Planowanie PDF

Preview

Summary

Download Planowanie PDF

Description

Powołanie organizacji wiąże się z ustaleniem: Celów, założeń,wartości i kierunków.

PLANOWANIE Planowanie jest pierwszą funkcją kierowniczą, którą musi wykonywać organizacja.

Proces planowania. Planowanie jest działalnością uniwersalną, uprawiają je wszystkie organizacje ( nie ma dwóch takich samych organizacji, które planują w ten sam sposób). • Podstawowym znaczeniem zrozumienia procesu planowania jest zrozumienie otoczenia. • Kierownicy opierając się na rozumianym przez siebie otoczeniu muszą ustalić, co jest ogólną misją firmy • Z powołania firmy wpływają równoległe strumienie celów i planów (obrazek) Cele organizacji – mają kluczowe znaczenie dla skuteczności organizacji i spełniają szereg zadań (funkcji). Organizacje mogą posiadać kilka celów na raz, co za tym idzie trzeba tak zarządzać organizacją, aby wszystkie je osiągnąć. •

Funkcje celów: • • • • • • •

Stanowią wskazówkę i nadają jednolity kierunek działaniom ludzi, którzy pracują w danej organizacji; Wytyczenie ich (celów) pomaga zrozumieć wszystkim dokąd organizacja zmierza i dlaczego osiągnięcie pewnego docelowego stanu jest ważne; Praktykowanie ustalania celów wpływa na proces planowania; Skuteczne wytyczenie celów sprzyja dobremu planowaniu, a ono z kolei ułatwia ustalenie celów w przyszłości; Są źródłem motywacji dla pracowników danej organizacji; Konkretne wyznaczone cele mogą motywować członków organizacjo do bardziej efektywnej pracy; skuteczny mechanizm oceny i kontroli tzn. przyszłe wyniki będzie można ocenić na podstawie stopnia realizacji wytyczonych dziś celów;

Rodzaje celów: Szczebel. Cele ustalane są na różnych szczeblach i dla różnych szczebli w ramach organizacji. Cztery podstawowe szczeble celów obejmują misję oraz cele strategiczne, taktyczne oraz operacyjne.

Cele strategiczne to cele wyznaczone na najwyższym szczeblu i dla najwyższego kierownictwa organizacji. Koncentrują się one na szerokich, ogólnych problemach. Cele taktyczne są ustalane na średnim poziomie i dla menedżerów średniego szczebla. Koncentrują się na sposobie operacjonalizacjo działań niezbędnych do osiągnięcia celów strategicznych. Cele operacyjne są wyznaczane dla menedżerów niższego szczebla. Dotyczą one krótkookresowych problemów związanych z celami taktycznymi.

Dziedzina. Organizacje wyznaczają cele dla różnych dziedzin. Cele w zakresie zasobów ludzkich mogą dotyczyć fluktuacji pracowników i absencji w pracy.

Ramy czasowe. Organizacje ustalają cele w różnych ramach czasowych.

Kto ustala cele? Każdy menedżer odpowiada na ogół za wyznaczanie celów na swoim szczeblu organizacji. Powołanie organizacji i cele strategiczne są na ogół określane przez rząd i menedżerów najwyższego szczebla. Następnie menedżerowie najwyższego i średniego szczebla wspólnie opracowują cele taktyczne, Wreszcie menedżerowie średniego i najniższego szczebla wspólnie odpowiadają za ustalanie celów operacyjnych. Wielu menedżerów ustala również cele indywidualne. Optymalizacja – równoważenie i godzenie możliwych konfliktów pomiędzy różnymi celami.

Rodzaje planów organizacji: 1. Plan strategiczny – to ogólny plan zawierający decyzje dotyczące alokacji zasobów, priorytetów i działań niezbędnych do osiągnięcia celów strategicznych. 2. Plan taktyczny – to plan, który skierowany jest na osiągnięcie celów taktycznych opracowany dla realizacji planu strategicznego. 3. Plan operacyjny – jest to plan nastawiony na wykonanie planów taktycznych dla osiągnięcia celów operacyjnych.

