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Resumen de Materia Sistemas de Informacion...

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SISTEMAS Es el conjunto organizado de cosas o partes interactuantes e interdependientes, que se relacionan formando un todo unitario y complejo y cuyo objetivo es común.

Objetivo de un Sistema Fijo: Impuesto al Sistema desde su Contexto Variable: Ha sido consecuencia de acciones previas de algunos elementos del Sistema y puede variar en el tiempo.

Elementos de un Sistema Humanos Mecánicos

Deben estar relacionados entre si.

Mixtos Estructura de un Sistema Se refiere a la forma en que están interrelacionados los elementos del Sistema Dicha Estructura puede ser: Material – Variable – Física: La vinculación puede ser Mecánica o Eléctrica No Material: La vinculación puede ser de cualquier manera de comunicación no física. Sistemas Administrativos Es una red de Procedimientos relacionados de acuerdo a un Esquema integrado apuntando a lograr los objetivos de una Organización.

¿Cómo actúa actualmente la Empresa? Actúa en función de dos Estructuras: Organizacional – Estructura listica: Definen las funciones y responsabilidades de las personas que participan dentro de la Organización y el grado de relación de los mismos.

Otra de Carácter Estático: Esto es así porque determina mediante el Organigrama y la definición de Tareas, que es lo que tiene que hacer cada sector.

Análisis de Sistemas: Es el proceso que sirve para recopilar e interpretar los hechos, diagnosticar problemas y utilizar dichos hechos a fin de mejorar el Sistema. Dicho análisis especifica que es lo que el Sistema debe hacer y cómo lograr los objetivos. Esto Permitirá: No dejar de ver ningún aspecto importante. Observar y corregir las deficiencias de los Métodos usados. Que el Sistema de Información sea apropiado para adaptarse a futuros requerimientos que puedan incluirse en el proceso.

Procedimientos Administrativos Es la serie de operaciones de Oficina ejecutados por varia personas en una o mas oficinas permitiendo asegurar el manejo uniforme de transacciones repetitivas.

Elementos: Serie de Operaciones de Oficina dispuestas en Orden Secuencial Participan varias personas en una o más oficinas, es decir que los procedimientos puedan ocupar a más de una área de trabajo Asegurar el manejo uniforme de transacciones repetitivas.

¿Qué define un Procedimiento? Que tareas debe realizar los distintos personas que sean participe dentro de una Organización. Quienes son los que participan Cuando deben realizarse cada una de esas tareas.

Métodos Administrativos ---> Indica cómo se realizan las tareas (Manera) Constituyen una serie de pasos hechos por un empleado para realizar un trabajo.

Actividades Básicas del Análisis de Sistemas Registrar los Procedimientos actuales y desarrollar y mantener el Manual de Procedimientos. Reducir el Costo y mejorar la efectividad final de los Procedimientos Implementar nuevos procedimientos Solucionar problemas y dificultades en las tareas administrativas a medida que aparecen.

Objeto de Estudio de los Sistemas Determinar las necesidades de información de los centros decisorios de la Organización y establecer los medios mas económicos para satisfacerlos. Sistema de Información

Sistema automatizado o manual que posee un conjunto de recursos humanos, tecnológicos, Materiales, financieros, y metodológicos organizados para brindar a quienes toman decisiones en una organización la Información necesaria para llevar a cabo sus respectivas funciones. Conjunto de subsistemas para recolectar, almacenar, procesar, y distribuir información para la planificación, decisión y Señalamiento de un sistema objeto (organización) del cual forma parte

Actividades del estudio de Sistemas Determinar el orden jerárquico de los centros decisorios de la Empresa, identificar el tipo de decisión, las características de esas decisiones, condiciones en que se desarrollan, decisiones más frecuentes (Formulación de políticas, disponibilidad de los recursos humanos, físicos, y financieros etc.) Detectar los requerimientos de información de los Centros decisorios para mejorar su eficiencia en el logro de sus objetivos. Diseñar el satisfaga que permita satisfacer las necesidades de los Centros decisorios. Esta actividad implica: Crear un nuevo sistema que satisfaga las necesidades que no son cubiertas por el actual sistema. Formular un nuevo Sistema que permita cubrir que irán surgiendo como consecuencia de operaciones que deberá realizar la Empresa. Poner por escrito de manera narrativa o grafica las instrucciones que rectifiquen los procedimientos en vigencia. Establecer Procedimientos de Control, respecto de los sistemas vigentes (Control de registros, informes, y formularios) Programar la Implementación Es Importante dar a conocer a todos las personas que participen de manera operativa en el nuevo Sistema, sepan claramente cuál es su función esto nos permitirá evitar inconvenientes en el momento en que se esperan resultados, por lo cual no debe haber ninguna duda sobre los procedimientos que se deberán seguir y las operaciones que se deban realizar. Para ello será necesario: Contar con un descripción precisa por escrito de los procedimientos (Ira en los Manuales de Procedimientos), sirviendo de guía para aquellos que participen en el Sistema. Contar con el personal capacitado, estableciendo un plan de entrenamiento en las tareas que deberán realizar. Coordinar la puesta en Marcha, estableciendo técnicas de planeamiento y cronogramas de actividades. Comprobar mediante pruebas piloto el grado de exactitud del Sistema diseñado, esto nos permitirá poder apreciar cómo funciona el Sistema antes de implementarlo y poder corregir errores durante la ejecución del Sistema, participaran aquellas

