AI05 M15 TEOL Contactes v13 cat-cat PDF

Preview

Summary

Download AI05 M15 TEOL Contactes v13 cat-cat PDF

Description

www.GESEM.cat [email protected] Tel 902 14 14 41

Els contactes La utilització de Ms Outlook va molt lligada a la gestió d’adreces de correu electrònic, telèfons i noms que cal recordar per poder utilitzar el programa correctament. Aquestes adreces de correu electrònic formen el que s’anomena l’agenda. L’agenda està formada per les dades dels contactes, els quals són els destinataris i/o remitents dels missatges electrònics que es puguin enviar i/o rebre. Per no haver de recordar totes les adreces dels contactes i tota la informació de cada usuari, el programa ofereix la possibilitat de crear un directori que conté informació tan diversa com el telèfon, l’adreça postal, l’organització, el lloc de treball, una fotografia, l’adreça web, ... en un mateix registre.

Si es disposa d’una xarxa de correu interna com l’Exchange, les adreces apareixen distribuïdes genèricament en una agenda interna

Amb l’ajuda d’aquest llistat d’adreces, la gestió del correu i de les activitats que proporciona Ms Outlook s’agilita considerablement. En aquesta unitat es treball en els temes següents: crear, modificar i eliminar contactes, les diferents vistes dels contactes , creació de carpetes i com crear elements a partir d’un contacte.

Crear contactes Un contacte no és només la relació que s’estableix entre un nom i una adreça de correu electrònic, sinó que és una fitxa molt extensa en què es poden omplir diferents camps referents a una persona física o jurídica. Elements com el nom, el cognom, el càrrec, l’adreça, la pàgina web, l’organització en la qual treballa, una fotografia, el fax, ..., es poden consultar en una fitxa de contacte ben emplenada. Tot seguit, es detallen els passos a seguir per a crear contactes a Ms Outlook. Com fer-ho?: 1. Estant a la pantalla principal de Ms Outlook, fer clic a Persones (opció situada a la part inferior de la pantalla).

2. A la pestanya INICI, fer clic a la icona Crea un contacte.

Microsoft Outlook 2013

Pàgina 1 de 26

www.GESEM.cat [email protected] Tel 902 14 14 41

Per a crear contactes nous també es pot fer de dues maneres més:  

Fent doble clic a la part central en blanc de la pantalla dels contactes. Fent clic amb el botó dret del ratolí a la part central en blanc de la pantalla de contactes i, del menú contextual que es mostra, triar Crea un contacte.

3. Es visualitza una nova finestra on afegir totes les dades del contacte. Teclejar el nom d’una persona al quadre blanc relatiu a Nom complet. 4. Fer clic al desplegable del botó Correu electrònic i seleccionar la primera opció (Correu electrònic) per tal d’indicar l’email del contacte. Ms Outlook pot guardar fins a tres adreces de correu per a cada contacte: Correu electrònic, Correu electrònic 2, Correu electrònic 3.

Microsoft Outlook 2013

Pàgina 2 de 26

www.GESEM.cat [email protected] Tel 902 14 14 41

5. Teclejar l’adreça d’email corresponent al quadre en blanc. 6. Afegir les altres dades que es creguin oportunes segons la informació que es disposi.

Microsoft Outlook 2013

Pàgina 3 de 26

www.GESEM.cat [email protected] Tel 902 14 14 41

No és obligatori afegir dades a tots els camps, tot i que és altament recomanable per tal de tenir el màxim d’informació d’un contacte o persona. Els camps més rellevants a emplenar són els següents:

Opcions Nom complet Correu electrònic Mostra-ho com a

Números de telèfon

Microsoft Outlook 2013

Acció Nom sencer de la persona en qüestió i que apareixerà en el contacte un cop inserit. E-mail del contacte amb tots els elements que ens permeten vincular aquest a una adreça de correu electrònic. Nom curt o expressió representativa que ajuda a reconèixer el contacte de forma ràpida. Espai que permet afegir els diferents números de telèfon del contacte. En principi, aquest apartat només té quatre camps per a números telefònics (Feina, Particular, Fax de la feina i Mòbil), però s’hi poden incloure fins a 19 números de contacte si es fa clic al botó marcat amb un triangle, a la dreta de cada camp.

