Procesos Alternos DE Reorganización Administrativa PDF

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PROCESOS ALTERNOS DE REORGANIZACIÓN ...

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Los procesos alternos de reorganización administrativa son los diferentes métodos alternativos para realizar la reestructuración de una o varias unidades o departamentos de una empresa, o para la fusión de varios de ellos. Esto da como resultado un aumento o disminución en el nivel de responsabilidades de los empleados, pudiendo traer como consecuencia la eliminación de uno o más puestos de trabajo. La reorganización no incluye la redistribución del trabajo al mismo nivel dentro de una unidad. Debe dar como resultado una organización administrativa que conduzca a una mayor eficiencia y aproveche la eficacia de los activos humanos y financieros.

PROCESOS LISTA DE PR OCESOS ALTERNOS 3.1 EMPOWERMENT Es una técnica o herramienta que consiste en delegar, otorgar o transmitir poder, autoridad, autonomía y responsabilidad a los trabajadores o equipos de trabajo de una empresa para que puedan tomar decisiones, resolver problemas o ejecutar tareas sin necesidad de consultar u obtener la aprobación de sus superiores. - CreceNegocios. El término “empowerment viene de “power”, que significa “poder”, así que su traducción literal sería algo así como “dar poder”. Sin duda, este método es totalmente diferente al tradicional, en el que los niveles más altos de la empresa se encargan de impartir órdenes y tomar decisiones. El empowerment se basa en cuatro puntos principales : •

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El primero de ellos es el poder. Y es que para que esta filosofía funcione, “el gestor debe delegar autoridad y responsabilidad en todos los niveles de la empresa”. Por tanto, hay que confiar en las personas y darles libertad. El segundo punto es la motivación, es decir, reconocer el buen desempeño, celebrar el alcance de las metas y recompensar los resultados. También hablan del desarrollo, refiriéndose a la capacitación permanente que deben recibir los colaboradores. Por último, señalan el liderazgo, ya que para que el empowerment no fracase “las decisiones no pueden ser centralizadas”, sino que las empresas tienen que dejar que los empleados lideren.

✓ VENTAJAS DEL EMPOWERMENT Cada vez son más las empresas que optan por esta filosofía, algo que no es de extrañar si tenemos en cuenta todas sus ventajas. La más importante es que al adquirir mayor poder, autoridad, autonomía y responsabilidad, los trabajadores se sienten más reconocidos, considerados y, por supuesto, más útiles. Como consecuencia, ganan en autoestima y se

sienten mucho más motivados y comprometidos con la empresa, lo que, sin duda, mejora la productividad. Por otro lado, es importante tener en cuenta que, al permitir un mayor fortalecimiento de los trabajadores, se pueden aprovechar mejor sus competencias. Además, no hay que olvidar que los empleados que están más cerca de las acciones o los problemas son los más indicados para tomar decisiones al respecto. Por último, queremos destacar que, gracias a esta filosofía, no se pierde el tiempo, ya sea en consultar o en obtener la aprobación de los superiores para tomar decisiones.

✓ ¿POR QUÉ ES NECESARIO EL EMPOWERMENT? Es necesario para el éxito de los negocios. Este debe ser medido en términos de satisfacción al cliente, mejora de los resultados financieros y desarrollo de su gente. Las empresas deben revisar la cultura existente e histórica, así como las estructuras; y desarrollar acciones específicas para cambiar lo que sea inadecuado.” La gente en todos los niveles de la organización no puede abrazar el empowerment de la noche a la mañana. Lograrlo, requiere tener objetivos consistentes, un enfoque adecuado, entrenamiento, reconocimiento y retroalimentación”.

✓ ¿POR QUÉ FRACASA EL EMPOWERMENT? Aunque algunas compañías buscan facultar a su personal a través del empowerment, generalmente fracasan sin lograr los resultados deseados. Esto se debe generalmente a que no se le pone la atención debida y porque no se muestra de manera concreta, de tal manera que todos sepan, de que se trata y cuáles son los resultados que se esperan de él. Si no se incorporan los factores fundamentales que toca el Empowerment (satisfacción del cliente, mejorar resultados financieros y retener y atraer a los empleados adecuados), los gerentes obtendrán solamente resultados mediocres.

3.2 BENCHMARKING El benchmarking es un proceso continuo por el cual se toma como referencia los productos, servicios o procesos de trabajo de las empresas líderes, para compararlos con los de tu propia empresa y posteriormente realizar mejoras e implementarlas. Si tomamos como referencia a aquellos que destacan en el área que queremos mejorar y estudiamos sus estrategias, métodos y técnicas para posteriormente mejorarlas y adaptarlas a nuestra empresa, conseguiremos alcanzar un nivel alto de competitividad.

