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Administración por Objetivos (APO) —

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Administración por Objetivos (APO)

Índice

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1

Introducción ............................................................................................................................................................ 3

2

Conceptos y Características.......................................................................................................................... 4

3

Proceso de la APO .............................................................................................................................................. 5

4

Ventajas de la APO ............................................................................................................................................ 6

5

Limitaciones de la APO .................................................................................................................................... 7

6

Resumen .................................................................................................................................................................. 8

7

Referencias Bibliográficas ............................................................................................................................. 8

ASTURIAS CORPORACIÓN UNIVERSITARIA® No ta Técnica pr epar ada por Ast u r ias Cor por ació n Univer sitar ia. S u difu s ió n, r epr odu cción o u so total o par cial par a cu al qu ier ot r o pr opósito qu eda pr o hibida. Todos l os der echos reser vados .

Administración por Objetivos (APO)

Objetivos 

1

Objetivo: Conocer en qué consiste la administración por objetivos, así como sus ventajas e inconvenientes.

Introducción

La admin administra istra istración ción por obje objetivos tivos es una té técnica cnica de dire direccion ccion ccionamie amie amiento nto de esf esfuer uer uerzos zos por med medio io de la plan planeaci eaci eación ón y contr control, ol, con el fin de co conoc noc nocer er y defin definiir en qué neg negocio ocio se en enc c uentra la orga organiz niz nizac ac ació ió ión n y ha hac c ia d dónde ónde quie quiere re lllegar legar legar.. Peter F. Drucker en el año 1954, es considerado el creador de la Admi Adminis nis nistra tra tración ción por Obje Objetivo tivo tivoss, en el cual, publicó un libro que caracterizaba este tema. La APO surge en los años 50, cuando las empresas americanas sufrían presiones. Desde el año 1929 que intervino Jhon Maynard Keynes, el capitalismo sufrió cambios y controles del gobierno, debido a que las decisiones no podían depender solamente de los empresarios. El empr empresa esa esario rio de esta ép época oca se inte interesab resab resaba a por los esfu esfuerz erz erzos os os, y no por controlar los márgenes de ganancias y reducción de gastos. Inicialmente, se establecen los objetivos anuales de la organización formulados por un plan de objetivos a largo plazo, y los objetivos de los directivos y las áreas se realizan con base a los objetivos anuales de la organización. Se d defi efi efine ne a ca cad da una de las áreas la resp responsa onsa onsabilida bilida bilidad d y los res resul ul ultad tad tados os esp espera era erad dos, y eso esoss obje objetiv tiv tivos os o obte bte btenid nid nido os se ut utilizan ilizan pa para ra co coo ord rdina ina inarr la opera operaci ci ción ón de la emp empre re resa sa sa.. La Administración por objetivos (APO) nació como un método de Evaluación y control, sobre el desempeño de áreas y organizaciones con un rápido crecimiento, en sus inicios constituyó un criterio financiero de evaluación y de control, estos criterios de ganancia y de costo no fueron suficientes para explicar la organización tanto social como humana, el criterio financiero fue válido. Debido a esto, se generaron choques entre los niveles medio y bajo de la organización con los funcionarios de la alta dirección, ya que para los niveles medio-bajo este criterio fue de mucho descontento y apatía. La descentralización de las decisiones y la fijación de objetivos para cada una de las áreas, fue la solución que encontraron para reversar el proceso mencionado anteriormente, ahora cada uno debí debía a elegi legirr “como “como”” ib iba a a lllleg eg egar ar a sus ob objetivo jetivo jetivoss plan plantea tea teados dos dos. La admin administ ist istrac rac ración ión por o bjetivo bjetivoss (APO) y la gerenc erenciia enfoc nfocada ada en re resul sul sultados tados , son dos métodos actuales y prácticos, propios de la gerencia moderna, los cuales, se han caracterizado por ser gran grandes des ali aliados ados de los lo logros gros y del c umpl umplimien imien imiento to de los o bjetivo bjetivoss que han sido plan plantea tea teados dos po porr lla a or organiz ganiz ganizació ació ación. n. No se trata sólo de administrar los recursos, sino implicarlos directamente con cada uno de los procesos llevados a cabo, debido a esto, las organizaciones están muy relacionadas con este tema.

