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AUDITORIA FINANCIERA Formato No.27 Confirmación de terceros Técnica de la confirmación Consiste en la obtención de una comunicación escrita de un tercero independiente de la empresa examinada y que se encuentra en posibilidad de conocer la naturaleza y condiciones del hecho económico y de informar válidamente sobre la misma. La Contraloría General de la República se dirige a la entidad o empresa a la cual se solicita confirmación, la respuesta escrita de ésta debe ser dirigida a los auditores, el auditor debe colocar personalmente en el correo la solicitud de confirmación. La técnica de confirmación consiste realmente en ratificar que lo expresado por los registros contables corresponde a hechos ciertos e, igualmente, que lo manifestado por funcionarios en las indagaciones que efectúa el auditor se ajusta a la realidad. La técnica de la confirmación se realiza solamente con persona o entidades ajenas a la institución. Ejemplo: Circularización de saldos de cuentas por cobrar, deudores por otros conceptos, cuentas por pagar, acreedores, entre otros. Confirmación del saldo bancario que presenta la empresa al cierre de la vigencia, este saldo puede comprobarse, solicitando a los bancos el saldo de la cuenta corriente o de ahorros, el cual una vez obtenido es comparado con saldo que muestra la contabilidad de la entidad auditada. Esta técnica puede ser aplicada de diferentes formas: De acuerdo a las respuestas esperadas: Confirmación Positiva: Se envía la solicitud de confirmación de saldo, esperándose que contesten todas las personas circularizadas. En la práctica no todos contestan, pero se acude a técnicas estadísticas para determinar la validez de la prueba. Es de utilidad cuando el volumen de cuentas a circularizar no es muy alto y permite al auditor analizar todas las respuestas.

Con la confirmación se espera corroborar información contenida en los registros contables. Ejemplo de confirmación positiva xxx código dependencia xxx Sigedoc

Señores LABORATORIO NACIONAL DE MEDICAMENTOS Carrera 113 No. 13-48 Bogotá D.C

Asunto: xxxxxx Estimados señores: En cumplimiento del artículo 267 de la Constitución Política de Colombia, la Contraloría General de la Republica desarrolla actualmente auditoría financiera en el Instituto Nacional de Cancerología correspondiente a la vigencia fiscal xxx, por esta razón, nos permitimos solicitarles comedidamente, se sirvan enviar con la mayor brevedad posible a la comisión de auditoría de este ente de control, ubicada en las instalaciones del Instituto Nacional de Cancerología, Avenida 5 No. 11-102, el formato adjunto a esta comunicación, en el cual solicitamos algunos datos relativos al saldo de su cuenta pendiente por pagar a esta entidad, con corte a diciembre 31 de xxx, favor enviar en sobre debidamente sellado. Agradecemos su colaboración y la celeridad que se sirvan prestar a la presente solicitud, que de ninguna manera corresponde a una cuenta de cobro. Atentamente,

xxx Director de Vigilancia Fiscal C.D. xxx o Supervisor encargado o Líder de auditoria

Formato Adjunto Ciudad y fecha Señores CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA Comisión de auditoría ante el Instituto Nacional de Cancerología Avenida 5 No. 11-102 Bogotá, D.C. Informamos a Uds. que el saldo a nuestro cargo por valor de DOS MILLONES QUINIENTOS CUARENTA MIL QUINIENOS OCHENTA Y NUEVE PESOS ($2.540.589.oo) que aparece en los libros del Instituto Nacional de Cancerología, al 31 de diciembre de xxx es: Correcto

_____

Incorrecto _____ (En este caso, por favor indicar las causas a continuación). __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ Atentamente,

LABORATORIO NACIONAL DE MEDICAMENTOS Gerente o Delegado (Firma)

En el ejemplo anterior el auditor espera recibir respuesta de todas las entidades circularizadas. Como es natural, no todas responderán el requerimiento, por lo cual, el auditor establecerá un margen estadístico para que la prueba sea considerada válida. Este margen se establece a criterio de lo que puede ser considerado como evidencia suficiente y competente. Esta confirmación se puede usar indistintamente con las cuentas de activo o de pasivo, pero es de amplia utilización en la cuentas de activo. Confirmación Negativa: Se envía la solicitud de confirmación de saldo, esperándose que contesten solamente las personas cuyo saldo no esté conforme con el de la entidad. Se utiliza para los casos de grandes volúmenes de cuentas a circularizar, el auditor gana mucho tiempo estudiando solamente las respuestas inconformes.