personas del sector que se encuentra afectado, manejando un menor volumen de información e ir controlando los resultados. Racionalización Administrativa Es el Proceso de modificación de la estructura, política, procedimientos, y métodos de una Empresa con el objetivo de lograr una mayor eficiencia y economía en su gestión administrativa.

Funciones de los Analistas en Sistemas Analizar los flujos de información en una Organización y establecer su interrelación con los métodos y procedimientos que integran su dinámica funcional. Debe intervenir en el diseño de los Sistemas de Información u Operativos, que sean económicamente factibles, ajustados a las normas legales y las necesidades de la Empresa. El Analista de Sistemas es la persona encargada del estudio de la información requerida y de los procedimientos de trabajo con el propósito de aumentar la eficiencia de las organizaciones.

Tareas Básicas a desempeñar: Determinar y comprender los objetivos de un Proyecto antes de iniciarlo. Determinar el valor que esos objetivos tienen para la Organización, incluyendo la justificación del Proyecto a encarar, para ello se deberá conocer las políticas establecidas por la Organización. Obtener información sobre los Procedimientos actuales y las Operaciones rutinarias. Elaborar un Estado del Problema Coordinar el desarrollo de las distintas etapas del análisis de sistema Instalar el Sistema y controlar la forma en que se lo opera junto con sus respectivos resultados.

Profesionales: Ingeniero de Sistemas: Debe conocer todo lo respectos del Sistema, sus posibilidades, modalidades, y requerimientos, como así también conocer en detalle el que ha de ser aplicado. Analista de Sistemas: Debe conocer los aspectos del proceso cuyo análisis ha de ser encarado sin la necesidad de conocer el todo, ya que la compatibilización del Sistema corre por cuenta del ingeniero en Sistema. Programadores: Solamente debe conocer en detalle las partes del proceso por el cual deberá programar.

Actividades del Analista del Sistema Siendo Analista actuamos como asesores, en donde haremos preguntas, determinaremos los hechos, analizaremos la información y en el momento oportuno daremos nuestra recomendación a las personas apropiadas. Nosotros como Analistas solo aconsejamos, asistimos, sugerimos, nunca criticamos ni damos órdenes. Debemos tener en claro que los problemas bajo estudio para formular una solución se tiene que hacer un análisis

Debemos considerar a las personas como seres los cuales se resisten al cambio es por ello que aquellos que resultan afectado por los cambios sepan los motivos y resultados que se esperan de la investigación. Para lograr el apoyo de las personas con las que nos contactamos ,debemos darle lugar a que participen sugiriendo y motivarlos para que las formulen. Equilibrar los costos con los objetivos gerenciales y los requerimientos de operación.

Características Deseables Considerar al Sistema como un todo. Tener una visión global, apreciar la importancia de los factores que influyen en un problema.

Capacidad y sensibilidad para cambiar pautas o modelos de una Organización. Capacidad para transformar. Ser Orinal y Creativo, a la hora de brindarle una solución al cliente respecto de problemas de Sistemas desarrollando nuevas ideas e innovadoras.

Tener una Mente abierta; escuchando las propuestas de los demás someterlas a un juicio y analizar las apreciaciones, utilizando sentido común. Nivel de inteligencia elevado, para poder resolver situaciones nuevas, podremos comprender problemas y ser eficaces para solucionarlos. Tener perseverancia y tenacidad, para sobreponerse a los inconvenientes, frustraciones. Capacidad Analítica, observar e identificar los hechos, verificar su validez, desintegrarlo en partes, habilidad para relacionar cada información recibida en diferentes momentos o de distintos sectores. Aptitud hacia las relaciones Humanas, demostrar la plena intensión del trabajo que es cooperar para ayudar a mejorar la situación existente, captar la atención de los empleados para que cooperen y brinden con la información sobre el sistema vigente, y obtener de parte de ellos ideas para mejorar el Sistema. Habilidad para persuadir, capacidad de negociación, utilizando las respectivas estrategias. Voluntad para dedicarle el tiempo y esfuerzo necesario para lograr el cumplimiento de la fecha establecida para la implementación del Proyecto establecida. Facilidad para la comunicación, permitiendo recibir y transmitir ideas, permitiendo poder trabajar en equipo. Fuentes de especialistas en Sistemas (Reclutamiento de las Empresas) Existen tres fuentes donde se recurren en búsqueda de Hombres de sistemas Personas con experiencias en otras Empresas: Son las personas que han tenido cierta familiarización con este tipo de actividad y por ende se supone que saben como enfrentar las dificultades que presenta el relevamiento de información y formular soluciones. Pero no conocen las características y particularidades de la Empresa en donde van a desarrollar sus tareas. Actuales Empleados de la Organización:, en donde sus actividades se desarrollan en otras tareas: Se trata de los Empleados que conocen a la Organización y todas sus particularidades tiene la desventaja de que si aquellos empleados no tienen experiencia en otras Organizaciones más desarrolladas, podrán ser innovadores en la generación de cambios.

