Word 2016 PDF

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1 INTRODUCCIÓN Ms Word es un tratamiento de textos que permite escribir cualquier tipo de documentos: informes, correspondencia, cartas de trabajo, mailings, revistas y manuscritos. Es muy útil y flexible para mantener expedientes al día, tales como listas de correos, negocios, solicitudes de trabajo, etc., que están cambiando continuamente. Se puede utilizar Word para crear documentos que combinen texto con gráficos, objetos multimedia, sonidos, y es posible publicar los documentos en papel (medio tradicional), en la Web, vía correo electrónico, fax, o cualquier otro medio electrónico. Este tratamiento de textos lo podemos utilizar desde el nivel más sencillo, para principiantes, hasta el nivel más complejo con el editor de Visual Basic, para usuarios avanzados. Word es un procesador de textos y también un programa capaz de combinar texto, imágenes, información proveniente de otros progra mas, etc y, totalmente capacitado para la Web. Microsoft Word 2016 facilita la colaboración y navegación en documentos largos. Las nuevas características están orientadas a perfeccionar el documento terminado. Con esta nueva versión, podrá disfrutar de las ventajas en su explorador y en su teléfono móvil. Word 2016 a mplía características mejoradas de formato de texto, así como amplía la gama de conjuntos estilísticos y de formato de números. También mejora los efectos artísticos en las imágenes y en el texto.

EMPEZAR CON UNA PLANTILLA . Al abrir Word 2016, se le ofrece una selección de nuevas plantillas para ayudarle a comenzar a trabajar junto con una lista de los últimos documentos visualizados de modo que puede retornar rápidamente la actividad donde la dejó. Si no prefiere utilizar plantillas, haga clic en Documento en blanco. Cuando se trabaja en un documento a partir de un tipo de plantilla concreto, como por ejemplo un informe, se puede seleccionar formato en una galería de portadas con formato previo, incluir citas y encabezados y pies de página para que los documentos den la sensación de estar más elaborados. Si se desea personalizar el contenido con formato previo o si en la organización se usa con frecuencia el mismo fragmento de contenido, como textos de limitación de responsabilidad legal o información de contacto de los clientes… se pueden crear bloques de creación personalizados seleccionándolos en la galería con sólo hacer clic. También puede incluir nuevas portadas.

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En la ficha Insertar, las galerías incluyen elementos diseñados para coordinar con la apariencia general del documento. Es posible hacer uso de las galerías, para insertar tablas, encabezados, pies de página, listas, portadas y otros bloques de texto de creación del documento. Cuando se crean imágenes, organigramas o diagramas, también se coordina n con la apariencia actual del documento.

MODO DE LECTURA Disfrutar de la Lectura. Word 2016 ofrece una nueva vista de lectura clara y cómoda. Muestra los documentos en la pantalla en columnas de fácil lectura. La herramienta de modificación se ha eliminado, pero seguirá teniendo acceso a las herramientas que son siempre útiles para leer, como Definir, Traducir y Buscar en Internet. Reanudar Lectura Cuando vuelva a abrir un documento, podrá seguir leyendo justo en el punto en el que lo dejó. Word 2016 recordará dónde se encontraba, aunque abra un documento en línea desde un PC distinto.

VIDEOEN LINEA Inserte vídeos en línea para verlos directamente en Word sin salir del documento, así seguirá concentrado con el contenido. Agregue imágenes de servicios de fotografía en línea sin necesidad de guardarlas previamente en el PC. Con Word 2016, puede crear documentos más bonitos y atrayentes y puede trabajar con más tipos de elementos multimedia, como vídeos en línea, imágenes. Incluso puede abrir archivos PDF y editar su contenido tal y como lo haría con sus documentos de Word.

