naskah Karya Tulis Ujian Dinas Tingkat II Bagus Winarno.pdf PDF

Preview

Summary

OPTIMALISASI PENGELOLAAN DATA KEPEGAWAIAN SECARA ELEKTRONIK DALAM PELAKSANAAN MANAJEMEN KARIR PNS KARYA TULIS PESERTA UJIAN DINAS TINGKAT II OLEH : BAGUS WINARNO, S.Kom NIP. 19730210 200112 1 004 BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH KOTA MALANG SEPTEMBER 2018 DAFTAR ISI DAFTAR ISI..................................

Description

OPTIMA IMALISASI PENGELOLAAN DA ATA KEPEGAWA AIAN SECARA ELEKTRONIK NIK D DALAM PELAKSA SANAAN MANAJEMEN KARIR IR PNS KARYA TULIS ULIS PESERTA UJIAN DINAS TING TINGKAT II

OLEH : BAGUS WINARNO, S.Kom B NIP. 19730210 200112 1 004 NIP

AH DAN KEPEGAWAIAN DAERAH BADA KOTA MALANG SEPTEMBER 2018

DAFTAR ISI DAFTAR ISI...................................................................................................

i

KATA PENGANTAR .....................................................................................

ii

BAB I PENDAHULUAN .............................................................................. A. Latar Belakang .......................................................................... B. Isu Aktual ……………................................................................. C. Perumusan Masalah ………....................................................... D. Metode Pengumpulan Data ………............................................ E. Pengertian Dan Lingkup Bahasan ............................................. F. Sistematika Penulisan ……………………………………………..

1 1 3 4 5 6 9

BAB II GAMBARAN KEADAAN SEKARANG ............................................. A. Visi Dan Misi ………................................................................... B. Tugas Pokok dan Fungsi ……………........................................ C. Program dan Kegiatan .............................................................. D. Data Pendukung ……................................................................

13 13 14 56 60

BAB III GAMBARAN DAN KEADAAN YANG DIHARAPKAN ...................... A. Sasaran dan Kebijakan Dalam Pengelolaan Data Kepegawaian ............................................................................. B. Penetapan Program ................................................................. C. Gambaran Tingkat Kinerja Yang Diharapkan …………………..

62

BAB IV MASALAH DAN PEMECAHANNYA …………………....................... A. Identifikasi Dan Analisis Masalah ............................................. B. Sasaran …………………………................................................. C. Rencana Kerja ……………..………………………………………. 1. Rencana Persiapan, Pelaksanaan dan Pengendalian........... 2. Jadwal Kegiatan ....................................................................

65 65 73 74 74 75

BAB V PENUTUP ........................................................................................ A. Kesimpulan ............................................................................... B. Saran .........................................................................................

81 81 81

DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN

i

62 63 63

KATA PENGANTAR Dengan mengucapkan Alhamdulillah sebagai tanda syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, yang telah melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan karya tulis yang berjudul "OPTIMALISASI

PENGELOLAAN DATA KEPEGAWAIAN

SECARA ELEKTRONIK DALAM PELAKSANAAN MANAJEMEN KARIR PNS". Karya tulis ini disusun sebagai salah satu materi yang disyaratkan dalam Ujian Dinas Tingkat II yang diselenggarakan oleh Badan Kepegawaian Daerah Kota Malang Tahun 2018. Dalam karya tulis ini penulis menguraikan perihal pengelolaan data kepegawaian secara elektronik dalam rangka pelaksanaan manajemen karir PNS di lingkungan Pemerintah Kota Malang sesuai tugas dan fungsi penulis sebagai Kepala Sub Bidang Data dan Informasi pada Badan Kepegawaian Daerah Kota Malang. Penulis menyadari bahwa karya tulis ini masih jauh dari sempurna karena masih terdapat kekurangan, kritik dan saran dari pembaca sangat dibutuhkan demi kelancaran pelaksanaan tugas dan fungsi penulis. Harapan penulis semoga karya tulis ini dapat memberikan manfaat bagi pembaca dan semua pihak, Aamin…

