BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Manajemen Proyek PDF

Preview

Summary

BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Manajemen Proyek Manajemen proyek terdiri dari dua kata yaitu “Manajemen” dan “Proyek”. Menurut Husen (2009:2), manajemen adalah suatu ilmu pengetahuan tentang seni memimpin organisasi yang terdiri atas kegiatan perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengendalian...

Description

BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA

2.1. Manajemen Proyek Manajemen proyek terdiri dari dua kata yaitu “Manajemen” dan “Proyek”. Menurut Husen (2009:2), manajemen adalah suatu ilmu pengetahuan tentang seni memimpin organisasi yang terdiri atas kegiatan perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengendalian terhadap sumber-sumber daya terbatas dalam usaha mencapai tujuan dan sasaran yang efektif dan efisien. Manajemen merupakan proses terpadu dimana individu-individu sebagai bagian

dari

organisasi

dilibatkan

untuk

memelihara,

mengembangkan,

mengendalikan, dan menjalankan program-program yang kesemuanya diarahkan pada sasaran yang telah ditetapkan dan berlangsung terus menerus seiring dengan berjalannya waktu (Dipohusodo, 1996:2). Sedangkan proyek adalah upaya yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan, sasaran dan harapan-harapan penting dengan menggunakan anggaran dana serta sumber daya yang tersedia, yang harus diselesaikan dalam jangka waktu tertentu (Dipohusodo, 1996:9). Menurut Husen (2009:4), proyek adalah gabungan dari sumber-sumber daya seperti manusia material, peralatan, dan modal/ biaya yang dihimpun dalam suatu wadah organisasi sementara untuk mencapai sasaran dan tujuan. Sebuah proyek adalah usaha yang kompleks, tidak rutin, yang dibatasi oleh waktu, anggaran, sumber daya, dan spesifikasi kinerja yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan pelanggan (Larson, 2006:3).

Universitas Sumatera Utara

Berdasarkan definisi tersebut dapat disimpukan beberapa pengertian dari manajemen proyek. Manajemen proyek adalah penerapan ilmu pengetahuan, keahlian dan keterampilan, cara teknis yang terbaik dan dengan sumber daya yang terbatas, untuk mencapai sasaran dan tujuan yang telah ditentukan agar mendapatkan hasil yang optimal dalam hal kinerja biaya, mutu dan waktu serta keselamatan kerja (Husen 2009:4). Menurut Ervianto (2005:21), manajemen proyek adalah semua perencanaan, pelaksanaan, pengendalian, dan koordinasi suatu proyek dari awal (gagasan) hingga berakhirnya proyek untuk menjamin pelaksanaan proyek secara tepat waktu, tepat biaya dan tepat mutu.

2.2. Proyek Konstruksi Proyek konstruksi merupakan suatu rangkaian kegiatan yang hanya dilaksanakan satu kali dan umumnya mempunyai waktu yang pendek dimana awal dan akhir proyek relatif pasti.

Menurut Dipohusodo (1996:69), proyek konstruksi adalah proyek yang berkaitan dengan upaya pembangunan sesuatu bangunan infrastruktur, yang umumnya mencakup pekerjaan pokok yang termasuk dalam bidang teknik sipil dan arsitektur. Karakteristik proyek konstruksi dapat dipandang dalam tiga dimensi yaitu unik, membutuhkan sumber daya, dan membutuhkan organisasi (Ervianto, 2005:12). 

Bersifat unik: tidak pernah terjadi rangkaian kegiatan yang sama persis (tidak ada proyek yang identik, yang ada adalah proyek sejenis), proyek bersifat sementara, dan selalu melibatkan grup pekerja yang berbeda-beda.

Universitas Sumatera Utara



Membutuhkan sumber daya (resources): sumber daya yang terlibat di proyek, yaitu pekerja (men), uang (money), mesin (manchines), metode (methods) dan bahan (materialis).



Membutuhkan organisasi: setiap organisasi mempunyai beragam tujuan dimana didalamnya terlibat sejumlah individu dengan keahlian yang bervariasi, perbedaan ketertarikan, kepribadian yang bervariasi dan ketidakpastian.

Gambar 2.1. Three dimentional objective Kemudian kinerja proyek konstruksi dapat diukur berdasarkan tiga kendala (triple constrain): sesuai spesifikasi yang ditetapkan (tepat mutu), sesuai time schedule (tepat waktu), dan sesuai biaya yang direncanakan (tepat biaya).

