A2 Projektrollen Zusammenfassung PDF

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Das ist die Zusammenfassung mit anschließenden Wiederholungsfragen von Block A2: Projektrollen und Verantwortlichkeiten!...

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Sommersemester 2017

IT-Projektmanagement

8. Juni 2017

Zus Zusam am amm men enfas fas fassu su sung ng 1. Bloc nf üh ru ng iin n das PPro ro je ktm nt Blockk A: „Ei Einf nfüh ühru run roje jektm ktmaana naggeme ment nt““ 1.1 A2 Projektrollen und Verantwortlichkeiten Alle am Projekt beteiligten Personen müssen wissen, welche Aufgaben, Verantwortungen und Befugnisse sie innerhalb eines Projekts haben. Definition Projektrollen: „Projektrollen fassen bestimmte Funktionen und Aufgaben sowie die Prozesse zur Funktionserfüllung zusammen. Eine zentrale Funktion kommt dem Projektleiter zu, er muss über die erforderlichen Kenntnisse und Erfahrungen, aber auch über notwendige Befugnisse verfügen, um das Projekt erfolgreich zu führen.“ 1.1.1 Leitfragen zur Video-Einführung: 1. Worum geht es in dem Thema? Es geht um Projektrollen und Verantwortlichkeiten: „Wer macht in einem Projekt was?“ 2. Was sind denn die wichtigsten Rollen im Projekt? 1. Projektleiter: • Koordinieren des Projektteams • Übernahme zentraler Planungs- und Steuerungsaufgaben  Unverzichtbar für die Abwicklung eines Projekts 2. Projektteam (evtl. spezifische Rollen im Projektteam): • Unterschiedliche Rollen im Projektteam, das ist jedoch sehr Projekttypspezifisch  In Softwareentwicklungsprojekten gibt es andere Rollen im Projektteam als in einem F&E-Projekt 3. Projektauftraggeber/externe Dienstleister/Führungsebenen 3. Darf ein typischer Projektleiter über den Projektabbruch und autonom über das Projektbudget entscheiden? Nein, ein typischer Projektleiter darf nicht über den Projektabbruch und autonom über das Projektbudget entscheiden. Er darf auch nicht einfach neue Ressourcen dem Projekt hinzufügen. • Diese Entscheidungen werden von Menschen, denen das Budget/die Ressourcen gehören, entschieden (Vorstände, Abteilungsleiter, Bereichsleiter, etc.) • Der Projektleiter agiert in einem gewissen Rahmen der durch den Projektplan vorgegeben ist, jedoch werden im Laufe der Projektdurchführung auch Entscheidungen notwendig, die außerhalb dieses Rahmens liegen  Gremien: Lenkungsausschuss (Kontrollinstanz) 1

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4. Inwieweit trägt der Lenkungsausschuss eine Verantwortung für den Projekterfolg? Der Lenkungsausschuss hat eine zentrale Rolle als Bindeglied zwischen Projekt und Organisation als Eskalationsinstanz/Kontrollinstanz. Nur wenn der Projektlenkungsausschuss seine Funktion erfüllt, kann der Projektleiter mit dem Projekt erfolgreich sein! • Lenkungsausschuss stellt Ressourcen zur Verfügung • Lenkungsausschuss schafft Motivation für Mitarbeiter des Projekts (Bonus abhängig von Erfolg des Projekts)  Der Lenkungsausschuss hat eine hohe Verantwortung für den Projekterfolg, da er das Projekt und den Projektleiter unterstützt (besetzt mit hohen Führungspositionen)

 Wenn die Rolle des Lenkungsausschusses gut erfüllt wird, sie also den Projektleiter/das Projekt gut unterstützen, so kann auch der Projektleiter das Projekt besser und erfolgreicher steuern

1.1.2 Leitfragen mit Antworten zum Lernmaterial: 1. Was versteht man unter einer Rolle innerhalb eines Projektes? Eine Rolle im Projekt beschreibt eine Stelle in einem Projekt, für die eine Person verantwortlich ist. Die Rolle umfasst auch die verschiedenen Erwartungen, die andere Personen an diese Rolle haben. Für jede Rolle werden verschiedene Erwartungen und Handlungen (Funktionen, Aufgaben, Prozesse zur Funktionserfüllung) definiert, die der Rollenträger ausführen können soll. 2. Welche unmittelbaren Rollen gibt es in einem Projekt? o Auftraggeber o Auftragnehmer o Lenkungsausschuss o Projektleitung (Projektleiter) o Teilprojektleiter o Arbeitspaketverantwortliche o Projektmitarbeiter o Subauftragnehmer o Eigentümer des Unternehmens o Teammitglieder

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3. Welche Verantwortlichkeiten und Befugnisse haben diese unmittelbaren Rollen in einem Projekt?

