PENGELOLAAN KOLEKSI MUSEUM PDF

Preview

Summary

2007      PENGELOLAAN KOLEKSI MUSEUM   Pengelolaan koleksi adalah serangkaian kegiatan yang menyangkut berbagai aspek kegiatan, dimulai dari pengadaan koleksi, registrasi dan inventarisasi, perawatan, penelitian sampai koleksi tersebut disajikan di ruang pamer atau disimpan pada ruang penyimpanan.  ...

Description

2007     

PENGELOLAAN KOLEKSI MUSEUM  

Pengelolaan koleksi adalah serangkaian kegiatan yang menyangkut berbagai aspek kegiatan, dimulai dari pengadaan koleksi, registrasi dan inventarisasi, perawatan, penelitian sampai koleksi tersebut disajikan di ruang pamer atau disimpan pada ruang penyimpanan.  

DIREKTORAT MUSEUM DIREKTORAT  JENDEREAL SEJARAH DAN PURBAKALA DEPARTEMEN KEBUDAYAAN DAN PARIWISATA    6/11/2007 

PEN GELOLAAN KOLEKSI MU SEU M A. PEN D AH U LU AN 1. D e fin is i, Tu gas d an Fu n gs i Mu s e u m Museum m erupakan suatu badan tetap, tidak tergantung kepada siapa pem iliknya m elainkan harus tetap ada. Museum bukan hanya m erupakan

tem pat

kesenangan, tetapi juga untuk kepentingan studi dan penelitian. Museum terbuka untuk um um dan kehadiran serta fungsi-fungsi m useum adalah untuk kepentingan dan kem ajuan m asyarakat. Museum dalam kaitanya dengan warisan budaya adalah lem baga, tem pat penyim panan, perawatan, pengam anan, dan pem anfaatan benda-benda bukti m ateriil hasil budaya m anusia serta alam dan lingkungannya guna m enunjang upaya perlindungan dan pelestarian kekayaan budaya bangsa (Pasal 1. (1). PP. No. 19 Tahun 1995). Nam un m useum dalam kaitannya dengan ilm u pengetahuan dan kebudayaan pada um um nya m em punyai arti yang sangat luas. Koleksi m useum m erupakan bahan atau obyek penelitian ilm iah. Museum bertugas m engadakan, m elengkapi dan m engem bangkan tersedianya obyek penelitian ilm iah itu bagi siapapun yang m em butuhkan. Selain itu m useum bertugas m enyediakan sarana untuk kegiatan penelitian tersebut bagi siapapun, di sam ping m useum bertugas m elaksanakan kegiatan penelitian itu sendiri dan m enyebar luaskan hasil penelitian tersebut untuk pengem bangan ilm u pengetahuan um um nya. Bila m engacu kepada hasil m usyawarah um um ke-11 (11th General Assem bley) International Council of Museum (ICOM) pada tanggal 14 J uni 1974 di Denmark, dapat dikem ukakan 9 fungsi m useum sebagai berikut: (1) Pengum pulan dan pengam anan warisan alam dan budaya, (2) Dokum entasi dan penelitian ilm iah, (3) Konservasi dan preservasi, (4) Penyebaran dan pem erataan ilm u untuk um um , (5) Pengenalan dan penghayatan kesenian, (6) Pengenalan kebudayaan antardaerah dan antarbangsa, (7) Visualisasi warisan alam dan budaya, (8) Cerm in pertum buhan peradaban um at m anusia, dan (9) Pem bangkit rasa takwa dan bersyukur kepada Tuhan Yang Maha Esa.