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Administración por Objetivos (APO)

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Conceptos y Características

La administración por objetivos es un mé método todo, por el cual, los al alto to toss mandos y los subor subordin din dinados ados de una or organ gan ganizac izac ización ión tr trabajen abajen m manco anco ancomunadament munadament munadamente e e id ident ent entifiq ifiq ifiquen uen o ob bjetivo jetivoss comune comunes, s, def defin in inan an sus áreas de res esponsabi ponsabi ponsabilililidad dad en t érmi érminos nos de me metas tas esperad speradas, as, y ut utiliz iliz ilizan an esos ob objeti jeti jetivos vos ant anter er eriormente iormente ident dentiific ficados ados como una guía par para a el buen func funcio io ionamiento namiento de lla a empresa empresa..

“Desempeño

evaluado

y

resultados

alcanzados comparados con los esperados”

Analizando el resultado final, el desempeño del alto mando y del subordinado puede ser evaluado objetivamente, y los resultados alcanzados pueden ser comparados con los esperados. La APO funciona hoy como un en enfoque foque amig amigable able able,, part partici ici icipat pat pativo ivo y democrá emocrático tico tico, a pesar de haber tenido un pasado autocrático, y da paso a nuevos esquemas de evaluación del desempeño humano, remuneración flexible, y principalmente para hacer compatibles los objetivos organizacionales con los individuales. La APO lleva a cabo un esquema, en el cual, a partir de la reunión entre el alto mando y subordinado, el ge geren ren rente te se comprom compromete ete a br brind ind indar ar apoyo, di direcció recció rección n y rec recurso urso ursoss par ara a que el subo subordi rdi rdinado nado pu pueda eda trab trabajar ajar con efic eficaci aci acia a orie orient nt ntado ado a alc alcanzar anzar lo loss ob objetivo jetivo jetivos. s.

“Gerente

y

subordinado

evaluar

conjuntamente los logros y resultados de los objetivos”

Entrenamiento, habilidades, equipos, etcétera, son herramientas que el gerente debe brindar y garantizar al subordinado para poder obtener sus resultados. Asimismo, habitualmente tanto gerent erente e co como mo subor subordinado dinado deber eberán án evalu valuar ar en fo form rm rma a c onj onjunt unt unta a lo loss res resul ul ultados tados y logro logross de lo loss objet bjetivos ivos ivos, a partir de esta evaluación, se genera una retroalimentación del proceso donde se revalúan o se redimensionan los objetivos así como los medios y recursos necesarios. A continuación definamos cada una de sus características:

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

Es Establec tablec tablecimien imien imiento to co con n junto de obj bjeti eti etivos vos en entt re el al alto to man mando do y su su superio perio perior: r: Debe existir una par parti ti ticipació cipació cipación n activa tanto del subordinado como del alto mando en el pro proceso ceso de defi definición nición y est establecim ablecim ablecimiiento de lo loss obje bjeti ti tivos vos vos, sin embargo, esta participación varía según el sistema adoptado.



Es Establec tablec tablecimien imien imiento to de ob obje je jetivo tivo tivoss par para a c ada depar epartamento tamento o po posic sic sición: ión: La APO se fundamenta en la definición de objetivos por posiciones de gerencia. Dichos ob objetivo jetivo jetivoss pueden ser llama lamados dos met etas, as, blanco blancoss o fin final al alidad idad idades es es, sin embargo, la idea principal es la misma: determinar los resultados que el gerente y subordinado deberán alcanzar. Los obje bjett ivos deber deberán án se serr cu cuanti anti antific fic ficados ados en plazo plazoss de defin fin finidos. idos.



Int Interr err errel el elación ación en entr tr tre e los ob objeti jeti jetivos vos depar epartament tament tamentales: ales: Debe existir una rel relació ació ación n muy cercana en entre tre los obje objeti ti tivos vos de los diferen diferente te tess depar departamento tamento tamentoss o geren gerente te tess involuc nvolucrados rados rados. Esta relación debe implicar objetivos de producción con objetivos comerciales, o también objetivos de un nivel con los objetivos de los niveles inferiores o superiores.