Pàgina 4 de 26

www.GESEM.cat [email protected] Tel 902 14 14 41

Opcions

Acció

Espai destinat a poder indicar l’adreça postal del contacte. Ms Outlook permet desar fins a tres adreces postals per a cada contacte: Feina, Particular i Altres.

Adreces

Espai destinat a la imatge gràfica del contacte. Només cal fer un clic en el quadre de la imatge i triar la fotografia que es vulgui assignar. Fotografia

7. Observar que el camp Anomena i arxiva posa, per defecte, els cognoms seguit d’una coma i el nom. Aquest camp és el responsable de la forma com es visualitzarà el contacte dins el llistat de contactes. Si es vol modificar es pot fer seleccionant la opció adient en el seu desplegable o bé teclejant el nom pel qual es voldrà identificar aquest contacte.

Microsoft Outlook 2013

Pàgina 5 de 26

www.GESEM.cat [email protected] Tel 902 14 14 41

Ms Outlook presenta vàries fitxes per a poder introduir tota la informació d’un contacte (Dades generals, Detalls, Activitats, Certificats, Tots els camps). Aquestes opcions es troben dins la pestanya CONTACTE quan s’està editant les dades d’una persona.

8. Un cop s’han emplenat les dades adients del contacte si es vol desar la informació i sortir, fer clic a la icona Desa i Tanca, ubicada a la pestanya CONTACTE; en canvi, si es volen desar les dades i crear un nou contacte, cal fer clic a la icona Desa i Crea.

Modificar un contacte Algunes vegades, les dades dels nostres contactes poden veure’s modificades a causa d’un canvi de feina, de telèfon o de correu electrònic. Per aquest motiu Ms Outlook 2013 inclou la possibilitat de poder modificar els contactes en qualsevol moment del procés. Tant és així que també podem aprofitar per afegir més informació o treure d’altres dades que poden no ser correctes. Per a modificar un contacte, només cal seleccionar-lo i fer doble clic damunt del títol del contacte. Així, s’obrirà la seva finestra per fer-hi les modificacions que calguin. Un cop enllestit, es fa clic a Desa i tanca per tal de desar els canvis. Seguidament, es detallen els passos a seguir per a modificar un contacte.

Microsoft Outlook 2013

Pàgina 6 de 26

www.GESEM.cat [email protected] Tel 902 14 14 41

Com fer-ho?: 1. Fer clic a l’apartat Persones de Ms Outlook. 2. Del llistat de contactes, fer doble clic sobre el que es vulgui modificar. 3. Seguidament, s’obre la finestra del contacte amb totes les dades que es disposin d’ell. Modificar i/o afegir la informació que es cregui convenient (cal indicar que, segons el tipus de vista que es tingui activat per a mostrar els contactes, la finestra que es mostra conté una o altres dades). 4. Clicar sobre la icona Desa i tanca, ubicada a la pestanya CONTACTE.

Eliminar un contacte Ms Outlook permet eliminar contactes per tal de fer neteja de l’agenda. En un moment donat, pot ser que un contacte ja no ens serveixi o bé que no estigui actualitzat i no ens faci falta posar-lo al dia, en aquests casos és molt important mantenir actualitzada l’agenda de manera que els contactes siguin molt més senzills de localitzar. Si es vol eliminar un contacte, només cal seleccionar-lo i prémer la tecla Suprimir del teclat. Seguidament, es detallen els passos per eliminar un contacte de l’agenda. Com fer-ho?: 1. Estant a l’apartat de Persones del programa, seleccionar el contacte que es vol eliminar fenthi clic. 2. Prémer la tecla Suprimir del teclat. Observar que el contacte desapareix de la llista.

