Word-RP - Vorlesungsnotizen 1-13 PDF

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Summary

Zusammenfassung und Mitschrift zum Thema Word von OLAT...

Description

Funktionen von Textverarbeitungsprogrammen Texterfassung Textkorrektur

 

Layoutgestaltung (Formatierung) Textarchivierung

 

Zusatzfunktionen 

Rechtschreibprüfung, Silbentrennung, Thesaurus



Tabellen Formulare



Gliederung Fußnoten Querverweise

  



Verzeichnisse (Inhaltsverzeichnis, Abbildungsverzeichnis) Formel-Editor



Serienbriefe, Adressetiketten



Allgemeine Anwendungsgebiete der Textverarbeitung 

Korrespondenz



Hausarbeiten, Diplomarbeiten, Bachelorarbeiten Veröffentlichungen (Zeitung, Zeitschrift, Buch)



Betriebswirtschaftliche Anwendungsgebiete der Textverarbeitung Geschäftskorrespondenz Hausmitteilungen

 

Formularerstellung Werbematerial/Prospekte insb. mit Desktop Publishing (DTP)

 

Produktinformation Geschäftsbericht

 

Betriebswirtschaftliche Vorteile einer DV-gestützten Textverarbeitung  

Zeiteinsparungen einfache Korrekturmöglichkeiten



automatische Nummerierung der Gliederung



automatische Erstellung eines Inhaltsverzeichnisses aus der Gliederung Kosteneinsparungen bedingt durch Zeiteinsparungen

   



Qualitätsverbesserungen umfangreiche Layoutgestaltungsmöglichkeiten Verwendung des Formel-Editors (Formeln müssen nicht mehr per Hand eingefügt werden) Fehlervermeidung aufgrund automatischer Nummerierung

Der Word-Bildschirm

Absätze festlegen Um leicht erkennen zu können, wie ein Text in Absätze gegliedert ist, kann man die Absatzmarken sichtbar machen. Hierzu müssen Sie im Register in der Gruppe auf die Absatzmarke klicken. Es werden daraufhin die Absatzmarken und weitere ausgeblendete Formatierungssymbole angezeigt. Markieren Markierungen sind in Word erforderlich, um kenntlich zu machen, auf welche Textteile sich die nachfolgenden Befehle beziehen sollen. So muss z.B. vor dem Kopieren von Text der entsprechende Textteil markiert werden, um den

nachfolgenden Kopiervorgang auf diese Passage zu beziehen. Eine Markierung ist möglich für folgende Textteile: Zusammenhängender Textteil Positionieren Sie den Mauszeiger direkt vor dem ersten zu markierenden Zeichen. Drücken Sie die linke Maustaste und ziehen Sie die Maus bei gedrückter Maustaste bis hinter das letzte zu markierende Zeichen. (Der markierte Bereich wird farblich gekennzeichnet.)

Nicht zusammenhängende Textteile (disjunkt) Markieren Sie den ersten Textteil wie gewohnt. Drücken Sie anschließend die STRG-Taste und markieren Sie den nächsten Textteil bzw. die nächsten Textteile.

Vertikales Markieren Drücken Sie die ALT-Taste und ziehen Sie die Maus bei gedrückt gehaltener linker Maustaste über den Textbereich.

Formatieren Unter Formatieren wird das Festlegen des äußeren Erscheinungsbildes von Texten verstanden. Unformatierter Text

Formatierter Text

Formatierungsarten Word unterscheidet für jeden Text verschiedene Texteinheiten: 

Ein Abschnitt ist die gröbste Texteinheit. Alle Seiten eines Abschnittes weisen das gleiche Erscheinungsbild auf.



Ein Abschnitt kann verschiedenartig gestaltete Absätze enthalten, etwa mit unterschiedlichen Zeilenabständen.



Ebenso kann ein Absatz aus unterschiedlich formatierten Zeichen (z.B. verschiedene Schriftgrößen) bestehen. Dementsprechend unterscheidet man zwischen



Abschnittsformatierungen, Absatzformatierungen und



Zeichenformatierungen.



Abschnittsformatierung Mit der Abschnittsformatierung wird das Erscheinungsbild der Seiten eines Textes festgelegt.