Malang,

Penulis

ii

September 2018

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Aparatur Sipil Negara mempunyai peran yang amat penting dalam rangka menciptakan masyarakat madani yang taat hukum, berperadaban modern, demokratis, makmur, adil, dan bermoral tinggi dalam menyelenggarakan pelayanan kepada masyarakat secara adil dan merata, menjaga persatuan dan kesatuan bangsa dengan pebuh kesetiaan kepada Pancasila dan Undang Undang Dasar Tahun 1945. Kesemuanya itu dalam rangka mencapai tujuan yang dicitacitakan oleh bangsa Indonesia. Berbagai tantangan yang dihadapi oleh aparatur sipil negara dalam mencapai tujuan tersebut semakin banyak dan berat, baik berasal dari luar maupun dalam negeri yang menuntut aparatur sipil negara untuk meningkatkan profesionalitasnya dalam menjalankan tugas dan fungsinya serta bersih dan bebas dari korupsi, kolusi, dan nepotisme. Perkembangan teknologi komunikasi dan transportasi menjadikan aksesibilitas semakin mudah untuk berhubungan dari suatu negara ke negara lain, globalisasi ekonomi menjadi semakin nyata yang ditandai dengan persaingan yang tinggi di tingkat internasional. Ketentuanketentuan yang berlaku secara internasional harus dapat diikuti oleh birokrasi kita dengan baik jika kita ingin dapat memenangkan persaingan tersebut.

1

Salah satu upaya untuk mewujudkann ASN yang profesional sebagaimana diamanatkan dalam Peraturan Pemerintah Nomor 11 tahun 2017 tentang Manajemen PNS, dalam manajemen PNS pemerintah menerapkan Sistem Merit (pasal 1 PP 11 Tahun 2017), yaitu kebijakan dan manajemen ASN yang berdasarkan pada kualifikasi, kompetensi, dan kinerja secara adil dan wajar dengan tanpa membedakan latar belakang politik, ras, warna kulit, agama, asal usul, jenis kelamin, status pernikahan, umur, atau kondisi kecacatan. Manajemen karir juga merupakan salah satu strategi dalam mewujudkan ASN yang professional, dimana dalam pelaksanya instansi pemerintah harus menyusun Standar Kompetensi Jabatan dan Profil PNS. Standar kompetensi Jabatan dan Profil PNS sebagaimana dimaksud pada ayat (4) pasal 165 Peraturan Pemerintah Nomor 11 Tahun 2017, disusun pada tingkat instansi dan nasional. Dalam karya tulis ini, Penulis akan fokus pembahasan pada pengembangan sistem kepegawaian dalam penyusunan Profil PNS, dimana profil PNS ini akan dijadikan informasi dasar dalam proses perencanaan kepegawaian, manajemen karir PNS dan pelaksanaan pelayanan kepegawaian (Pelayanan Kenaikan pangkat, Ijin Cuti, ijin beajar dan tugas belajar, pensiun, dan layanan kepegawaian lainnya). Berdasarkan uraian diatas penulis akan menguraikan hal-hal terkait dengan proses penyusunan Profil PNS dalam karya tulis yang diberi judul

”Optimalisasi

Pengelolaan

Data

Kepegawaian

Elektronik Dalam Pelaksanaan Manajemen Karir PNS”

2

Secara

B. Isu Aktual Isu aktual yang diangkat dalam karya tulis ini adalah pemanfaatan teknologi informasi di bidang kepegawaian sebagai salah satu wujud pelaksanaan electronic government (e-Government) dimana

dalam

penerapannya

akan

memberikan

kemudahan-

kemudahan dalam urusan administrasi kepegawaian dan memberikan informasi yang valid dalam pengambilan kebijakan kepegawaian. Sejak dicanangkan pada tahun 2003 melalui Instruksi Presiden nomor 3 tahun 2003 tentang Strategi Nasional Pengembangan EGovernment, instansi pemerintah baik kementerian/lembaga maupun pemerintah daerah berlomba-lomba dalam pemanfaatan teknologi informasi pelayanan

dalam publik.

proses

penyelenggaraan

Transformasi

dilakukan

pemerintah agar

maupun

memberikan

kemudahan masyarakat dalam mengakses internet. Regulasi atau aturan dibuat untuk menjamin keterbukaan informasi dan menjamin keamanaan transaksi elektronik. Berbagai aplikasi dibuat untuk mengotomatisasi proses sampai dengan output yang dihasilkan dapat diakses lebih mudah. Contoh penerimaan calon pegawai negeri sipil (CPNS) secara online, kini proses rekruitmen menjadi lebih terbuka dan transparan. Pelaksanaan tes CPNS melalui Computer Assisted Test (CAT) dapat dipantau secara real time dan hasilnya dapat diketahui saat itu juga. Aplikasi eformasi digunakan untuk menghitung kebutuhan dan sebaran PNS. Kinerja seorang PNS dapat menjadi lebih jelas, terukur dan terpantau