Egresados recientemente o estudiantes del último año de las Carreras de Administración de Empresas o Ingeniería Industrial: La ventaja de esto para la Empresas es que pueden incorporar jóvenes con iniciativa, capaces de aprender con rapidez, Aportando nuevas técnicas de administración. Diferentes rangos del Analista del Sistema Función Director o Gerente de Analista de Sistemas: Se encarga de planificar, organizar y controlar las actividades del Departamento de Análisis de Sistemas, que se encargan de implementar Sistemas y Procedimientos nuevos o mejorar los vigentes.

Responsabilidad Preparar un Plan de Actividades en base al orden de prioridades de los problemas a resolver en la Empresa. Desarrollar estudios de Factibilidad, asegurando la calidad del análisis. Asumir la responsabilidad que se tiene sobre el Diseño de Sistemas implementado y recomendar que acción tomar frente a situaciones no previstas. Coordinar la actividad del sector con las de otros departamentos. Realizar informes de actividad y progresos respecto a las funciones de su sector.

Jefe de Análisis de Sistemas Función Supervisar, dirigir y controlar la tarea de los Analistas de Sistemas

Responsabilidad Asistir al Gerente del área en la Planificación, Organización y control de las actividades del Sector. Colaborar en la distribución de tareas y asignar al personal a los proyectos en proceso o estudio. Entrevistar a los supervisores para determinar los requerimientos de Entrada y Salida del Sistema bajo estudio. Asegurar que los sistemas implementados tengan puntos de control y procedimientos uniformes.

Analista principal de Sistemas Función Preparar esquemas lógicos de problemas de negocios y definir procedimientos para solucionarlos. Responsabilidades Definir los sistemas que le son asignados para su análisis y diseño. Guiar al analista de menor nivel jerárquico. Crear tablas y diagramas para hacer más fácil el análisis y la comprensión del problema. Analizar las dificultades de los sistemas existentes y revisar los correspondientes procedimientos.

Analista de Sistemas Función Actúa en los diferentes etapas del Análisis de Sistemas, y solo se requiere dirección para que el equipo de sistemas logre un equilibrio en la distribución de las actividades. Responsabilidad Entrevistar al personal de la Organización para definir los problemas y tipo de datos a ser procesados. Buscar y encontrar las soluciones a los problemas de los Sistemas. Documentar los resultados del Análisis realizado y de los requerimientos del diseño. Asesorar a los Usuarios que van a utilizar el Sistema previo a implementar el Sistema y asistirlos durante la puesta en marcha del Sistema.

En el caso de los profesionales de sistemas el objeto de estudio son los sistemas de información. La actividad del profesional de sistemas es realizar el Análisis, Diseño e Implementación de sistemas de información.

ESQUEMA BASICO DEL SISTEMA DE TRABAJO Cualquier Empresa que decida alcanzar un grado alto de eficiencia administrativa tiene que prestar atención a los esquemas de tareas, que conforman un Sistema de Trabajo comprobando la racionalidad de su diseño y el equilibrio de su operación. Elementos del Sistema de Trabajo: Autorizar la acción Una memoria para recordar la acción Un informe sobre el Resultado Ejemplo: Una Empresa que cuenta con un Dueño y una pequeña cantidad de operarios, el cual ello se encargan de fabricar un repuesto mediante la utilización de un torno. El dueño dará las instrucciones y las ordenes correspondientes, (Tipo de pieza a fabricar, sus características, cantidad a producir y el plazo de entrega), si se planifica que se realicen una producción de 100 piezas en 10 días (10 piezas por día). A fin de controlar la tarea de los operaros, el dueño les provee dos cajas, una para colocar las piezas terminadas y que sean de buena calidad y otra para aquellas fallas que serán rechazadas. Al finalizar cada jornada laboral el dueño puede solicitar información sobre lo que se produjo en el día, es decir se pide un informe, de las cuales puede tomar decisiones si no se ha llegado a producir las piezas necesarias para llegar a los 10 días con las 100 piezas producidas por ende tendrá que tomar una decisión de cuál es el problema si es la herramienta que está fallando, o si es el operario que es el operario que no está trabajando bien. Es por ello que es importante el sistema de trabajo.