Wichtige Formatierungsmerkmale für Abschnitte sind zum Beispiel:       

Seitenränder Papiergröße Ausrichtung der Seite (Hoch- oder Querformat) Rahmen am Seitenrand Kopf- und Fußzeilen Anzahl der Spalten auf einer Seite Fußnotenposition (Text- oder Seitenende) Festlegen eines Abschnittes Nach dem Aufruf eines neuen Dokumentes besteht dieses zunächst aus einem Abschnitt, d.h. das gesamte Dokument ist bezüglich der möglichen Abschnittsformatierungen identisch. Sind innerhalb eines Dokumentes verschiedene Abschnittsformatierungen erforderlich, sollen also z.B. kapitelweise unterschiedliche Kopfzeilen eingerichtet werden, so muss mit verschiedenen Abschnitten gearbeitet werden.

Zur Einrichtung eines neuen Abschnittes muss in Word ein Abschnittswechsel wie folgt eingefügt werden:  Setzen Sie den Cursor an die Stelle, an der der Abschnittswechsel erfolgen soll.  Wählen Sie im Register in der Gruppe den Befehl .  Klicken Sie dann unter an, wo der Abschnittswechsel beginnen soll.  Durch Klicken auf die Schaltfläche wird der Abschnittswechsel eingefügt. Dieser wird folgendermaßen am Bildschirm angezeigt:

Festlegen der Seitenränder Die Formatierungsmöglichkeiten zum Einrichten einer Seite sind im Register in der Gruppe zu finden. Wird dort der Befehl

angewählt, kann zwischen verschiedenen vorgegebenen Möglichkeiten ausgewählt werden oder aber es können unter beliebige Seitenränder vom Benutzer festgelegt werden.

Besteht ein Text aus mehreren Abschnitten und sollen die Seitenränder nur auf den aktuellen Abschnitt angewendet werden, muss der Cursor zuvor in diesem positioniert werden und im Fenster unter die Option gewählt werden.

Absatzformatierung Als Gestaltungsmöglichkeiten für das äußere Erscheinungsbild eines Absatzes sind besonders wichtig:   

Ausrichtung, Zeilenabstände, Vor- und Nachabstände,



Einzüge, Tabstopps (Tabulatoren) sowie



Rahmen.



Ausrichtung von Absätzen



Mit der Ausrichtung eines Absatzes wird festgelegt, an welchen gedachten Linien der Text ausgerichtet wird. Es existieren die Ausrichtungsarten linksbündig, zentriert, rechtsbündig und Blocksatz.

Zeilenabstände Der Zeilenabstand legt den vertikalen Abstand zwischen Textzeilen fest. In Word ist nahezu jeder beliebige Zeilenabstand wählbar. Der Zeilenabstand kann als  fester Abstand: in diesem Fall ist der Zeilenabstand überall gleich • Mindestabstand: definiert werden.

hier wird der Zeilenabstand bei Bedarf erhöht

Vor- und Nachabstand

Soll der Abstand zwischen zwei Absätzen größer sein als durch den Zeilenabstand erreicht wird, kann dieser durch die Definition eines Vor- bzw. Nachabstandes erhöht werden.

Der Vorabstand, auch als Anfangsabstand bezeichnet, legt fest, wie viele Zeilen zusätzlich zum Zeilenabstand vor dem Absatz frei gelassen werden. Entsprechend bestimmt man über den Nachabstand, wie viele Zeilen nach einem Absatz frei gelassen werden. Die Berechnungsvorschrift für den tatsächlichen Abstand zwischen zwei Absätzen lautet wie folgt: Zeilenabstand zweiter Absatz + Vorabstand zweiter Absatz + Nachabstand erster Absatz = tatsächlicher Abstand zwischen erstem und zweitem Absatz

Einzüge Einzüge legen den Abstand eines Absatzes zum linken bzw. rechten Seitenrand fest. Es existieren die folgenden Einzüge: linker Einzug, rechter Einzug, Erstzeileneinzug, hängender Einzug.

Die Einzugsarten sind z.T. kombinierbar. So kann z.B. für einen Absatz ein linker und ein rechter Einzug festgelegt werden oder aber ein linker Einzug mit einem

hängenden kombiniert werden. Tabstopps Sollen Zeichen an einer bestimmten Stelle in einer Zeile positioniert und ausgerichtet sein, ist dieses nur exakt möglich, wenn die Leerräume statt mit Leerzeichen durch Tabstopps (Tabulatoren) überbrückt werden. Es gibt - ähnlich der Absatzausrichtung verschiedene Ausrichtungsmöglichkeiten:  linksbündig,  zentriert,  rechtsbündig und  dezimal.