Énf Énfasis asis en la me medic dic dición ión y el co con n trol de resul esulta ta tados: dos: Para alcanzar los objetivos de la mejor forma posible el gerente y el subordinado pasan a elaborar adecuadas estrategias, esta es estr tr trategia ategia tá táct ct ctica ica se será rá el me medio dio par para a alc alcanzar anzar lo loss obj bjet et etivos ivos de

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c ada depar epartamento tamento tamento. En la secuencia, las estrategias se desdoblarán y se detallarán en estrategias operacionales. Para cada una de estas estrategias (táctica y operacional) la APO enfatiza la cuan cuanti ti tific fic ficación ación ación,, medici medición ón y c ont ontrol rol rol. Se hace indispensable medir los resultados alcanzados y confrontarlos con los antes planeados. La medición y el control son los elementos que causan las más grandes dificultades en la instauración de la APO, ya que si un ob objet jet jetivo ivo no puede se serr medido no s e po podrá drá cono conocer cer su res resul ul ultado tado tado. 

Con Contin tin tinúa úa evalu valuación ación ación,, re revi vi visión sión y mod odific ific ificació ació ación n de lo loss plane planes: s: Cada uno de los sistemas de la APO tiene alguna forma de evaluación y revisión constante del proceso y de los objetivos por alcanzar, permitiendo así que se tomen las debidas precauciones y que se est stablezcan ablezcan nu nuevos evos obje bjett ivos para el siguien guiente te per periodo iodo iodo.



Part Partici ici icipac pac pación ión ac tiv tiva a de lo loss alto ltoss man andos dos y de los subor subordinados dinados dinados:: El proceso se convierte más en un cont control rol po porr obj bjetivo etivo etivoss que en una administración por objetivos. Ésto es debido a que el gerente define los objetivos, y posteriormente los “vende” a sus subordinados, midiendo y evaluando el progreso. Existe una gran in interacc teracc teracciión ge gerente rente rente-subor -subor -subordinado. dinado.



Apoyo in inten ten tensivo sivo del per ersonal sonal sonal:: La implantación de la administración por objetivos req requiere uiere del intenso apoyo de un perso ersonal nal debi ebidamente damente entr entrena ena enado do y pre prepara para parado do do. La APO exige coordinación e integración de esfuerzos, lo cual, puede ser llevado a cabo por el personal.

En general la APO se caracteriza por la interacción superior-subordinado, establecimiento de los objetivos a alcanzar, determinación de los criterios de evaluación del desempeño, profundización en el hoy y en el mañana, énfasis en los resultados y no en los medios, retroalimentación frecuente y constante, continua redefinición de los objetivos, continua redefinición de los criterios de evaluación del desempeño, y el énfasis en la medición y el control.

3 “Este proceso permite soluciones y ajustes en cada ciclo”

Proceso de la APO

El proceso de la APO se forma por un proceso cíclico, el cual, perm permite ite sol solucione ucione ucioness y aj ajuste uste ustess en entr tr tre e c ada cic ciclo lo lo, todo esto mediante la retroalimentación de la evaluación de resultados. El proceso se inicia en la cúspide de la organización, la cual, debe de ir de la mano con la ayuda del director o gerente general. No es obligatorio que la fij ación d de e llo os o objet bjet bjetivos ivos se inicie en la cúspide, se puede iniciar en un área o departamento, al nivel de otros jefes incluso en el nivel más bajo.

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Administración por Objetivos (APO)

“Sin

metas

no

se

podrá

establecer

La APO tiene una planificación, la cual, para poder fijar las metas, planes y presupuestos de la organización, debe de estar seguida por las acciones, por lo tanto, ningún directivo sin ellas no podrá establecer dichos objetivos.

objetivos”

Es así que la APO, se fijan metas al nivel más alto de la organización, se define el papel que debe realizar cada persona, y que sea responsable de alcanzar, establecer y cambiar los objetivos para sus subordinados. También se establecen los objetivos para los directivos y para el personal Staff.