Microsoft Outlook 2013

Pàgina 7 de 26

www.GESEM.cat [email protected] Tel 902 14 14 41

Un contacte també es pot eliminar:  

Fent clic a la icona Suprimeix, ubicada a la pestanya INICI. Fent clic amb el botó dret del ratolí sobre el contacte i seleccionar l’opció Suprimeix.

Diferents vistes dels contactes Com en d’altres finestres del programa, Ms Outlook permet una visualització personalitzada de cada element de la missatgeria. Aquest fet garanteix que l’usuari pugui configurar la interfície i la visualització de cada element de la manera més convenient per poder extreure’n el millor resultat. Algunes de les vistes que es poden aplicar als contactes són:



Targeta comercial: aquesta vista mostra els camps emplenats que corresponen a la que seria la informació d’una targeta de visita convencional. Camps com el correu electrònic, el càrrec i el nom complet apareixen en aquesta vista, per exemple.

Microsoft Outlook 2013

Pàgina 8 de 26

www.GESEM.cat [email protected] Tel 902 14 14 41



Targeta: en aquesta vista es mostren les dades del contacte sense la imatge gràfica. La disposició de la informació és més lineal.

Microsoft Outlook 2013

Pàgina 9 de 26

www.GESEM.cat [email protected] Tel 902 14 14 41



Telèfon: aquesta vista llista tots els contactes prioritzant el telèfon. En aquest cas, s’establirà una mena de guia telefònica on es visualitzen, en primer lloc, el nom i, seguidament, el número, per tal de contactar amb el registre via telèfon.

A continuació, s’indica com es pot canviar la visualització dels contactes. Com fer-ho?: 1. Fer clic a Persones.

Si no es visualitza la subfinestra de navegació (panel de l’esquerra de Ms Outlook), es pot activar accedint a la pestanya VISUALITZACIÓ/Subfinestra de carpetes/Normal.

2. Per a canviar de tipus de visualització dels contactes, accedir a les icones del grup Visualització actual, ubicades a la pestanya INICI. Fent clic al desplegable Més es mostren altres opcions de visualització dels contactes.

Microsoft Outlook 2013

Pàgina 10 de 26

www.GESEM.cat [email protected] Tel 902 14 14 41

Per a modificar la visualització dels contactes per defecte, també es pot fer des de la pestanya VISUALITZACIÓ i triant l’opció adient dins la icona Canvia la visualització.

3. Escollir l’opció desitjada. Observar com la visualització dels contactes va canviant.

Microsoft Outlook 2013

Pàgina 11 de 26

www.GESEM.cat [email protected] Tel 902 14 14 41

Creació de carpetes Per poder tenir més ben organitzats els contactes, es poden disposar en carpetes, les quals ajuden a visualitzar molt millor l’agenda. Aquesta ordenació només afectarà la visualització de contactes i no la forma en què s’envien els missatges per correu electrònic. Seguidament, s’indica com crear una carpeta i com afegir-hi contactes. Com fer-ho?: 1. Accedir a l’apartat Persones de la part inferior de Ms Outlook. 2. Fer clic a la pestanya CARPETA i activar l’opció Crea una carpeta.

3. A continuació, s’obre una finestra nova en què s’ha d’especificar el nom de la carpeta en qüestió i on es vol ubicar.

Microsoft Outlook 2013

Pàgina 12 de 26

www.GESEM.cat [email protected] Tel 902 14 14 41

4. Un cop indicats els paràmetres adients, fer clic a D’acord. 5. Seguidament, arrossegar el/els contacte/s que es desitgi/n moure a la carpeta creada, la qual apareixerà a la part superior esquerra de l’apartat de Persones, concretament dins Els meus contactes.