Gambar 2.2. Triple constrain Rangkaian kegiatan yang dilakukan pada proyek konstruksi dapat dibedakan atas dua jenis, yaitu kegiatan rutin dan kegiatan proyek. Kegiatan rutin adalah suatu rangkaian kegiatan yang dilakukan terus menerus dan berulang dalam waktu yang

Universitas Sumatera Utara

lama, sedangkan kegiatan proyek adalah rangkaian kegiatan yang hanya satu kali dilaksanakan dan umumnya berlangsung dalam jangka waktu yang pendek dengan jangka waktu yang relatif pasti. Oleh karena itu, suatu kegiatan proyek mempunyai awal dan akhir yang jelas serta hasil kegiatan yang bersifat unik (Ervianto, 2005:13).

2.2.1. Jenis-Jenis Proyek Konstruksi Menurut Ervianto (2005:14), proyek konstruksi dapat dibedakan menjadi dua jenis kelompok bangunan, yaitu: 

Bangunan gedung: rumah, kantor, pabrik dan lain-lain. Ciri-ciri dari kelompok bangunan ini adalah: 1.

Proyek konstruksi menghasilkan tempat orang bekerja atau tinggal.

2.

Pekerjaan dilaksanakan pada lokasi yang relatif sempit dan kondisi pondasi umumnya sudah diketahui.

3. 

Manajemen dibutuhkan, terutama untuk progressing pekerjaan.

Bangunan sipil: jalan, jembatan, bendungan, dan infrastruktur lainnya. Ciri-ciri dari kelompok bangunan ini adalah: 1.

Proyek konstruksi dilaksanakan untuk mengendalikan alam agar berguna bagi kepentingan manusia.

2.

Pekerjaan dilaksanakan pada lokasi yang luas atau panjang dan kondisi pondasi yang sangat berbeda satu sama lain dalam suatu proyek.

3.

Manajemen dibutuhkan untuk memecahkan masalah.

Universitas Sumatera Utara

Kedua kelompok bangunan tersebut sebenarnya saling tumpang tindih, tetapi pada umumnya direncanakan dan dilaksanakan oleh disiplin ilmu perencana dan pelaksanaan yang berbeda.

2.2.2. Tahap Kegiatan Dalam Proyek Konstruksi Kegiatan konstruksi adalah kegiatan yang harus melalui suatu proses yang panjang dan didalamnya dijumpai banyak masalah yang harus diselesaikan. Disamping itu, di dalam kegiatan konstruksi terdapat suatu rangkaian kegiatan yang berurutan dan berkaitan. Biasanya rangkaian kegiatan tersebut dimulai dari lahirnya suatu gagasan yang muncul dari suatu kebutuhan (need), pemikiran kemungkinan keterlaksanaannya (feasibility study), keputusan untuk membangun dan pembuatan penjelasan (penjabaran) yang lebih rinci tentang rumusan kebutuhan tersebut (briefing), penuangan dalam bentuk rancangan awal (preliminary design), pembuatan rancangan yang lebih rinci dan pasti (design development dan detail design), persiapan administrasi untuk pelaksanaan pembangunan dengan memilih caoln pelaksana (procurement), kemudian pelaksanaan pembangunan pada lokasi yang telah disediakan (construction), serta pemeliharaan dan persiapan penggunaan bangunan

tersebut

(maintenance,

start-up,

dan

implementation).

Kegiatan

membangun berakhir pada saat bangunan tersebut mulai digunakan (Ervianto, 2005:15). Lagi menurut Ervianto (2005:16), beberapa aspek yang harus dikaji dalam setiap tahapan merupakan kerangka dasar dari proses konstruksi. Aspek ini terbagi menjadi empat kelompok utama, yaitu:

Universitas Sumatera Utara



Aspek fungsional: konsep umum, pola operasional, program tata ruang, dan lain sebagainya.



Aspek lokasi dan lapangan: iklim, topografi, jalan masuk, prasarana, formalitas hukum, dan lain sebagainya.



Aspek konstruksi: prinsip rancangan, standar teknis, ketersediaan bahan bangunan, metoda membangun dan keselamatan operasi.



Aspek operasional: adminstrasi proyek, arus kas, kebutuhan perawatan, kesehatan dan keselamatan kerja.