✓ TIPOS DE BENCHMARKING Existen diferentes tipos de benchmarking: competitivo, interno y funcional. El objetivo común de los tres tipos es ayudar a los managers a que miren hacia fuera de sus departamentos, de sus organizaciones, hacia su competencia o hacia otros sectores en las que hay compañías que son las mejores en su clase. COMPETITIVO El benchmarking competitivo busca medir los productos, servicios, procesos y funciones de los principales competidores para realizar una comparación con nuestra empresa y poder detectar y llevar a cabo mejoras que superen a las de nuestros competidores. INTERNO El benchmarking interno se lleva a cabo dentro de la misma empresa. Se suele llevar a cabo en empresas grandes que cuentan con diferentes departamentos o también con grupos empresariales que están formados por varias empresas. En el proceso se identifica un departamento o área que sea un ejemplo a seguir por sus buenos resultados para poder llevar a cabo un benchmarking con los demás departamentos internos de la compañía. FUNCIONAL El benchmarking funcional identifica las mejores prácticas de una empresa que sea excelente en el área que se quiere mejorar. No es necesario que esta empresa sea competidora o incluso que pertenezca al mismo sector. Normalmente es muy productivo, dado que al no tratarse de organizaciones que no son competidoras directas no existe un problema de confidencialidad y se suele ofrecer la información necesaria para el estudio.

✓ ETAPAS DEL BENCHMARKING Para diseñar y hacer correctamente un proceso de benchmarking en tu empresa, recomiendo seguir los siguientes pasos: planificación, recopilación de datos, análisis, acción y seguimiento.

1.PLANIFICACIÓN El objetivo principal de esta primera etapa es planificar la investigación que se va realizar. En esta etapa hemos de responder a tres preguntas: ¿Qué quiero medir?, ¿A quién voy a medir? y ¿Cómo vamos hacerlo? 2.DATOS La recopilación de datos es fundamental para el benchmarking, de ello dependerá en gran medida el éxito o el fracaso de todo el proceso. Podemos obtener datos de diferentes fuentes: interna, asociaciones profesionales o investigaciones propias entre otras. 3.ANÁLISIS Una vez hemos recopilado la información necesaria, hemos de analizar los elementos que causan las diferencias entre nuestra compañía y las empresas estudiadas, para poder identificar las oportunidades de mejora. Hay que tener en cuenta que únicamente seleccionaremos aquellas mejoras que por tamaño, recursos e infraestructura sea viable llevar a cabo por nuestra empresa. 4.ACCIÓN El siguiente paso después de analizar la información y de haber seleccionado los aspectos de referencia en las empresas seleccionadas, es el momento de adaptarlos a nuestra empresa, pero siempre implementando mejoras. 5.SEGUIMIENTO Y MEJORA En esta última etapa se debe hacer un informe con toda la información destacada del proceso. Esto ayudará a retomar el trabajo en proyectos posteriores .

3.3 REINGENIERÍA La reingeniería es un enfoque administrativo que consiste en gestionar los procesos en lugar de funciones, rediseñando los procesos de la organización por completo para llevar generar una mejora continua. Por definición, la reingeniería es el método mediante el cual se aplica un cambio radical en continuidad a la operatividad de una organización, con el fin de alcanzar una mejora de su competitividad y rentabilidad, mediante la aplicación de técnicas enfocadas al negocio y al cliente, renovando los rumbos estructurales, culturales y estratégicos, rediseñando los procesos clave, de manera que se centren en lograr la satisfacción de sus clientes y entorno. Dejando atrás el enfoque en las funciones organizacionales e involucrando a todas las partes en el cumplimiento de las metas, la manera de alcanzarlas.

✓ CÓMO IMPLEMENTAR LA REINGENIERÍA El rumbo básico para definir la reingeniería de procesos, está compuesto de tres fases: 1. El descubrimiento: Se debe definir una visión estratégica que determine la manera de modificación de los procesos en búsqueda de la competitividad y domino del mercado. 2. El rediseño: es la fase donde se planifica, detalla y organiza todo el proceso de rediseño. 3. La ejecución: Considerada la última fase, Se lleva a la realidad el rediseño planteado con el fin de alcanzar la visión estratégica definida en la primera fase. Para llevar a cabo la implementación de reingeniería se lleva un proceso que incluye: 1. División del proyecto en unidades manejables, trazar metas alcanzables y cuantificables. 2. Definición de objetivos alcanzables, dejando de lado las metas muy ambiciosas para concentrar esfuerzos en avances pequeños, pero seguros y constantes. 3. Se debe transformar la administración intermedia para inclinar su visión hacia la necesidad del cambio, para que fluya adecuadamente los tratados, directrices, desde la dirección hacia los empleados de los niveles bajos. 4. Se deben acoger tecnologías de información como herramienta innata de la empresa, de manera que se acelere la comunicación, la respuesta y la disminución de tiempo en trámites. Concentrado mayor tiempo en la aplicación de la estrategia.