Rahmen Häufig möchte man um bestimmte Teile eines Textes Rahmen zeichnen. Im Zusammenhang mit der Absatzformatierung besteht die Möglichkeit, Absätze sowie (Zellen) in Tabellen einzurahmen bzw. an ausgewählten Seiten Linien zu ziehen.

Zeichenformatierung

Ein Zeichen ist die kleinste Texteinheit (z.B. Buchstaben, Zahlen oder Sonderzeichen, wie beispielsweise $, #). Mit Zeichenformatierungen wird die Gestaltung der Zeichen vorgenommen.

Vorgehensweise bei der Absatz- und Zeichenformatierung Hinsichtlich der Vorgehensweise bei der Absatz- und Zeichenformatierung muss unterschieden werden, ob die gewünschte Formatierung nur einmalig an einer bestimmten Stelle eines Textes vorkommt, oder ob eine Formatierung wiederholte Male benötigt wird. Wird beispielsweise in einem Text einmal ein Absatz mit einem linken und rechten Einzug in Kursivdruck benötigt, so wiederholt sich die spezielle Formatierung nicht im Text. Anders sieht es aus, wenn an mehreren Stellen Aufzählungsabsätze eingefügt werden, die identisch formatiert sein sollen. Bei einmaligem Auftreten einer Formatierung kann diese im Register über die Befehle der Gruppe für eine Zeichenformatierung und für eine Absatzformatierung durchgeführt werden. Wird eine bestimmte Formatierung für Zeichen oder Absätze mehrere Male benötigt, so empfiehlt sich die Formatierung mithilfe von so genannten Formatvorlagen.

Formatvorlagen Eine Formatvorlage enthält eine Gruppe von Formatierungsanweisungen, die einen bestimmten Namen hat und unter diesem immer wieder aufgerufen werden kann. Formatvorlagen lassen sich zum einen unterteilen in 

in Word bereits vorhandene Formatvorlagen



benutzerdefinierte Formatvorlagen und zum anderen in



Absatzformatvorlagen Zeichenformatvorlagen



Verknüpfte Formatvorlagen (Absatz und Zeichen)



Tabellenformatvorlagen



Listenformatvorlagen.



Vorhandene Formatvorlagen In Word ist bereits eine sehr große Zahl von Formatvorlagen vorhanden. Diese weisen Formatierungseinstellungen auf, die der Benutzer jedoch seinen Wünschen entsprechend ändern kann. Einige Formatvorlagen werden den Texteinheiten automatisch zugewiesen, andere müssen durch den Benutzer zugewiesen werden. Zur Erstellung von Haus-, Diplom- und Bachelorarbeiten kommen insbesondere

folgende Formatvorlagen zum Einsatz: Texteinheit Haupttext

Formatvorlagenname Zuweisung Standard (legt das globale Erscheinungsbild durch Benutzer fest) Aufzählungsabsätze Aufzählungszeichen, Aufzählungszeichen2, ... durch Benutzer Kopf- und Fußzeile Fußnoten

Kopfzeile, Fußzeile Fußnotenzeichen, Fußnotentext

automatisch automatisch

Gliederung

Überschrift 1, Überschrift 2, ...

durch Benutzer

Inhaltsverzeichnis

Verzeichnis 1, Verzeichnis 2, ...

automatisch

Seitenzahl

Seitenzahl

durch Benutzer

Klickt man rechts unten auf das Symbol in der Gruppe des Registers , erscheint das Dialogfeld . Hier kann man sich alle Formatvorlagen - insbesondere auch die in Word bereits vorhandenen Formatvorlagen - anzeigen lassen, indem man anklickt und dann unter die Option anwählt.

Benutzerdefinierte Formatvorlagen Benutzerdefinierte Formatvorlagen werden vom Anwender erstellt und müssen - im Gegensatz zu den in Word bereits vorhandenen Formatvorlagen - nach der Erstellung in jedem Fall noch den gewünschten Texteinheiten zugeordnet werden. Formatvorlagen können für beliebige Texteinheiten erstellt werden, sollten jedoch nicht für diejenigen definiert werden, für die in Word bereits Formatvorlagen existieren. Benutzerdefinierte Absatz- und verknüpfte Formatvorlagen, die nur eine geringe Änderung gegenüber dem globalen Erscheinungsbild aufweisen, sollten auf der Formatvorlage Standard basieren. Es ist daher notwendig, bevor überhaupt mit der Erstellung dieser benutzerdefinierten Formatvorlagen begonnen wird, zunächst die Formatvorlage Standard entsprechend den vorliegenden Wünschen zu ändern.

