2020 11 15 23 45 13 A0622010 07 RMK Ch14 Muliani Mangngalla A 062010 07 PDF

Preview

Summary

AKTIVITAS SIKLUS PENGELUARAN DAN TEKNOLOGIBagian ini membahas teknologi informasi alternatif yang digunakan untuk mendukung aktivitas siklus pengeluaran. Yang pertama adalah sistem pembelian dan pengeluaran tunai menggunakan pemrosesan batch dan menggunakan file berurutan untuk menyimpan data akunta...

Description

AUDITING THE EXPENDITURE CYCLE AKTIVITAS SIKLUS PENGELUARAN DAN TEKNOLOGI Bagian ini membahas teknologi informasi alternatif yang digunakan untuk mendukung aktivitas siklus pengeluaran. Yang pertama adalah sistem pembelian dan pengeluaran tunai menggunakan pemrosesan batch dan menggunakan file berurutan untuk menyimpan data akuntansi. Jenis sistem ini adalah contoh dari sistem warisan awal. Pendekatan ini mencirikan era kepemilikan data di mana file dirancang khusus untuk digunakan oleh satu pengguna. Berbagi data hampir tidak mungkin dalam pengaturan ini dan menghasilkan banyak reduksi data dan keusangan data. Kedua, kami meninjau fitur operasional dari sistem modern yang menggunakan pemrosesan waktu nyata dan menggunakan file atau database akses langsung. Contoh terakhir menggambarkan sistem penggajian modern yang menggunakan pemrosesan waktu nyata dan teknologi basis data.

Prosedur Pembelian dan Pencairan Tunai Menggunakan Teknologi Pengolahan Batch Departemen Pengolahan Data: Langkah 1 Proses pembelian dimulai di departemen pemrosesan data, di mana fungsi pengendalian inventaris dilakukan. Ketika persediaan dikurangi oleh penjualan ke pelanggan atau penggunaan dalam produksi, sistem menentukan apakah barang yang terpengaruh di file anak perusahaan inventaris telah jatuh ke titik penyusunan ulang mereka. ika demikian, catatan dibuat di file daftar permintaan terbuka. Setiap catatan di file daftar permintaan terbuka menentukan item inventaris terpisah untuk diisi ulang. Catatan berisi nomor item inventaris, deskripsi item, kuantitas yang akan dipesan, harga satuan standar, dan nomor vendor pemasok utama. Informasi yang diperlukan untuk membuat catatan daftar permintaan dipilih dari catatan anak perusahaan persediaan. Catatan anak perusahaan persediaan kemudian diberi tanda "On Order" untuk mencegah barang dipesan lagi sebelum tiba. Pada akhirnya, sistem mengurutkan file daftar permintaan terbuka menurut nomor vendor dan menggabungkan beberapa item dari vendor yang sama ke dalam satu daftar permintaan tunggal. Selanjutnya, informasi surat vendor diambil dari file vendor yang valid untuk menghasilkan dokumen daftar permintaan pembelian. Salinan dokumen ini masuk ke prosedur manual di departemen pembelian dan hutang dagang (AP).

