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ANIMER DES RÉUNIONS EFFICACES ESSENTIALS

PRÉPARER UNE RÉUNION AVEC LA MÉTHODE CPA

Bien préparer une réunion, c’est mettre les futurs participants en situation de travailler ensemble pour atteindre les objectifs que vous vous êtes fixés. La méthode CPA vous enseigne trois règles élémentaires pour y parvenir. Grâce à elles, vous êtes sûr que les objectifs de la réunion seront clairs et réalistes, que tous les participants y adhèreront, et que chacun apportera efficacement sa contribution pour les atteindre. Alors, suivez dès à présent la méthode CPA !

C pour… Clarté de l’objectif de la réunion et de ses résultats attendus. Evitez les pièges de la formulation d’objectif. Les erreurs classiques consistent à : Rester vague (“améliorer l’efficacité de…, régler le problème de…”). On formule un thème plus qu’un objectif. On ne peut pas mesurer clairement ce que l’on veut faire. Enoncer l’objectif de façon partiale, en privilégiant l’un des points de vue des participants. Confondre objectif et résultats attendus.

Définissez plutôt l’objectif de la réunion à l’aide de la méthode SMAC. Celle-ci nous apprend qu’un objectif bien formulé est : Spécifique : il est simple, précis, concret. Il répond aux questions : Qui ? Quoi ? Où ?

Mesurable : il est daté et quantifiable. Il répond aux questions : Quand ? Combien ? Accessible : il est réaliste. Compatible : il est cohérent avec l’environnement : il ne va pas contre les intérêts de l’entreprise, la logique du secteur, il ne contredit pas d’autres objectifs des collaborateurs.

Ne confondez pas non plus les objectifs avec les résultats attendus de la réunion. Un objectif est en général global, c’est-à-dire que sa portée dépasse celle de la réunion en question. Il se traite en général sur le long ou moyen terme et appelle la mise en place d’une stratégie, ou de nouveaux modes de fonctionnement. Les résultats attendus, eux, sont spécifiques à la réunion. Ils se traitent le jour de la réunion uniquement. Ce sont des moyens qui forment un plan d’action en vue d’atteindre l’objectif.

P… pour Pertinence des rôles attribués à chacun. Attribuez à chaque participant un rôle que vous lui expliquerez avant la réunion. Vous développerez ainsi son sentiment d’utilité et créerez une dynamique de groupe. Pour y parvenir, veillez à déterminer les outputs potentiels de chacun durant la réunion.

Posez-vous 3 questions :

Evaluez les apports positifs potentiels de chaque participant. Ce sont les informations, critiques et solutions qu’il peut partager ou proposer grâce à sa fonction, son expérience et ses compétences.

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PRÉPARER UNE RÉUNION AVEC LA MÉTHODE CPA. ESSENTIALS

Evaluez les influences négatives potentielles de chaque participant. Ce sont les sujets sur lesquels il est susceptible d’être sur la défensive, voire agressif, et qui peuvent déclencher un conflit qui bloquerait la dynamique du groupe.

Cadrez chaque participant :

importants, isolez-les en proposant consacrer une réunion spécifique.

d’y

Posez-vous 3 questions :

A… pour Adhésion de chacun à l’objectif commun. Enfin, ‘‘vendez’’ l’objectif de la réunion et le rôle de chacun à tous les participants pour remporter leur adhésion. Cela peut se faire par téléphone ou lors d’entretiens informels.

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A l’issue de ce processus : Les sujets à conflit sont désamorcés ou seront abordés dans une réunion à part ; L’objectif de la réunion est clair et partagé par tous ; Chacun sait qu’il aura un rôle actif pendant la réunion, pour lequel il doit se préparer en rassemblant tous les éléments nécessaires.

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