7.- Recursos, Manejo de la Guía del PMBOK® PDF

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Desglosé de los requisitos para elaborar el proyecto con base a la guía del PMBOK...

Description

Dirección de Proyectos Gestión de los Recursos del Proyecto

Gestión de los Recursos del Proyecto  Incluye los procesos para ide identificar ntificar , ad adquirir quirir y gestion gestionar ar los recu recursos rsos necesarios para la conclusión ex exitosa itosa del proyecto.

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Gestión de los Recursos del Proyecto Planificar la Gestión de Recursos

Estimar los Recursos de las Actividades

Adquirir Recursos

Desarrollar el Equipo

Dirigir al Equipo

Controlar los Recursos

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Planificar la Gestión de Recursos

Técnica: Representación de datos Grupo de procesos: Planificación

 Diag Diagramas ramas Jerá erárrquicos.

La estructura tr tradicional adicional de org organigrama anigrama puede utilizarse para representar los cargos y relaciones en un format ormato o gráf gráfico ico descendent descendente e.

 Format Formatos os de Tipo TText ext exto. o. La denominación que describe la parte de un proyecto de la cual una personal es responsable. El derecho a aplic aplicar ar lo loss re recur cur cursos sos del pro proyect yect yecto o, tomar decisiones y firmar aprobaciones.

El traba trabajo jo que se espera que realice un miembro del equipo del proyecto para completar las actividades.

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Planificar la Gestión de Recursos

Técnica: Representación de datos

 Matri Matrizz de Asi Asignación gnación de Responsabilidades (RAM RAM). ).  Ilustra las relaciones entre actividades o paquetes de trabajo los miembr miembros os del equipo del pro proyect yect yecto o.  Un ejemplo de RAM es una matriz RACI: Actividad Actividad

Os Oscar car

Lo Lorena rena

Mayra

Octavio

Definición

R

A

I

I

Diseño

R

A

R

C

Prueba

R

I

A

R

Documentación

R

A

R

C

• • • •

Responsable de ejecución (R Responsible) Responsable último (A Accountable) Persona a consultar (C Consulted) Persona a informar (IInformed)

Interesados externos Equipo del proyecto

Equipo de dirección del proyecto

Director del Proyecto

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Planificar la Gestión de Recursos

Motivación y reconocimiento

Pirámide de necesidades de Maslow. Autorrealización. Dar lo mejor, realización completa del potencial, auto desarrollo, creatividad.

Rec econocimient onocimient onocimiento. o. Autoestima, Reputación, respeto de los demás, auto confianza.

Af Afiliación. iliación. Amor, pertenencia, unidad, aprobación, pertenencia colectiva.

Seg Seguridad. uridad. Seguridad económica, protección frente al daño, enfermedad y violencia.

Fisiología. Alimentos, agua, ropa, refugio, sueño.

Teoría de las necesidades de McClelland. Af Afiliación iliación iliación. • Equipo. • Amistad. • Cooperación. Logro Logro. • Responsabilidad personal. • Retroalimentación. • Riesgo moderado. Poder Poder. • Estar a cargo. • Competencia. • Estatus. 6

Planificar la Gestión de Recursos

Motivación y reconocimiento

Teoría de los dos factores de Hezberg. Factores de higiene. •Si están presentes no motivan motivan, si están ausentes des desmotivan motivan motivan. •Salario •Condiciones de higiene y seguridad. •Factores sociales. •Puesto. •Categoría. •Ambiente de Trabajo.

Teoría de las expectativas de Vroom.

Factores motivacionales. •Si están ausentes no des desmotiv motiv motivan an an, si están presentes motivan. •Trabajo estimulante. •Sentimiento de autorrealización. •Reconocimiento. •Logro de objetivos. •Responsabilidad. •Avance y crecimiento.

Esfuerzo → Desempeño

Desempeño → Recompensa

Recompensa → Metas personales

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Planificar la Gestión de Recursos

Motivación y reconocimiento

Teoría X Y de McGregor.

Teoría Z de Ouchi.

Supu Supuest est estos os de la TTeoría eoría YY.. • Consideran al trabajo natural. • Se auto dirigen hacia la los objetivos. • Buscan responsabilidades. • Tienen imaginación y creatividad. • Sienten motivación y desean perfeccionarse. • Asumen los objetivos si reciben compensación.

Supuest Supuestos os de Teo eoría ría X.

La motivación no depende úni únicament cament camente e del individuo, sino de que éste se encuentre en el en enttorno co correct rrect rrecto o.  Confianza.  Relaciones humanas (sutileza).  Relaciones estrechas (intimidad).