Ramy czasowe planowania: 1. Plan długookresowy – plan obejmujący okres wieloletni, być możę nawet okres kilku dziesięcioleci, najbardziej rozpowszechnione plany długookresowe obejmują okres pięcioletni lub dłuższy. 2. Plan średniookresowe – plan obejmujący na ogół okres od roku do pięciu lat. 3. Plany krótkookresowe – plan obejmujący na ogół okres jednoroczny lub krótszy. Plan działania – plan używany do uruchomienia jakiegoś innego planu. Plan reakcji – plan opracowany w celu zareagowania na nieprzewidziane okoliczności.

Odpowiedzialność w procesie planowania: •

Personel planistyczny – jest w stanie zmniejszyć obciążenie pracą poszczególnych menedżerów, pomóc skoordynować ich działalność planistyczną, zastosować do jakiegoś problemu wiele różnych narzędzi i technik, spojrzeć na sprawę w szerszej perspektywie niż indywidualny menedżer i wznieść się ponad osobiście gusta i patriotyzm wydziałowy.

•

Planistyczny zespół zadaniowy – składa się z menedżerów pierwszej linii szczególnie zainteresowanych odpowiednią dziedziną planowania, może również obejmować członków personelu planistycznego, o ile organizacja takim dysponuje. Powołuje się go wtedy, gdy organizacja pragnie zareagować na pewne szczególne okoliczności. Po sformułowaniu i realizacji planu wejścia na rynek europejski ( czy też każdy inny) grupa zadaniowa ulega rozwiązaniu.

•

Zarząd – ustala misje i strategię firmy. W niektórych firmach zarząd pełni aktywną rolę w procesie planowania.

•

Dyrektor naczelny (prezes zarządu) – jest najważniejszym ogniwem w procesie planowania w każdej organizacji. Odgrywa główną rolę w całym procesie planistycznym i odpowiada za realizacje strategii.

•

Komitet dyrektorów – składa się z grupy współpracujących ze sobą kierowników najwyższego szczebla. Opracowują oni materiały dla dyrektora naczelnego odnoszące się do propozycji, które dotyczą jednostek kierowanych przez poszczególnych menedżerów, a także analizują plany strategiczne opracowane na ich podstawie.

•

Kierownictwo pierwszej linii – menedżerami pierwszej linii są osoby wyposażone w formalną władzę i odpowiedzialność za kierowanie

organizacją. Są jednym z cenniejszych źródeł wewnętrznej informacji dla innych menedżerów w trakcie formułowania i realizacji planów. Menedżerowie niższych linii szczeblowych w danej organizacji muszą realizować plany opracowane przez kierownictwo najwyższego szczebla. Kierownictwo liniowe skazuje, analizuje i zaleca warianty programowe, opracowuje budżety i przedkłada je do akceptacji, a wreszcie uruchamia realizację panów.

Planowanie sytuacji nieprzewidzianych (planowanie awaryjne) – określenie alternatywnych kierunków działań, które zostaną podjęte, jeśli zamierzony plan działania zostanie nieoczekiwanie zakłócony lub zdezaktualizowany w wyniku nowych okoliczności. Firma powinna opracować 2 plany zapasowe oparte na założeniu zmian wyjątkowo korzystnych i wyjątkowo niekorzystnych. Planowanie taktyczne – zorganizowany szereg posunięć, mający doprowadzić do realizacji planów strategicznych. Strategia koncentruje się na zasobach, otoczeniu i misji firmy, podczas gdy taktyka zajmuje się głównie ludźmi i działaniem. Opracowywanie planów taktycznych: powinno się odnosić do szeregu celów taktycznych wynikających z szerszego celu strategicznego. Na ogół plany taktyczne wynikają z planu strategicznego i muszą być z nim zgodne. Taktyka zajmuje się konkretnymi zasobami i kwestiami czasu wymaga użycia zasobów ludzkich. Realizacja planów taktycznych: Pomyślna realizacja zależy od mądrego wykorzystania zasobów, skutecznego podejmowania decyzji i przemyślanych posunięć. Menedżer musi ocenić wszystkie możliwe sposoby działania w świetle celów, jakie zamierza osiągnąć. Następnie musi się upewnić, że wszyscy podemujący decyzje dysponują odpowiednią informacją i zasobami niezbędnymi do wykonania zadań. Menedżer musi obserwować bieżące działania wynikające z planu, by się upewnić, że zbliżają się one do pożądanego wyniku. Planowanie operacyjne – są one wyprowadzane z planów taktycznych, a ich zadaniem jest realizacji celów operacyjnych. Są skoncentrowane na węższym zakresie spraw, mają stosunkowo krótki horyzont czasowy i angażują menedżerów niższego szczebla. Plan jednorazowy – plan przygotowany dla realizacji zadań, które zapewne w przyszłości nie będą powtarzane. (Przykład: programy i projekty) Program – jednorazowy plan dla szerszego zestawu działań. Może obejmować procedury potrzebne do wprowadzenia nowego asortymentu, uruchomienia nowego zakładu czu punktu sprzedaży. Projekt – plan jednorazowy o węższym zakresie i mniejszej złożoności niż program. Są wykorzystywane do wprowadzania nowych

