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Licenciatura en Administración y Gestión PúblicaPRIMER SEMESTREMÓDULO 2:Administración y gestión de proyectos comunitariosUnidad 2: Proyectos comunitarios, plan de acción y toma dedecisionesSesión 6: Administración del proyecto comunitarioActividad 2: Administración y gestión del proyectoRosa Elena ...

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Licenciatura en Administración y Gestión Pública

PRIMER SEMESTRE MÓDULO 2: Administración y gestión de proyectos comunitarios

Unidad 2: Proyectos comunitarios, plan de acción y toma de decisiones Sesión 6: Administración del proyecto comunitario Actividad 2: Administración y gestión del proyecto

Rosa Elena de la Cruz Mora Esparza Grupo: AG-AGAPV-2002-B1-011

Módulo 2. Administración y gestión de proyectos comunitarios Unidad 2. Proyectos comunitarios, plan de acción y toma de decisiones Sesión 6. Administración del proyecto comunitario Andamio cognitivo: Sesión 6

Índice Introducción …………………….……………………………………………………...……………..………..… 3 Actividad 2. Administración del proyecto comunitario ……………………….……………………………….. 4 Planeación ………………………………………………...…..…...…………….……………………..….... 4 Organización …………………………………………………………………………………………………. 4 Dirección ……………………………………………………………………………………………………… 4 Control ……………………………………………………………………………………………………...… 5 Plan de acción ………………………………………...………………..………….…………………....….. 5 Estructura organizativa del proyecto ………………………………………………………………………. 5 Organización de las actividades …………………………………………………………………………… 6 Matriz de procesos ………………………………………………………………………………..……….. 10 Distribución organizativa ………………………………………………………………………………….. 12 Fases y actividades ………………………………………………………………………………………... 13 Tabla de responsables ………………………………………………………………………………….…. 14 Matriz de roles y responsables …………………………………………………………………………… 16 Cronograma ………………………………………………………………………………………………… 16 Conclusiones …………………………...…………………………..……………………………...……........... 17 Referencias ……………………………...………………………..………………………….…...……….…… 18

División de Ciencias Sociales y Administrativas / Administración y Gestión Pública

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Módulo 2. Administración y gestión de proyectos comunitarios Unidad 2. Proyectos comunitarios, plan de acción y toma de decisiones Sesión 6. Administración del proyecto comunitario Andamio cognitivo: Sesión 6

Introducción A través del presente módulo, hemos ido integrando los conocimientos previos para diseñar un proyecto comunitario. El siguiente paso es la administración: su importancia radica en que absolutamente todas las actividades del proyecto han de ser planeadas, organizadas, dirigidas y controladas desde este punto, de acuerdo con los objetivos, insumos y presupuesto, todo realizado en un tiempo determinado, con la intención de gestionar las acciones que plantearemos en el proyecto. No debemos dejar de lado que el proceso administrativo tiene carácter participativo, de ahí la importancia de una adecuada colaboración de todos los actores participantes.

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Módulo 2. Administración y gestión de proyectos comunitarios Unidad 2. Proyectos comunitarios, plan de acción y toma de decisiones Sesión 6. Administración del proyecto comunitario Andamio cognitivo: Sesión 6 Sesión 6. Administración del proyecto comunitario

Después de diseñar el perfil de nuestro proyecto con base en los objetivos y metas que se quieren alcanzar, los cuales integramos en la dimensión social, jurídica e institucional; programamos las acciones, los recursos (humanos, materiales y financieros) y el tiempo requerido para su implementación, incorporándolos en la dimensión económica, técnica y ambiental. Revisemos el tema de la administración de proyectos, la cual se refiere a la planeación, organización, dirección y control de los recursos para lograr un objetivo a corto, mediano o largo plazo. Esta es una actividad realizada por los administradores para integrar proyectos tomando en cuenta el tiempo y los recursos disponibles (humanos, materiales, tecnológicos, financieros).

Completa la siguiente tabla de los momentos para administrar un proyecto comunitario contestando las preguntas que se refieren en el texto de apoyo:

Planeación ¿Qué se va a hacer? Proyecto social comunitario para rescate de un espacio público; rehabilitación integral de “las canchas”. ¿Quién lo hará? Considerando la vía por la que pretendemos realizarlo, la responsabilidad de su ejecución recae en un comité integrado por algunos de los beneficiarios, con la supervisión de la dirección de desarrollo económico de la presidencia municipal, así como un supervisor de la auditoría del estado. ¿Cómo se realizará? Lo primero que debemos hacer, es asegurar la aportación de la comunidad; hemos analizado las opciones para recaudar el dinero que necesitaríamos y consideramos que sin problema lograremos reunirlo. Una vez resuelto ese primer problema, será necesario que alguno de los clubes migrantes solicite la inscripción del proyecto a través de las federaciones existentes en los Estados Unidos de América y que el comité de validación determine la autorizar su inscripción en los proyectos que se apoyarán el próximo año. Una vez que el proyecto fuera autorizado en sesión del COVAM y con el recurso en una cuenta bancaria, se comenzaría con las compras de los insumos que se requieren; la instalación de algunos de ellos requiere mano de obra especializada, misma que nos será proporcionada por la dirección municipal de obra pública y la demás mano de obra será proporcionada por la misma comunidad a través de jornales de los beneficiarios ¿Cuándo se llevará a cabo? Considerando los tiempos que marca la agenda municipal, deberemos tener el proyecto listo durante el mes de enero para que, de ser aprobado durante algunos de los tres comités de validación (COVAM) que se desarrollan entre los meses de febrero a agosto; si resulta autorizado, los tiempos están marcados por el mismo programa pero no exceden de un año desde su aprobación hasta su ejecución. En el caso que nos ocupa, esperamos que pudiera se aprobado en uno de los primeros COVAM y ejecutarlo a más tardar entre los meses de septiembre y octubre de 2021. Los recursos con que se ejecutaría se aportan a partes iguales entre la comunidad beneficiaria, con el apoyo de los clubes de migrantes, y las aportaciones municipal y estatal. ¿Por qué se hará el proyecto? La importancia de contar con un espacio en buenas condiciones para la práctica del deport y la convivencia social, vinculada a la posibilidad de acceder a programas públicos vigentes, así como el interés que se despertó en la comunidad entre los posibles beneficiarios; este proyecto de rehabilitación del espacio público conocid como “las canchas”; reparación integral de todas las áreas que lo constituyen, busca que la comunidad cuente con un luga atractivo para la práctica del deporte y la convivencia social, para contribuir de alguna manera al problema de la descomposición social.

Organización ¿Cómo se dividirá el trabajo? Debido a la naturaleza de la gestión que pretendemos, debe conformarse un Comité Comunitario que formalizará el proyecto; el documento del proyecto correrá a cargo de la Dirección de Desarrollo Económico y Social del Ayuntamiento Municipal. Una vez aprobado y contando con el dinero para ejecutarlo, la responsabilidad de las adquisiciones corre a cargo del Comité de Obra. La Dirección de Obra Pública Municipal, a través de los Departamentos de Alumbrado Público y Herrería, realizarán el trabajo de mano de obra especializada, requerida para la instalación de tableros reflectores, malla ciclónica, así como la reparación de los juegos infantiles. El resto de mano de obra, será realizado po personas de la comunidad, con jornadas de trabajo voluntario. La evaluación de las actividades durante y después del plan correrá a cargo del supervisor de obra y de la auditoría del Estado.

Dirección ¿Cómo se debe hacer? En el proceso de administración, la comunidad es la encargada de dirigir el proyecto; sin embargo es importante que haya un comité o grupo que dirija el trabajo que tiene que ver con todas las etapas del proyecto; el Comité Comunitario será el responsable de diseñar el plan de acción, nombrar a los responsables de las actividades que tienen qué ver con el logro de nuestros objetivos, así como de la evaluación del trabajo que se realice al momento de la ejecución.

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Módulo 2. Administración y gestión de proyectos comunitarios Unidad 2. Proyectos comunitarios, plan de acción y toma de decisiones Sesión 6. Administración del proyecto comunitario Andamio cognitivo: Sesión 6 Control ¿Cómo se hizo? Como vimos en la sesión pasada se parte de definir el objetivo general del proyecto hasta desagregar los costos del mismo.

Plan de acción El plan de acción será de gran utilidad para visualizar con mayor claridad qué se quiere alcanzar, la definición de los medios necesarios y la forma de conseguirlos. Para ello debemos tener claro el contexto institucional, es decir, definir la misión, visión, valores, objetivos y metas de la organización comunitaria para que éstas sean coherentes. A continuación, define estos aspectos en relación con tu proyecto:

Visión: Ser una organización que contribuya con su gestión al bienestar de la comunidad, abarcando todas las áreas de intervención social y fortaleciendo las relaciones con las instituciones, en busca del desarrollo integral de la comunidad.

Misión Contribuir con nuestro trabajo al mejoramiento de los servicios y espacios públicos de la comunidad; colaborar con las instituciones y los grupos organizados en la dignificación de nuestro pueblo.

Valores Solidaridad, responsabilidad social, unión comunitaria.

Objetivos Generar una dinámica de participación social, que tenga la finalidad de trabajar en equipo conjuntamente con las autoridades, para buscar estrategias que mejoren las condiciones de la comunidad.