2   

2 . Stru ktu r Organ is as i Mu s e u m Salah satu faktor yang m endukung keberhasilan m useum adalah faktor organisasi. Setiap m useum sebaiknya m em punyai struktur organisasi yang m encerm inkan tugas dan fungsi m useum , adapun struktur organisasi yang um um dim iliki oleh sebuah m useum , antara lain:

1. Kepala/ Direktur Museum Mem im pin pelaksanaan tugas dan fungsi m useum . 2. Kepala Bagian Tata Usaha Museum Mem im pin penyelenggaraan urusan tata usaha, urusan rum ah tangga dan ketertiban m useum . 3. Kepala Bagian Kuratorial Mem im pin penyelenggaraan pengum pulan, penelitian dan pem binaan koleksi. 4. Kepala Bagian Konservasi dan Preparasi Mem im pin penyelenggaraan konservasi, restorasi dan reproduksi koleksi serta preparasi tata pam eran. 5. Kepala Bagian Bim bingan dan Publikasi Mem im pin penyelenggaraan kegiatan bim bingan dengan m etode dan sistem edukatif kultural dalam rangka m enanam kan daya apresiasi dan penghayatan nilai warisan budaya dan ilm u pengetahuan serta m enyelenggarakan publikasi tentang koleksi m useum . 6. Kepala Bagian Registrasi dan Dokum entasi Mem im pin penyelenggaraan registrasi dan dokum entasi seluruh koleksi 7. Perpustakaan Menyelenggarakan perpustakaan, dan m enyim pan hasil penelitian dan penerbitan m useum . Untuk selanjutnya dalam penulisan ini akan dititik beratkan kepada pengelolaan koleksi yang dim iliki oleh sebuah m useum .

3   

B. PEN GAD AAN KOLEKSI Pengadaan m erupakan suatu kegiatan pengum pulan (collecting) berbagai benda yang akan dijadikan koleksi m useum , baik berupa benda asli (realia) ataupun tidak asli (replika). Pengadaan koleksi dapat dilakukan dengan cara: (1) Hibah (hadiah atau sum bangan); (2) Titipan; (3) Pinjam an; (4) Tukar menukar dengan m useum lain; (5) Hasil tem uan (dari hasil survei, ekskavasi, atau sitaan); dan (6) Im balan jasa (pem belian dari hasil penem uan atau warisan). Museum dalam proses pengadaan sebaiknya m em iliki peraturan yang m enyangkut kebijaksanaan pengadaan koleksi, dan juga m enyangkut kelanjutannya: penem patan, pengam anan, perlindungan

dan

penyediaan tem pat. Pengadaan koleksi m em iliki 2 tujuan pokok, yaitu: 1. Penyelam atan warisan sejarah alam dan sejarah budaya; 2. Sebagai bahan penyebarluasan inform asi m engenai kekayaan warisan sejarah alam dan sejarah budaya dengan m elalui pam eran m useum baik pam eran tetap, m aupun tem porer. Sebelum dilakukan pengadaan koleksi, objek yang akan dijadikan koleksi m useum terlebih dahulu diseleksi dan diproses m elalui suatu sistem penilaian, kaidah/ aturan, tertentu, yang sem uanya dituangkan dalam kebijaksanaan pengadaan koleksi. Pengadaan koleksi harus bersifat sistem atis dan aktif, m aka m useum tidak cukup dengan hanya m enyusun kebijakasanaan pengadaan dan tanpa m elakukan tindakan apapun, tetapi m useum harus aktif m enyusun program pengadaan koleksi. Pengadaan koleksi ini sebaiknya tidak bersifat am bisius yang berlebihan, nam un harus disesuaikan dengan pagu anggaran yang dim iliki oleh m useum . Seringkali pengadaan koleksi m erupakan inisiatif m anajer m useum , sehingga sering m engabaikan hal-hal penting terkait, seperti dokum entasi dan penataan. Manajer m useum yang baik harus dapat m enyusun program pengadaan koleksi yang m erupakan im plem entasi dari kebijakan pengadaan form al. Penyusunan program pengadaan koleksi harus bersifat realistik, pengelola m useum harus m em pertim bangkan jum lah tenaga (staf) dan dana yang tersedia. Siapa yang akan dilibatkan dalam program pengadaan koleksi? Dan berapa lam a waktu yang dibutuhkan untuk kegiatan pengadaan kolaksi?

