PEDOMAN UMUM TATA LAKSANA KEPANITIAAN PDF

Preview

Summary

PEDOMAN UMUM TATA LAKSANA KEPANITIAAN A PENGANTAR Panitia Kegiatan adalah institusi ad-hoc yang berfungsi sebagai pelaksana kebijakan Organisasi Intra Kampus UIN Sunan Gunung Djati dalam upaya melaksanakan suatu program kerja dan bertanggungjawab kepada seluruh pengurus Organisasi Intra Kampus. Tuju...

Description

PEDOMAN UMUM TATA LAKSANA KEPANITIAAN A

PENGANTAR

Panitia Kegiatan adalah institusi ad-hoc yang berfungsi sebagai pelaksana kebijakan Organisasi Intra Kampus UIN Sunan Gunung Djati dalam upaya melaksanakan suatu program kerja dan bertanggungjawab kepada seluruh pengurus Organisasi Intra Kampus. Tujuan Umum pembentukkan kepanitiaan adalah: 1. Merencanakan, mengelola, melaksanakan, memonitor, dan mengevaluasi seluruh tahapan-tahapan pelaksanaan suatu kegiatan; 2. Mengatur tatalaksana dan tatakerja dalam persiapan dan pelaksanaan suatu kegiatan; 3. Mengelola materi kegiatan; 4. Pengkondisian dan penciptaan suasana yang kondusif bagi pelaksanaan kegiatan organisasi; 5. Melaksanakan dan mengendalikan kegiatan operasional yang berkaitan dengan kegiatan; 6. Melaksanakan koordinasi dan komunikasi dengan semua unsur yang terlibat dalam kegiatan.

B

PERSONALIA KEPANITIAAN

Penetapan personalia kepanitiaan dilakukan dengan memperhatikan: 1. Susunan kepanitiaan diprioritaskan menggunakan pola rekruitmen intern yang disesuaikan dengan hirarki struktur dan pembidangan dalam tata organisasi, kecuali apabila kegiatan yang bersangkutan memerlukan personalia dengan kriteria khusus. 2. Pola rekruitmen kepanitiaan dilakukan atas pertimbangan-pertimbangan: a. kemampuan personalia yang berkaitan dengan ruang lingkup kegiatan;

1

2

b. c.

eksistensi personal, yang menyangkut kredibilitas, kinerja, wawasan, integritas, kejujuran, serta keikhlasan dalam pelaksanaan tugas; kemampuan personalia dalam pendayagunaan sarana dan prasarana secara efektif, efisien, dan transparan.

Tugas-tugas personalia dalam panitia adalah merupakan satu kesatuan yang bulat yang tidak dapat dipisahkan, tetapi dapat dibedakan, oleh sebab itu setiap anggota Panitia dalam melaksanakan tugasnya wajib melakukan, memelihara dan mengadakan konsultasi dan kerjasama yang erat dan serasi secara terusmenerus antara anggota-anggota Panitia.

1

Panitia Pengarah Panitia Pengarah memiliki tugas dan kewenangan dalam hal-hal berkaitan dengan substansi dan materi pokok kegiatan. Adapun pembagian tugas untuk masing-masing personalia Panitia Pengarah adalah sebagai berikut: a.

Ketua Panitia Pengarah memiliki tugas: 1) Memimpin Panitia Pengarah sesuai dengan ketentuanketentuan dan kebijaksanaan yang digariskan oleh Organisasi Intra Kampus dan UIN Sunan Gunung Djati Bandung; 2) Memimpin rapat-rapat kepanitiaan sesuai dengan ketentuanketentuan dan kebijaksanaan yang digariskan oleh Organisasi Intra Kampus dan UIN Sunan Gunung Djati Bandung; 3) Mengarahkan, dan mengawasi pelaksanaan kegiatan; 4) Mendelegasikan tugas yang berkaitan dengan tugas Panitia Pengarah kepada orang yang dianggap mampu.

b.

