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TRABAJO SISTEMAS ADMINISTRATIVO. Integrantes: Docentes: Segura Alicia Vargas Gisel Fecha de entrega: 1 INDICE: 3 Referencias 4 Circuito de compras 6 Narrativas de de compras 7 Cursograma de compras 9 Circuito pago a proveedores 11 Narrativas de pago a proveedores 12 Cursograma de pago a proveedores ...

Description

TRABAJO PRÁCTICO: SISTEMAS ADMINISTRATIVO.

Integrantes:

Docentes:  

Segura Alicia Vargas Gisel

Fecha de entrega: 12/06/2017

1

INDICE: -

Introducción

3

-

Referencias

4

-

Circuito de compras

6

-

Narrativas de diseño de compras

7

-

Cursograma de compras

9

-

Circuito pago a proveedores

11

-

Narrativas de diseño pago a proveedores

12

-

Cursograma de pago a proveedores

13

-

Circuito de producción

15

-

Narrativas de diseño producción

16

-

Cursograma de producción

19

-

Circuito de ventas al mostrador

21

-

Narrativas de diseño ventas al mostrador

22

-

Cursograma de ventas al mostrador

24

-

Circuito de pago comisiones

26

-

Narrativas de diseño pago comisiones

27

-

Cursograma de pago comisiones

29

-

Circuito de recepción de mercaderías para exportar (depósito fiscal).

32

-

Narrativas de diseño recepción de mercaderías para exportar

33

-

Cursograma de recepción de mercaderías para exportar

34

-

Circuito cobranza

35

-

Narrativas de diseño de cobranza

37

-

Cursograma de cobranza

39

-

Bibliografía

42

-

Conclusión

42

2

INTRODUCCIÓN: Nuestro trabajo como grupo consultor de la filial Argentina “de Cicco” consiste en realizar un exhaustivo análisis, diagnóstico y diseño de los diferentes circuitos que posee la empresa, logrando que los procedimientos administrativos sean más eficientes. Como primera medida empezamos definiendo por cada circuito su respectivo alcance, las áreas intervinientes y la documentación requerida. Una vez analizada la narrativa de relevamiento enviada por la compañía, procedemos a realizar los respectivos cursogramas. Mediante un arduo análisis de los procedimientos, estableceremos las normas de control interno de cada sector que hayan sido vulneradas y los errores en dichos procesos, para luego reescribir las adecuadas narrativas de diseño, incluyendo mejoras y en algunos casos, sugerencias requeridas. Como última disposición, nuestra consultora deja expuestos los correspondientes cursogramas de diseño para cada uno de los sectores de la Cía. Desde nuestro equipo de trabajo esperamos que los cambios inducidos sean beneficiosos para el logro de sus objetivos de forma eficiente.

3

REFERENCIAS: -

Rutina no relevante o relevada

-

Documentos

-

Acción u operación

-

Alternativas

-

Archivo transitorio

-

Control

-

Archivo definitivo

-

Base de datos

-

Conectores

-

Comunicación informal

-

Comunicación o traslado

-

Puentes

-

Destrucción

-

Demora

Simbologías (según normas IRAM) Hay simbologías específicas para cada cursograma lo cual se detallan en las observaciones de los mismos. 4

Denominación

Descripción

Operación o acción

Representa toda acción de elaboración, modificación o incorporación de información, por ejemplo: emisión de un documento, incorporación de información sobre el mismo, autorizaciones, firmas, consultas.

Control

Representa toda acción de verificación: cotejo entre comprobantes, comprobación, constatación, examen sobre los datos contenidos en un soporte de información, verificación de cálculos, validez de autorizaciones, etc.

Demora

Representa toda detención transitoria del proceso en espera de un acontecimiento determinado.

Archivo Transitorio

Representa el almacenamiento sistemático en forma temporaria de elementos portadores de información. En estos tipos de archivos se realizan consultas sistemáticas por lo que deben presentar un ordenamiento adecuado a fin de ser posible efectuar modificaciones o procesamientos.

Archivo Definitivo

Representa el almacenamiento sistemático en forma permanente de elementos portadores de información. El carácter de permanente se refiere a que la documentación se retiene prolongadamente por disposiciones legales o a los fines de consultas durante los procedimientos.

Destrucción

Representa la eliminación de la información, se destruya o no el elemento portador de la misma.

Alternativa

Se utiliza para indicar que en el procedimiento pueden originarse distintos cursos de acción y opciones.

documentos

Representa el elemento portador de la información, ya sea escrita o electrónica.