4   

Proses pengadaan koleksi tersebut sebaiknya m enyebutkan secara jelas cara dan dokum entasi yang harus dibuat, serta tem pat dokum entasi itu disim pan. Kurator dalam kegiatan pengadaan koleksi bekerja sam a dengan registrer. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam kegiatan pengadaan koleksi, antara lain: (1) Direncanakan dan dilakukan secara baik dan benar, objek harus konsisten dengan koleksi yang m enjadi tujuan (visi dan m isi) m useum ; (2) Sesuai dengan kebutuhan pem ilikan koleksi di m useum , dilaksanakan dengan tujuan untuk m elengkapi koleksi, tata pam eran tetap atau tem porer. Sebuah perencanaan pam eran dapat m enjadi salah satu sasaran dalam m elakukan kegiatan pengadaan koleksi; (3) Peraturan yang m enyangkut kebijaksanaan pengadaan koleksi, dan juga m enyangkut kelanjutannya: penem patan, pengam anan, perlindungan dan penyediaan tem pat. (4) Penyelam atan

suatu

benda,

sebagai

contoh

suatu

objek

yang

langka

kem ungkinan akan hilang jika pengelola museum tidak segera menjadikannya sebagai koleksi m useum ; (5) Bila ada penawaran objek untuk dijual harus dapat dibandingkan dengan objek yang diperoleh dari hibah atau warisan; (6) Objek harus sesuai dengan kem pam puan m useum dalam m elakukan perawatan; (7) Objek dapat digunakan sebagai koleksi pada m asa yang akan datang Dalam m enentukan kebijakan pengadaan koleksi perlu m em pertim bangkan halhal berikut: A. Prinsip dan persyaratan sebuah benda m enjadi koleksi, antara lain: •

•

Mem iliki nilai sejarah dan nilai ilm iah (term asuk nilai estetika); Dapat diidentifikasikan m engenai bentuk, tipe, gaya, fungsi, m akna, asal secara historis dan geografis, genus (untuk biologis), atau periodenya (dalam geologi, khususnya untuk benda alam ); •

Harus dapat dijadikan dokum en, dalam arti sebagai bukti kenyataan dan

eksistensinya bagi penelitian ilm iah B. Pertim bangan skala prioritas, yaitu penilaian untuk benda-benda yang bersifat: •

Masterpiece, m erupakan benda yang terbaik m utunya 5 

 

•

Unik, m erupakan benda-benda yang m em iliki ciri khas tertentu bila

•

dibandingkan dengan benda-benda yang sejenis

•

waktu yang sudah terlalu lam a tidak dibuat lagi

Ham pir punah, m erupakan benda yang sulit ditem ukan karena dalam jangka

Langka, merupakan benda-benda yang sulit ditem ukan karena tidak dibuat lagi atau karena jum lah hasil pem buatannya hanya sedikit.

Penanganan objek m useum yang baru diperoleh, sebaiknya dicatat terlebih dahulu dalam buku register oleh seorang registrar. Setelah itu dengan disertai keterangan yang lengkap dikirim ke laboratoarium untuk diperiksa, atau dibentuk suatu tim pengadaan yang berperan dalam penilaian dan penyeleksian objek yang ditawarkan. Dari laboratoarium atau tim pengadaan benda tersebut dibawa kem bali ke bagian registrasi. Objek yang disetujui sebagai koleksi m useum ditem patkan sem entara di gudang, di dalam rak-rak bagian keilm uan m asing-m asing, untuk m enunggu giliran dikirim ke laboratorium kem bali atau ke bagian restorasi jika benda itu rusak. J ika benda itu dalam kondisi baik hanya dibersihkan dari kotoran atau debu saja, dan kem udian diserahkan kepada kurator yang bersangkutan. Kebijakan pengadaan koleksi m elalui hibah atau wasiat, harus dilakukan dengan pertim bangan yang bijak, cerm at dan sesuai visi dan m isi m useum , m engingat seringkali dapat m enyulitkan m useum dalam penyim panan dan penyajiannya di kem udian hari. C. AD MIN ISTRASI KOLEKSI Pengeloaan koleksi m em erlukan adm inistrasi yang baik dan m em enuhi persyaratan yang m utakhir. Adapun yang dim aksud dengan adm inistrasi koleksi adalah suatu tata-tertib dalam tatalaksana secara sistem atis dalam hubungannya dengan objek m useum . Adm inistrasi koleksi juga m erupakan suatu proses pengelolaan koleksi dan segenap kegiatan dalam pengelolaan koleksi untuk m encapai tujuan m useum sesuai dengan visi dan misi m useum . Adm inistrasi koleksi sering dikaitkan dengan kegiatan tata usaha dalam pengelolaan koleksi, yaitu kegiatan penyelenggaraan urusan tulis m enulis, dokum entasi dan kearsipan dalam pengelolaan koleksi. 6   