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Ventajas de la APO

mejor jor adminis dministr tr tración ación , con Entre sus otras ventajas la APO da por resultado una me frecuencia obliga a los gerentes a clarificar la estructura de sus organizaciones, est stimul imul imula a a lla as per personas sonas a c compromete ompromete omprometerse rse con ssus us m metas etas y ay ayuda uda a de desarrol sarrol sarrolla la larr co contro ntro ntrole le less efec efecti ti tivos. vos. 1. Fi Fijació jació jación n en la c ima de ob objeti jeti jetivo vo voss p pre re relimin limin liminares ares ares: El primer paso en el establecimiento de objetivos es que el Director General determine lo que él percibe como el propósito o misión, y las metas más importantes para un determinado período futuro. 2. Clari Clarific fic ficación ación de lo loss papeles org rganiz aniz anizacion acion acionale ale aless : Idealmente cada meta y submeta deben ser la responsabilidad clara de una persona en particular, sin embargo, al analizar la estructura de una organización, con frecuencia, se observa que la responsabilidad es imprecisa y que se necesita clarificación o reorganización. En ocasiones, res esul ul ulta ta im imposi posi posibl bl bles es estr struct uct ucturar urar una organiz rganizació ació ación n en forma tal que un ob objetivo jetivo se sea a la re respon spon sponsabil sabil sabilida ida idad d per personal sonal d de e alg alguien. uien. 3. Esta Establec blec blecimien imien imiento to de los o bjetivo bjetivoss de los subord ubordinados inados inados: Después de asegurarse de que los gerentes subordinados han sido informados de los objetivos generales, estrategias y premisas de planeación, entonces pueden empezar a trabajar con sus subordinados para fijar sus objetivos. El su superio perio periorr le less pre regunt gunt gunta a a los subor subordin din dinados ados qué metas creen ellos poder cumplir, en qué período y con qué recursos, pero llos os superi superior or ores es ttie ie ienen nen lla a re respon spon sponsabil sabil sabilid id idad ad de a apro pro probar bar los ob obje je jetivo tivo tivoss de lo loss subor subordin din dinados. ados. 4. Recic Reciclaje laje de O bjet bjetivos ivos ivos: Es difícil establecer objetivos comenzando en la cima y dividiéndolos entre los subordinados. Tampoco se deben comenzar desde abajo. Se necesita un grado de reciclaje, por tanto, la fijación de objetivos no es sólo un proceso conjunto sino recíproco. La al alta ta di direcc recc rección ión puede tener ide idea a de los ob objetivo jetivo jetivoss de los subo ubordina rdina rdinados, dos, pero seguro c ambia ambiarán rán al cono conoce ce cerr sus apor aportac tac taciones iones iones.

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Limitaciones de la APO 

Ti Tiempo: empo: APO es un proceso que consume tiempo. Objetivos, en todos los niveles de la Organización, se establecen después de considerar cuidadosamente los pros y los contras que consumen mucho tiempo. Los su superi peri periore ore oress est están án o blig bligados ados a celebrar reuniones frecuentes con el fin de dar a c onoce onocerr a lo loss subor subordin din dinados ados el n uevo si sist st stema. ema.



Premio Premio-castigo -castigo enfo enfoque: que: APO es un programa de presión orientada. Se basa e en n la psico psicolog log logíía reco recompensa mpensa c ast astigo igo igo. Se trata de forzar indiscriminadamente mejora en todos los empleados. A veces, se puede penalizar a las personas cuyo desempeño se mantiene por debajo de la meta.



Aumen Aumenta ta e ell papel papeleo: eo: Los programas de APO introducen un mar de papeleo como manuales de formación, boletines de noticias, folletos de instrucciones, cuestionarios, datos de desempeño e informar a la Organización. Los gerente gerentess nec necesit esit esitan an ret etroal roal roaliment iment imentación ación de la info información rmación rmación, con el fin de saber exactamente lo que está pasando en la organización. Los empleados deben llenar en un número de formatos, aumentando así el papel de trabajo.



Cre Crea a problema problemass de or organizac ganizac ganizació ió ión: n: El APO está lejos de ser una medicina para todos los problemas de la organización. A menudo, la APO c re rea a má máss pro problemas blemas de los q que ue puede rresolv esolv esolver er er.



Des Desarro arro arroll lllla a ob objet jet jetivos ivos en c onf onflic lic licto: to: A veces, el objetivo de un individuo puede entrar en conflicto con los de otro, por ejemplo jemplo, la comercialización objetivo del gerente de ventas, no podrá encontrar ningún apoyo de la meta de producción que consiste en producir a menor costo. En tales circunstancias, los individuos no siguen caminos que son los mejores en su propio interés, sino que van en detrimento de la empresa.



El pro problema blema de la co coor or ordinació dinació dinación: n: Dificultades considerables pueden estar presentes en la coordinación de los objetivos de la organización con los de la persona y el ...