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ISO 45001: Contexto de la organización y liderazgo © EDICIONES ROBLE, S.L.

Indice ISO 45001: Contexto de la organización y liderazgo

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I. Introducción

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II. Objetivos

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III. Introducción al bloque II: contexto de la organización y liderazgo

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IV. Contexto de la organización

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V. Liderazgo y participación de los trabajadores VI. Resumen Ejercicios

7 13 15

Caso práctico

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Se pide

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Solución

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Recursos

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Bibliografía

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Glosario.

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ISO 45001: Contexto de la organización y liderazgo

ISO 45001: Contexto de la organización y liderazgo I. Introducción En esta unidad estudiaremos lo que la norma ISO 45001:2018 establece sobre la situación de la organización y las cualidades y características del liderazgo de la misma. Veremos por qué existe la necesidad de definir la situación real de la organización y hacer que los líderes de la misma tengan una alta implicación en el sistema de gestión. Como hemos visto en la unidad anterior, la estructura de la norma nos va a orientar sobre los contenidos del sistema, pero no sobre cómo implantarlos ni sobre lo que debemos hacer en nuestra organización. En esta unidad, veremos qué es lo que tenemos que conocer de nuestra organización y cómo la alta dirección va a tener que implicarse con el sistema para una correcta implantación y operación del mismo.

II. Objetivos Conocer los contenidos que la norma ISO 45001:2018 requiere sobre la situación de la organización en su contexto general. Conocer los requisitos y las capacidades que se esperan de la alta dirección de la empresa y su implicación en el sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo. Analizar cómo desarrollar una política de seguridad y salud en el trabajo, y los contenidos que esta debe tener. Saber que la consulta y participación de los trabajadores debe realizarse como un medio de mejora de la organización.

III. Introducción al bloque II: contexto de la organización y liderazgo Basándonos en la organización de la norma que hemos señalado en la unidad anterior, el bloque II corresponde a la fase previa en la que la organización determina cómo se encuentra, en qué situación respecto a la prevención y con sus trabajadores y comprende las necesidades que se derivan de ello. A partir de estos puntos, la alta dirección deberá ser la más implicada y demostrar su liderazgo en el establecimiento del sistema de gestión de la SST con un compromiso claro, elaborando la política y asignando los roles, responsabilidades y autoridades pertinentes entre los trabajadores.

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A continuación, desentrañamos los dos puntos de la norma correspondientes a este bloque, a saber: (4) Contexto de la organización: (4.1) Comprensión de la organización y su contexto. (4.2) Comprensión de las necesidades y expectativas de los trabajadores y de otras partes interesadas. (4.3) Determinación del alcance del sistema de gestión de la SST. (4.4) Sistema de gestión de la SST. (5) Liderazgo y participación de los trabajadores: (5.1) Liderazgo y compromiso. (5.2) Política de la SST. (5.3) Roles, responsabilidades, rendición de cuentas y autoridades en la organización. (5.4) Participación y consulta.

IV. Contexto de la organización Una vez enumerados los puntos, vamos a ver con más detalle cuál es el contenido de cada uno de ellos, desentrañando su significado para la organización y cómo deberían quedar aplicados en la misma. Para la ISO 45001:2018, el contexto en el que se encuentra la organización, es decir, la situación previa, las necesidades que tiene en materia de prevención, es el punto de partida y uno de los más importantes a la hora de establecer de manera correcta y con buenas bases el sistema de gestión de la SST. Comprensión de la organización y su contexto Por ello, el primer punto de este apartado hace referencia a la comprensión de la organización y su contexto (4.1). La norma, en este punto nos indica: “La organización debe determinar las cuestiones externas e internas que son pertinentes para su propósito y que afectan a su capacidad para lograr los resultados previstos de su sistema de gestión de la SST”.

La ISO 45001:2018, con este apartado, lo que nos pide es que la organización determine cuáles son las circunstancias en las que se encuentra.