Kegiatan adm instrasi koleksi akan berjalan dengan biak bila dilengkapi dengan peralatan adm inistrasi. Peralatan adm inistrasi pengelolaan koleksi adalah kelengkapan adm inistrasi untuk m engelola koleksi m useum. Kelengkapan itu biasa berupa form ulirform ulir

yang

digunakan

untuk

catatan

kondisi,

buku-buku

catatan/ laporan

pengeluaran-m asuk koleksi dan buku catatan laporan kegiatan. Peralatan adm inistrasi yang diperlukan untuk perencanaan, pelaporan kegiatan dan untuk bahan evaluasi sebagai berikut: a. Berita Acara Pem eriksaan Koleksi, dibuat oleh seksi koleksi sebelum m enyerahkan koleksi yang akan dipam erkan kepada seksi penyajian atau dikonservasi oleh seksi. Seksi penyajian/ konservasi juga m em buat Berita Acara yang sam a kepada seksi koleksi pada saat pengem balian koleksi. Berita Acara itu juga dibuat apabila m useum m engadakan transaksi pem belian, penukaran dan pem injam an koleksi untuk berbagai keperluan, m isalnya pam eran tem porer. b. Berita Acara Serah Terim a Koleksi, dibuat apabila suatu seksi m enerim a atau m enyerahkan koleksi. c. Buku Penerim aan Koleksi, dipergunakan untuk m encatat setiap koleksi yang diterim a, dicatat secara kronologis m enurut hari/ tanggal waktu koleksi itu diterim a. Buku ini wajib dim iliki oleh setiap seksi. d. Kartu Koleksi/ kartu katalog/ kartu tik, m em uat data tentang sekelom pok koleksi. Disusun dan disim pan di dalam laci kartu yang diletakan pada gudang koleksi, atau dalam ruangan seksi koleksi. Kartu itu dapat m enunjukkan adanya m utasi koleksi. e. Buku Pengeluaran Koleksi, terdapat pada seksi koleksi untuk m encatat koleksikoleksi yang dikeluarkan dan ditulis secara kronologis m enurut hari/ tanggal pengeluaran. f. Tanda Pengeluaran Koleksi, berfungsi sebagai surat pengantar dalam penyerahan koleksi dari seksi koleksi kepada seksi pem eliharaan koleksi/ seksi penyajian/ seksi bim bingan dan publikasi.

D o ku m e n tas i Dokum entasi objek m useum adalah keterangan tertulis m engenai koleksi m useum . Apabila objek m useum tidak m em punyai keterangan tertulis perlu dicari 7   

keterangangan dengan jalan m elaksanakan: a. studi perbandingan koleksi yang m enggunakan berbagai m acam m etode sesuai dengan kebutuhan, b. penelitian secara tipologis, c. penelitian secara historis, d. penelitian secara stylistik, dan e. penelitian secara antropologis, dsb. Setiap m useum sebaiknya telah m enetapkan sistem dokum entasi untuk m elindungi data koleksi. Dokumentasi koleksi dibagi dalam dua kategori um um , yaitu: (1) Pertam a, term asuk dokum entasi yang biasanya disertai fungsi registrasi. Dokum en utam a ini m erupakan status legal dari sebuah objek atau pada pinjam m em injam di m useum , serta objek yang berpindah-pindah dan dijaga di bawah pengawasan m useum . Dokum entasi registrasi yang baik m em asukan pula catatan dari dokum en resm i, seperti bukti legal kepem ilikan atau pem ilik objek sistem dokum entasi sebaiknya berhubungan antara objek dengan nom or khusus, m isalnya nom or inventaris dan nom or pinjam -m em injam , dan m em berikan kem udahan dalam m endapatkan inform asi objek atau lokasi yang terakhir, dokum entasi objek dalam pinjam -m em injam sebaiknya m enunjukkan sem ua aktivitas objek tersebut sewaktu di bawah pengawasan m useum ; (2) Kedua, term asuk dokum entasi yang disertai dengan fungsi kuratorial, yang m ana m em berikan