MULIANI MANGNGALLA’ A062201007

AUDITING THE EXPENDITURE CYCLE Departemen Pembelian: Setelah menerima daftar permintaan pembelian, departemen pembelian menyiapkan pesanan pembelian lima bagian. Salinan masuk ke vendor, hutang dagang, penerimaan, pemrosesan data, dan file departemen pembelian itu sendiri. Sistem pada Gambar 10.1 menggunakan prosedur manual untuk mengontrol proses pemesanan. Program komputer mengidentifikasi persyaratan inventaris dan menyiapkan daftar permintaan pembelian tradisional, sehingga memungkinkan agen pembelian untuk memverifikasi transaksi pembelian sebelum melakukan pemesanan. Beberapa perusahaan menggunakan teknik ini untuk mengurangi risiko menempatkan pesanan yang tidak perlu dengan vendor karena kesalahan komputer. Akan tetapi, intervensi manual seperti itu menciptakan penundaan dalam proses pemesanan. Jika kontrol komputer yang memadai tersedia untuk mencegah atau mendeteksi kesalahan pembelian, maka prosedur pemesanan yang lebih efisien dapat diterapkan. Departemen Pengolahan Data: Langkah 2 Pesanan pembelian digunakan untuk membuat catatan pesanan pembelian terbuka dan untuk mentransfer catatan terkait dalam file daftar permintaan pembelian terbuka ke file daftar permintaan pembelian tertutup. Departemen Penerima Saat barang tiba dari vendor, petugas penerima menyiapkan laporan penerimaan. Salinan digunakan untuk pembelian, hutang dagang, dan pemrosesan data. Departemen Pengolahan Data: Langkah 3 Departemen pemrosesan data menjalankan tugas batch (Langkah 3) yang memperbarui file anak perusahaan inventaris dari laporan penerimaan dan menghapus tanda "On Order" dari catatan inventori. Sistem menghitung total batch penerimaan inventaris untuk prosedur pembaruan buku besar dan kemudian menutup catatan terkait dalam file pesanan pembelian terbuka ke file pesanan pembelian tertutup. Akun Utang Ketika petugas bagian utang menerima faktur dari pemasok, dia merekonsiliasi dengan dokumen pendukung yang sebelumnya ditempatkan dalam file tertunda hutang dagang. Petugas kemudian menyiapkan voucher, menyimpannya di file voucher yang terbuka, dan mengirimkan salinan voucher ke pemrosesan data.

MULIANI MANGNGALLA’ A062201007

AUDITING THE EXPENDITURE CYCLE Departemen Pengolahan Data: Langkah 4 Program batch memvalidasi catatan voucher terhadap file vendor yang valid, menambahkannya ke register voucher (atau membuka file anak perusahaan AP), dan menyiapkan total batch untuk diposting ke akun kontrol AP di buku besar. Pembayaran Tunai: Departemen Pembayaran Tunai Petugas pencairan kas merekonsiliasi cek dengan daftar transaksi dan menyerahkan bagian cek yang bisa dinegosiasikan kepada manajemen untuk ditandatangani. Cek tersebut kemudian dikirimkan ke pemasok. Satu salinan dari setiap cek masuk ke hutang dagang, dan salinan lainnya diajukan dalam pembayaran tunai bersama dengan daftar transaksi. Pencairan Tunai: Hutang Setelah menerima salinan cek, petugas pembayaran akun mencocokkannya dengan voucher terbuka dan mentransfer item tertutup ini ke file voucher tertutup. Proses siklus pengeluaran diakhiri dengan langkah ini. Sistem Otomatis (Batch) 1. Kontrol Inventaris yang Ditingkatkan. Keuntungan terbesar dari sistem otomatis (batch) dibandingkan sistem manualnya adalah kemampuannya yang lebih baik untuk mengelola kebutuhan inventaris. Persyaratan inventaris terdeteksi saat muncul dan diproses secara otomatis. Akibatnya, risiko akumulasi persediaan yang berlebihan atau kehabisan stok berkurang. 2. Manajemen Kas yang Lebih Baik. Jenis sistem ini mempromosikan pengelolaan kas yang efektif dengan memindai file voucher setiap hari untuk item yang jatuh tempo, sehingga menghindari pembayaran lebih awal dan tanggal jatuh tempo yang terlewat. Selain itu, dengan menulis cek secara otomatis, perusahaan mengurangi biaya tenaga kerja, menghemat waktu pemrosesan, dan meningkatkan akurasi. 3. Lebih Sedikit Jeda Waktu. Ada jeda antara kedatangan barang di departemen penerimaan dan pencatatan penerimaan persediaan di file persediaan. Bergantung

pada

jenis

sistem

pesanan

penjualan

yang

diterapkan,

keterlambatan ini dapat mempengaruhi penjualan secara negatif. Karena jeda waktu ini, pegawai penjualan tidak akan mengetahui status inventaris saat ini, dan penjualan mungkin hilang. 4. Manajemen Waktu Pembelian yang Lebih Baik. Dalam sistem batch hipotetis ini, departemen pembelian terlibat langsung dengan semua keputusan