Grundsätzliches zur Texterfassung und Formatierung 1.

Bevor mit dem Schreiben in einem neuen Dokument begonnen wird, sollten als Erstes in der Formatvorlage Standard folgende Formatierungen vorgenommen werden: Schriftart und Schriftgröße, Absatzausrichtung,

Zeilenabstand, Vorabstand bzw. Nachabstand sowie ggf. weitere Kriterien. Dieses hat zwei Gründe . 2.

Soll eine Texteinheit ein von der Formatvorlage Standard abweichendes Aussehen erhalten, sollten die erforderlichen Absatz- und Zeichenformatierungen sofort nach der Texterfassung vorgenommen werden und nicht erst zu einem späteren Zeitpunkt, da dann die Gefahr besteht, dass sie vergessen werden. Dieses bedeutet konkret für die Formatierung mit Formatvorlagen: Die Zuweisung von Formatvorlagen sollte sofort, nachdem die entsprechende Texteinheit erfasst worden ist, vorgenommen werden. In Word bereits vorhandene Formatvorlagen sollten beim ersten Gebrauch entsprechend den Benutzerwünschen geändert werden. Benutzerdefinierte Formatvorlagen sollten beim ersten Auftreten des Bedarfs erstellt werden.

3.

Eventuell vorzunehmende Abschnittsformatierungen sollten entweder vor der Texterfassung realisiert werden, wie z.B. das Festlegen der Seitenränder, um frühestmöglich das genaue Erscheinungsbild des Textes vorliegen zu haben, oder beim ersten Auftreten, wie beispielsweise die Position der Fußnoten.

Ändern einer Formatvorlage  Aktivieren Sie das Dialogfeld , indem Sie rechts unten auf das Symbol in der Gruppe des Registers klicken. Bewegen Sie nun hier die Maus auf die gewünschte Formatvorlage und drücken Sie die rechte Maustaste. Alternativ können Sie auch mit der linken Maustaste auf das Häckchen am rechten Rand klicken.  Wählen Sie danach den Befehl .  Realisieren Sie die gewünschte Formatierung anschließend entweder über die Symbolleiste unter oder klicken Sie links unten auf die Schaltfläche .

Verlassen Sie anschließend das Fenster über . Dadurch werden die Änderungen der Formatvorlage gespeichert.

Erstellen einer benutzerdefinierten Formatvorlage Sie haben die Formatvorlage Standard nach Ihren Wünschen geändert und benötigen jetzt eine Formatvorlage, die sich hinsichtlich einiger Formatierungen von der Formatvorlage Standard unterscheidet.  Wählen Sie, wie unter dem Gliederungspunkt Formatvorlage zuweisen beschrieben, denjenigen Bereich, dem die Formatvorlage zugewiesen werden soll.  Dann klicken Sie, falls das Dialogfeld nicht angezeigt wird, rechts unten auf das Symbol in der Gruppe des Registers .  Als Nächstes klicken Sie zum Erstellen einer neuen Formatvorlage im



Dialogfeld auf das Symbol links unten . In der nun erscheinenden Dialogbox geben Sie der Formatvorlage einen Namen. Der Name sollte die Formatvorlage charakterisieren. Wählen Sie dann den Formatvorlagentyp und in dem Feld die Formatvorlage Standard.

Anschließend wählen Sie über die Symbolleiste unter oder über die Schaltfläche nacheinander die Optionen an, mit denen Sie die gewünschten Formatierungen vornehmen können.  Klicken Sie nun auf , damit die Formatvorlage erstellt und zugewiesen wird. 

Zuweisen einer Zeichen-, Absatz- und verknüpften Formatvorlage  Wenn Sie mit einer Zeichenformatvorlage arbeiten, markieren Sie diejenige Zeichenfolge, die mit der Formatvorlage formatiert werden soll.  Wollen Sie einem einzelnen Absatz eine Absatzformatvorlage zuweisen, so

genügt es, wenn der Cursor an einer beliebigen Stelle im Absatz steht. Soll mehreren zusammenhängenden Absätzen eine Absatzformatvorlage zugewiesen werden, müssen Sie sie markieren, und zwar beginnend an einer beliebigen Stelle im ersten Absatz und endend irgendwo im letzten Absatz.  Bei einer verknüpften Formatvorlage gehen Sie, wenn Sie für einen oder