Sekretaris Panitia Pengarah memiliki tugas: 1) Membantu Ketua Panitia Pengarah dalam melaksanakan tugasnya; 2) Menyelesaikan segala sesuatu mengenai administrasi Panitia Pengarah; 3) Memimpin dan bertanggungjawab atas kesekretariatan Panitia Pengarah; 4) Melaksanakan atau mengkoordinasikan pelaksanaan tugastugas tertentu sesuai dengan pembidangan tugas yang ditentukan;

c.

Anggota Panitia Pengarah memiliki tugas: 1) Melaksanakan tugas yang berkaitan dengan kerja Panitia Pengarah; 2) Menyelesaikan segala sesuatu mengenai tugas yang diemban oleh masing-masing anggota; 3) Merumuskan materi pokok kegiatan sesuai dengan pembidangan kerja masing-masing personal;

3

4)

2

Melaksanakan atau mengkoordinasikan pelaksanaan tugastugas tertentu sesuai dengan pembidangan tugas yang ditentukan;

Panitia Pelaksana Panitia Pelaksana memiliki tugas dan kewenangan dalam hal-hal berkaitan dengan teknis operasional yang berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan. Adapun pembagian tugas untuk masing-masing personalia adalah sebagai berikut: a.

Ketua Panitia memiliki tugas: 1) Memimpin Panitia sesuai dengan ketentuan-ketentuan dan kebijaksanaan yang digariskan oleh Organisasi Intra Kampus dan UIN Sunan Gunung Djati Bandung; 2) Mewakili Panitia ke dalam dan ke luar organisasi sesuai dengan ketentuan-ketentuan dan kebijaksanaan yang digariskan oleh Organisasi Intra Kampus dan UIN Sunan Gunung Djati Bandung; 3) Memelihara hubungan yang erat dengan lembaga yang relevan dengan tugas Panitia; 4) Memimpin rapat-rapat sesuai dengan ketentuan-ketentuan dan kebijaksanaan yang digariskan oleh Organisasi Intra Kampus dan UIN Sunan Gunung Djati Bandung; 5) Mengarahkan, membimbing, mengevaluasi dan mengawasi persipan dan pelaksanaan kegiatan.

b.

Wakil Ketua memiliki tugas: 1) Mewakili Ketua Panitia apabila Ketua Panitia berhalangan sesuai dengan kebijaksanaan yang ditentukan oleh Ketua Panitia; 2) Membantu Ketua Panitia dalam mengarahkan, membimbing, dan mengawasi persipanan dan pelaksanaan kegiatan sesuai dengan pembidangan tugas dan atau kebijaksanaan yang ditentukan; 3) Melaksanakan atau mengkoordinasikan pelaksanaan tugastugas tertentu sesuai dengan pembidangan tugas yang ditentukan; 4) Melaksanakan tugas-tugas lain yang ditentukan oleh Ketua Panitia.

c.

Sekretaris memiliki tugas: 1) Membantu Ketua dan Wakil Ketua Panitia dalam melaksanakan tugasnya; 2) Menyelesaikan segala sesuatu mengenai administrasi kegiatan;

4

3) 4)

Memimpin dan bertanggungjawab atas kesekretariatan kegiatan; Melaksanakan atau mengkoordinasikan pelaksanaan tugastugas tertentu sesuai dengan pembidangan tugas yang ditentukan.

d.

Wakil Sekretaris memiliki tugas: 1) Mewakili Sekretaris apabila Sekretaris berhalangan sesuai dengan kebijaksanaan yang ditentukan; 2) Membantu Sekretaris dalam melaksanakan tugasnya; 3) Melaksanakan atau mengkoordinasikan pelaksanaan tugastugas tertentu sesuai dengan pembidangan tugas yang ditentukan; 4) Melaksanakan tugas-tugas lain yang ditentukan oleh Sekretaris.

e.