Metas Lograr la rehabilitación total de nuestro espacio público “las canchas”; generar la coyuntura para que la comunidad se involucre en la resolución de otros problemas que nos aquejan.

Estructura organizativa del proyecto Como sabemos la estructura organizativa del proyecto consiste en definir los responsables de la administración y gestión del proyecto y de realizar la distribución y asignación de las tareas que van a realizar los miembros de una organización comunitaria. A continuación detalla la estructura organizadora de tu proyecto:

Estructura

Integrantes 1.

Comité Directivo

2.

Coordinador del proyecto Auxiliar.

Financiamiento Voluntario Voluntario

Cantidad 1 1

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Comité Organizador

1. 2. 3. 1. 2.

Comité de Promotores 3. Voluntarios 4.

Presidente Administrador Tesorero Coordinador Equipo de recaudación. Equipo de pintura. Equipo de jardinería.

Voluntario Voluntario Voluntario Voluntario

1 1 1 1

Voluntario

10

Voluntario

8

Voluntario

5

Organización de las actividades Aquí se realiza la organización de las actividades, los responsables y el cronograma a fin de dar seguimiento al proyecto. La organización administrativa responde a las siguientes preguntas. Completa lo que corresponda a tu proyecto.

¿Cómo lo vamos hacer?

Listado de acciones, procesos y diagramación para concretar el proyecto Actividades

En mi proyecto 1) Reuniones de los comités directivo y organizador para el diseño del proyecto. 2) Acercamiento con los clubes migrantes a través de sus representantes en la comunidad para solicitar apoyo en la inscripción del proyecto. 3) Reunión con el Director del Desarrollo Económico y Social del Ayuntamiento Municipal, solicitando su colaboración para integración del proyecto. 4) Elaboración del proyecto escrito. 5) Actividades para reunir fondos económicos: a) Rifa b) Venta de comida c) Solicitud de aportaciones a los paisanos en los Estados Unidos. 6) Compra de dos tableros de material acrílico, medidas reglamentarias. 7) Instalación de dos tableros de material acrílico en la cancha de básquetbol. 8) Compra de dos redes para las porterías de fútbol rápido.

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Módulo 2. Administración y gestión de proyectos comunitarios Unidad 2. Proyectos comunitarios, plan de acción y toma de decisiones Sesión 6. Administración del proyecto comunitario Andamio cognitivo: Sesión 6 9) 10)

11) 12) 13) 14)

15) 16) 17) 18)

19)

20)

21) 22)

¿Quiénes lo vamos hacer?

Responsables y acuerdos institucionales

Instalación de dos redes en las porterías de la cancha de fútbol rápido. Compra de material de herrería y reparación de 2 resbaladillas, 2 columpios y dos subeybajas. Aplicación de pintura posterior a la reparación de los juegos infantiles. Compra de 80 metros de malla ciclónica en el perímetro del lugar. Colocación de 80 metros de malla ciclónica al perímetro del área del proyecto. Reparación de 100 metros de malla ciclónica instalada en el perímetro de la cancha de fútbol rápido. Compra de 8 reflectores led de 400 watts. Instalación de 8 reflectores en los postes ubicados para tal fin en ambas canchas. Compra de 1 cubeta de pintura de alta resistencia en acabado mate, para rayar las canchas. Aplicación de 1 cubeta de pintura de alta resistencia en acabado mate, para rayar las canchas. Compra de 3 cubetas de pintura a 10 bancas, 2 porterías, 2 postes y 6 juegos infantiles. Aplicación de 3 cubetas de pintura a 10 bancas, 2 porterías, 2 postes y 6 juegos infantiles. Compra de 10 palmas y 20 plantas de ornato. Colocación de 10 palmas y 20 plantas de ornato.

Actores sociales a cargo de las distintas actividades En mi para realizar el proyecto proyecto 1) Comités directivo y organizador. 2) Coordinador del proyecto, auxiliar y presidente del comité Organizador.

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Módulo 2. Administración y gestión de proyectos comunitarios Unidad 2. Proyectos comunitarios, plan de acción y toma de decisiones Sesión 6. Administración del proyecto comunitario Andamio cognitivo: Sesión 6 3)

4)

Coordinador del proyecto, presidente del comité organizador y representantes de los clubes migrantes en la comunidad. Dirección de Planeación del Municipio.

5) a)

6) 7) 8) 9) 10) 11) 12) 13)

14)

15) 16) 17) 18) 19) 20) 21) 22)

¿Cuándo vamos hacerlo?

