkait. Sejumlah penelitian menunjukkan bahwa 70 persen dari semua proyek rekayasa ulang proses bisnis gagal memberikan manfaat yang dijanjikan.

Demikian

juga,

persentase

penerapan

perusahaan

yang

tinggi

gagal

diimplementasikan sepenuhnya atau untuk memenuhi tujuan pengguna mereka bahkan setelah tiga tahun bekerja. Banyak proyek penerapan dan rekayasa ...