2.2.2.1. Tahap Studi Kelayakan Studi kelayakan proyek merupakan studi awal yang dilakukan terhadap suatu rencana proyek. Pada tahap ini akan dilakukan studi apakah suatu proyek tersebut layak atau tidak untuk dilaksanakan, baik dari aspek perencanaan dan perancangan, aspek ekonomi (biaya dan sumber pendanaan), maupun aspek lingkungan. Jadi studi kelayakan ini bertujuan untuk meyakinkan pemilik proyek (owner) bahwa proyek konstruksi yang diusulkannya layak untuk dilaksanakan. Menurut Ervianto (2005:16), kegiatan yang dilaksanakan pada tahap studi kelayakan (feasibility study) adalah: 1.

Menyusun rancangan proyek secara kasar dan membuat estimasi biaya yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek tersebut.

2.

Meramalkan manfaat yang akan diperoleh jika proyek tersebut dilaksanakan, baik manfaat langsung (manfaat ekonomis) maupun manfaast tidak langsung (fungsi sosial).

Universitas Sumatera Utara

3.

Menyusun analisa kelayakan proyek, baik secara ekonomis maupun finansial.

4.

Menganalisis dampak lingkungan yang mungkin terjadi apabila proyek tersebut dilaksanakan.

2.2.2.2. Tahap Penjelasan Setelah studi kelayakan proyek dilaksanakan dan dinyatakan layak untuk dilanjutkan, pemilik proyek (owner) melakukan penjelasan (briefing) kepada konsultan perencana proyek. Hal yang disampaikan mengenai fungsi proyek dan biaya yang diizinkan sehingga konsultan perencana dapat secara tepat menafsirkan keinginan pemilik proyek dan membuat taksiran biaya yang diperlukan. Menurut Ervianto (2005:17), kegiatan yang dilaksanakan pada tahan penjelasan (briefing) adalah: 1.

Menyusun rencana kerja dan menunjuk para perencana dan tenaga ahli.

2.

Mempertimbangkan kebutuhan pemakai, keadaan lokasi dan lapangan, merencanakan rancangan, taksiran biaya, persyaratan mutu.

3.

Mempersiapkan ruang lingkup kerja, jadwal waktu, taksiran biaya dan implikasinya, serta rencana pelaksanaan.

4.

Mempersiapkan sketsa dengan skala tertentu sehingga dapat memberikan gambaran berupa denah dan batas-batas proyek.

2.2.2.3. Tahap Perancangan Tahap perancangan (design) ini bertujuan melengkapi penjelasan proyek dan menentukan tata letak, rancangan, metode konstruksi, dan taksiran biaya konstruksi

Universitas Sumatera Utara

agar mendapatkan persetujuan dari pemilik proyek dan pihak berwenang yang terlibat. Tahap ini juga mempersiapkan informasi pelaksanaan yang diperlukan, termasuk gambar rencana dan spesifikasi, serta melengkapi semua dokumen tender. Menurut Ervianto (2005:17), kegiatan yang dilaksanakan pada tahap perancangan (design) adalah: 1.

Mengembangkan ikhtisar proyek menjadi penyelesaian akhir.

2.

Memeriksa masalah teknis.

3.

Meminta persetujuan akhir ikhtisar dari pemilik proyek.

4.

Mempersiapkan: a.

Rancangan skema (perancangan) termasuk taksiran biaya.

b.

Rancangan terinci.

c.

Gambar kerja, spesifikasi dan jadwal.

d.

Daftar kuantitas.

e.

Taksiran biaya akhir.

f.

Program pelaksanaan pendahuluan, termasuk jadwal waktu.

2.2.2.4. Tahap Pengadaan/ Pelelangan Setelah tahap perancangan diselesaikan oleh konsultan perencana, maka tahap selanjutnya adalah mencari penyedia jasa yang akan menjadi pelaksana konstruksi. Proses ini disebut procurement. Salah satu cara untuk mencari penyedia jasa adalah dengan pelelangan atau tender. Pelelangan didefinisikan sebagai berikut. Serangkaian kegiatan untuk menyediakan barang/ jasa dengan cara menciptakan persaingan yang sehat diantara penyedia barang/ jasa yang setara dan memenuhi syarat, berdasarkan metode dan tata cara tertentu yang telah ditetapkan dan diikutioleh pihak-pihak yang terkait secara azas sehingga terpilih penyedia terbaik.

