PORTOFOLIO APLIKASI DAN STRATEGI PENERAPAN TEKNOLOGI INFORMASI PDF

Preview

Summary

PORTOFOLIO APLIKASI DAN STRATEGI PENERAPAN TEKNOLOGI INFORMASI Studi Kasus: Universitas Jenderal Achmad Yani Disusun Oleh : NIM: NAMA: JURUSAN AKUNTANSI – FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS JENDERAL ACHMAD YANI 2007 1. PENDAHULUAN Ruang Lingkup Pembahasan Penulisan makalah ini meliputi pembahasan tentang ...

Description

Accelerat ing t he world's research.

PORTOFOLIO APLIKASI DAN STRATEGI PENERAPAN TEKNOLOGI INFORMASI mulki asyriyanti

Related papers

Download a PDF Pack of t he best relat ed papers 

PERENCANAAN ARSIT EKT UR SIST EM INFORMASI PERGURUAN T INGGI BERBASIS ORACLE EN… Marwondo Marwondo

F EKONOMI Uang Kuno Pengembangan Model dan Implement asi Arsit ekt ur Ent erprise Teknologi Informasi Polit eknik Pos Ind… Orlando Perdana Sihombing

PORTOFOLIO APLIKASI DAN STRATEGI PENERAPAN TEKNOLOGI INFORMASI Studi Kasus: Universitas Jenderal Achmad Yani

Disusun Oleh : NIM: NAMA:

JURUSAN AKUNTANSI – FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS JENDERAL ACHMAD YANI 2007

1. PENDAHULUAN Ruang Lingkup Pembahasan Penulisan makalah ini meliputi pembahasan tentang : a. Profil Unjani saat ini b. Analisis Kondisi Unjani menggunakan analisis rantai nilai c. Strategi penerapan TI (Teknologi Informasi) untuk mendukung aktivitas, meliputi analisis kebutuhan sistem informasi; penentuan prioritas kebutuhan sistem informasi; rencana strategis penggunaan TI; penggunaan Best Practices dalam penerapan TI; Pengaanggaran; Proteksi, Privasi & Keamanan sistem informasi; pemanfaatan TI untuk kerjasama; pemanfaatan TI untuk promosi; tindak lanjut pemanfaatan TI.

Tujuan Tujuan penulisan makalah ini adalah untuk menganalisis strategi Sistem Informasi UNJANI, dengan menggunakan teknil analisis value chain, penentuan aplikasi portfolio, kemudian menentukan aplikasi portfolio yang mempunyai potensi tinggi untuk menghadapi persaingan, serta menetapkan strategi penerapan TI melalui 8 imperatives untuk pimpinan.

Kajian Pustaka Pada bagian ini akan dipaparkan beberapa teori mengenai metode untuk analisis kondisi organisasi, yaitu analisis rantai nilai, metode penyusunan portofolio aplikasi dan strategi penerapan teknologi informasi untuk mendukung aktivitas organisasi.

Metode Analisis Kondisi Unjani Menggunakan Analisis Rantai Nilai Kerangka

kerja

rantai

nilai

merupakan

sebuah

pendekatan

untuk

menggambarkan rangkaian aktivitas yang dijalankan organisasi untuk memberikan nilai tambah pada produk atau jasa yang dihasilkannya. Rantai nilai dalam organisasi diperlukan untuk memahami organisasi sebagai bagian dari sebuah sistem yang besar.

1. Rantai Nilai Eksternal Rantai nilai industri disusun dari semua nilai yang dibentuk dari aktivitas dalam industri. Kinerja industri dalam maksimalkan nilai tambah dan meminimalkan biaya secara keseluruhan sangat bergantung pada permintaan dan pasokan di semua

proses industri. Untuk mencapai pendapatan yang tinggi dari penjualan barang dan jasa yang diproduksi, diperlukan aktivitas yang bernilai tambah untuk mengelola sumber daya. Nilai tambah aktivitas tersebut meliputi aktivitas produksi barang dan jasa secara efisien yang bertujuan memberikan kepuasan kepada pelanggan. Industri harus dapat menyesuaikan antara permintaan produk/jasa dengan ketersediaan sumber daya untuk dapat mengoptimalkan pendapatan. Menurut Porter (1985), kekuatan persaingan yang berhubungan dengan industri terdiri dari lima kekuatan, yaitu : a. Ancaman dari kompetitor baru b. Ancaman dari produk atau layanan pengganti c. Daya tawar pemasok d. Daya tawar konsumen e. Persaingan antar perusahaan Gambar 1.1 menunjukkan interaksi antara perusahaan dengan lingkungan eksternalnya.