Bendahara memiliki tugas: 1) Membantu Ketua dan Wakil Ketua Panitia dalam melaksanakan tugasnya; 2) Memupuk dan mengembangkan sumber-sumber dana dan sarana-sarana lainnya untuk menunjang pelaksanaan kegiatan, sesuai dengan kebijaksanaan dan petunjuk pelaksanaan yang digariskan oleh Ketua Panitia; 3) Mengadakan usaha-usaha lainnya yang sah untuk mengumpulkan dana yang dikoordinasikan bersama Sekretaris sesuai dengan petunjuk pelaksanaan yang digariskan oleh Ketua Panitia; 4) Menyusun rencana anggaran belanja dan pengelolaan dana; 5) Mengawasi pemasukan dan penggunaan dana; 6) Membuat pembukuan tentang segala sesuatu yang menyangkut pendanaan; 7) Melaksanakan pelaksanaan tugas-tugas lain sesuai dengan pembidangan tugas yang ditentukan.

f.

Wakil Bendahara memiliki tugas: 1) Mewakili bendahara apabila Bendahara berhalangan; 2) Membantu Bendahara dalam melaksanakan tugasnya; 3) Melaksanakan tugas-tugas tertentu sesuai dengan pembidangan tugas yang ditentukan; 4) Melaksanakan tugas-tugas lain yang ditentukan oleh Bendahara.

g.

Bidang-Bidang memiliki tugas umum: 1) Mengikuti perkembangan keadaan di bidangnya masingmasing secara terus menerus; 2) Menyusun rencana kebijaksanaan dan rencana kegiatan di bidangnya masing-masing; 3) Melaksanakan rencana kegiatan bidangnya masing-masing;

5

4)

5) 6)

3

Mengadakan koordinasi, komunikasi, dan kerjasama dengan bidang-bidang yang bersangkutan dengan pelaksanaan tugasnya; Dalam melaksanakan tugasnya melakukan konsultasi dan koordinasi dengan bidang-bidang di lingkungan kepanitiaan; Memberikan pertimbangan dan saran-saran kepada Ketua Panitia tentang langkah-langkah yang perlu diambil bidangnya masing-masing.

Tugas Bidang-bidang Bagian-bagian kepanitiaan ditentukan sesuai dengan kebutuhan pelaksanaan program kerja, umumnya dibagi atas bidang-bidang berikut ini: a.

Bagian Dana/ Keuangan 1) Menyusun anggaran pembiayaan kegiatan; 2) Mengupayakan dan mengelola dana; 3) Merencanakan dan mengatur keluar masuknya berkas proposal pencarian dana; 4) Membuat data base instansi atau pihak yang akan dijadikan donatur/ sponsor; 5) Mempersiapkan dan mengatur sarana pendukung dana usaha dalam upaya pencarian dana; 6) Membuat usaha-usaha profit oriented untuk menambah kas panitia; 7) Melakukan tugas-tugas yang ditugaskan oleh Ketua Panitia; 8) Melaporkan hasil-hasil kegiatan kepada Ketua Panitia.

b.

Bagian Kesekretariatan 1) Mengatur dan mempersiapkan pengadaan dan pengurusan kesekretariatan berikut sarana pendukungnya; 2) Menyusun/ membuat dan mengurus persuratan serta pengarsipannya dalam upaya tertib administrasi; 3) Mengkomunikasikan dan menginformasikan kegiatan kepada pihak yang berkepentingan 4) Mengatur dan mempersiapkan rapat kepanitiaan dan distribusi surat undangannya; 5) Mengatur dan mempersiapkan pendaftaran peserta berikut sarana pendukungnya; 6) Membuat dokumentasi jalannya kepanitiaan secara keseluruhan dan mengatur tertib administrasi; 7) Mengatur dan mempersiapkan pendaftaran peserta berikut sarana pendukungnya; 8) Mengurus surat-surat perizinan; 9) Mengirimkan surat-surat tembusannya ke pihak-pihak terkait;

6

10) Melakukan tugas-tugas yang ditugaskan oleh Ketua Panitia; 11) Melaporkan hasil-hasil kegiatan kepada Ketua Panitia.

c.

Bagian Acara 1) Mengatur dan mempersiapkan penataan seluruh acara yang berkaitan dengan kegiatan; 2) Membuat dokumentasi jalannya acara secara keseluruhan dan mengatur tertib dokumentasi 3) Membuat laporan dokumentasi; 4) Mengatur dan mempersiapkan sarana-sarana yang berkaitan dengan acara; 5) Melakukan tugas-tugas yang ditugaskan oleh Ketua Panitia; 6) Melaporkan hasil-hasil kegiatan kepada Ketua

d.