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Esto requiere que la organización estudie su situación interna y las relaciones externas que tiene con otras empresas y con el medio y que pueden afectar a la seguridad y salud de sus trabajadores. Tendrá que tener en cuenta las características de sus trabajadores, la situación en la que se encuentra la organización, la ubicación, las inmediaciones de la misma, etc., para así poder establecer las bases del sistema y detectar, en los siguientes pasos, todas las situaciones que puedan afectar a los trabajadores y a otras partes interesadas. Comprensión de las necesidades y expectativas de los trabajadores y de otras partes interesadas Una vez que la alta dirección de la organización tenga la información necesaria sobre el contexto en el que se encuentra, deberá consultar y entender cuáles son las necesidades y expectativas de los trabajadores y de otras partes interesadas (4.2). A este respecto, la norma indica que la organización debe determinar: Las otras partes interesadas, además de sus trabajadores, que son pertinentes al sistema de gestión de la SST. Las necesidades y expectativas (es decir, los requisitos) pertinentes de los trabajadores* y de estas otras partes interesadas. Cuáles de estas necesidades y expectativas son, o podrán convertirse en requisitos legales aplicables y otros requisitos. * Es importante determinar las distintas necesidades y expectativas de los trabajadores

directivos y no directivos.

Con este apartado, la norma indica a la alta dirección que debe encargarse de entender y tener en cuenta, en las acciones que vaya a llevar a cabo, a las partes interesadas, que incluyen a los trabajadores como ya hemos visto en la definición de la unidad anterior y se aclara en este punto. Las partes interesadas pueden comprender amplios y variados grupos de entidades, personas, asociaciones o grupos de presión que están relacionados con la organización de alguna forma. Por ejemplo, entidades gubernamentales, centros de estudios o universidades, sindicatos, clientes, proveedores o asociaciones de trabajadores pueden ser partes interesadas a las que la organización pueda o necesite consultar sobre sus necesidades y expectativas. Las necesidades y expectativas tendrán que estar relacionadas con la seguridad y salud de los trabajadores de forma inevitable. Igual que en el caso anterior, pero de una forma mucho mayor, las necesidades de los trabajadores y las partes interesadas pueden tener un rango muy amplio de contenidos. Pueden ser necesidades de tipo temporal o permanente, que alcancen a determinados puestos de trabajo o a toda la organización, que impliquen cierta formación o solo sean de carácter instrumental o de equipamiento, etc. La variedad puede ser muy amplia, o por el contrario muy poco amplia, en función de la organización y el contexto en el que nos encontremos.

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En relación con las necesidades, habrá que tener en cuenta, como dice la nota aclaratoria, todas las necesidades de los trabajadores, ya sean trabajadores directivos o no directivos. Es creencia popular que la alta dirección no tiene necesidades en materia de prevención, pero al igual que todos los trabajadores de una organización, tendrán necesidades (no las mismas necesidades, pero sí otras en función de las actividades que desarrollen) respecto a su seguridad y salud en el trabajo. Por último, en este apartado la norma nos dice que la organización deberá conocer cuáles de estas necesidades y expectativas que las partes interesadas tienen en relación con nuestra organización son o se pueden convertir en requisitos legales aplicables y cuáles en otros requisitos. Para la ISO 45001:2018, los requisitos legales y otros requisitos que la organización suscriba tienen el mismo peso en el sistema de gestión, es decir, habrá que cumplir con ellos de forma obligatoria y dejar evidencias de estos cumplimientos. Para los sistemas de gestión basados solo en requisitos legales, los otros requisitos que la organización pueda suscribir con las partes interesadas, siempre que no incumplan ninguna legislación vigente, no son vinculantes para la organización y en las auditorías correspondientes no serán revisados ni tenidos en cuenta. Pero en el caso de las auditorías del sistema de gestión de SST basado en la norma ISO 45001:2018, los auditores también tendrán en cuenta estos requisitos y comprobarán los registros que se generen para ver si se ha cumplido con ellos. Determinación del alcance del sistema de gestión de la SST Continuando con los puntos de la norma, la alta dirección deberá determinar el alcance del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo (4.3). A este respecto, la norma indica lo siguiente: La organización debe determinar los límites y la aplicabilidad del sistema de gestión de la SST para establecer su alcance. Cuando se determina este alcance, la organización debe: Considerar las cuestiones externas e internas indicadas en el apartado 4.1. Tener en cuenta los requisitos indicados en el apartado 4.2. Tener en cuenta las actividades relacionadas con el trabajo desempeñado. Una vez que se ha definido el alcance, el sistema de gestión de la SST debe incluir actividades, productos y servicios dentro del control o la influencia de la organización que pueden tener un impacto en el desempeño de la SST de la organización. El alcance debe estar disponible como información documentada.