MULIANI MANGNGALLA’ A062201007

AUDITING THE EXPENDITURE CYCLE pembelian. Bagi banyak perusahaan, ini menciptakan pekerjaan tambahan yang memperpanjang jeda waktu dalam proses pemesanan. Sejumlah besar pembelian rutin dapat dilakukan secara otomatis. Dengan membebaskan agen pembelian dari pekerjaan rutin, seperti menyiapkan pesanan pembelian dan mengirimkannya ke vendor, perhatian dapat difokuskan pada pesanan yang bermasalah (seperti barang khusus atau yang persediaannya sedikit), dan staf pembelian dapat dikurangi. 5. Pengurangan Dokumen Kertas. Sistem batch dasar sarat dengan dokumen kertas. Semua departemen operasi membuat dokumen, yang dikirim ke pemrosesan data dan pemrosesan data mana yang kemudian harus diubah ke media magnetik. Sejumlah biaya terkait dengan dokumen kertas, karena kertas harus dibeli dan dokumen diajukan, disimpan, ditangani oleh operator surat internal, dan diubah oleh personel pemrosesan data. Organisasi dengan volume transaksi yang tinggi mendapatkan keuntungan yang besar dari pengurangan atau penghapusan dokumen kertas di sistem mereka. Sistem yang Direkayasa Ulang Sistem ini mengatasi banyak kelemahan operasional yang ditemukan dalam sistem batch dasar. 1. Pemisahan tugas. Sistem ini menghilangkan pemisahan mendasar antara otorisasi dan pemrosesan transaksi. Di sini, program komputer mengotorisasi dan

memproses

pesanan

pembelian

dan

memberi

otorisasi

serta

mengeluarkan pemeriksaan kepada vendor. 2. Catatan Akuntansi dan Kontrol Akses. Sistem ini menyimpan catatan akuntansi secara eksklusif pada disk magnetik. Untuk menjaga integritas catatan ini, organisasi harus menerapkan kontrol yang membatasi akses ke disk. Penggajian dengan Sistem Real-Time Sistem ini berbeda dari sistem otomatis sederhana yang dijelaskan sebelumnya dalam beberapa cara berikut: (1) departemen operasi mengirimkan transaksi ke pemrosesan data melalui terminal, (2) file akses langsung digunakan untuk penyimpanan data, dan (3) banyak proses sekarang dilakukan di waktu sebenarnya. Fitur operasi utama dari sistem ini sebagai berikut: 1. Personil. Departemen personalia membuat perubahan pada file karyawan secara real time melalui terminal. Perubahan tersebut meliputi penambahan karyawan baru, penghapusan karyawan yang diberhentikan, perubahan

MULIANI MANGNGALLA’ A062201007

AUDITING THE EXPENDITURE CYCLE tanggungan, perubahan pemotongan pajak, dan perubahan status pekerjaan (besaran gaji). 2. Akuntansi biaya. Departemen akuntansi biaya memasukkan data biaya pekerjaan (waktu nyata atau harian) untuk membuat file penggunaan tenaga kerja. 3. Ketepatan waktu. Setelah menerima kartu waktu yang disetujui dari supervisor di akhir minggu, departemen ketepatan waktu membuat arus file kehadiran. 4. Pengolahan data. Di akhir periode kerja, tugas-tugas berikut ini dilakukan dalam proses batch: a) Biaya tenaga kerja didistribusikan ke berbagai akun work-in-process, overhead, dan pengeluaran. File ringkasan distribusi tenaga kerja online dibuat. Salinan file pergi ke akuntansi biaya dan departemen buku besar. b) Daftar penggajian online dibuat dari file kehadiran dan file karyawan. c) Salinan file akan dikirim ke departemen hutang dan pengeluaran tunai. File catatan karyawan diperbarui. d) Cek gaji disiapkan dan ditandatangani. Mereka dikirim ke bendahara untuk ditinjau dan direkonsiliasi dengan daftar penggajian. Gaji kemudian dibagikan kepada karyawan. e) File voucher pencairan diperbarui dan cek disiapkan untuk transfer dana ke akun imprest penggajian. Cek dan salinan cetak voucher pencairan digunakan untuk pembayaran tunai. Satu salinan voucher masuk ke departemen buku besar umum, dan salinan terakhir masuk ke hutang dagang. f)