Cronograma

Es la administración del tiempo para realizar el proyecto

Comité de promotores voluntarios. b) Comité de promotores voluntarios. c) Todos los integrantes de los comités. Administrador y tesorero del comité de organización. Personal especializado de la Dirección de Obras Públicas Municipales. Administrador y tesorero del comité de organización. 4 voluntarios de la comunidad. Administrador y tesorero del comité de organización. Personal especializado de la Dirección de Obras Públicas Municipales. Administrador y tesorero del comité de organización. Personal especializado de la Dirección de Obras Públicas Municipales, con apoyo de 3 voluntarios de la comunidad. Personal especializado de la Dirección de Obras Públicas Municipales, con apoyo de 3 voluntarios de la comunidad. Administrador y tesorero del comité organizador. Personal de la Dirección de Alumbrado Público del municipio. Administrador y tesorero del comité organizador 6 voluntarios de la comunidad. Administrador y tesorero del comité organizador. 10 voluntarios de la comunidad. Administrador y tesorero del comité organizador. 5 voluntarios de la comunidad.

En mi proyecto

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Módulo 2. Administración y gestión de proyectos comunitarios Unidad 2. Proyectos comunitarios, plan de acción y toma de decisiones Sesión 6. Administración del proyecto comunitario Andamio cognitivo: Sesión 6 1) 2) 3) 4) 5)

1 reunión semanal a partir del 3 de noviembre. Tercera semana de noviembre. Cuarta semana de noviembre. Enero de 2021. a)

6) 7) 8) 9) 10) 11) 12) 13) 14) 15) 16) 17) 18) 19) 20) 21) 22)

A partir de la tercera semana de noviembre, a realizarse el 24 de diciembre. b) Una actividad semanal, a partir de la tercera semana de noviembre. c) A partir de la tercera semana de noviembre, hasta completar el objetivo. Octubre-noviembre 2021. Octubre-noviembre 2021. Octubre 2021. Octubre 2021. Octubre 2021. Noviembre 2021. Noviembre 2021. Noviembre 2021. Noviembre 2021. Octubre-noviembre 2021. Noviembre 2021. Octubre 2021. Octubre 2021. Octubre 2021. Octubre 2021. Noviembre 2021. Noviembre 2021.

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Módulo 2. Administración y gestión de proyectos comunitarios Unidad 2. Proyectos comunitarios, plan de acción y toma de decisiones Sesión 6. Administración del proyecto comunitario Andamio cognitivo: Sesión 6 Las actividades es la división más reducida de las acciones que se llevan a cabo para cumplir los objetivos del proyecto comunitario y consiste en la ejecución de ciertos procesos de trabajo (con utilización de recursos humanos, materiales y financieros asignando un costo determinado a la actividad) para lograr los fines de la organización.

A continuación, completa la matriz de procesos, actividades con metas de tiempo. Se realiza con base en la descripción de: 1. Los procesos; 2. Se identifican las fases de intervención; 3. Se define la lista de acciones presentadas por orden de prioridad; 4. Se determinan los recursos humanos y sus funciones para realizar las actividades; 5. Se establecen los recursos materiales; 6. Se determinan los recursos financieros; 7. Se establecen los tiempos de ejecución previstos para cada actividad. Sigue el ejemplo presentado en el texto de apoyo…

Procesos

Fases Observación y determinación sobre el proyecto.

Inicio

1.

1.

2.

Planificación

Logística elaboración del proyecto, reuniones, recaudación de fondos y elaboración de documento.

3.

4. 5.

Actividades 6 Encuestas con miembros de la comunidad para determinar el proyecto. 10 Reuniones de los comités directivo y organizador para el diseño del proyecto. Acercamiento con los clubes migrantes a través de sus representantes en la comunidad para solicitar apoyo en la inscripción del proyecto. Reunión con el Director del Desarrollo Económico y Social del Ayuntamiento Municipal, solicitando su colaboración para integración del proyecto. Elaboración del proyecto escrito. Actividades para reunir fondos económicos: d) Rifa e) Venta de comida f) Solicitud de aportaciones a los paisanos en los Estados Unidos.

Costo Unitario

Responsables

$5

Coordinador del proyecto y auxiliar.

Hojas impresas

$ 30

$0

1.

Reuniones

$0

$0

2.

Reunión de sensibilización

$0

3. $ 500

4. $ 4 000 5. a) $ 150 $0 b) $0

c)

Coordinador, genera las condiciones para avanzar en el diseño del proyecto. Coordinador y presidente de comité, sensibiliza a los líderes en la importancia del apoyo al proyecto. Coordinador, presidente y representante de club migrante, solicitan que el proyecto sea inscrito al COVAM 2021.Costo viáticos Dirección de Desarrollo Económico y Soc...