Gambar 1.1 Rantai nilai eksternal

 

Di dalam gambar 1.1 tersebut, terlihat hal-hal sebagai berikut: Bagaimana memberikan nilai tambah terhadap pelanggan yang menggunakan produk/jasa melalui direct channel maupun distribution channel.. Bagaimana memberikan nilai tambah tersebut terhadap penyedian input (pemasok/supplier)

2. Rantai Nilai Internal Rantai nilai internal adalah aktivitas yang membuat nilai tambah dalam organisasi yang berhubungan dengan aktivitas bisnis di dalam perusahaan. Tujuan analisis rantai nilai internal adalah untuk menilai dan meningkatkan kinerja perusahaan. Berdasarkan sejarahnya sistem informasi perusahaan biasanya dihasilkan dari kebutuhan organisasi pada level fungsional dan department. Kemudian sistem dan sumber daya informasi tersebut digunakan dalam proses yang dijalankan perusahaan untuk menghasilkan barang/jasa dengan tujuan memuaskan pelanggan. Pendekatan rantai nilai dibedakan menjadi dua tipe bisnis, yaitu aktivitas utama dan pendukung. Aktivitas utama, merupakan aktivitas yang memberikan nilai tambah secara langsung pada perusahaan maupun pelanggan. Aktivitas-aktivitas tersebut juga harus dihubungkan bersama secara efektif sehingga keseluruhan kinerja bisnis dapat dioptimalkan. Porter mengklasifikasikan aktivitas utama ke dalam lima kelompok, yang dimulai dari suplier dan berakhir kepada pelanggan, aktivitas tersebut adalah : Inbound Logistic, merupakan aktivitas untuk mendapatkan, menerima, menyimpan, dan menyediakan input dan sumber daya dalam kualitas dan kuantitas yang sesuai dengan bisnis. Aktivitas ini meliputi rekrutmen staf, membeli material, komponen, dan service dengan subkontraktor dan peralatan. Operation, merupakan aktivitas mentransfer input menjadi produk atau jasa yang diperlukan oleh pelanggan. Kegiatan ini meliputi membawa sumber daya dan material bersama untuk dibuat produk atau memberikan jasa. Outbond Logistic, merupakan aktivitas untuk mendistribusikan produk kepada pelanggan secara langsung atau melalui distributor.

Penjualan dan marketing, aktivitas yang menyediakan cara kepada konsumen dan customer agar mengetahui produk dan jasa yang dihasilkan dan bagaimana mereka dapat memperolehnya. Aktivitas ini meliputi bagaimana konsumen dan customer membeli dan menggunakan produk atau jasa tersebut. Pelayanan (service), aktivitas tambahan untuk meyakinkan customer untuk mendapatkan keuntungan atau nilai lebih dari produk atau jasa yang telah dibelinya. Aktivitas pendukung, merupakan aktivitas yang diperlukan untuk meendukung aktivitas utama dan memberikan nilai tambah secara tidak langsung. Struktur aktivitas dari Porter berdasarkan pada industri manufaktur, namun dengan menggunakan analogi yang sama dapat di terapkan dalam industri lain misalnya jasa. Gambar 1.2 merupakan rantai nilai internal berdasarkan pendapat dari Porter.

Gambar 1.2 Contoh Rantai nilai untuk Industri Manufactur

Penyusunan Portofolio Aplikasi Konsep portofolio aplikasi bertujuan untuk menemukan sistem informasi yang digunakan, sedang direncanakan atau potensial di dalam organsasi, serta penilaian terhadap kontribusinya terhadap bisnis. Portofolio aplikasi dibuat dengan didasarkan pada pemahaman dan kesepakatan dari pihak manajemen tentang kontribusi yang diharapkan dari berbagai sistem informasi saat ini dan di masa mendatang dari sudut pandang strategi organisasi. Portofolio aplikasi ini dibagi kedalam tiga komponen, yaitu aplikasi yang ada saat ini, aplikasi yang dibutuhkan dan aplikasi yang potensial. 1. Aplikasi yang ada saat ini, merupakan aplikasi yang saat ini digunakan atau sedang dikembangkan untuk diimplementasikan dalam waktu dekat ini, sekitar 612 bulan kedepan. Aplikasi ini harus dinilai berdasarkan kontribusinya terhadap proses bisnis yang ada, serta kinerjanya dalam mendukung pencapaian tujuan bisnis di masa mendatang. 2.

Aplikasi yang dibutuhkan, merupakan aplikasi yang saat ini belum ada, namun diperlukan dalam mencapai tujuan dan strategi bisnis. Dari sudut pandang perencanaan bisnis, aplikasi tersebut dapat memberikan kontribusi yang spesifik.