produktów w ramach istniejącego asortymentu lub do wprowadzania nowego typu premii do istniejącego systemu wynagrodzeń. Plany ciągłe (trwale obowiązujące) – wykorzystywany jest do działań powtarzających się regularnie co pewien czas. Plany ciągłe mogą poprawić efektywność poprzez standaryzację procesu decyzyjnego. Podstawowymi rodzajami takich planów są wytyczne polityki, standardowe procedury działania oraz przepisy i reguły postępowania. Wytyczne polityki – plan ciągły, który określa ogólną reakcję organizacji na pewien problem lub sytuację. Standardowe procedury działania – plan ciągły, określający kroki, jakie należy podjąć w określonych okolicznościach. Przepisy i reguły postępowania – najwęższy rodzaj planów ciągłych. Opisują dokładnie sposób wykonania określonych czynności. Bariery w ustalaniu celów i planowaniu: •

Niewłaściwe cele, np. cele, które są nieosiągalne. / kładzenie nacisku na jeden typ celów, zaniedbując inne niewłaściwy system nagradzania – nagradzanie za mało sprawne wyznaczanie celów albo na odwrót dynamiczne i złożone otoczenie – szybkie zmiany, techniczne innowacje oraz intensywna konkurencja mogą utrudnić organizacji właściwą ocenę przyszłych możliwości i zagrożeń.

•

Niechęć do ustalania celów (np. przez brak wiary w sukces albo obawa przed niepowodzeniem) opór wobec zmian ograniczenia swobody działania – np. niedobór zasobów, restrykcje polityki rządu i silna konkurencja.

•

Czynnikiem ograniczającym jest również czas.

Przezwyciężanie barier: Zrozumieć znaczenie celów i planów – najlepszy sposób ułatwienia procesu wyznaczania celów i planowania jest rozpoznanie ich podstawowych zadań. Trzeba liczyć się z poprawkami i wyjątkami, ponieważ skuteczne stawianie celów i planowanie nie musi wcale gwarantować powodzenia. Komunikacja i współuczestnictwo – wszyscy uczestnicy procesu planowania powinni wiedzieć, na czym polega nadrzędna strategia organizacji, jak wyglądają różne strategie funkcjonalne, w jaki sposób będą one integrowane i koordynowane. Ludzie odpowiedzialni za realizację celów i planów od samego początku powinni uczestniczyć w ich opracowywaniu. Spójność, przegląd i aktualizacja – należy zapewnić zarówno poziomą, jak i pionową spójność celów. Spójność pozioma oznacza potrzebę ustalenia niesprzecznych celów w przekroju całej organizacji. Spójność pionowa oznacza wymaganie uzgodnienia celów na różnych szczeblach – strategicznym,

taktycznym i operacyjnym. Ze względu na to, że ustalanie celów i planowanie są procesami dynamicznymi, muszą być poddawane regularnym przeglądom i aktualizacji. Skuteczny system nagradzania....