3

melalui aplikasi e-kinerja. Selain itu juga dengan Sistem Aplikasi Pelayanan Kepegawaian (SAPK), Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG), dan aplikasi lainnya, menjadikan proses pengelolaan kepegawaian menjadi lebih efektif dan efisien. Data dan informasi kepegawaian yang cepat, akurat, dan uptodate dapat menjadi bahan pertimbangan atau rujukan dalam pembuatan kebijakan di bidang kepegawaian. Kini pengelolaan kepegawaian tidak terbatas ruang dan waktu, instansi pemerintah pusat telah terkoneksi dengan semua pemerintah daerah bahkan sampai ke satuan kerja perangkat daerah (SKPD). Oleh karena itu, pegawai negeri sipil masa kini dituntut untuk “melek” teknologi, harus ada perubahan pola pikir, dari manual ke otomatis, dan mengurangi penggunaan kertas atau less paper. Ketika dihadapkan dengan aplikasi, mau tidak mau, suka atau tidak suka PNS harus siap menggunakannya dalam melaksanakan tugas kedinasan serta dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat. Namun, tentunya perubahan ini juga harus didukung dengan komitmen bersama untuk mewujudkannya, baik dari penyediaan sarana dan anggaran maupun peningkatan kompetensi sumber daya aparatur PNS. C. Perumusan Masalah Berdasarkan uraian yang telah penulis sampaikan dalam latar belakang maka permasalahan yang diangkat dalam karya tulis ini adalah :

4

 Bagaimana pengelolaan data dan dokumen kepegawaian yang baik dalam penyusunan profil PNS,  Bagaimana pengembangan sistem informasi manajemen ASN (SI Mas) Online agar menjadi sistem yang lebih kompleks sehingga dapat digunakan dalam memberi kemudahan proses pelayanan kepegawaian,  Hambatan-hambatan yang dialami dan pemecahannya dalam implementasi Sistem Informasi Manajemen ASN (SI Mas) Online. D. Metode Pengumpulan Data Metode Pengumpulan Data dalam karya tulis ini adalah sebagai berikut : 1. Observasi Observasi

adalah

teknik

pengumpulan

data

dengan

cara

mengamati secara langsung maupun tidak tentang hal-hal yang diamati dan mencatatnya pada alat observasi. 2. Wawancara/interview Wawancara (interview) adalah teknik penelitian yang dilaksanakan dengan cara dialog, baik secara langsung (tatap muka) maupun melalui siaran media tertentu antara pewawancara dengan yang diwawancarai sebagai sumber data. Teknis interview yang digunakan adalah interview tidak berstruktur, yaitu Interview yang lebih bersifat informal, pertanyaan-pertanyaan tentang pandangan hidup, sikap, keyakinan subjek atau tentang keterangan lainnya dapat diajukan secara bebas kepada subjek.

5

E. Pengertian Dan Lingkup Bahasan Beberapa pengertian istilah sebagai lingkup bahasan dalam perumusan masalah pada karya tulis ini adalah sebagai berikut : 1. Aparatur Sipil Negara (ASN) Aparatur Sipil Negara yang selanjutnya disingkat ASN adalah profesi bagi pegawai negeri sipil dan pegawai pemerintah dengan perjanjian kerja yang bekerja pada instansi pemerintah. 2. Manajemen Karir PNS merupakan salah satu kriteria dari Sistem Merit yeng terdiri dari perencanaan, pengembangan, pola karir, dan kelompok rencana suksesi yang diperoleh dari manajemen talenta. Dalam melaksanakan Manajemen Karir PNS, instansi Pemerintah harus menyusun Standar Kompetensi Jabatan dan Profil PNS. 3. Profil PNS adalah merupakan kumpulan informasi kepegawaian dari setiap PNS yang terdiri dari : a. Data personal, berisi informasi mengenai data diri PNS, paling sedikit meliputi : 1) nama; 2) nomor induk pegawai; 3) tempat tanggal lahir; 4) status perkawinan; 5) agama; dan 6) alamat.