Proceso no representado o no relevado

Representa el conjunto de acciones que se desconocen o que, definidas, no interesa representar. Normalmente comprende procedimientos que se realizan fuera de la organización o que no se explicitan a fin de simplificar la graficación o por falta de información acerca del procedimiento.

Traslado

Representa el traslado físico del elemento portador de información. La flecha indica el sentido de la circulación. Es el símbolo que une a los otros símbolos del procedimiento.

Toma de información

Representa el desplazamiento de la información sin desplazamiento físico de los elementos que intervienen en el proceso. La flecha indica el sentido de circulación. Se utiliza para indicar todo dato que se extrae de un archivo, listado, etc. para ser incorporado al circuito administrativo.

Conector

Representa el nexo entre procedimientos o procesos. Se aplica para: Conectar cursogramas entre sí. Conectar procedimientos graficados en varias páginas. Conectar partes distantes de un cursograma.

CIRCUITO DE COMPRAS: Normas vulneradas, observaciones y sugerencias: 

Problema: Almacenes no ha realizado la correspondiente solicitud de compra para dar inicio al circuito. Solución: Realizar la debida solicitud de compra al proveedor. 5



Problema: Compras no ha consultado el fichero de proveedores para seleccionar los posibles vendedores. Solución: Que compras consulte los ficheros de stock y seleccione los vendedores.



Problema: No se emitió el pedido de cotización al proveedor seleccionado. Solución: Elegir el proveedor adecuado y emitir el pedido de cotización.



Problema: Compras no controla la cotización recibida con lo solicitado. Solución: Compras de acuerdo a lo solicitado, deberá comparar las cotizaciones recibidas con el pedido de cotización, en base a la cual se tomará la decisión adecuada.



Problema: Costos destruye el cuadriplicado de la orden de compra. Al destruir un documento vulnera una de las normas generales más importantes. Solución: Los documentos no deben ser destruidos, sino que deben ser archivados para un posterior control.



Problema: Almacenes recibe la mercadería y remitos. Solución: Quien debe recibirla es el área de recepción y luego enviar la mercadería con un informe de recepción a Almacenes.



Problema: Almacenes sella y firma el duplicado del remito. Solución: Recepción es quien debe hacer esta tarea.

Sugerencias: 1. Incorporar el área de Recepción para lograr un mayor control. 2. Que los proveedores emitan los remitos por duplicado en forma correlativa.

Narrativa de diseño: 1. Almacenes: Prepara la solicitud de compra por duplicado. 6

Remite a compra el original y archiva transitoriamente la copia por fecha de cumplimiento 2. Compras: Recibe original de la solicitud de compra emitida por Almacenes. Analiza la operación de compra y aprueba o rechaza requerimiento. Si lo rechaza archivará definitivamente el original de la solicitud de compra insertándole un sello de rechazada e informando a Almacenes el motivo de tal decisión. Si lo aprueba, consulta el fichero de proveedores con el objeto de seleccionar aquellos más afines a la naturaleza del pedido, para proceder a solicitar las cotizaciones. Emite el pedido de cotización por duplicado enviando el original al Proveedor seleccionado y archiva transitoriamente el duplicado del pedido de cotización con el original de la solicitud de compra. 3. Proveedor Recibe el original del pedido de cotización. Remite cotizaciones al sector Compra. 4. Compras: Recibe la cotización. Coteja las cotizaciones recibidas con el duplicado del pedido de cotización. Si está conforme con la cotización adjudica la compra, confeccionando las órdenes de compra en cuatro ejemplares. Distribuyendo este documento de la siguiente manera: Original a Proveedores Duplicado a Recepción. Triplicado a Costos; y Cuadriplicado lo archiva por orden numérico creciente del número de orden de forma transitoria. Archiva en forma definitiva el original de la solicitud de compra por orden correlativo junto con el duplicado del pedido de cotización. 5. Recepción: Recibe el duplicado de la orden de compra y lo archiva en forma alfabética por nombre del proveedor de forma transitoria. 6. Costos: Recibe el triplicado de la orden de compra, anulando el mismo.

7. Proveedor: Entrega los artículos en recepción juntos con el original y duplicado de los remitos. Requiere sello y firma en la copia del remito.