GUÍAS DINÁMICAS DE ALINEACIÓN Y DISEÑO. Obtenga una vista previa dinámica cuando cambia el tamaño de formas y fotografías o las cambia de ubicación en un documento. Las guías de alineación permiten alinear gráficos, 2

fotografías y diagramas con el texto más fácilmente. Al arrastrar la imagen por el documento aparecen unas guías de color verde que nos ayudarán a alinear la imagen con los elementos de la página.

TRABAJAR EN EQUIPO Trabaje con otros usuarios con herramientas de colaboración simplificadas. Guarde y comparta archivos en la nube La nube escomo un almacén de archivos en el cielo. Puede acceder a ella siempre que esté conectado. De este modo, es sencillo compartir un documento o SharePoint o OneDrive. Desde allí puede acceder y compartir los documentos de Word, las hojas de cálculo Excel, así como otros archivos de Office. Incluso puede trabajar junto a sus compañeros en el mismo archivo, al mismo tiempo. Responder a comentarios y marcarlos como listos.

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Los comentarios disponen ahora de un botón para responder. Puede debatir los comentarios y hacer un seguimiento de estos junto al texto correspondiente. Si un comentario ya se ha abordado y no es necesario prestarle más atención, puede marcarlo como listo. Se atenuará para pasar a un plano secundario, pero la conversación se conservará por si necesita regresar a ella más adelante.

VENTANA DE DOCUMENTO Una vez arrancado el programa, aparecerá en la pantalla la ventana del documento, en la cual observaremos las características propias de una ventana de Windows, así como otras que son exclusivas de Ms Office Word, vamos a destacar en primer lugar aquellos nuevos elementos que aporta MS Office Word 2016:

2.1.

LA VENTANA DE DOCUMENTO DE OFFICE WORD 2016

Cinta de opciones La cinta de opciones aparece en la parte superior de la ventana de Word 2016, y está formada por fichas, grupos lógicos. La Ficha Archivo se ma ntiene, una pestaña azul en el lado izquierdo de la pantalla y la barra de herramientas de acceso rápido.

La cinta de opciones, sustituye a los antiguos menús del programa, mediante estas opciones se llevan a cabo la mayor parte de las operaciones llevadas a cabo en Word. En esta cinta aparecen una serie de opciones a modo de pestañas (o de fichas), de manera original aparecerá el nombre de todas ellas, y sólo una abierta o desplegada con todos los comandos a los que da lugar. Aunque también existe la posibilidad de minimizar la cinta de opciones, de esta forma sólo aparecerán los nombres de cada una de las pestañas, y para ver su contenido será necesario hacer clic sobre su nombre. Para minimizar la cinta de opciones podemos seguir uno de estos dos procedimientos: 3

Mediante la opción que aparece en el menú desplegable de la barra de herramientas de accesos rápidos. Colocándonos sobre cualquier lugar de la cinta de opciones y pulsando el botón derecho del ratón nos aparecerá un menú, en el podemos marcar o desmarca la opción correspondiente a minimizar la cinta de opciones, (Contraer la cinta de opciones) que aparecerá marcada o no, en función de su estado actual. Haciendo doble clic sobre la ficha activa desaparece la cinta de opciones permaneciendo exclusivamente el nombre de cada una de las fichas. Para que vuelva a aparecer la cinta de opciones solo tendremos que volver a hacer clic sobre la ficha activa. Dentro de la cinta de opciones podemos distinguir distintos componentes: las fichas o pestañas, fichas contextuales, grupos, comandos (inicia dor de cuadros de diálogo, opción de menú con una punta de flecha rellena hacia abajo, opción de menú con punta de flecha rellena hacia la derecha, opciones de botón, opciones con una ventana izquierda sensible, menús contextuales, mini barra de herramientas… Personalizar la Cinta de Opciones Para personalizar la Cinta de Opciones: 1. Entrar en la pestaña Archivo y seleccionar el botón Opciones para abre el cuadro de diálogo Opciones de Word.