La alta dirección deberá establecer el alcance del sistema de gestión. Con alcance del sistema de gestión hacemos referencia a las partes, sectores, departamentos o divisiones de la organización que tendrán establecido, implementado y mantenido el sistema de gestión de SST. Puede ser que no en toda la organización se desee establecer el sistema de gestión, debido a muchos factores (económicos, sociales, culturales, etc.), por lo que será la alta dirección la que tenga que determinar los límites y la aplicabilidad del sistema.

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Respecto a esto, hay que tener claro que, en caso de solicitar la certificación, la organización, si el alcance del sistema de gestión no es toda la organización, no podrá hacer uso del certificado de forma general, sino que solo podrá ser aplicado a la parte correspondiente que tenga el sistema implantado y haya sido auditado y certificado. Por ejemplo, en una empresa petroquímica que se dedica a la distribución y venta de hidrocarburos, si el alcance del sistema de gestión de SST es solo de la distribución, y la empresa es auditada y certificada, solo podrá indicar la certificación en la distribución, no en la venta. Aun así, debemos recalcar que lo habitual es instaurar el sistema de gestión de la SST en toda la organización y, en caso de querer certificarla, realizar la certificación de toda la organización. Como indica este punto, para determinar el alcance de forma correcta la organización debe considerar las cuestiones que acabamos de ver en los dos puntos anteriores, referidas a la situación de la organización y a las partes interesadas internas y externas, sus necesidades y expectativas. Pero también se introduce una condición nueva que no se había tenido en cuenta antes, las actividades que desempeñan los trabajadores de la organización relacionadas con el trabajo. Con esto, la ISO 45001:2016 quiere hacer referencia a las actividades que se pueden llevar a cabo en el centro de trabajo propio o en otros lugares pero que, como dice la norma, al estar realizadas por la organización, personal suyo o en su nombre, habrá que tener identificadas en el alcance. La última frase de este apartado de la norma requiere que el alcance esté documentado. Eso implica que, por escrito y en formato físico, en soporte óptico o digital, el alcance del sistema debe estar claramente definido y debe ser conocido. La función principal de documentar la información es que no haya pérdida o desconocimiento sobre el contenido real del mismo, y para dejar la evidencia correspondiente. Sistema de gestión de la SST El último punto correspondiente al apartado del contexto de la organización es el relativo al sistema de gestión de la SST (4.4), que dice así: “La organización debe establecer, implementar, mantener y mejorar continuamente un sistema de gestión de la SST, incluidos los procesos necesarios y sus interacciones, de acuerdo con los requisitos de esta Norma Internacional”. Este punto es recordatorio y aclaratorio. Para la ISO 45001:2018, la planificación del sistema, la implementación y el mantenimiento del mismo son la base de la mejora continua, por lo que dejan claro en este punto que el sistema debe ser establecido, implementado, mantenido y mejorado.

V. Liderazgo y participación de los trabajadores La norma, como hemos indicado ya con anterioridad, trata de implicar siempre a todas las partes de la organización. En este caso, el punto hace referencia a los actores principales en la organización, que son la alta dirección (como líderes de la organización) y los trabajadores (como parte implicada y con intereses en materia de SST).

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Estos puntos son más extensos en contenido porque en ellos se dan las directrices y los contenidos de algunos documentos que la organización debe tener. Liderazgo y compromiso Respecto al primer apartado, el liderazgo y el compromiso (5.1), se indica que la alta dirección debe estar implicada en el sistema, pero no cómo debe hacerlo; solo qué es lo que hay que hacer. La alta dirección debe demostrar liderazgo y compromiso con respecto al sistema de gestión de la SST: 1. Asumiendo la total responsabilidad y rendición de cuentas para la prevención de las lesiones y el deterioro de la salud relacionados con el trabajo, así como la provisión de actividades y lugares de trabajo seguros y saludables; 2. Asegurándose de que se establezcan la política de la SST y los objetivos de la SST y que estos sean compatibles con la dirección estratégica de la organización; 3. Asegurándose de la integración de los procesos y los requisitos del sistema de gestión de la SST en los procesos de negocio de la organización; 4. Asegurándose de que los recursos necesarios para establecer, implementar, mantener y mejorar el sistema de gestión de la SST estén disponibles; 5. Asegurándose de la participación activa de los trabajadores, y cuando existan, de los representantes de los trabajadores, utilizando la consulta y la identificación y eliminación de los obstáculos o barreras a la participación; Comunicando la importancia de una gestión de la SST eficaz y conforme con los requisitos del sistema de gestión de la SST; 6. Asegurándose de que el sistema de gestión de la SST alcance los resultados previstos; 7. Dirigiendo y apoyando a las personas, para contribuir a la eficacia del sistema de gestión de la SST; 8. Asegurando y promoviendo la mejora continua; 9. Apoyando otros roles pertinentes de la dirección, para demostrar su liderazgo aplicado a sus áreas de responsabilidad; 10. Desarrollando, liderando y promoviendo una cultura en la organización que apoye al sistema de gestión de la SST. 11. Protegiendo a los trabajadores de represalias al informar de incidentes, peligros, riesgos y oportunidades; 12. Asegurándose de que la organización establezca e implemente procesos para la consulta y la participación de los trabajadores (véase 5.4); 13. Apoyando el establecimiento y funcionamiento de comités de seguridad y salud [véase 5.4 e) 1)]. NOTA: En esta Norma Internacional se puede interpretar el término “negocio” en su sentido más amplio para referirse a aquellas actividades que son esenciales para la existencia de la organización.