• Trabajan lo menos posible. • Carecen de ambición. • Evitan responsabilidades. • Prefieren que los manden. • Se resisten a los cambios. 8

Planificar la Gestión de Recursos

Motivación y reconocimiento

Modelo de Tuckman de desarrollo de equipos. Disolución (adjourning). Normatividad (norming).

Desempeño (performing).

Tormenta (storming). Formación (forming).

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Planificar la Gestión de Recursos

Genera el Plan de Gestión de los Recursos

 Puede dividirse en:  Plan para la dirección del equipo equipo.  Plan de gestión de los recur recursos sos físi físicos cos cos.

 Puede incluir:      

Identif adquisición de recursos. Identificación icación y adquisición Roles y responsabilidades. Orga Organigramas nigramas del proyecto. Gestión de los recur recursos sos del equipo del proyecto. Desarrollo del equipo equipo. Control de recursos y plan de reconocimient econocimiento o.

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Planificar la Gestión de Recursos

Genera el Acta de Constitución del Equipo

 Establece val alores, ores, ac acuerdos uerdos y pauta pautass operativas.  Valores de equipo.  Pautas de comunicación.  Criterios y procesos para la toma de decisiones.  Proceso para resolución de conflictos.  Pautas para reuniones.  Acuerdos del equipo.  Funciona mejor cuando el equipo la desarr esarrolla olla olla, o contribuy contribuye e en la misma; todos deben seguir las reglas.

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Estimar los Recursos de las Actividades

Estimar los Recursos de las Actividades Grupo de procesos: Planificación

 A través de los procesos que configuran la gestión del cronograma se obtuvo estimaciones sobre la necesidad de recursos en el pr proy oy oyect ect ecto o.  El director del proyecto se reúne con los gerentes funcionales a fin de estimar los re recursos cursos necesarios por actividad, nivel de esfuerzo, nivel de habilidad de los recursos del equipo, y la cantidad de los materiales necesarios.

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Estimar los Recursos de las Actividades

Genera los Requisitos de Recursos

 Identifican los tipos y cantidades de re recursos cursos nece necesarios sarios para cada paquete de trabajo o actividad.  La cantidad de detalle y el nivel de especificidad de las descripciones de los requisitos de recursos pued pueden en var variar iar en func función ión del área de aplic aplicación ación ación.

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Adquirir Recursos

Técnica: Toma de Decisiones Grupo de procesos: Ejecución

Criterios de sel selección ección que son únicos para recursos del equipo:     

Experiencia Conocimiento Habilidades Actitud Factores internacionales

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Adquirir Recursos

Técnica: Habilidades Interpersonales y de Equipo

Negoc Negociación iación

 Discusión orientada a llegar a un acue acuerrdo con: – Gerentes func uncionales. ionales. – Otros equipos de dirección de proyectos dentro de la organización ejecutante. – Orga Organizaciones nizaciones y pro provveedores ext externos. ernos.

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Adquirir Recursos

Genera Asignaciones de Recursos Físicos Asignaciones del Equipo del Proyecto • Materiales Materiales, equipos, sumi suministr nistr nistros os os, ubi ubicaciones caciones y otros recursos físic ísicos os que se utilizarán durante el proyecto.

• Miembros del equipo y sus rol oles es y resp responsabilidades onsabilidades onsabilidades. • Puede incluir un directorio del equipo del proyecto, organigramas y cronogramas.

Asignaciones de Recursos Físicos

Asignaciones del Equipo del Proyecto 16

Adquirir Recursos

Técnica: Genera Calendarios de Recursos

 Identifica los días hábiles, tur turnos, nos, in inicio icio y fin del horario normal de negocios, fines de semana y dí días as ffestiv estiv estivos os cuando cada recur recurso so específico esté disponible.  La información sobre los recurso pot otencialment encialment encialmente e disp disponible onible durante un per período íodo.  Especifican cuá cuándo ndo y po porr cuánt cuánto o tiempo durante el proyecto estarán disponibles los recursos del equipo y los recursos físi físicos cos cos.

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Desarrollar el Equipo

Habilidades Interpersonales y de Equipo Grupo de procesos: Ejecución

Motivación • Proporcionar razón para que alguien actúe. • Empoderar los equipos a participar • Ani Animar mar a trabajar de forma in independient dependient dependiente e.

Des Desarr arr arrollo ollo del Espíritu de Equip Equipo o • Actividades que mejoran las relaciones so sociales ciales de dell equipo y establecen un ambiente colaborativ colaborativo oy cooperativo cooperativo. • Pueden variar desde un as asunto unto tratado en 5 minutos durante, hasta un ev evento ento impar impartido tido fuera de la organización.

¿Has ¿Hasta ta cuá cuándo ndo se lle lleva va a cabo?