Bagian Keamanan 1) Mengatur dan mempersiapkan penataan seluruh kegiatan yang berkaitan dengan keamanan kegiatan; 2) Mengatur dan mempersiapkan sarana-sarana yang berkaitan dengan keamanan kegiatan; 3) Melakukan koordinasi kegiatan pengamanan yang berkaitan dengan Kegiatan; 4) Menghimpun potensi tenaga pelaksana pengaman kegiatan; 5) Menjalin kerjasama dengan instansi terkait; 6) Melakukan tugas-tugas yang ditugaskan oleh Ketua Panitia; 7) Melaporkan hasil-hasil kegiatan kepada Ketua Panitia.

e.

Bagian Transportasi/ Akomodasi 1) Menyediakan dan menyiapkan sarana transportasi 2) Mengatur transportasi pihak-pihak di luar panitia seperti pembicara 3) Mengadakan hubungan dalam hal peminjaman/ penyewaan alat transportasi 4) Melakukan penataan atas fasilitas kegiatan; 5) Melakukan tugas-tugas yang ditugaskan oleh Ketua Panitia; 6) Melaporkan hasil-hasil kegiatan kepada Ketua Panitia.

f.

Bagian Perlengkapan 1) Merencanakan dan mendata peralatan perlengkapan kegiatan yang dibutuhkan serta mengupayakan pengadaannya dengan sebelumnya mengadakan koordinasi dengan bidang lain terkait yang membutuhkan perlengkapan sarana; 2) Mengadakan hubungan dalam hal peminjaman/ penyewaan peralatan; 3) Bertanggung jawab atas pemeliharaan/ perawatan dan pengembalian peralatan perlengkapan kegiatan; 4) Mengadakan dan mendistribusikan perlengkapan kegiatan;

7

5) 6)

4

Melakukan tugas-tugas yang ditugaskan oleh Ketua Panitia; Melaporkan hasil-hasil kegiatan kepada Ketua Panitia.

Hak dan Kewajiban Panitia

Panitia berhak untuk: a. Berbicara dan mengeluarkan pendapat serta memberikan usul atau saran baik secara lisan maupun tulisan b. Menggunakan fasilitas kepanitiaan sesuai prosedur yang berlaku Panitia berkewajiban untuk: a. Menjalankan tugasnya dengan sungguh-sungguh secara tuntas, sesuai tugasnya masing-masing yang telah diatur dalam deskripsi kerja b. Menghadiri undangan rapat dan tepat waktu c. Mentaati tata tertib dan petunjuk pelaksanaan yang telah diberlakukan d. Menjaga nama baik panitia serta memelihara stabilitas, ketertiban dan keamanan kepanitiaan dan kegiatan Panitia harus siap ditegur dan melaksanakan sanksi/ konsekuensinya bilamana melakukan kesalahan atau kelalaian yang dianggap bisa merusak kelancaran kegiatan

C

MEKANISME KERJA

Panitia bekerja untuk mengoptimalkan sumberdaya organisasi yang ditujukan untuk kegiatan-kegiatan yang diarahkan pada penciptaan iklim yang kondusif dalam pelaksanaan kegiatan. Mekanisme kerja kepanitiaan dilakukan oleh setiap personalia pada pembidangannya masing-masing dengan melakukan kerjasama dengan setiap unit kerja yang relevan melalui upaya-upaya yang memadukan, menyerasikan dan menyelaraskan berbagai sasaran dan kegiatan yang saling berkaitan agar setiap gerak dapat mencapai sasaran, tempat, dan waktu yang tepat. Dalam pelaksanaannya, koordinasi dilakukan melalui dua pola koordinasi, yaitu: 1

Koordinasi vertikal (hierarkis) Koordinasi vertikal merupakan koordinasi yang dilakukan oleh panitia terhadap anggota yang dikoordinasikannya.

2

Koordinasi fungsional Koordinasi fungsional diartikan sebagai koordinasi yang dilakukan antar bagian dalam kepanitiaan dan lembaga di luar kepanitiaan di dalam lingkup tugas yang saling berkaitan menurut azas fungsionalisasi dikoordinasikan melalui Organisasi Intra Kampus dan UIN Sunan Gunung Djati Bandung.