Rolle

Aufgaben -

Auftraggeber

Auftragnehmer

-

Erstellung des Projektauftrags und der -ziele (PL) Steuerung des Projekts (mit Projektleiter [PL]) Budget bereitstellen Freigabe der jeweiligen PM-Phasen Projektergebnis abnehmen Projektleiter entlasten Eskalation bei Problemen Projekt verantwortlich durchführen Verpflichtend das geforderte Projektergebnis abliefern (gegenüber Auftraggeber)

Befugnisse -

-

-

Lenkungsausschuss

-

Projektleiter ernennen und diesen unterstützen Überwachung des Projektfortschritts Berichterstattung gegenüber Unternehmensleitung Abschlussberichte genehmigen Projektleiter entlasten

-

-

-

Projektleitung

-

(wichtigste Rolle) -

Teilprojektleiter

-

Arbeitspaketverantwortliche

-

Projektmitarbeiter

-

Abstimmung Projektauftrag/-planung mit Lenkungsausschuss Beschaffung geeigneter Ressourcen Koordination, Führung und Motivation Planung, Steuerung und Überwachung der Termine, Kosten, Qualität und Zielerreichung Repräsentation des Projekts nach außen Durchführung des Projektabschlusses Leitungsfunktion über einen bestimmten Abschnitt eines Projekts Zuständig für die Durchführung seines Arbeitspakets Anforderungsgerechte, termingetreue und kostengerechte Abarbeitung des Pakets Durchführung der ihnen delegierten Aufgaben Dokumentation der Aufgabenergebnisse Unterstützung des Projektleiters Kontrolle des Fortschritts der Aufgaben Rückmeldung der Ergebnisse und des Aufwands

-

-

-

Entscheidung über Projektabbruch Entscheidung über Austausch des Projektleiters Beauftragung des Projekts Ernennen des Projektleiters, wenn Auftraggeber ein externes Unternehmen ist Entscheidung über Korrekturmaßnahmen Entscheidung über Änderungen der Projektinhalte, -kosten, termine Entscheidungen über Prioritäten v. Projektaufgaben Mitwirkung bei Bestimmung der Projektziele / Besetzung von Projektrollen Fachliche Weisungsbefugnis Teilweise auch disziplinarische Weisungsbefugnis Entscheidungsbefugnis über alle Aufgaben im Projekt

Umsetzung der Aufgaben Vorbereitung von Entscheidungen durch den Projektleiter

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Wiederholungsaufgaben 1. Was ist nach IPMA „Kompetenz“? „Kompetenz ist die nachgewiesene Fähigkeit, Wissen und/oder Fertigkeiten anzuwenden, sowie dort, wo dies relevant ist, der Nachweis persönlicher Eigenschaften.“

2. Welche Aussagen treffen auf informelle Rollen zu? o Informelle Rollen ergeben sich meistens im Projektverlauf (z.B. Experte für Systemadministration)

o Informelle Rollen haben im allgemeinen keinerlei festgelegte Befugnisse oder Verantwortlichkeiten o Meist werden solche Rollen von Personen eingenommen, die auf einem bestimmten Gebiet „Experte“ sind o Informelle Rollen werden oftmals von allen Projektbeteiligten im Projekt anerkannt

3. Was darf eine Rolle mit disziplinarischer Verantwortung? Eine Rolle mit disziplinarischer Verantwortung kann die Aufgaben an andere Rollen/Mitarbeiter delegieren, da die Rolle über fachliche Verantwortung verfügt und somit auch für die inhaltlich richtige und vollständige Aufgabenverteilung sorgen kann. (Projektleiter)

4. Was beschreibt der Begriff „Verantwortlichkeit“? Die Verantwortlichkeit beschreibt, welche Rolle für welche Aufgaben oder Aktivitäten im Projekt zuständig ist.

5. Was trifft auf die Rolle des Projektleiters zu? o Ist für die Erreichung der Projektziele verantwortlich o Koordiniert die Projektaufgaben und das Projektteam o Repräsentiert das Projekt nach außen o Wirkt bei der Besetzung von Rollen und der Beschaffung geeigneter Ressourcen mit o Stimmt sich mit dem Lenkungsausschuss ab o Hat die Befugnisse für alle Entscheidungen innerhalb des Projekts

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6. Was trifft auf den Lenkungsausschuss zu? o Entscheidet über Korrekturmaßnahmen und Änderungen an Projektinhalten, -terminen und -kosten o Trifft Entscheidungen, für die der Projektleiter keine Entscheidungsbefugnis hat o Trifft Entscheidungen im Rahmen des Projekts o Stimmt sich mit dem Auftraggeber ggf. über weitere Projektressourcen ab o Ist bei kleineren Projekten ggf. nicht notwendig o Dient dem Projektleiter als Berichts-, Entscheidungs- und Eskalationsgremium

7. Ein Unternehmen zieht in Erwägung, neue Entwickler für ein Projekt einzustellen. Es wird erwartet, dass es nach dem Projekt noch genügend Aufgaben im restlichen Unternehmen gibt. Zu welcher Kategorie gehören damit die einzustellenden Entwickler? Hierbei handelt es sich um neu zu besetzende Stellen, das heißt hier muss erst eine Personalauswahl (-ausschreibung) stattfinden. Anschließend werden die Ressourcen eingestellt und fest in die Unternehmensorganisation eingebunden.  Interne, zu beschaffende Personalressourcen

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