Universitas Sumatera Utara

Pelaksanaan pelelangan di Indonesia diatur oleh Keputusan Presiden Republik Indonesia tentang Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (Keppres tentang Pelaksanaan APBN). Keppres yang mengatur pengadaan barang dan jasa telah beberapa kali mengalami penyempurnaan, yang terbaru adalah Keppres No. 80 Tahun 2003. Secara umum kegiatan yang dilakukan dalam tahap pengadaan/ pelelangan adalah sebagai berikut. Tahap Kegiatan Prakualifikasi

Dokumen Dokumen Disain Gambar rencana, anggaran biaya, syarat lelang,

Waktu penyesuaian

spesifikasi, bill of quantity (BOQ)

Pengumuman lelang Pendaftara lelang Pengambilan dokumen Undangan lelang Rapat penjelasan pekerjaan

Dokumen Lelang

Peninjauan lokasi

Gambar rencana, spesifikasi, bill of quantity

Penyusunan anggaran Pemasukan penawaran Evaluasi dan negosiasi Keputusan pemenang Pelaksanaan konstruksi

Dokumen Kontrak Gambar rencana, anggaran biaya, spesifikasi, bill of quantity, persyaratan kontrak, berita

Pemeliharaan

acara penjelasan pekerjaan, bentuk surat penawaran, bentuk kontrak addendum, change order Tabel 2.1. Tahap pengadaan/ pelelangan

Universitas Sumatera Utara

2.2.2.5. Tahap Pelaksanaan Tahap pelaksanaan (construction) ini bertujuan mewujudkan bangunan yang dibutuhkan oleh pemilik proyek yang telah dirancang oleh konsultan perencana dalam batasan biaya (tepat biaya), waktu yang telah disepakati (tepat waktu), dan dengan mutu yang telah disyaratkan (tepat mutu). Menurut Ervianto (2005:18), kegiatan yang dilakukan adalah merencanakan, mengoordinasi, mengendalikan semua operasional dilapangan. Kegiatan perencanaan dan pengendalian adalah: 1.

Perencanaan dan pengendalian jadwal waktu pelaksanaan.

2.

Perencanaan dan pengendalian organisasi lapangan.

3.

Perencanaan dan pengendalian tenaga kerja.

4.

Perencanaan dan pengendalian peralatan dan material.

Kegiatan koordinasi adalah: 1.

Mengoordinasikan seluruh kegiatan pembangunan, baik untuk bangunan sementara maupun bangunan permanen, serta semua fasilitas dan perlengkapan yang terpasang.

2.

Mengoordinasikan para subkontraktor.

3.

Penyeliaan umum.

2.2.2.6. Tahap Pemeliharaan dan Persiapan Penggunaan Tahap pemeliharaan dan persiapan penggunaan (maintenance and start up) ini bertujuan untuk menjamin kesesuaian bangunan yang telah selesai dilaksanakan dengan dokumen kontrak yang telah ditetapkan serta peruntukan fasilitas yang ada apakah telah sesuai dengan sebagaimana mestinya. Selain itu, pada tahap ini juga

Universitas Sumatera Utara

dibuat suatu catatan mengenai konstruksi berikut petunjuk operasinya dan melatih staf dalam menggunakan fasilitas yang tersedia. Menurut Ervianto (2005:19), kegiatan yang dilakukan pada tahap maintenance and start up ini adalah: 1.

Mempersiapkan catatan pelaksanaan, baik berupa data-data selama pelaksanaan maupun gambar pelaksanaan (as built drawing).

2.

Meneliti bangunan secara cermat dan memperbaiki kerusakan-kerusakan yang terjadi.

3.

Mempersiapkan petunjuk operasional/ pelaksanaan serta pedoman pemeliharaannya.

4.

Melatih staf untuk melaksanakan pemeliharaan.

2.3. Perencanaan Proyek Perencanaan merupakan salah satu fungsi vital dalam kegiatan manajemen proyek. Menurut Soeharto (1997), Perencanaan adalah suatu proses yang mencoba meletakkan dasar tujuan dan sasaran termasuk menyiapkan segala sumber daya untuk mencapainya. Perencanaan memberikan pegangan bagi pelaksanaan mengenai alokasi sumber daya untuk melaksanakan kegiatan. Adapun tujuan perencanaan adalah melakukan usaha untuk memenuhi persyaratan spesifikasi proyek yang ditentukan dalam batasan biaya, mutu, dan waktu ditambah dengan terjaminnya faktor keselamatan kerja (Husen, 2009:77). Dari pengertian diatas menekankan bahwa perencanaan merupakan suatu proses, yang berarti bahwa perencanaan mengalami tahap-tahap pengerjaan tertentu. Adapun proses perencanaan itu sendiri terdiri dari:

Universitas Sumatera Utara

1.