mehrere Absätze die in der Formatvorlage eingestellten Absatz- und Zeichenformatierungen realisieren wollen, analog zur Absatzformatvorlage vor. Darüber hinaus können Sie einem Textbereich innerhalb eines Absatzes auch nur die in der Formatvorlage eingestellten Zeichenformatierungen zuweisen, ohne dass für den Absatz die Absatzformatierungen der Formatvorlage

realisiert werden. Hierzu müssen Sie den gewünschten Textbereich markieren.  Aktivieren Sie das Dialogfeld , indem Sie rechts unten auf

das Symbol in der Gruppe des Registers klicken. Bewegen Sie hier nun die Maus auf den Namen der gewünschten Formatvorlage und drücken Sie die linke Maustaste. Hinweis: Um zu überprüfen, welche Formatvorlage einem Textteil zugewiesen worden ist, müssen Sie diesen anwählen und den Formatinspektor aufrufen, indem Sie das Dialogfeld aktivieren und dort auf das Symbol für den Formatinspektor

klicken.

Vorteile des Arbeitens mit Formatvorlagen Zeitersparnis:

Formatierungen können allein durch Aufruf der entsprechenden Formatvorlage vorgenommen werden.

Vereinheitlichung:

Alle Textteile, denen dieselbe Formatvorlage zugewiesen ist, haben dieselbe Formatierung. Die Gefahr, dass Textteile, die gleich aussehen sollen, unabsichtlich verschieden formatiert werden, wird vermieden. Änderungen in der Formatvorlage werden automatisch auch im Text durchgeführt. Soll also zum Beispiel der linke Einzug aller Aufzählungsabsätze verändert werden, genügt es, diese Änderung in der Formatvorlage vorzunehmen. Der linke Einzug aller Absätze, die mit der Formatvorlage formatiert sind, wird automatisch angepasst.

Änderungsfreundlichkeit:

Mehrfachverwendbarkeit:

Besondere Textteile Aufzählungsabsätze

Formatvorlagen können nicht nur für einen Text verwendet werden. Man kann sie für beliebig viele Texte verwenden, was eine weitere Arbeitserleichterung bedeutet.

Aufzählungsabsätze zeichnen sich dadurch aus, dass nach einem Aufzählungszeichen, etwa einem Spiegelstrich, der eigentliche Text eingerückt ist, wobei auch schon das Aufzählungszeichen gegenüber dem Resttext eingerückt sein kann. Zur Formatierung von Aufzählungsabsätzen stehen in Word die Formatvorlagen Aufzählungszeichen, Aufzählungszeichen 2, ... zur Verfügung.

Formatierung eines Aufzählungsabsatzes  Rufen Sie zunächst für eine der Formatvorlagen Aufzählungszeichen, Aufzählungszeichen

2, ... das Fenster zum Ändern einer Formatvorlage auf.

 Über die Befehlsfolge müssen Sie anschließend

das Fenster öffnen.  Wählen Sie dort das Register , um das gewünschte

 Aufzählungszeichen festzulegen.  Um jetzt noch den Abstand des Aufzählungszeichens und des Aufzählungstextes vom

linken Seitenrand einstellen zu können, muss die betrachtete Aufzählungsformatvorlage den Aufzählungsabsätzen bereits zugewiesen worden sein. Klicken Sie dann mit der rechten Maustaste auf das Aufzählungszeichen eines dieser Absätze und wählen Sie den Befehl .  In dem daraufhin erscheinenden Fenster ist unter

der Abstand zwischen Seitenrand und Aufzählungszeichen festzulegen und unter lässt sich der Abstand zwischen Seitenrand und Textanfang einstellen. Unter wählen Sie und die Option deaktivieren

Sie. Durch den Einzug wird hierbei festgelegt, wo die zweite Zeile und alle folgenden Zeilen beginnen. Der Tabstopp bewirkt, dass der Aufzählungstext in der ersten Zeile ebenfalls dort anfängt, wo er in den folgenden Zeilen beginnt.

Nummerierte Listen Neben Aufzählungsabsätzen, die sich dadurch auszeichnen, dass in der ersten Zeile vor dem Aufzählungstext ein Aufzählungszeichen erscheint, lassen sich in Word auch nummerierte Listen erstellen, wobei analog zu den Aufzählungsabsätzen nur der Text oder auch schon die Nummerierung eingerückt sein kann. Zur Formatierung von nummerierten Listen stehen in Word die Formatvorlagen Listennummer, Listennumme...