8

D

OPERASIONALISASI KEGIATAN

1.

Perencanaan Kegiatan Perencanaan merupakan penentuan program pelaksanaan kegiatan yang akan membantu tercapainya tujuan kegiatan. Di bawah ini tercantum beberapa hal yang perlu diperhatikan yang berkaitan dengan perencanaan: a. Pelaksanaan kegiatan tergantung pada baik buruknya perencanaaan. b. Perencanaan harus diarahkan pada tercapainya tujuan. Jika tujuan tidak tercapai, mungkin disebabkan oleh kurang sempurnanya perencanaan. c. Perencanaan harus didasarkan atas kenyataan-kenyataan obyektif dan rasional untuk mewujudkan adanya kerja sama yang efektif. d. Perencanaan harus mengandung atau dapat memproyeksikan kejadian-kejadian pada masa yang akan datang. e. Perencanaan harus bisa memikirkan secara matang, jelas dan mendetil, serta terarah, mengenai kebijaksanaan, metode, prosedur dan standar hasil kerja untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan f. Perencanaan harus memberikan pedoman dasar kerja dan latar belakang bagi fungsi-fungsi manajemennya, yaitu pelaksanaan, pengawasan dan pengendalian, penyelesaian akhir kegiatan dan evaluasi. Perencanaan kegiatan ini meliputi: a.

Pembuatan proposal Pembuatan proposal dilakukan dengan berpedoman pada tata cara penyusunan proposal kegiatan. Proposal kegiatan diusulkan oleh penggagas melalui Ketua yang membidangi kegiatan tersebut untuk memperoleh persetujuan dari Organisasi Intra Kampus dan UIN Sunan Gunung Djati Bandung.

b.

Pembuatan Petunjuk Pelaksanaan Kegiatan Petunjuk pelaksanaan ini merupakan penjelasan dan penjabaran bentuk teknis dari konsep umum yang termuat dalam proposal. Didalamnya berisikan hal-hal yang berkenaan dengan teknis pelaksanaan sebagai pedoman dan dasar pelaksanaan bagi panitia pelaksana. Sistematika penyusunan petunjuk pelaksanaan ini antara lain: 1).

Strategi kebijakan kegiatan Berisikan strategi kebijakan organisasi yang ditetapkan dalam upaya keberhasilan pencapaian tujuan kegiatan yang harus dilaksanakan oleh panitia pelaksana. Misalnya:

9

a)

b)

2).

3)

4)

c.

Strategi penggalangan: upaya menarik simpati masyarakat yang berada dalam ruang lingkup kegiatan agar mendukung dan membantu pelaksanaan kegiatan ini. Strategi dalam membuka dan memelihara hubungan baik dengan pihak-pihak luar yang berkaitan dan berkepentingan dengan kegiatan ini (sponsor atau lembaga/ instansi terkait).

Bentuk dan Metode kegiatan Menjelaskan metode dan bentuk teknis kegiatan yang direncanakan. Format dari metode kegiatan ini tergantung pada ciri dan karakteristik kegiatan, yang penting penjelasan yang dibuat diupayakan seteknis mungkin dan mendetil. Misalnya: a) Metode kegiatan : Ceramah b) Bentuk teknis : Pengajaran dengan ceramah dan diskusi di dalam ruangan dengan satu nara sumber dalam bentuk partisipasi aktif (dialog dua arah). c) Nara sumber : Anggota aktif Organisasi yang ahli di bidangnya d) Bahan/ materi : Manajemen Organisasi e) Pelaksanaan : Ceramah selama 1 jam dan diskusi (tanya jawab) selama 30 menit f) Sarana prasarana : 1 buah kelas, seperangkat alat presentasi dan makalah Perangkat pelaksana Menjelaskan perangkat-perangkat pelaksana kegiatan secara jelas, termasuk pihak-pihak luar terkait yang diharapkan akan turut berperan serta dalam upaya penyuksesan kegiatan. Langkah-langkah kegiatan Berisikan langkah-langkah persiapan pelaksanaan kegiatan.