Tipos de Formularios 1. Los que promueven acción: Circulan dentro o fuera de la Organización y los datos tienden a producir una acción. Ejemplo: Orden de Compra, Pedido de Venta, Pedido de Materiales etc. 2. Los que actúan como Memorias: No circulan y no son dinámicos, no se recurre a ellos hasta que alguien necesita información. Ejemplo: Tarjeta de Control, Tarjeta de inspección, Registro de ventas etc. 3. Los utilizados como Informes: Son dinámicos, promueven acción pero en este caso, es correctiva. Ejemplo: Estados de horas de trabajo y producción, Informes de tareas atrasadas etc. 4. OBJETIVOS QUE DEBEN ALCANZAR LOS PROCEDIMINETOS ADMINISTRATIVOS Calidad La información resultante debe ser confiable para la toma de decisiones, con inserción de puntos de control. La calidad de los procedimientos debe está equilibrado entre la corrección (admite un cierto grado de imprecisión) y la exactitud (Trabajar con exacta precisión). Economía Se espera obtener un resultado esperado mediante la relación Costo-Beneficio, con posibles alternativas para asegurar la mejor toma de decisiones, contando con un presupuesto razonable para su inversión. Velocidad La eficacia de cumplir los procedimientos de cada etapa es necesario que no sobresalga a la fecha esperada de su finalización ni que produzca cambios innecesarios al desarrollo y presupuesto del proyecto. En tal caso, se agrega un procedimiento paralelo para solventar el inconveniente, multiplicando el costo total. Coordinación Se busca lograr una conexión de los procedimientos con los distintos sectores de la organización. Cada procedimiento establece su inicio y fin. Control Es necesario proveer de un cierto control para que los distintos sectores de la organización puedan realizar sus tareas acorde al Plan Sistemático. Debe estar presente en las etapas del procedimiento para evitar inconvenientes.

El estudio de Sistemas y Métodos como Técnica Racional En el sentido de que debe ser estudiado conforme a una Metodología, cuyo objetivo es el ordenamiento y mejor aprovechamiento de las condiciones generales en la que se realiza cada actividad.

El estudio de sistemas para ser considerada parte del conocimiento Científico debe ser: Sistemática, Verdadera, Total y Universal

Beneficios del Estudio de Sistemas Los procedimientos deben ser revisados al pasar el tiempo ya que de lo contrarios no seguirán el ritmo de crecimiento de la Empresa convirtiéndose en obsoletos. Beneficio del Estudio de Sistemas conforme a una metodología *Reducción del Costo Administrativo: 1. Economía de mano de obra: El trabajo realizado por la Mano de Obra es específico, limitado y siempre tiene definido un objetivo. Las Hojas de Operación definen y controlan, que se debe hacer y cuando. Existen además instrucciones que indican cómo debe hacerse y máquinas automáticas para determinar tiempos Estándar. Las Tareas de Oficina para determinar qué es lo que debe hacerse surge de la combinación de múltiples apreciaciones pudiendo no coincidir como y cuando deben hacerse, esto trae como consecuencias actividades no coordinadas informes innecesarios, Registros repetidos etc. Esto hace que haya una estructura compleja teniendo que realizar un mayor control, lo cual aumenta la complejidad y los costos, al mismo tiempo que se reduce la eficiencia. 2. Economía para mejorar el ordenamiento: La ejecución de tareas realizadas usando rutinas precisas y con descripciones claras, nos permitirá tener un orden en el trabajo., reducción de errores, y poder regular el volumen de las tareas junto con el menor tiempo perdido. 3. Economía en espacio, equipo, materiales y horas extra Eliminar las Horas extras y economizar equipo, espacio, y materiales de consumo. 4 Incentividad para buscar ahorro Frente a los diferentes gastos que tiene que enfrentar la Empresa, servicios esto genera gastos administrativos, en cambio con los procedimientos que se le aplican pude mejorar la economía de la Empresa porque permite tener mayor recaudación de plata, ahorro para poder invertir en maquinaria, materiales de trabajo etc. 5 Influencia de la reducción del costo administrativo sobre el mejoramiento de la calidad administrativa Al reducir los gastos administrativos por los procedimientos se obtendrá un mayor eficeinte desarrollo administrativo, se simplificaran tareas, reducen costos etc. Además se debe establecer puntos de control para eliminar errores.

*Reducción de Costos La eficiencia de los procedimientos permitirán en gran medida la efectividad con la que se use la mano de Obra y las máquinas.

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