Microsoft Outlook 2013

Pàgina 13 de 26

www.GESEM.cat [email protected] Tel 902 14 14 41

Cal tenir present:

 



Per canviar de nom una carpeta creada a Persones només cal fer clic en ella i accedir a la icona Canvia el nom de la carpeta, dins la pestanya CARPETA. Per eliminar una carpeta creada a Persones només cal fer clic en ella i accedir a la icona Suprimeix la carpeta, dins la pestanya CARPETA. Comentar també que, ambdues opcions es poden executar fent clic amb el botó dret del ratolí sobre la carpeta en qüestió i triant les opcions corresponents.

Crear elements a partir d’un contacte Moltes de les operacions que es realitzen a partir del programa es fan a partir dels contactes. Els contactes ens marquen a qui va dirigit el missatge, a qui encomanem la tasca o qui participarà de les nostres convocatòries i reunions. Per aquest motiu és molt important que els nostres contactes estiguin ordenats i a punt per iniciar els processos que nosaltres els hi vulguem encomanar.

Microsoft Outlook 2013

Pàgina 14 de 26

www.GESEM.cat [email protected] Tel 902 14 14 41

Tot seguit, es detallen els passos a seguir per a (des de l’apartat Persones) enviar un missatge de correu electrònic a un contacte determinat. Com fer-ho?: 1. Accedir a l’apartat Persones de Ms Outlook. 2. Seleccionar el contacte que serà el destinatari del missatge. 3. Fer clic a la icona Correu electrònic (ubicat a la pestanya INICI) i observar que s’obre directament la finestra per a redactar el cos del missatge i afegir el Tema, amb el contacte indicat col·locat al camp Per a.

Des de l’apartat Persones, es pot crear directament un correu electrònic, una reunió, assignar una tasca, .... de tal manera que, sigui l’activitat que sigui, sempre s’emmagatzemarà en el seu lloc d’origen, és a dir, els missatges a l’apartat Correu, les tasques a l’apartat Tasques, les cites, esdeveniments i reunions al calendari, ...

4. Un cop emplenat el missatge, fer clic a Envia. Accedir a l’apartat Correu i observar que el missatge enviat s’ha col·locat a la safata Elements enviats.

Microsoft Outlook 2013

Pàgina 15 de 26

www.GESEM.cat [email protected] Tel 902 14 14 41

Cal indicar que, si es fa clic amb el botó dret del ratolí sobre un contacte, també es poden executar les següents accions: 

Reenvia el contacte: permet indicar com es vol reenviar el contacte seleccionat a un destinatari que s’especificarà posteriorment.



Crea: permet triar l’element que es vol generar a partir del contacte indicat (un missatge, una reunió, una tasca, …).



Truca: opció que permet fer un marcatge ràpid del contacte, si el sistema està configurat per poder realitzar trucades.

Microsoft Outlook 2013

Pàgina 16 de 26

www.GESEM.cat [email protected] Tel 902 14 14 41

Llistes de distribució Una llista de distribució o grup de contactes és un conjunt de contactes agrupats sota un mateix nom, d’aquesta manera, només afegint aquesta única entrada, es pot enviar un mateix missatge a diferents persones. L’objectiu de la creació d’una llista de distribució és la de crear grups pels contactes amb la finalitat de realitzar una acció conjunta per a tots ells. Per exemple, es poden enviar missatges de correu electrònic a un conjunt de persones a la vegada sense haver de seleccionar-les una a una. Per a fer-ho, únicament s’ha de seleccionar el nom del grup i, en trametre el missatge o convocatòria, el sistema l’enviarà a totes les persones que en formen part. Les llistes de distribució es desen a la carpeta Contactes, al igual que els contactes de l’agenda. En aquest apartat es treballaran els temes següents: com crear una llista de distribució, com afegir nous contactes a una llista de distribució i com eliminar contactes de la llista de distribució.

Microsoft Outlook 2013

Pàgina 17 de 26

www.GESEM.cat [email protected] Tel 902 14 14 41

Crear una llista de distribució Una llista de distribució facilita la tasca d’enviament d’un mateix missatge a vàries persones. Es poden crear grups per departaments, per àrees, per companys, per projectes, .... A continuació, es detalla com crear una llista de distribució i com enviar un correu electrònic utilitzantla. Com fer-ho?: 1. Situar-se a la carpeta Persones de la part inferior de Ms Outlook 29013. 2. Accedir a la pestanya INICI i fer clic a la icona Crea un grup de contactes.