Di akhir pemrosesan, sistem mengambil file ringkasan distribusi tenaga kerja dan file voucher pembayaran dan memperbarui file buku besar.

TUJUAN AUDIT SIKLUS PENGELUARAN, KONTROL, DAN UJI KONTROL Untuk mencapai tujuan audit ini diperlukan perancangan prosedur audit untuk mengumpulkan bukti yang menguatkan atau menyangkal asersi manajemen. Kontrol Masukan Kontrol input dirancang untuk memastikan bahwa transaksi itu valid, akurat, dan lengkap. Teknik kontrol sangat bervariasi antara sistem batch dan real-time. Kontrol masukan berikut ini berkaitan dengan operasi siklus pengeluaran:

MULIANI MANGNGALLA’ A062201007

AUDITING THE EXPENDITURE CYCLE a) Kontrol Validasi Data. Kontrol validasi input dimaksudkan untuk mendeteksi kesalahan transkripsi dalam data transaksi sebelum diproses. Karena kesalahan yang terdeteksi lebih awal cenderung menyusup ke catatan akuntansi, prosedur validasi paling efektif bila dilakukan sedekat mungkin dengan sumber transaksi. Dalam sistem pembelian batch yang, validasi pesanan pembelian terjadi hanya setelah dikirim ke vendor. Karena kesalahan transkripsi yang tak terhindarkan yang terjadi dalam persiapan dokumen sumber, sistem seperti itu dicirikan oleh kebutuhan akan koreksi kesalahan yang ekstensif dan prosedur pengiriman ulang transaksi. Di sisi lain, input realtime dari data kartu waktu yang dapat mengidentifikasi dan menyelesaikan sebagian besar kesalahan saat terjadi. Menguji Kontrol Validasi Kesalahan entri data yang lolos dari program edit yang tidak terdeteksi dapat menyebabkan hutang akun yang tercatat dan jumlah biaya menjadi salah saji secara material. Prosedur audit berikut memberikan bukti tentang asersi akurasi. Misalnya, anggaplah bahwa kesalahan daftar file pesanan pembelian tidak berisi kesalahan kisaran kuantitas pesanan. Fakta ini mungkin hanya berarti bahwa personel entri data terampil dan tidak ada kesalahan transkripsi semacam itu yang terjadi. Di samping itu, ini mungkin berarti bahwa program validasi tidak menguji jenis kesalahan ini. Untuk menentukan apakah ada perbedaan kuantitas pesanan material, auditor dapat melakukan pengujian substantif yang membandingkan kuantitas aktual yang dipesan pada pesanan pembelian dengan data kuantitas pesanan yang disimpan dalam catatan persediaan. b) Kontrol Batch. Kontrol batch digunakan untuk mengelola volume data transaksi yang tinggi melalui sistem. Tujuan dari pengendalian batch adalah untuk merekonsiliasi keluaran yang dihasilkan oleh sistem dengan masukan yang awalnya dimasukkan ke dalam sistem. Kontrol batch dimulai pada tahap input data dan berlanjut melalui semua tahap pemrosesan data. Menguji Kontrol Batch Kegagalan kontrol batch berfungsi dengan baik dapat mengakibatkan catatan hilang atau diproses beberapa kali. Pengujian pengendalian batch memberi auditor bukti yang berkaitan dengan asersi kelengkapan dan ketepatan. Menguji kendali bets melibatkan peninjauan catatan pengiriman bets