3. Aplikasi yang potensial, merupakan aplikasi yang kemungkinan besar dapat bernilai di masa mendatang. Aplikasi yang mungkin bisa menghasilkan keuntungan yang relevan, baik secara startegi maupun perbaikan kinerja bisnis di masa mendatang. Portofolio aplikasi dapat dibuat dengan mengelompokkan jenis aplikasi, berdasarkan kontribusinya terhadap bisnis organisasi, apakah termasuk startegic, high potential, key operational atau support.

Tabel 1.1 Pengelompokan Aplikasi TI

Stategic -

Aplikasi

yang

High Potential secara

kritis

mempengaruhi strategi binis

-

di

meraih

masa mendatang. -

Aplikasi yang saat ini diperlukan

Aplikasi yang mungkin penting dalam kesuksesan

di

masa

bernilai,

tetapi

mendatang. -

organisasi untuk meraih sukses.

Aplikasi

yang

bukanlah sesuatu yang secara kritis berpengaruh tterhadap kesuksesan.

Key Operational

Support

1. Strategic application adalah aplikasi yang secara kritis diperlukan untuk meraih kesuksesan di masa yang akan datang. Aplikasi ini membawa perubahan kepada bagaimana organisasi menjalankan bisnisnya, dengan tujuan untuk mendapatkan keunggulan yang kompetitif. Sebagai catatan, bahwa penentuan sebuah aplikasi bersifat strategis bergantung pada kontribusinya terhadap bisnis yang dijalankan organisasi, bukan pada teknologi yang digunakannya. Teknologi yang paling mutakhir tidak bisa digunakan untuk mengindikasikan bahwa aplikasi tersebut bersifat strategis. 2. Key Operational Application adalah aplikasi yang menopang kegiatan operasional bisnis organisasi. Sebagai contoh, dalam dunia industri, aplikasiaplikasi seperti EPOS (Electronic Point Of Sale), ATM (Automated Teller Machines). Aplikasi ini merupakan aplikasi yang sangat diperlukan dalam menjalankan kegiatan operasional bisnis. Tanpa adanya aplikasi tersebut, bisnis tidak akan mampu bertahan. 3. Support Application adalah aplikasi yang dapat memperbaiki efisiensi bisnis dan efektifitias manajemen, tetapi tidak menopang bisnis utama dan tidak memberikan keunggulan kompetitif. 4. High Potential Application adalah aplikasi yang mungkin bisa menciptakan kesempatan untuk meraih kesuksesan di masa mendatang, walaupun saat ini hal tersebut belum dapat dilihat.

External dan Internal Value Chain yang telah dibuat, dapat digunakan sebagai dasar dalam melakukan pengelompokan ini. Aplikasi mana saja yang digunakan

dalam kegiatan utama dan aplikasi mana yang digunakan dalam kegiatan pendukung di dalam bisnis organisasi. Aplikasi meliputi semua sistem tersentral, terdistribusi, web, end user dan basis data yang diperlukan dalam kegiatan administratif, operasional, kontrol, perencanaan dan strategis. Dalam proses pembangunan dan implementasi untuk setiap jenis aplikasi dalam portofolio ini, ada beberapa hal kritis yang harus diperhatikan, seperti yang terdapat pada tabel di bawah ini:

Tabel 1.2. Hal Kritis yang Perlu Diperhatikan Jenis Aplikasi High Potential

Kekuatan Pengendali -

Strategic

-

-

Key Operational

-

-

Support

-

Kabutuhan Kritis

Ide bisnis baru atau peluang teknologi. Inisiatif individu untuk keunggulan produk. Kebutuhan untuk memperlihatkan nilai dari suatu produk.

-

Kebutuhan pasar, tekanan kompetisi maupun kekuatan eksternal lainnya. Tujuan bisnis, faktor sukses, dan visi untuk mencapainya. Menemukan keuntugan, kemudian menyokongnya.

-

Perbaikan kinerja dari aktivitas yang ada(kecepatan, akurasi dan ekonomis). Integrasi data dan sistem untuk menghindari duplikasi, ketidakkonsistenan dan miskomunikasi. Menghindari kegagalan bisnis.

-

Perbaikan produktivitas/ efisiensi. Kebijakan secara umum Efektifitas penggunaan biaya dari pendanaan TI dan sumber daya yang tersedia.