Penentuan tujuan: sesuatu yang memberikan arah gerak kegiatan yang akan dilakukan.

2.

Penentuan sasaran: sasaran adalah titik-titik tertentu yang perlu dicapai bila organisasi tersebut ingin memenuhi tujuannya.

3.

Pengkajian posisi awal terhadap tujuan: untuk mengetahui sejauh mana kesiapan dan posisi perencanaan saat awal terhadap sasaran.

4.

Pemilihan alternatif: dalam mencapai tujuan dan sasaran terdapat berbagai alternatif, umumnya dipilih alternatif yang paling efisien dan ekonomis.

5.

Penyusunan rangkaian langkah untuk mencapai tujuan: proses ini menetapkan langkah yang terbaik yang mungkin dapat dilaksanakan setelah memperhatikan berbagai batasan.

Empat hal yang menjadi filosofi dari sebuah perencanaan yaitu: 

Aman, keselamatan terjamin.



Efektif, produk perencanaan berfungsi sesuai yang diharapkan.



Efisien, produk yang dihasilkan hemat biaya.



Mutu terjamin, tidak menyimpang dari spesifikasi yang ditentukan.

Aspek perencanaan yang paling penting dalam menyusun penjadwalan proyek adalah struktur atau hierarki proyek (Work Breakdown Structure) dan perencanaan sumber daya.

2.3.1. Work Breakdown Structure (WBS) WBS merupakan diagram terstruktur atau hierarki yang berbentuk diagram pohon (tree structure diagram), biasanya terdiri dari kegiatan-kegiatan umum yang dipecahkan menjadi kegiatan-kegiatan khusus. Penyusunan WBS dilakukan dengan

Universitas Sumatera Utara

cara top down, dengan tujuan agar komponen-komponen kegiatan tetap berorientasi ke tujuan proyek. WBS juga memudahkan penjadwalan dan pengendalian karena merupakan elemen perencanaan. Menurut Husen (2009:96), kerangka perencanaan terdiri atas kerangkakerangka seperti dibawah ini: 

Kerangka penjabaran program.



Kerangka perencanaan detail.



Kerangka pembiayaan.



Kerangka penjadwalan.



Kerangka cara pelaporan.



Kerangka penyusunan organisasi

Dari kerangka-kerangka tersebut, WBS dapat membantu proses penjadwalan dan pengendalian dalam suatu sistem yang terstruktur menurut hierarki yang makin terperinci, sampai pada lingkup yang makin kecil berupa paket-paket pekerjaan dengan aktivitas yang jelas. Paket-paket pekerjaan ini nantinya dapat dikelola sebagai unit kegiatan yang diberi kode identifikasi yang kinerja biaya, mutu, dan waktunya dapat diukur. Oleh karena itu, penyempurnaan dan tindakan koreksi dapat dilakukan bila terdapat penyimpangan-penyimpangan selama pelaksanaan proyek. Oleh karena itu, WBS dapat dipakai untuk membagi seluruh level proyek menjadi elemen-elemen kerja, menjelaskan proyek dalam satu format struktur level, fasilitas, dan mencakup seluruh item pekerjaan hingga selesai, pemecahan level sampai pada paket pekerjaan terakhir dengan kegiatan yang jelas dan cukup untuk perencanaan detail sebagai fase awal proyek.

Universitas Sumatera Utara

Menurut Husen (2009:97), faktor-faktor yang dipertimbangkan dalam menentukan WBS secara umum disusun berdasarkan klasifikasi sebagai berikut: 

Pembagian berdasarkan area/ lokasi yang berbeda.



Pembagian kategori yang berbeda untuk tenaga kerja, peralatan, dan material.



Pembagian subdivisi pekerjaan berdasarkan spesifikasi pekerjaan.



Pembagian pihak, seperti kontraktor utama, subkontraktor, dan pemasok.

Klasifikasi diatas dapat membantu menentukan tingkatan WBS untuk memudahkan monitoring terhadap bagian-bagiannya. Serta menentukan penanggung jawab masing-masing elemen pada setiap tingkatan. Berikut ini merupakan contoh struktur WBS dengan kegiatan dan identitas kode yang digunakan: 

WBS (Work Breakdown Structure) 1.

Proyek rumah 2 lantai 1.1. Lantai 1 1.1.1. Pekerjaan persiapan 1.1.2. Pekerjaan tanah 1.1.3. Pekerjaan pondasi...