MULIANI MANGNGALLA’ A062201007

AUDITING THE EXPENDITURE CYCLE yang diproses selama periode dan merekonsiliasi mereka ke log kendali bets. Auditor

perlu

menyelidiki

kondisi

out-of-balance

untuk

menentukan

penyebabnya. c) Kontrol Otorisasi Pembelian. Otorisasi pembelian sebenarnya terjadi dalam siklus pendapatan saat barang dijual ke pelanggan. Pada saat itu, sistem membandingkan kuantitas yang ada dengan titik pemesanan ulang untuk menentukan apakah persediaan perlu diatur ulang. Jika demikian, daftar permintaan pembelian untuk jumlah pesanan standar dibuat dan item tersebut ditandai "On Order" untuk mencegah pesanan berikutnya dari ditempatkan. Dalam siklus pengeluaran, file daftar permintaan pembelian diurutkan berdasarkan nomor vendor dan pesanan pembelian kemudian disiapkan. Menguji Kontrol Otorisasi Pembelian Kontrol otorisasi pembelian yang tidak berfungsi dengan benar dapat menyebabkan pesanan yang tidak perlu dan tidak benar ditempatkan pada vendor. Pengujian pengendalian berikut memberikan bukti yang berkaitan dengan ketepatan dan penilaian pernyataan. Ada dua masalah yang sangat penting. Pertama, auditor perlu memverifikasi bahwa jumlah pesanan yang benar digunakan saat daftar permintaan dibuat. Kesalahan dalam logika pemrograman (atau entri data) dapat menyebabkan jumlah pesanan 1.000 yang dimaksudkan untuk dicatat sebagai 100 atau 10.000. Kesalahan semacam ini dapat mengakibatkan kehabisan stok yang tidak terduga, biaya pemesanan yang berlebihan, atau investasi yang berlebihan dalam persediaan. Kedua, auditor harus memverifikasi bahwa catatan persediaan diberi tanda "On Order" saat daftar permintaan pertama kali disiapkan. Kegagalan untuk melakukannya akan mengakibatkan investasi berlebih dalam persediaan karena beberapa pesanan ditempatkan untuk item yang sama. d) Otorisasi Karyawan. Ketika prosedur otorisasi karyawan dikomputerisasi, program penggajian mencocokkan setiap catatan kehadiran dengan catatan yang sesuai dalam file tindakan personalia saat ini. Setiap catatan kehadiran yang tidak cocok harus ditolak dan diselidiki oleh manajemen Menguji Prosedur Otorisasi Karyawan Kegagalan untuk menerapkan prosedur otorisasi karyawan dapat mengakibatkan distribusi penggajian kepada individu yang tidak berwenang. Pengujian pengendalian berikut memberikan bukti keberadaan, akurasi,