2. Escoger la categoría Personalizar cinta de opciones.

A la izquierda aparece una serie de comandos que podemos introducir en la cinta de opciones, mostrándose por defecto los comandos más utilizados. Se puede cambiar la lista de comandos seleccionando una categoría diferente en Comandos disponibles en (la opción Todos los comandos muestra la lista entera de los comandos disponibles). La lista de la derecha muestra una lista de las pestañas predeterminadas de la Cinta de Opciones. Se puede cambiar la lista de pestañas selecciona ndo una categoría diferente de la lista Personalizar la lista de opciones (la opción Todas las fichas muestra la lista entera de fichas, y la opción Fichas de herramientas muestra sólo la lista de pestañas contextuales. 4

A la izquierda del nombre de cada pestaña aparece el símbolo más (+) que permite ver la lista debajo del nombre de cada pestaña donde aparecen todos los grupos y comandos relacionados con la pestaña seleccionada. Al hacer clic en el signo menos (-) word oculta todos los grupos y comandos visualizando únicamente el nombre de la pestaña. De forma similar funciona el signo más y menos a la izquierda de cada nombre de grupo. A la derecha de ambos símbolos de cada pestaña aparece una casilla de verificación. Si deseleccionamos esta casilla esta pestaña no se mostrará en la Cinta de Opciones. Todos los comandos listados en los grupos de pestañas predefinidas aparecen en gris debido a que no se puede renombrar o reordenar los comandos listados en los grupos por defecto. Sin embrago sí es posible renombrar o reordenar los nombres de los grupos de las pestañas predefinidas, renombrar o reordenar los nombres de las pestañas por defecto, añadir grupos personalizados a las pestañas y añadir comandos a esos grupos personalizados de las pestañas predefinidas. También se puede crear pestañas y añadir grupos y coma ndos a la nueva pestaña para personalizar la Cinta de Opciones.

Para crear una pestaña personalizada hacer clic en el botón Nueva pestaña. word añade la ficha con el nombre Nueva ficha (personalizada) y un nuevo grupo debajo de esta ficha con el nombre Nuevo grupo (personalizada). Para cambiar el nombre de la ficha personalizada o el nombre del grupo personalizado después de seleccionarlos hacer clic en el botón Cambiar nombre. Al cambiar el nombre a un grupo personalizado se puede elegir un icono que represente al grupo. Si se añade el grupo entero a la barra de herramientas de word rápido word muestra su icono . Para añadir un comando al grupo personalizado hay que buscar un comando de la lista de la izquierda y hacer doble clic sobre él o seleccionarlo y hacer clic en Agregar. Con el botón Quitar se elimina del grupo personalizado. Para añadir grupos adicionales a la pestaña personalizada o a las pestañas predefinidas de word hay que hacer clic en el botón Nuevo grupo. Word muestra por defecto las etiquetas de los comandos personalizados de la Cinta de Opciones. Si no se desea mostrar estas etiquetas hay que hacer clic con el botón derecho en el grupo personalizado y escoger la opción Ocultar etiquetas de comando.

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Para eliminar un grupo personalizado de cualquier pestaña de la Cinta de opciones o una pestaña personalizada debemos seleccionar el grupo o la pestaña de la lista de la derecha y hacer clic en el boton Quitar. Si se desea restablecer una pestaña predeterminada de la Cinta de opciones a los grupos y coma ndos por defecto hay que seleccionarla y hacer clic en el botón Restablecer escogiendo la opción Restablecer únicamente la pestaña de cinta seleccionada. Para eliminar todas la personalizaciones hacer clic en el botón Restablecer escogiendo la opción Restablecer todas las personalizaciones. Si desea mos exportar las personalizaciones a un archivo que se puede importar a otros ordenadores que tengan instalado Word 2016, hacer clic en el botón Importar o Exportar seleccionando la opción Exportar todas las personalizaciones. Las fichas/pestañas Word 2016 mantiene la serie de fichas que se distribuyen (como una cinta) por la parte superior de un documento. Tal como se muestra a continuación, la idea que subyace tras estas fichas es que las opciones de formato sean más fáciles de encontrar y que requieran menos clics del ratón. Es una ventaja para la productividad. Las cintas son dinámicas, lo cual significa que cuando se cambian las tareas, las fichas se mueven. Word 2016 tiene fichas para la escritura, inserción, diseño de páginas, trabajo con referencias, redacción de correos electrónicos y revisión de documentos. Existen ocho fichas clasificadas por sus diferentes contenidos: Inicio, Insertar, Diseño, Formato, Referencias, Correspondencia, Revisar, Vista Herramientas contextuales o fichas contextuales Las herramientas contextuales (también denominadas fichas contextuales o fichas adicionales) permiten trabajar con un objeto que se seleccione en la página, como tablas, imágenes o dibujos. Al hacer clic en ese objeto, junto a las fichas estándar aparece el conjunto pertinente de herramientas contextuales con un color resaltado.