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8. Recepción: Todos los días lunes atiende a los proveedores recibiendo los artículos con los ejemplares del remito. Controla los artículos con el duplicado de la orden de compra y los ejemplares del remito del Proveedor. Si todo coincide sella y firma la copia del remito y lo devuelve al Proveedor. Emite el parte o el informe de recepción en tres ejemplares, distribuyendo de la siguiente manera: Original a compras. Duplicado y triplicado a Almacenes. En caso de que los remitos tengan problemas son devueltos al Proveedor junto con la mercadería, previa emisión de un comprobante de devolución, cuyo original se remite al mismo, luego de firmar el duplicado que se archivará transitoriamente hasta que el pedido se ajuste a la orden de compra. A continuación realizamos el correspondiente cursograma de diseño:

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CIRCUITO PAGO A PROVEEDORES

Normas vulneradas, observaciones y sugerencias :

   



  

Problema Cuantas a pagar revisa las facturas que deben ser abonadas. Solución Las facturas deben ser revisadas junto con el resto de la documentación del legajo de compra (OC duplicado, IF original, R original). Problema : Tesorería emite la orden de pago por duplicado. Solución : Las orden de pago deben ser emitidas por cuentas a pagar, ya que es el sector al que le corresponde. Problema : Las Facturas que no corresponden ser abonadas todavía, son devueltas a Cuentas a Pagar. Solución : Las Facturas que no corresponde ser abonadas, se archivaran transitoriamente hasta el momento de serlo. Problema : Se remite la Factura, original de la Orden de pago y el Cheque al área de Compras. Se archiva la copia de la Orden de Pago en el sector. Solución : Se remite la Factura original, Orden de pago duplicado, Remito original y el original del Informe de Recepción junto con el Cheque a Gerencia Administrativa. Se archiva el original de la Orden de Pago. Problema : Compras controla la documentación y coloca la primera firma en el Cheque y envía a Gerencia Administrativa toda la documentación, es decir, el legajo de compra y lo remite Tesorería. Solución: Tesorería es quien controla dicha documentación, coloca la primera firma en el cheque y lo envía a Gerencia Administrativa junto con toda la documentación, quien coloca la segunda firma y remite a proveedores. Problema : Tesorería remite el legajo de compras junto con la Orden de pago a Compras. Solución : Tesorería remite el legajo de compras junto con la Orden de pago a Cuentas a pagar. Problema : Compras archiva definitivamente la documentación. Si hubiese detectado algún error al controlarla, emite una nota dejando constancia de ello enviándolo a Tesorería en donde se archiva provisoriamente Solución : Cuentas a pagar realiza un control sobre la documentación. De estar de acuerdo archiva definitivamente la documentación en caso contrario emite una nota que es enviada a Tesorería.

Sugerencias: 1-Estimamos llamar cuentas a pagar el área de contaduría. 2-Luego de efectuar el pago debe ser emitido el recibo en dos copias.

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Narrativa de diseño:

1. Cuentas a pagar: Recibe la documentación del departamento de compra el duplicado de la orden de compra y de recepción: El original del informe de recepción y el original de remito 2. Proveedor: Envía la factura a Cuentas a pagar. 3. Cuentas a pagar: Recibe la factura, Realiza el control de la factura (original), remito (original), informe de recepción (original) y la orden de compra (duplicado). En caso de estar de acuerdo confecciona la orden de pago por triplicado. Remite a Tesorería los dos primero ejemplares y archiva la última copia. Envía a Tesorería el resto de la documentación. En caso contrario remite la documentación a otra área para ser tratada. 4. Tesorería: Recibe el legajo de compras y la orden de pago (origina y duplicado). Efectúa en base a lo recibido el debido control. Si todo esta correcto, procede a emitir el Cheque de pago al proveedor. Le coloca la primera firma enviándolo a Gerencia Administrativa. Archiva transitoriamente el original de la orden de pago. Envía la documentación del legajo de compra junto el duplicado de la orden de pago a Gerencia Administrativa. 5. Gerencia Administrativa: Recibe toda la documentación y el Cheque. En base a lo recibido, realiza el correspondiente control, de estar de acuerdo coloca la segunda firma al Cheque y lo envía al proveedor. Envía el resto de la documentación sellada a Cuentas a pagar. 6. Proveedor: Emite el recibo en dos copias, envía a Cuentas a pagar el original y archiva la copia transitoriamente en el sector. 7. Cuentas a Pagar: Controla toda la documentación (duplicado de la orden de compra, originales del informe de recepción, del remito y de la factura y el duplicado de la orden de pago) con el recibo. Archivando todo definitivamente. Si es detectado algún error en la documentación emite una nota dejando constancia de ello a Tesorería.