6

b. Kualifikasi,

merupakan

informasi

mengenai

kualifikasi

pendidikan formal PNS dari jenjang paling tinggi sampai jenjang paling rendah. c. Rekam Jejak Jabatan, merupakan informasi mengenai riwayat Jabatan yang pernah diduduki PNS d. Kompetensi, merupakan informasi mengenai kemampuan PNS dalam melaksanakan tugas Jabatan e. Riwayat Pengembangan Kompetensi, merupakan informasi mengenai riwayat pengembangan kompetensi yang pernah diikuti oleh PNS f. Riwayat

Hasil

Penilaian

Kinerja,

merupakan

informasi

mengenai penilaian kinerja yang dilakukan berdasarkan perencanaan kinerja pada tingkat individu dan tingkat unit atau organisasi dengan memperhatikan target, capaian, hasil, dan manfaat yang dicapai serta perilaku PNS g. Informasi Kepegawaian lainnya. merupakan informasi yang memuat prestasi, penghargaan, dan/atau hukuman disiplin yang pernah diterima. 4. Pengelolaan Data Kepegawaian adalah kegiatan rnerencanakan, mengembangkan, rnengawasi, dan menjaga data kepegawaian 5. Data Kepegawaian Nasional adalah kumpulan dari data PNS yang memiliki

karakteristik

tertentu

sesuai

dengan

peraturan

kepegawaian dan berada di Badan Kepegawaian Negara (BKN).

7

6. Dokumen Kepegawaian disebut juga dengan Tata Naskah Kepegawaian PNS Tata Naskah Kepegawaian PNS adalah sistem penyimpanan dan pengelolaan dokumen kepegawaian sejak diangkat sebagai Calon PNS sampai dengan rnencapai batas usia pensiun, berupa Surat-Surat Keputusan yang ditetapkan oleh Pejabat yang berwenang di bidang kepegawaian. 7. Sistem Informasi Manajemen ASN (SI Mas) Online juga disebut dengan Sistem Informasi ASN adalah rangkaian informasi dan data mengenai pegawai ASN yang disusun secara sistematis, menyeluruh, dan terintegrasi dengan berbasis teknologi. 8. Pelayanan Kepegawaian Pelayanan adalah proses pemenuhan kebutuhan melalui aktivitas orang

lain

secara

langsung.

Sedangkan, pengertian

pelayanan dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia, pelayanan adalah menolong menyediakan segala apa yang diperlukan orang lain seperti tamu atau pembeli. Menurut Kotler (1994), pelayanan adalah aktivitas atau hasil yang dapat ditawarkan oleh sebuah lembaga kepada pihak lain yang biasanya tidak kasat mata, dan hasilnya tidak dapat dimiliki oleh pihak lain tersebut. Hadipranata (1980) berpendapat bahwa, pelayanan adalah aktivitas tambahan di luar tugas pokok (job description) yang diberikan kepada konsumen-pelanggan, nasabah, dan sebagainya-serta dirasakan baik sebagai penghargaan maupun penghormatan.

8

Sedangkan Pelayanan kepegawaian meliputi: melengkapi arsip data kepegawaian setiap individu pegawai pada file yang tersedia, mengisi daftar induk kepegawaian, membuat laporan bulanan keadaan pegawai, mengurus secara administrasi mengenai usulusul kepegawaian seperti usul penilaian angka kredit (PAK), usul kenaikan pangkat, usul kenaikan gaji berkala, usul mutasi tugas atau mutasi jabatan, permintaan cuti/izin, membuat data dan analisis

kepegawaian,

dan

lain-lain.

Biasanya

pelayanan

kepegawaian dilakukan secara manual dan digital sesuai dengan kebutuhan. Dari uraian diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa pengertian pelayanan kepegawaian adalah segala bentuk penyelenggaraan pelayanan

kepegawaian

secara

maksimal

yang

diberikan

pengelola kepegawaian dengan segala kemampuannya dalam rangka memenuhi kepuasan pelanggan untuk mewujudkan pelayanan

prima

(excellent

service)

kepada

masyarakat

pengguna. F. Sistematika Penulisan Sistematika Penulisan yang dimaksudkan agar memudahkan pemahaman terhadap karya tulis adalah sebagai berikut : 1. BAB I PENDAHULUAN, berisikan berikut :