3. En la nova finestra que es visualitza, escriure el nom que es vulgui donar al grup o llista de distribució en el requadre Nom . Per exemple, teclejar Administració. 4. Per poder afegir contactes a la nova llista, fer clic a la icona Afegeix membres, de la pestanya GRUP DE CONTACTES.

5. Fer clic a qualsevol de les tres opcions que es mostren: Dels contactes de l’Outlook (accedeix a totes les adreces del meu compte de correu), De la llibreta d’adreces (accedeix a totes les adreces creades des dels contactes de Ms Outlook i, si es disposa d’un compte Ms Exchange Server, es mostra la llista global d’adreces) o bé Crea un contacte de correu electrònic (permet crear un nou contacte) per tal de triar els contactes que formaran part de la llista. Triar, per exemple, la primera opció. 6. Seleccionar aquelles persones que es vulguin afegir a la llista de distribució.

Microsoft Outlook 2013

Pàgina 18 de 26

www.GESEM.cat [email protected] Tel 902 14 14 41

Per a seleccionar contactes:

 

Si es volen seleccionar contactes no consecutius: prémer la tecla Ctrl. del teclat i, sense deixar-la anar, fer clic en els altres contactes que es vulguin marcar. Si es volen seleccionar contactes consecutius: fer clic en el primer contacte, prémer la tecla majúscules del teclat i, sense deixar-la anar, fer clic a l’últim contacte que es vulgui marcar.

7. Fer clic al botó Membres per afegir el/s contacte/s seleccionat/s.

Microsoft Outlook 2013

Pàgina 19 de 26

www.GESEM.cat [email protected] Tel 902 14 14 41

8. Un cop afegits els contactes, fer clic a D’acord. 9. Si no es vol compartir la llista de distribució (és a dir, que les altres persones no en puguin veure els detalls) és recomanable activar la icona Privat, situada dins la pestanya GRUP DE CONTACTES.

Microsoft Outlook 2013

Pàgina 20 de 26

www.GESEM.cat [email protected] Tel 902 14 14 41

10. Finalment, fer clic a la icona Desa i tanca per guardar la nova llista de distribució creada. 11. Observar com a la carpeta Contactes (en vista Targeta), una llista de distribució s’identifica pel dibuix de vàries persones situat a la dreta del nom del grup.



Si l’espai Contactes es visualitza amb el tipus de vista Targeta comercial, la identificació de la llista de distribució és la següent:



Si l’espai Contactes es visualitza amb el tipus de vista Telèfon, la identificació de la llista de distribució és la següent:

12. Per enviar un missatge al grup de destinataris creat, accedir a Correu, opció ubicada a la part inferior de la pantalla de Ms Outlook 2013.

Microsoft Outlook 2013

Pàgina 21 de 26

www.GESEM.cat [email protected] Tel 902 14 14 41

13. Fer clic a la icona Correu nou, ubicada a la pestanya INICI. 14. Fer clic al camp Per a per tal de seleccionar els destinataris del nou missatge. 15. Fer doble clic a la llista de distribució creada anteriorment. Observar que al camp inferior Per a es posa el nom de la llista i no els contactes un a un.

16. Validar fent clic a D’acord.

Microsoft Outlook 2013

Pàgina 22 de 26

www.GESEM.cat [email protected] Tel 902 14 14 41

Per tal de poder visualitzar els contactes de la llista de distribució un cop estigui en el camp Per a del missatge, només cal fer clic sobre la icona + del costat esquerra del nom de la llista. Amb aquesta acció, es desplega la llista de distribució (visualitzant els diferents contactes que la formen) podent afegir o eliminar alguna de les adreces existents.

Microsoft Outlook 2013

Pàgina 23 de 26

www.GESEM.cat info...