Ejemplo de confirmación Negativa xxx código dependencia xxx Señores LABORATORIO NACIONAL DE MEDICAMENTOS Carrera 113 No. 13-48 Bogotá D.C

Sigedoc

Estimados señores: En cumplimiento del artículo 267 de la Constitución Política de Colombia, la Contraloría General de la Republica desarrolla actualmente auditoría financiera en el Instituto Nacional de Cancerología correspondiente a la vigencia fiscal xxx. De acuerdo a los registros contables, el saldo a diciembre 31 de xxx a favor de esta empresa ascendía a la suma DOS MILLONES QUINIENTOS CUARENTA MIL QUINIENTOS OCHENTA Y NUEVE PESOS ($2.540.589.oo). En caso que el saldo transcrito anteriormente no coincida con los registros de su empresa, nos permitimos solicitarles comedidamente, se sirvan enviar en sobre sellado, a la mayor brevedad posible, a la comisión de auditoría de este ente de control, ubicada en las instalaciones del Instituto Nacional de Cancerología, Avenida 5 No. 11-102, el formato adjunto a esta comunicación. De no obtener ninguna respuesta en un plazo de xxx días calendario, contados a partir de la fecha de recibo de la presente comunicación, consideraremos que el saldo anteriormente citado es correcto. Agradecemos su colaboración y la celeridad que se sirvan prestar a la presente solicitud, que de ninguna manera corresponde a una cuenta de cobro. Atentamente,

xxx Director de Vigilancia Fiscal C.D. xxx o Supervisor encargado o Líder de auditoria

Formato adjunto Ciudad y fecha Señores CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA Comisión de auditoría ante el Instituto Nacional de Cancerología Avenida 5 No. 11-102 Bogotá, D.C.

Informamos a ustedes, que el saldo a nuestro cargo por valor de DOS MILLONES QUINIENTOS CUARENTA MIL QUINIENTOS OCHENTA Y NUEVE PESOS ($2.540.589.oo) que aparece en los libros del Instituto Nacional de Cancerología, al 31 de diciembre de xxx NO ES CORRECTO por las siguientes razones: __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ Atentamente,

LABORATORIO NACIONAL DE MEDICAMENTOS Gerente o Delegado (Firma)

En este caso el auditor sólo espera recibir las respuestas inconformes con el saldo. Su uso también es común en cuentas de activo. De acuerdo a la forma de enviar la solicitud: Confirmación Abierta: Cuando no se incluye el monto del saldo que se está corroborando. Esta técnica se usa tanto para activos como pasivos pero es de utilización preferencial cuando de confirman activos.

Ejemplo de confirmación abierta xxx código dependencia xxx Sigedoc

Señores LABORATORIO NACIONAL DE MEDICAMENTOS Carrera 113 No. 13-48 Bogotá D.C

Asunto: xxxxxx

Estimados señores: En cumplimiento del artículo 267 de la Constitución Política de Colombia, la Contraloría General de la Republica desarrolla actualmente auditoría financiera en el Instituto Nacional de Cancerología correspondiente a la vigencia fiscal xxx, por esta razón, nos permitimos solicitarles comedidamente, se sirvan enviar con la mayor brevedad posible a la comisión de auditoría de este ente de control, ubicada en las instalaciones del Instituto Nacional de Cancerología, Avenida 5 No. 11-102, el formato adjunto a esta comunicación, en el cual solicitamos algunos datos relativos al saldo de su cuenta pendiente por pagar a esta entidad, con corte a diciembre 31 de xxx, favor enviar en sobre debidamente sellado. Agradecemos su colaboración y la celeridad que se sirvan prestar a la presente solicitud, que de ninguna manera corresponde a una cuenta de cobro. Atentamente,

xxx Director de Vigilancia Fiscal C.D. xxx o Supervisor encargado o Líder de auditoria

Formato adjunto Ciudad y fecha

Señores CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA Comisión de auditoría ante el Instituto Nacional de Cancerología Avenida 5 No. 11-102 Bogotá, D.C.

Informamos a ustedes, que el saldo a nuestro cargo que aparece en nuestros registros a 31 de diciembre de asciende a la suma xxx de___________________________ ($____________) Atentamente,

LABORATORIO NACIONAL DE MEDICAMENTOS Gerente o Delegado (Firma)

Como puede observarse, toda confirmación abierta es de carácter positivo, pues el auditor espera que le respondan todas las circulares, estableciendo un margen estadístico para la validez de la prueba. Confirmación Cerrada: Cuando se incluye el monto del saldo a corroborar. Esta técnica se usa tanto para activos como pasivos pero es de utilización preferencial cuando se confirman pasivos. Los ejemplos de confirmación positiva y negativa presentados anteriormente son ejemplos de confirmación cerrada. También se puede concluir que necesariamente cerrada.

toda confirmación

negativa

debe ser...