Pembuatan Job Description Pemimpin yang tidak melakukan fungsi pengorganisasian/ fungsi pembagian kerja dalam proses kepemimpinannya bukanlah seorang pemimpin yang baik dan proses manajemen di dalamnya bisa dikatakan tidak berfungsi. Pengorganisasian ini dibutuhkan agar pembagian kerja/ tugas dapat dilakukan dan spesialisasi keahlian/ keterampilan dapat dimanfaatkan semaksimal mungkin. Untuk itulah ditetapkan job description (uraian pekerjaan) yang akan mempermudah pemimpin untuk membagi-bagikan tugas dan melakukan pendelegasian wewenang kepada setiap pelaksana kegiatan. Wewenang ini dianggap sebagai hak panitia yang

10

diberikan ketua untuk bergerak menjalankan tugasnya. Job description ini memiliki kegunaan antara lain: 1) Sebagai dasar untuk melakukan rekruitmen dan penempatan panitia 2) Sebagai dasar untuk menentukan standar hasil kerja seseorang 3) Sebagai dasar untuk melaksanakan evaluasi jabatan. Job description ini berisikan nama dan identifikasi jabatan yang menjelaskan tugas dan wewenang serta tanggung jawab yang dibebankan pada panitia pelaksana kegiatan. Sistematika penyusunannya adalah: 1) Nama jabatan ditulis berikut nama pelaksananya. 2) Tugas, yaitu adalah pekerjaan yang harus dilaksanakan oleh pelaksana. Dalam penyusunannya dibagi dua yaitu Tugas Umum dan Uraian Tugas. Tugas umum ini berisikan penjelasan yang perlu ditulis yang berkaitan dengan tugasnya, dan melalui Uraian Tugas nantinya diuraikan secara terperinci. 3) Tanggung jawab menguraikan sebatasmana ia bertanggung jawab dan kepada siapa ia harus mempertanggungjawabkan hasil kerjanya. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penyusunan job description ini adalah: • Jelas, penyusunan redaksionalnya harus jelas, dengan kata lain tidak memungkinkan adanya penafsiran lain. • Logis, apa yang tertera haruslah dianggap memungkinkan pelaksanaannya. • Terpadu, pembagian tugas dan wewenang setiap pelaksana tidak boleh ada yang bertabrakan atau saling bersinggungan. Koordinasi antar seksi perlu dijelaskan agar tanggung jawab per seksi jelas dan tidak saling melempar tanggung jawab. • Mendetil, perincian jabatan yang diuraikan diupayaan semendetil mungkin. • Fleksibel, pelaksana kegiatan diberi hak untuk melakukan improvisasi dalam tugasnya sejauh tidak keluar atau menyimpang dari tugas dan wewenenangnya. d.

Pembuatan Perencanaan Waktu Kerja Kegiatan Perencanaan waktu kerja ini sangat penting dan prinsipil dalam melakukan manajemen organisasi kegiatan. Penggunaan waktu dalam kegiatan haruslah efektif, dan setiap perencanaan harus memiliki target waktu dan target kerja yang jelas. Ini berguna untuk proses pengawasan dan pengendalian dalam rangka mendisiplinkan pelaksana kegiatan, dan juga sebagai alat indikator untuk melakukan evaluasi. Mengulur waktu tanpa alasan yang jelas, serta pengerjaan yang sifatnya terburu-buru, merupakan wujud dari ketidakdisiplinan dan rasa kurang bertanggung jawab dari seorang pelaksana kegiatan. Harus disadari bahwa, jika ada salah satu dari komponen kegiatan

11

yang tidak berjalan sesuai rencana, jelas ini akan mempengaruhi kegiatan lainnya, apalagi bila hal tersebut sangat prinsipil, misalnya seksi perijinan. Pelaksanaan bisa menyimpang dari perencanaan semula, dan bahkan jadinya berkesan dipaksakan, asal jadi atau asal ada saja. Dampaknya selain mengganggu proses kegiatan, juga akan merusak nilai dari hasil kegiatan itu sendiri....