-

-

-

-

-

-

-

Evaluasi prototype secara cepat, dan menghindari kesalahan. Memahami keuntungan potensial(dan secara ekonomi) dalam hubungannya dengan bisnis strategi. Identifikasi cara terbaik untuk menjalankannya. Pembangunan secara cepat untuk memenuhi tujuan bisnis dan merealisasikan keuntungan di dalam peluang yang ada. Sistem yang fleksibel, yang bisa beradaptasi di masa mendatang sejalan dengan perkembangan bisnis. Kualitas tinggi, solusi jangka panjang, manajemen data secara efektif. Keseimbangan biaya dengan keuntungan dan Risiko bisnis. Evaluasi dari kemungkinan yang ada, dengan mempelajari tujuan bisnis. Biaya rendah, solusi jangka panjang, biasanya berupa paket perangkat lunak. Kompromi antara kebutuhan dengan perangkat lunak yang tersedia. Analisis biaya dan keuntungan untuk menekan Risiko finansial dan pengontrolan biaya.

Pembangunan dan implementasi sistem informasi untuk setiap jenis aplikasi dalam portofolio, harus memparhatikan kebutuhan-kebutuhan kritisnya tersebut. Dengan demikian sistem informasi yang dibangun benar-benar sesuai dengan kebutuhan bisnis dan organisasi.

2. PROFIL UNJANI Visi & Misi Visi dan misi UNJANI adalah sebagai berikut: VISI Menjadikan universitas unggulan berbasis TI di wilayah JABAR dalam waktu 10 tahun yang mampu mengembangkan dan menyebarluaskan ilmu pengetahuan dan teknologi baik nasional maupun internasional yang dikelola secara profesional dan terus bertumbuh guna menghasilkan lulusan yang berwawasan global.

MISI 1. Menjadi unit pendidikan di lingkungan YKEP (Yayasan Kartika Eka Paksi) yang mandiri dan profesional. 2. Menjadi lembaga pendidikan sebagai pelopor dalam pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. 3. Menyelenggarakan proses belajar mengajar berdasarkan kurikulum berbasis kompetensi dan visioner. 4. Menyelenggarakan

penelitian

dan

pengabdian

masyarakat

yang

berkesinambungan. 5. Mengembangkan sarana dan prasarana yang berbasis TI guna meningkatkan pelayanan untuk kepuasan mahasiswa dan masyarakat. 6. Memberikan kontribusi kesejahteraan kepada KBAD (Keluarga Besar Angkatan Darat). 7. Melakukan kerjasama baik nasional maupun internasional.

Rencana Strategi Rencana strategi UNJANI adalah sebagai berikut: Universitas melakukan pengembangan mutu pendidikan melalui penetapan jurusan unggulan di setiap fakultas, kurikulum berbasis TI, kaderisasi jabatan struktural, dan peningkatan akreditasi setiap program studi yang mengarah pada persiapan kerjasama nasional dan internasional.

Budaya Organisasi Berdasarkan

hasil

penelitian

terdahulu

tentang

budaya

organisasi

menggunakan metode Competing Value Framework didapatkan hasil bahwa budaya organisasi UNJANI mengarah ke bentuk Clan. Yaitu organisasi yang bersifat fleksibel, tidak ada struktur dan kontrol yang kuat. Tidak ada aturan dan prosedur yang mengikat, lebih seperti keluarga. Kriteria sukses didefinisikan sebagai pengembangan SDM, keberhasilan tim kerja, kepedulian pada sesama. Analisis ini dilengkapi dengan analisis berdasarkan kriteria sudut pandang manajemen. 

Sedangkan berdasarkan metode Hofstede, didapatkan hasil sebagai berikut: Power Distance (PDI) bernilai 8,18 (rendah). Para anggota di organisasi Unjani merasa memiliki kekuasaan yang sama, pengambilan keputusan untuk organisasi



cenderung dilakukan merata di masing-masing jurusan. Individualism (IDV) bernilai 44,55 (sedang). Masing-masing pegawai cenderung mendahulukan kepentingan pribadi walau dapat bekerja bersama-sama dalam satu



kelompok demi kepentingan organisasi. Masculinity (MAS) memiliki nilai -10,91. Hal ini berarti bahwa karakter anggota organisasi tidak maskulin, tetapi feminin. Mereka bersikap sopan, rendah hati, perhatian, sederhana, sabar dan lebih mengutamakan kualitas hidup. Namun mereka kurang tangguh dalam mengungkapkan pendapat serta kurang berjiwa



kompetisi. Uncertainty Avoidence (UAI) bernilai 57,05, hal ini berarti para pegawai UNJANI merasa tidak nyaman dengan adanya ketidakpastian, situasi yang tidak terstruktur, dan ketidaktahuan. Mereka lebih menginginkan kondisi yang terstruktur, pasti dan tidak ambigu.