✓ CARACTERÍSTICAS • • • • • •

Se sustituye la mejora continua y se lleva a cabo una mejora radical. El mercado tiene una marcada relevancia, buscando que el bien o servicio ofrecido sea considerado por los consumidores como el mejor entre los demás similares. Permite medir los resultados mediante factores externos como, por ejemplo: la participación en el mercado. Se orienta en función de los procesos básicos de la empresa. Cuestiona los propósitos y principios de los negocios. Permite ver el incremento de los esfuerzos.

✓ BENEFICIOS DE IMPLEMENTAR LA REINGENIERÍA Algunos beneficios que puede alcanzar una empresa rediseñar son: • Cambio en los procesos actuales a procesos más eficientes. • Cambio a procesos que requieran menor control y verificación. • El comportamiento de los trabajadores se torna activo, aportan ideas, opiniones y participan en la mejora y avance de los procesos. • Combinación de tareas, convirtiendo varias en una sola integral. • Una mejor organización del trabajo. Este proceso de rediseño es posible gracias a los aportes de la Tecnología Información y comunicaciones. Además, para que se lleve con éxito es necesaria la formación del personal que forma parte de la empresa, así como la buena gestión de la misma. La reingeniería, es innovación, es explorar nuevas capacidades tecnológicas para alcanzar nuevas metas, es considerada una herramienta esencial del cambio y lo utiliza como bandera para alcanzar una ventaja competitiva. Por otro lado, se basa en el servicio al cliente, ante métodos y procesos inadecuados que no logran la satisfacción del cliente, el reordenamiento es insuficiente, por lo que se elabora nuevamente la ingeniería del proceso.

3.4 OUTSOURSING En el mundo empresarial, designa el proceso en el cual una organización contrata a otras empresas externas para que se hagan cargo de parte de su actividad o producción. En este sentido, el outsourcing está estrechamente relacionado con la subcontratación de servicios, pues supone la búsqueda de una fuente externa a la empresa que pueda prestar de manera eficiente determinados servicios, para que esta pueda disponer de más tiempo para centrarse en los aspectos claves de su negocio. El outsourcing, dependiendo del tipo de negocio y de su aplicación, puede presentar diversas ventajas y desventajas que deben ser analizadas a la hora de considerar el impacto que este pueda tener en la empresa.

✓ VENTAJAS Entre las ventajas que tiene el outsourcing para las empresas, podemos mencionar las siguientes: • Permite reducir costos de manufactura y equipo. • Coloca más recursos humanos y tecnología a disposición de la empresa. • Da la posibilidad a la empresa de responder y adaptarse rápidamente a los cambios del negocio. Permite a la empresa enfocarse en las áreas claves de su negocio. • • Permite a la empresa a ser más competitiva.

✓ DESVENTAJAS Mientras que, por su parte, algunas de las desventajas que puede presentar el outsourcing para un negocio son las siguientes: • • • • • •

Los costes del outsourcing pueden terminar siendo mayores de lo previsto. El cambio de empresa proveedora puede resultar económica y productivamente negativo. Existe la posibilidad de perder el control sobre la producción. La empresa contratante puede ver su trabajo copiado y su negocio perjudicado. Puede contribuir a la explotación y a la deshumanización del trabajador. En el offshore outsourcing (subcontratación de servicios para una empresa en otro país, a fin de encontrar mano de obra más barata), hay una mayor probabilidad de despidos de los trabajadores.

Las organizaciones que ofrecen estos servicios creen que la subcontratación requiere la cesión de la responsabilidad corporativa para gestionar una porción del negocio. En teoría, esta porción no debería ser crítica para el funcionamiento de la empresa, pero la práctica indica lo contrario a menudo. Muchas compañías contratan a empresas especializadas en la subcontratación para encargar la administración de las áreas más propicias a ello. Entre éstas se pueden encontrar las de informática, recursos humanos, administración de activos e inmuebles y contabilidad. Muchas empresas también subcontratan el soporte técnico al

usuario y la gestión de llamadas telefónicas, manufactura e ingeniería. En resumen, la subcontratación está caracterizada por la especialización no intrínseca al núcleo de la organización contratante. Un término relacionado es el de la externalización de tareas (out-tasking): delegar una porción estrictamente delimitada del negocio a otro negocio, típicamente mediante un contrato anual o incluso de menor duración. Esto normalmente implica una gestión continua directa o indirecta, de la toma de decisiones, del contratante. La palabra subcontratación empezó a ser conocida ampliamente debido al crecimiento del número de empresas de tecnología en los primeros años 1990 que no eran lo suficientemente grandes para mantener departamentos propios de atención al cliente. En algunos casos estas compañías han contratado escritores técnicos para simplificar las instrucciones de uso de sus productos, ordenar los puntos clave de la información; además, han contactado con empresas de trabajo temporal para buscar, formar y contratar a trabajadores poco cualificados que respondan las llamadas. Estos empleados trabajaban en centralitas telefónicas donde la información necesaria para asistir a los clientes estaba disponible en un sistema informático. En muchas ocasiones, los trabajadores no estaban autorizados para decirle al cliente que no trabajaban directamente para la compañía original. En algunos casos, ni siquiera podían identificarse con su nombre rea l.