Aparecerán nuevas fichas adicionales a las antes enumeradas en el momento en el que estas fichas sean necesarias para nuestro trabajo. Por ejemplo, aparecerá una ficha correspondiente a tablas cuando estemos trabajando con ellas, donde se recogerán todos los coma ndos que necesitemos, y desaparecerá cuando ya no estemos trabajando con ellas, manteniéndose siempre las siete fichas fijas que hemos comentado. Los grupos

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Incluidos en cada ficha dividen las tareas en subtareas. Los grupos lógicos, son un grupo de comandos que están relacionados de acuerdo a la función que cumplen, el nombre del comando aparece en la parte inferior del grupo. Dentro de cada una de las fichas existen una serie de grupos de elementos con una serie de características homogéneas que aparecen por ello agrupados en grupos y enmarcados dentro de rectángulos. Los botones de comando En cada grupo ejecutan un coma ndo o muestran un menú de coma ndos. Barra de herramientas de acceso rápido La Barra de herramientas de acceso rápido permanece visible en la parte superior de la ventana de Word y proporciona acceso rápido a herramientas que se utilizan con frecuencia. Se puede personalizar la Barra de herramientas de acceso rápido agregándole comandos.

Los coma ndos predeterminados son los que más se usan, como Guardar (guarda los cambios realizados en el objeto actualmente seleccionado), Deshacer (deshace el último cambio efectuado sobre un objeto o registro) y Rehacer (cancela el último ca mbio Deshacer realizado sobre un objeto o registro). Para personalizar la barra de herramientas de acceso rápido: 1. Hacer clic en dentro de la barra de herramientas que quiera personalizar con el botón derecho del ratón. 2. Hacer clic en Personalizar barra de herramientas de acceso 3. En el cuadro de diálogo Opciones de Word, seleccionar el comando o los comandos que se desean agregar y, a continuación, haga clic en Agregar. 4. Para quitar un coma ndo, seleccionarlo en la lista a la derecha y, a continuación, hacer clic en Quitar. Es posible cambiar la lista de comandos internos que se pueden seleccionar. De forma predeterminada la lista muestra comandos de la categoría Comandos más utilizados, pero se puede cambiar a una categoria distinta desplegando la lista Comandos disponibles en. Justo debajo de la lista de comandos disponibles hay una opción Mostrar la barra de herramientas de acceso rápido por debajo de la cinta de opciones que permite cambiar la ubicación de dicha barra. Si se añade, elimina o modifica los comandos mostrados en la lista de la derecha al seleccionar Para todos los documentos (predeterminado), en la lista Personalizar barra de herramientas de acceso rápido, los cambios se reflejarán en todos los documentos de Word.