9

tentang

sub bab sebagai

a. Latar Belakang, manfaat dari pengelolaan data dan dokumen kepegawaian

bagi

manajemen

asn

serta

layanan

kepegawaian yang telah dijalankan, b. Isu aktual yang diangkat sebagai bahan pembahasan karya tulis c. perumusan masalah yang timbul dalam pengelolaan data dan dokumen kepegawaian, pengembangan sistem informasi manajemen ASN (SI Mas) Online dan Hambatan-hambatan yang dialami dan pemecahannya dalam implementasi Sistem Informasi Manajemen ASN (SI Mas) Online, d. Metode

Pengumpulan

data

yang

digunakan

dalam

penyusunan karya tulis e. Pengertian dari istilah dalam perumusan masalah sebagai lingkup bahasan karya tulis f. Sistematika penulisan, agar maksud yang dikandung dalam karya tulis dapat dipahami dengan baik 2. BAB II GAMBARAN KEADAAN SEKARANG, berisikan tentang sub bab sebagai berikut : a. Visi dan Misi, berisikan visi dan misi Badan Kepegawaian Daerah Kota Malang b. Tugas Pokok dan Fungsi, berisikan bagan struktur organisasi berdasarkan Peraturan Daerah Kota Malang Nomot 7 Tahun 2016 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas Dan Fungsi Serta Tata Kerja Badan Kepegawaian Daerah, serta

10

tugas dan fungsi Badan Kepegawaian Daerah Kota Malang sesuai dengan Peraturan Walikota Malang Nomor 46 Tahun 2017 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas dan Fungsi serta Tata Kerja Badan Kepegawaian Daerah c. Program dan Kegiatan, berisikan rencana kerja tahunan dan rencana aksi Badan Kepegawaian Daerah Kota Malang pada tahun 2018 d. Data Pendukung, berisikan hal-hal yang dijadikan pendukung penyusunan karya tulis. 3. BAB III GAMBARAN DAN KEADAAN YANG DIHARAPKAN, berisikan tentang sub bab sebagai berikut : a. Sasaran

dan

Kebijakan

dalam

Pengelolaan

Data

Kepegawaian, berisikan Sasaran yang akan dicapai serta kebijakan dalam pengelolaan data kepegawaian b. Penetapan Program, berisikan program dan kegiatan yang akan dilaksanakan dalam pengelolaan data kepegawaian c. Gambaran Tingkat Kinerja Yang Diharapkan, berisikan Input, Output, Outcome, Benefit, dan Impact dari pelaksanaan pengelolaan data kepegawaian berikut diagram alur kinerja. 4. BAB IV MASALAH DAN PEMECAHANNYA, berisikan tentang sub bab sebagai berikut : a. Identifikasi Dan Analisis Masalah, mengidentifikasi masalah dalam

muncul

dalam

pengelolaan

data

kepegawaian,

perencanaan kepegawaaian dan pelayanan kepegawaian,

11

kemudian analisis masalah yaitu menguraikan penyebab munculnya masalah. b. Sasaran, menetapkan sasaran yang akan dicapai dalam pengelolaan data kepegawaian adalah Pengelolaan data kepegawaian c. Rencana Kerja, Pelaksanaan dan Pengendalian, merupakan tahapan yang harus dijalankan dalam pelaksanaan masingmasing kegiatan d. Jadwal Kegiatan, disusun jadwal untuk masing-masing kegiatan dalam rencana kerja tahunan dan rencana aksi. 5. BAB V PENUTUP, berisikan tentang sub bab sebagai berikut : a. Kesimpulan, berisikan kesimpulan atas uraian-uraian dalam karya tulis. b. Saran, berisikan saran-saran yang dapat diberikan oleh penulis dalam pengelolaan data kepegawaian.

12

BAB II GAMBARAN KEADAAN SEKARANG A. Visi Dan Misi Badan Kepegawaian Daerah Kota Malang mempunyai visi “TERWUJUDNYA BERKUALITAS

APARATUR DAN

PROFESIONAL

PEMERINTAH GUNA

YANG

MENDUKUNG

PELAYANAN PUBLIK YANG PRIMA “ Maksud yang dikandung dalam visi Badan Kepegawaian Daerah adalah : 1. Aparatur Pemerintah adalah Pegawai Negeri Sipil yang bekerja di lingkungan Pemerintah Kota Malang. 2. Berkualitas yang berarti memiliki kemampuan dan kemahiran dalam melaksanakan tugas berdasarkan ilmu pengetahuan dan pengalaman serta berpegang teguh pada kode etik profesi, memiliki self control dan ber...