MULIANI MANGNGALLA’ A062201007

AUDITING THE EXPENDITURE CYCLE penilaian, dan hak dan kewajiban pernyataan Auditor perlu menentukan bahwa ada prosedur efektif di departemen personalia untuk mengidentifikasi karyawan saat ini, mengomunikasikan status mereka secara lengkap dan benar ke fungsi penggajian, dan memantau kepatuhan terhadap prosedur otorisasi karyawan. Dengan menggunakan pendekatan data pengujian atau fasilitas pengujian terintegrasi (ITF), auditor dapat menilai kebenaran prosedur terprogram yang memvalidasi keaslian karyawan. Pengujian ini melibatkan pembuatan file karyawan yang diberi otorisasi palsu dan file kehadiran terkait yang berisi catatan yang cocok dan beberapa yang tidak. Kontrol Proses Kontrol proses mencakup prosedur terkomputerisasi untuk memperbarui file dan membatasi akses ke data. a) Kontrol Pembaruan File. Kontrol ini memastikan bahwa setiap proses dalam sistem memproses batch dengan benar dan lengkap. Sebuah ketidaksesuaian mungkin menunjukkan bahwa record hilang dalam pemrosesan, record dalam batch tidak diproses, atau record diproses lebih dari sekali. Kontrol ini terdiri dari 3 bagian yaitu kontrol urutan pemeriksaan, kontrol validasi kewajiban, dan file vendor yang valid. Menguji Kontrol Pembaruan File Kegagalan kontrol pembaruan file agar berfungsi dengan baik dapat mengakibatkan transaksi (1) tidak diproses (kewajiban tidak dikenali dan dicatat), (2) diproses secara tidak benar (yaitu, pembayaran disetujui untuk penerima yang tidak sah), atau (3) diposting ke akun pemasok yang salah. Pengujian kontrol pembaruan file memberi auditor bukti yang berkaitan dengan asersi manajemen ada eksistensi, kelengkapan, hak dan kewajiban, dan ketepatan. Pengujian pemeriksaan urutan dapat dilakukan dengan menggunakan ITF atau pendekatan data pengujian. Auditor harus membuat data uji yang berisi catatan yang keluar dari urutan dalam batch dan memverifikasi bahwa masing-masing ditangani dengan benar. Selain itu, auditor perlu memverifikasi kebenaran matematis dari prosedur tersebut. Menguji logika validasi kewajiban membutuhkan pemahaman tentang aturan keputusan untuk mencocokkan dokumen pendukung. Dengan membuat uji pesanan pembelian, menerima

MULIANI MANGNGALLA’ A062201007

AUDITING THE EXPENDITURE CYCLE laporan, dan faktur pemasok, auditor dapat memverifikasi apakah aturan keputusan diterapkan dengan benar b) Kontrol Akses. Kontrol akses mencegah dan mendeteksi akses tidak sah dan ilegal ke aset perusahaan. Persediaan dan uang tunai adalah aset fisik dari siklus pengeluaran. Misalnya akses ke kartu absensi karyawan dapat memungkinkan individu yang tidak berwenang untuk memicu gaji yang tidak sah.

Menguji Kontrol Akses Jika tidak ada kontrol yang memadai, faktur pemasok dapat dihapus, ditambahkan, atau dipalsukan. Saldo akun gaji individu dapat dihapus atau seluruh file hutang akun dapat dihancurkan. Bukti yang dikumpulkan tentang keefektifan kontrol akses menguji penilaian manajemen dari keberadaan, kelengkapan, akurasi, penilaian dan alokasi, hak dan kewajiban, dan presentasi dan pengungkapan. Auditor harus menilai kecukupan kontrol akses yang melindungi file. Ini termasuk kontrol kata sandi, membatasi akses ke manajer yang berwenang, dan menggunakan enkripsi data untuk mencegah konten file agar tidak dibaca atau diubah. c) Kontrol Fisik. Pengendalian fisik mencakup aktivitas manual dan tindakan manusia untuk memulai prosedur komputer untuk melindungi aset organisasi. Kontrol fisik terdiri dari kontrol sistem pembelian dan kontrol sistem penggajian. Menguji Kontrol Fisik Pemisahan tugas yang tidak memadai dan kurangnya pengawasan dapat mengakibatkan kecurangan dan kesalahan yang dapat menyebabkan laporan keuangan salah saji secara material. Program komputer dalam siklus pengeluaran mengotorisasi pembelian, memesan, memperbarui catatan inventaris, menyetujui pembayaran kepada vendor, dan menulis cek. Dalam lingkungan otomatis, perhatian auditor harus fokus pada integritas program komputer yang melakukan tugas ini. Kontrol Keluaran Kontrol keluaran dirancang untuk memastikan bahwa informasi tidak hilang, salah arah, atau rusak dan bahwa proses sistem berfungsi sebagaimana mestinya. Keluaran sistem juga diperlukan pada persimpangan perantara di mana akurasi pemrosesan dapat ditinjau dan diverifikasi dan kesalahan...