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Para exportar la personalización de la barra de herramientas mediante un archivo que se puede importar en otro ordenador, hacer clic en el botón Importar o Exportar eligiendo la opción Exportar todas las personalizaciones (.exportedUI). Para importar un archivo de personalización elegir la opción Importar archivo de personalización dentro del mismo cuadro. Iniciadores de cuadros de diálogo Los iniciadores de cuadros de diálogo son pequeños iconos que aparecen en ciertos grupos. Al hacer clic en un Iniciador de cuadros de diálogo se abre un cuadro de diálogo o un panel de tareas relacionado, que proporciona más opciones relacionadas con dicho grupo.

Se denomina la pequeña flecha que aparece en la esquina inferior derecha de algunos de los grupos que aparecen en la cinta de opciones, y que permiten tener acceso a aquellas opciones que aparecían visibles en versiones anteriores de Word y ahora aparecen ocultas. Opción de menú con una punta de flecha rellena hacia abajo En algunos de los botones de MS Office aparece una flecha, esto indica que tiene más opciones de las que puede mostrar; al hacer un clic sobre esta opción se desplegará otro menú de Word que muestra todas las opciones de esta sección.

Opción de menú con una punta de flecha rellena hacia la derecha Estas opciones aparecen dentro de una de las anteriores, y al hacer un clic sobre esta opción se desplegará otro menú de Word. Existen submenús.

Opciones con una ventana izquierda sensible En este caso el usuario puede hacer un clic en la casilla a la izquierda de la opción y activarla, una opción activada tiene un símbolo de verificado.

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Menús contextuales Los menús contextuales o rápidos aparecen al pulsar el botón derecho del ratón, dependiendo de la posición del puntero del ratón el menú contendrá unas opciones u otras. Se podría decir que el menú contextual tiene las opciones que se pueden aplicar sobre el objeto o lugar en que nos encontramos.

Mini barra de herramientas Word 2016 permite tener acceso de ma nera rápida a los coma ndos de formato media nte la mini barra de herramientas. Esta barra aparece de manera atenuada cuando seleccionamos el texto al que queremos dar formato, si señalamos con el puntero del ratón esta mini barra, se activará y podremos elegir las opciones que deseemos para dar formato al texto seleccionado.

Comandos acceso rápido El método más rápido para acceder a las opciones de Word es hacer un clic con el ratón sobre ellas. Word 2016 da protagonismo a la tecla ALT.

En el caso de que deseemos acceder a las distintas opciones a partir del teclado, podemos pulsar la tecla ALT, de este modo aparecerán en la ventana sobre cada uno de los comandos disponibles, una letra se corresponde con el acceso a las mismas a través del teclado. Para ocultar estas etiquetas, simplemente pulse ALT de nuevo o haga clic en cualquier punto de la pantalla. 9

Una vez que conocemos las teclas que corresponde a cada una de estas opciones, para acceder a cada una de ellas por el teclado debemos pulsar la tecla ALT junto con la que nos indica en este momento la ventana. En el caso de los menús desplegables que aparece en algunas de estas opciones, bastará pulsar la tecla ALT junto con la que aparece subrayada en cada uno de los casos. Otro método para acceder a las diferentes opciones del programa es pulsando la tecla de función F10 o desplazarse por ellos mediante las teclas de movimiento del cursor, para acceder a una de las opciones pulsaremos la tecla ENTER cuando estemos sobre la opción. La aplicación nos permite incluir los comandos que necesitemos de la cinta de opciones en la barra de accesos rápidos, de una ma nera muy cómoda, colocándonos sobre los iconos de dichos coma ndos y haciendo clic con el botón derecho del ratón, de esta manera obtendremos un menú contextual en el cual podremos elegir la opción de Agregar a la barra de herramientas de acceso rápido.

Además, cada vez que coloquemos el puntero del ratón sobre cualquiera de los elementos de la ventana, aparecerá a los pocos segundos una ventanita explicativa de las funciones del elemento sobre el que nos encontramos.

2.2

ELEMENTOS DE LA VENTANA DE DOCUMENTO

En los siguientes apartados se van a describir los elementos existentes en la versión Word 2016. La Barra de Título

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La barra de título situada en la parte su...