Long Term Orientation (LTO). LTO1 bernilai 63,59 dan LTO2 bernilai 40,91. Dilihat dari dimensi LTO1 ternyata organisasi UNJANI berorientasi ke masa depan, tekun dan hemat. Sedangkan dengan indeks LTO2 didapatkan hasil bahwa ternyata organisasi UNJANI lebih menghargai tradisi masa lampau dan saat ini, serta selalu memenuhi kewajiban sosialnya.

3. ANALISIS KONDISI UNJANI MENGGUNAKAN RANTAI NILAI Analisis rantai nilai dilakukan terhadap lingkungan eksternal dan internal UNJANI.

Rantai Nilai Eksternal Analisis rantai nilai eksternal merupakan analisis rantai nilai berdasarkan kekuatan kompetitif dari luar. Analisis ini ditekankan kepada pasokan dan permintaan, yaitu bagaimana setiap proses memberikan nilai tambah bagi pelanggan dan supplier, apakah teknologi dapat membantu memperbaiki proses, meningkatkan market share, dan mengurangi biaya untuk memuaskan permintaan. Aktivitas rantai nilai eksternal UNJANI dibagi menjadi tiga kategori yaitu aktivitas rantai nilai customer, supplier, dan kompetitor. Berdasarkan analisis kami, aktivitas rantai nilai internal UNJANI untuk memenangkan kompetitif, dilakukan dengan menerapkan teknologi informasi dalam suatu sistem informasi akademik. Aktivitas tersebut adalah sebagai berikut: 1. Dari sisi Customer Yang dimaksud pelanggan dari UNJANI adalah mahasiswa, industri, dan mayarakat. Teknologi Informasi yang diterapkan untuk meningkatkan nilai tambah pada proses yang berhubungan dengan permintaan dari pelanggan adalah sebagai berikut : Memberikan layanan informasi mengenai UNJANI melalui internet. Masyarakat luas dapat mengetahui UNJANI dan kegiatan-kegiatan pengabdian masyarakan yang telah dilakukan oleh UNJANI melalui internet. Memberikan layanan informasi akademik dan layanan administrasi kepada mahasiswa secara online. Keuntungan bagi pelanggan (mahasiswa) adalah mahasiswa tidak perlu mendatangi lokasi UNJANI untuk mendapatkan informasi kegiatan akademik sehingga menghemat biaya perjalanan dan tenaga.

Memberikan layanan tentang bursa tenaga kerja bagi industri dan mahasiswa secara online. Sedangkan dari sisi industri, layanan ini mempunyai keuntungan dapat mengumumkan rekrutmen melalui internet dan mendapatkan pelamar dengan kualitas yang baik, karena administrator layanan career di UNJANI telah menyeleksi pelamar sesuai dengan kriteria industri tersebut. Dengan adanya

jaringan

internet

ini,

mahasiswa

dapat

menambah

pengetahuannya melalui fasilitas browsing.

2. Dari sisi Supplier Yang dimaksud suplier dari UNJANI adalah vendor software yang digunakan, industri TI yang mengembangkan sistem aplikasi, dan vendor perangkat keras komputer. Penerapan aplikasi yang menggunakan Teknologi Informasi untuk meningkatkan nilai tambah pada proses yang berhubungan dengan pasokan dari supplier adalah layanan contact via email dalam aplikasi website UNJANI. Layanan ini akan mempermudah para vendor software dan hardware, perusahaan TI, dan internet service provider untuk menjangkau UNJANI, untuk memberikan informasi mengenai software dan hardware computer. Pembelian software dan hardware melalui internet akan menekan harga, mempermudah komunikasi antara UNJANI dengan para vendor dalam hal maintenance dan troubleshooting mengenai software dan hardware yang telah digunakan UNJANI.

3. Dari sisi Kompetitor Yang dimaksud kompetitor UNJANI adalah Universitas yang ada di Indonesia khususnya Jawa Barat. Penerapan aplikasi yang menggunakan Teknologi Informasi untuk meningkatkan nilai tambah pada proses akan meningkatkan daya saing UNJANI dalah hal fasilitas dan pengelolaan informasi UNJANI. Dengan aplikasi online, kompetitor memperoleh manfaat antara lain layanan contact via email dalam aplikasi website UNJANI.

Rantai Nilai Internal Rantai nilai internal UNJANI dapat diilustrasikan dalam gambar 3.1. Di dalam gambar tersebut terlihat bahwa UNJANI memiliki 6 akt...