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CIRCUITO DE PRODUCCIÓN Normas vulneradas, observaciones y sugerencias: 

Problema: Distribución incorrectas de las órdenes de Producción. Solución: Distribuirla correctamente -original a Fábrica, -duplicado a Costos, - triplicado se archiva transitoriamente en el sector.



Problema: Fabrica confecciona el pedido de materiales. Solución: El pedido de materiales lo debe confeccionar sectores varios, siendo fabrica quien debería comunicarle la necesidad a este



Problema: El responsable de Fábrica firma los ejemplares del pedido de materiales. Solución: La firma debe ser del responsable de Almacenes solamente en el documento triplicado.



Problema: Las copias del pedido de materiales no fueron distribuidas por almacenes correctamente. Solución: Las copias se distribuyen de la siguiente manera, - el duplicado, el triplicado firmado y los artículos a sectores varios, -original se archiva después de haber verificado si había stock.



Problema: Se realiza un control de la firma de los pedidos de materiales. Solución: La acción de controlar no es correcta si no que debe, asegurarse de la firma.



Problema: Fabrica controla el envió de Almacenes. Solución: Sectores Varios es el encargado de controlar el envió de Almacenes.



Problema: Fabrica firma las dos primeras copias del pedido de materiales archivando el cuadriplicado Solución: Sectores Varios debe firmar duplicado del pedido materiales y archivar en forma definitiva el cuadriplicado.



Problema: Fabrica archiva definitivamente el triplicado. Solución: Fabrica lo puede archivar solo transitoriamente ya que luego este documento es enviado a Contabilidad de Almacenes

Sugerencias: -

Convenimos remplazar el área de Costos por el área de Contabilidad de Almacenes.

Da conformidad en el duplicado del pedido y lo devuelve a Almacenes junto con el triplicado del pedido.Archiva definitivamente el cuadriplicado del pedido de materiales.

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Narrativa de diseño: Planeamiento y Control: Emite orden de producción por triplicado, distribuyendo: Original a Fábrica. Duplicado a Contabilidad de Almacenes. Triplicado lo archiva por número de artículo. La orden de producción circula por los distintos sectores de Fábrica quienes dejan constancia de su intervención hasta completar el proceso productivo. Si en algunos de los sectores se detecta necesidades de materia prima se informa a Sectores Varios. Sectores Varios: Se le informo una necesidad de materia prima. Confecciona pedido de materiales por cuadriplicado, enviando original y dos copias (duplicado y triplicado) a Almacenes, archiva transitoriamente el cuadriplicado. Almacenes: Recibe el original y los ejemplares del pedido de materiales. Controla el pedido de materiales con la ficha de stock. Si hay stock suficiente, la persona encargada de Almacenes coloca su firma en el triplicado del pedido de materiales. Remite el triplicado firmado con el duplicado del pedido de materiales y los artículos al sector solicitante. Requiere conformidad en el duplicado del pedido de materiales. Archiva transitoriamente el original del pedido de materiales. De lo contrario confecciona el pedido de reposición correspondiente por duplicado. El original se envía a Compras para dar inicio a este circuito, y el duplicado se archiva transitoriamente. Sectores Varios: Controla los artículos y los pedidos de materiales enviados por Almacenes. Da conformidad en el duplicado del pedido y lo devuelve a Almacenes junto con el triplicado del pedido.Archiva definitivamente el cuadriplicado del pedido de materiales.

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Almacenes: Recibe el duplicado del pedido de materiales conformado junto con el triplicado firmado. En base a dichas copias asienta los movimientos de stock en su ficha de stock. Archiva el duplicado del pedido de materiales. El original y el triplicado firmado del pedido de materiales son enviados a Contabilidad de Almacenes. Contabilidad de Almacenes: Recibe el original y triplicado del pedido de materiales para valorizar el pedido. De estar de acuerdo lo valoriza y envía el original a Almacenes, archiva transitoriamente el triplicado firmado. De lo contrario anula ambos documentos y los archiva transitoriamente. Almacenes: Recibe el original del pedido de materiales valorizado y lo envía a Fábrica. Fabrica: Recibe el original del pedido de materiales valorizado enviado por Almacenes. Cuando un artículo haya pasado por el último proceso productivo, en base al original del pedido de materiales, confecciona parte de producción por cuadriplicado. Remite copias (duplicado, triplicado y cuadriplicado) a Almacenes junto con el artículo. Archivando transi...