inform asi

yang

lebih

luas

m engenai

sebuah

objek

dan

m enem patkan objek pada tem pat yang tepat dan penting di dalam kebudayaan dan ilm u pengetahuan. Dokum entasi koleksi sebaiknya dibuat tepat pada waktunya, disim pan di lokasi yang aman dan terpelihara dengan penerangan yang tepat, disertai dengan m etode penyim panan yang baik, dan bila perlu dibuat duplikat dokum entasi yang disim pan di luar m useum . Pendokum entasian yang um um dilakukan di m useum adalah pem buatan kartu tik.

Prosedur adm nistrasi koleksi:

8   

D . REGISTRASI, IN VEN TARISASI D AN PEN ELITIAN KOLEKSI Pengertian registrasi dan inventarisasi koleksi adalah suatu kegiatan pencatatan m engenai keadaan koleksi (keluar-m asuknya koleksi) serta pendeskripsian koleksi, baik secara verbal (tertulis) dan pictorial (foto/ gam bar) yang diuraikan secara singkat dan jelas.

1. Re gis tras i Registrasi adalah kegiatan pencatatan suatu benda, setelah benda tersebut ditentukan secara resm i m enjadi koleksi m useum , ke dalam buku induk registrasi. Pencatatan dilakukan pula terhadap dokum en-dokum en yang terkait dengan koleksi tersebut, seperti berita acara, surat wasiat, dsb. Hasil pencatatan ini sangat diperlukan untuk penelitian koleksi lebih lanjut, karena m erupakan sum ber inform asi awal dari koleksi tersebut. Registrasi diperlukan dalam proses pinjam -m em injam koleksi atau koleksi yang untuk sem entara m eninggalkan pengawasan m useum , untuk beberapa m aksud, m isalya untuk pengujian atau identifikasi. Registrasi sebaiknya disusun untuk m em bantu m enginspeksi secara periodik terhadap koleksi untuk terjam innya ketepatan dalam m enangani koleksi, serta untuk m engetahui jum lah koleksi yang dim iliki, titipan, atau yang dikeluarkan. Sehingga dapat dicegah adanya penipuan atau pengakuan dari seseorang atas kepem ilikan koleksi tersebut, dan dapat m em bantu ilm uan dalam penelitian. Pencatat registrasi koleksi disebut registrar. Data koleksi yang dicatatat dalam buku registrasi dalam form at sebagai berikut: 1. nom or registrasi 2. nom or invetarisasi 3. nam a koleksi (um um atau khusus) 4. uraian singkat 5. tem pat pem buatan 6. tem pat perolehan 9   