3.5 DOWNSIZING Para competir y sobrevivir en el mercado actual, muchas empresas se han visto obligadas a recurrir a diferentes estrategias, como fusiones, alianzas, reducciones de plantilla, reconfiguración de puestos de trabajo, innovación de maquinaria y equipo, eliminación de niveles jerárquicos. Se cree que el término downsizing se acuñó al inicio de la década de los 70 en Estados Unidos para referirse a la contracción o disminución de coches producidos por el sector automovilístico. Fue a partir de 1982 cuando empezó a ser aplicado para la reducción de empleados de una firma.

✓ DOS TIPOS DE DOWNSIZING Según explica Marlon Antonio Vásquez Ticas en su blog, existen dos tipos de downsizing. •

Por un lado, encontramos el reactivo, que consiste en responder al cambio sin un estudio previo de la situación, es decir, es el que se realiza en respuesta a la situación del mercado.

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Por otro lado, se encuentra el proactivo o estratégico, que se produce cuando la empresa se anticipa a los cambios que pueden darse en el entorno. Al adelantarse,

los resultados se obtienen de forma más rápida. Tal y como explican desde Gerencie.com, el downsizing “requiere de criterios estratégicos basados en la idea de repensar la empresa”: uso de un marco sistemático de trabajo y una metodología adecuada, determinación acerca de si el downsizing va a dirigirse hacia los procesos o hacia una verificación de los objetivos de la empresa; definición del marco y condiciones en las que se va a llevar a cabo; establecimiento de las herramientas que se emplearán, desarrollo de un plan de administración del cambio.

✓ VENTAJAS DEL DOWNSIZING Sin duda, el downsizing puede ser una herramienta de reestructuración empresarial muy útil. Una de sus ventajas es que la empresa puede lograr resultados con el mínimo de sus recursos, sobre todo en sectores altamente competitivos. Y es que una disminución del personal en áreas no sensibles de la empresa puede disminuir los costos de manera significativa. Por otra parte, con el downsizing se consigue reducir la burocracia, que provoca lentitud y complejidad en los procesos, deficiencias en la calidad de los servicios, dificultades para definir la responsabilidad y poco espacio para la creatividad y la innovación. Además, gracias al downsizing la toma de decisiones se puede hacer con más calma y de manera simplificada, ya que se disminuyen las unidades, las actividades y los niveles jerárquicos. Por último, es importante tener en cuenta que promueve el espíritu emprendedor y facilita las comunicaciones.

3.6 CLUSTERS Es un grupo de empresas e instituciones interrelacionadas, concentradas geográficamente, que compiten en un mismo negocio. Generalmente incluyen: • • •

Empresas situadas en varios escalones de la cadena de valor Empresas productoras de bienes y servicios complementarios Instituciones y organizaciones relacionadas: universidades, centros de investigación, agencias gubernamentales etc, Concepto acuñado por Michael Porter por observación de la realidad convertido "a posteriori" en herramienta de desarrollo regional. Es un modo de desarrollo económico sectorial del territorio, también conocido por Agrupación Innovadora, Distrito Industrial o Polo de Competitividad.

✓ VENTAJAS • • • •

Mejora de la posición competitiva. Acceso a nuevos mercados. Acceso y aprovechamiento eficiente de recursos de alto coste. Acceso y aprovechamiento eficiente de recursos complementarios.

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Incremento de la innovación y desarrollo tecnológico. Realización conjunta de proyectos compartidos. Creación de economías de concentración y de localización.

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Creación y explotación de nuevos negocios.

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✓ OBJETIVOS DEL CLÚSTER EMPRESARIAL Un clúster empresarial aporta tres beneficios muy concretos a las empresas: 1. Aumenta la capacidad de innovación. 2. Incrementa la productividad. 3. Reduce costes. Estas ventajas se obtienen por la posibilidad de compartir conocimientos, capacidades, experiencias y, sobre todo, recursos. En el momento en que varias empresas deciden crear un clúster es posible que tengan objetivos diferentes, pero seguramente tengan un objetivo común, al menos en las áreas de I+D+I o de negocios. ¿Cuáles son los objetivos relacionados con I+D+I? • Actúan de forma conjunta ante stakeholders, clientes o administradores con el propósito de solicitar recursos, ayudas o facilitadores. • Comparten experiencias y conocimientos. • Comparten recursos en el s...