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Con este apartado, la Organización Internacional de Normalización lo que ha hecho es recopilar todos los compromisos que los líderes de la organización, es decir, la alta dirección, deben cumplir para establecer, implementar, mantener y mejorar el sistema de gestión de SST. Cabe destacar algunos conceptos que aclara respecto a las legislaciones que puedan existir en determinados lugares, y es que la alta dirección es la responsable del sistema. Esto implica que es la responsable de la salud y seguridad de sus trabajadores. Es importante mencionar este compromiso, pues implica que, si hay cualquier accidente o incidente, los responsables no serán los trabajadores, sino la alta dirección. Por otro lado, la alta dirección no solo debe ser la encargada de establecer la política y los objetivos, sino también el valedor de su cumplimiento. También deberá poner los medios necesarios para que el sistema esté integrado en la organización y se mantenga y mejore. La comunicación de la organización a las partes interesadas internas y externas debe ser fluida y, como veremos más adelante, deberá establecer unos canales adecuados. Como máxima responsable de la organización, la alta dirección no solo deberá proveer los recursos y asignar los roles y autoridades para estas actividades, sino que deberá ser la promotora de que el sistema de gestión se desarrolle y continúe mejorando de forma permanente. Política de la SST El siguiente apartado de la norma es el referente al documento de la política del sistema de gestión de la SST (5.2). En este punto, la norma repasa el contenido que debe tener la política. Esta enumeración obliga a la organización a ciertos compromisos con la seguridad y la salud de los trabajadores y partes interesadas. La norma indica lo siguiente:

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La alta dirección debe establecer, implementar y mantener una política de la SST en consulta con los trabajadores a todos los niveles de la organización (véanse 5.3 y 5.4) que: a. incluya un compromiso de proporcionar condiciones de trabajo seguras y saludables para la prevención de daños y deterioro de la salud relacionados con el trabajo que sea apropiado al propósito, el tamaño y el contexto de la organización y a la naturaleza específica de sus riesgos para la SST y sus oportunidades para la SST; b. proporcione un marco de referencia para el establecimiento de los objetivos de la SST; c. incluya un compromiso de cumplir los requisitos legales aplicables y otros requisitos; d. incluya un compromiso para el control de los riesgos para la SST utilizando las prioridades de los controles (véase 8.1.2); e. incluya un compromiso de mejora continua del sistema de gestión de la SST; f. incluya un compromiso para la participación, es decir, la implicación de los trabajadores, y cuando existan, de los representantes de los trabajadores; La política de la SST debe: estar disponible como información documentada; comunicarse a los trabajadores dentro de la organización; estar disponible para las partes interesadas, según corresponda; revisarse periódicamente para asegurarse de que se mantiene pertinente y apropiada.

Las indicaciones para el contenido mínimo de la política por parte del comité que ha redactado la norma las dejan muy claras en este apartado. La norma debe ser clara en el compromiso con la seguridad y salud de los trabajadores y partes interesadas, teniendo en cuenta siempre el tipo de organización en la que nos encontremos, el tamaño de la misma, la situación en la que se encuentre y la naturaleza de los riesgos. En muchas ocasiones, este es el apartado más complicado de abordar para la ...