7. cara perolehan 8. ukuran 9. tanggal/ tahun m asuk 10 . harga 11. keterangan

2 . In ve n taris as i Inventarisasi m erupakan suatu kegiatan pencatatan benda-benda yang dijadikan koleksi m useum ke dalam buku inventarisasi koleksi. Data dari buku registrasi sebagian besar dim asukan ke dalam buku inventarisasi. Selain dicatat dalam buku inventarisasi, setiap koleksi juga harus dibuatkan kartu inventarisasi. Kegiatan inventarisasi koleksi m eliputi: a. pem berian nom or; b. klasifikasi berdasarkan jenis, bahan, nam a benda, fungsi, periode, dan teknik pem buatan; c. identifikasi yang m eliputi: tem pat asal dibuat, tem pat asal ditem ukan, tem pat penyim panan, cara didapat, tanggal m asuk, keadaan benda, keterangan singkat, tanggal dikerjakan, dikerjakan oleh, dan keterangan lainnya. Kurator dalam m elaksanakan inventarisasi bekerjasam a dengan Bagian Registrasi dan Dokum entasi, serta Konservasi untuk m engetahui keadaan koleksi. Koleksi yang telah diinventarisir dibuatkan katalog koleksi, selain itu, untuk m em berikan inform asi yang lengkap dan canggih perlu dilakukan pem buatan database atau kom puterisasi dari koleksi-koleksi yang dim iliki oleh sebuah m useum . Data koleksi yang dicatat dalam buku inventarisasi m eliputi: 1. Nom or registrasi 2. Nom or inventarisasi 3. Nam a koleksi 4. Uraian singkat 5. Tem pat pem buatan 6. Tem pat perolehan 7. Cara perolehan 8. Ukuran 9. Tanggal/ tahun m asuk 10 . keterangan 10   

Keterangan tentang data koleksi yang dicatat dalam buku dan kartu inventarisasi berbeda dengan data koleksi yang ditulis dalam buku dan kartu registrasi, yaitu tidak m encantum kan harga, tetapi uraian koleksi lebih lengkap dari buku registrasi. Dalam kegiatan registrasi dan inventarisasi dilakukan hal-hal sebagai berikut: A. Pe n o m o ran Koleksi yang diregistrasi dan inventarisasi diberi nom or registrasi dan inventarisasi. Penom oran ini untuk m engam ankan dan m em perm udah dalam pengelolaan koleksi. Penom oran pada registrasi koleksi adalah penom oran kepada seluruh koleksi m useum secara berurutan, berdasarkan m asuknya koleksi ke m useum . Sedangkan penom oran inventarisasi koleksi didasarkan kepada jenis klasifikasi dan jum lah koleksi dalam satu jenis klasifikasi koleksi, kem udian diikuti oleh nom or urut koleksi dalam satu jenis klasifikasi. B. Klas ifikas i Klasifikasi m erupakan pengelom pokan koleksi berdasarkan kriteria tertentu, yaitu m enurut disiplin ilm u, subdisiplin ilm u, serta berdasarkan jenis, bahan, asal daerah, dan kronologi. Tujuan klasifikasi adalah untuk m enciptakan pengelom pokkan dan m em perm udah dalam pengelolaan dan penelitian koleksi sehingga dapat dim anfaatkan secara optim al untuk kepentingan pendidikan, studi dan rekreasi. C. Katalo gis as i Ko le ks i Katalogisasi koleksi m erupakan suatu kegiatan m erekam , baik secara verbal m aupun visual, serta m enguraikan identifikasi koleksi pada lembaran kerja yang m em punyai form at tertentu. Katalogisasi bertujuan untuk m enghasilkan kartu katalogus koleksi yang berisi bahan inform asi tentang koleksi dan latar belakangnya secara lengkap serta dapat dijadikan sum ber penelitan dan bahan publikasi. Setiap kartu katalog hanya m encatat satu benda atau satu kelom pok kesatuan kecil saja. Daftar inform asi yang tercantum di dalam kartu katalog koleksi, antara lain: 1. Nam a dan alam at m useum 2. Nom or inventaris/ katalog 3. Nam a benda 11   

4. Deskripsi, disusun sesingkat m ungkin dan sejelas m ungkin 5. Ukuran dan tim bangan 6. Tem pat asal 7. Kurun waktu/ zam an 8. Cara m endapatkannya/ pengadaannya 9. Tanggal pengadaannya 10 . Lokasi penyim panan di m useum 11. Referensi publikasi/ inform asi 12. Keterangan lain-lain. Kartu katalog ini sebaiknya dibuat dalam rangkap ganda. Satu set disusun secara berurutan dan disim pan dalam buku jepitan yang m udah m em asang dan m em bongkarnya, sebab kem ungkinan perlu penam bahan data inform asi di kem udian hari. Satu set lagi disim pan dalam filing cabinet untuk catalog subj...