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Desarrollar el Equipo

Técnica: Reconocimientos y Recompensas

 Reconocer y recompensar el compor comporta ta tamient mient miento o deseable deseable.  Serán eficaces sólo si satisfacen una necesidad que sea val alorada orada por ese individuo ndividuo.  Tomar en cuenta las dif iferencias erencias cul culturales turales turales.  Las personas son motivadas cuando se sienten valo aloradas radas dentro de la organización.

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Desarrollar el Equipo

Técnica: Capacitación

 Mejora las compet ompetencias encias de los miembros del equipo.  En aula aula, por In Intternet ernet, basada en computadoras computadoras, en el pue puest st sto o de traba trabajo jo jo, utilizando mentores y coaches coaches.

 Los costos asociados a la capacitación se podrían incluir en el pre presupuest supuest supuesto o del pr proy oy oyect ect ecto o, o ser as asumidos umidos por la organización ejecutora.

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Desarrollar el Equipo

Genera Evaluaciones de Desempeño del Equipo

 A medida que se implementan la capa capacitación citación citación, el desarr desarrollo ollo del esp espíritu íritu de equip equipo o y la co coubicación ubicación ubicación, se realizan ev eval al aluaciones uaciones uaciones, forma ormales les o inf informales ormales ormales. – Mejoras en las hab habilidades ilidades y en las compet ompetencias encias – Reducción del índice de rotación de dell per ersonal sonal – Mayor cohesión del equipo. entrenamient  Identifica necesidades de capacitación capacitación, entrenamient trenamiento o, coaches y mentores o ca cambios mbios para mejorar el desempeño.

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Dirigir al Equipo

Técnica: Habilidades Interpersonales y de Equipo Grupo de procesos: Ejecución

Gest Gestión ión de Conflictos. •Impor Impor Importancia tancia e intensidad intensidad. •Prem Prem Premura ura para la resolución. •Poder Poder relativo de las personas involucradas. •Importancia de mantener una bu buena ena relación relación. •Moti Moti Motivvac ación ión para resolver el conflicto en un largo o corto plazo.

Factores que influyen

•Cola Cola Colaborar borar / R Resol esol esolver ver el Problema •Con Con Consensuar sensuar / Conci Conciliar liar •Suavizar Suavizar / Adapta Adaptarse rse •F Forz rzar ar / Dirigir •Retirarse Retirarse / Eludir

Técnicas 22

Dirigir al Equipo

Técnica: Habilidades Interpersonales y de Equipo •Capacidad de per ersuasión. suasión. •Ar Ar Articu ticu ticulación lación clara de puntos y posiciones. •Altos niveles de habilidades de esc escucha ucha activa y eficaz. •Ser co cons ns nsciente ciente y tomar en cuenta diversas per perspe spe spectivas. ctivas. •Recopilar información re rele le levante vante y mantener la con onfianza fianza mutua.

Influencia

•Capacidad de enc ncabezar abezar un equipo e insp inspirarlos irarlos a hacer bien su trabajo. •Es importante en todas la lass fases del cic ciclo lo de vida del proyecto. •Comunicar la visi visión ón e in inspirar spirar al equipo del proyecto a fin de lograr un alto des desempeño. empeño.

Liderazgo 23

Controlar los Recursos

Controlar los Recursos

Grupo de procesos: Monitoreo y Control

 Es ase asegurar gurar que los recur recursos sos físicos del proyecto estén disponib disponibles les tal como se pla planif nif nificó icó icó.  Es co comparar mparar la utili utilización zación de los recur recursos sos físicos planif planificados icados versus la utili utilización zación re real al y con base en esto tomar acciones correctivas o preventivas.  Benef Beneficios icios clave son asegurar que los recursos físicos:  Estén disponibles en momento y lugar adecuados.  Sean liberados cuando ya no se necesiten.

 Los recursos fí físicos sicos son equipos, materiales, instalaciones e infraestructura. 24

Controlar los Recursos

Técnica: Resolución de problemas

El Director del Proyecto puede enfrentar pr problemas oblemas durant durante e el se seguimient guimient guimiento o del uso de los rec recursos ursos físi físicos cos cos. Por lo que debería utilizar los siguientes pasos:



Id Identificar entificar el problema



Def Definir inir el problema al dividirlo en problemas más pequeños y manejables



Inv Investigar estigar con la recolección de datos



Analizar cual es la causa raíz del problema



Resolver cuál solución es la más adecuada



Comprobar que el problema ha sido solucionado

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Controlar los Recursos

Genera Información de desempeño del trabajo

 Incluye cómo está progresando el trabajo del proyecto mediante la comparación de los recursos físi físicos cos asi asignados gnados contra la util utilización ización de lo loss mi mismos smos por actividades del proyecto.

 Dich Dicha a comparación podría mostrar brechas en cuanto a la disponibilidad de los recursos físicos.

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