Analisa Sistem Informasi Yamaha Dealer Service (YDS) Pada CV. Niaga Pratama Motor PDF

Preview

Summary

Analisa Sistem Informasi Yamaha Dealer Service (YDS) Pada CV. Niaga Pratama Motor Oleh : NIM : 120030027 NAMA : Christian Iswahyudi KELAS : F123 MATA KULIAH : Pengembangan Sistem Informasi PROGRAM STUDI : Sistem Informasi SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN TEKNIK KOMPUTER (STMIK) STIKOM BALI 2...

Description

Analisa Sistem Informasi Yamaha Dealer Service (YDS) Pada CV. Niaga Pratama Motor

Oleh : NIM

: 120030027

NAMA

: Christian Iswahyudi

KELAS

: F123

MATA KULIAH

: Pengembangan Sistem Informasi

PROGRAM STUDI

: Sistem Informasi

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN TEKNIK KOMPUTER (STMIK) STIKOM BALI 2013

KATA PENGANTAR Puji syukur penulis panjatkan kepada tuhan yang maha Esa, yang telah memberikan rahmat-nya sehingga penulis bisa menyelesaikan laporan studi kasus mengenai sistem informasi ini dengan baik sesuai dengan batas waktu yang telah ditentukan. Adapun tujuan dari penulisan laporan studi kasus ini adalah guna melengkapi persyaratan untuk memperoleh nilai UTS (Ujian Tengah Semester) pada matakuliah pengembangan sistem informasi. Penulis mengucapkan terima kasih kepada berbagai pihak yang telah memberikan bantuan baik secara langsung ataupun secara tidak langsung dalam proses penyelesaian laporan studi kasus ini antara lain : 1. Ibu I Gusti Ayu Desi Saryanti, S.Kom selaku dosen pengajar Pengembangan Sistem Informasi. 2. Suyanto Haryawan, selaku pemilik dealer Yamaha CV. NIAGA PRATAMA MOTOR.

Penulis mohon maaf apabila terdapat kekurangan dan kesalahan dalam penulisan laporan ini. Akhir kata semoga laporan ini bermanfaat bagi kita semua.

DAFTAR ISI

HALAMAN INI SENGAJA DIKOSONGKAN

BAB I PENDAHULUAN Dalam bab pendahuluan ini akan diuraikan tentang : Latar Belakang, Sistem Informasi, Perusahaan, Hasil yang Diharapkan dari diadakannya kegiatan studi kasus mengenai sistem informasi pada perusahaan CV. NIAGA PRATAMA MOTOR. 1.1 Latar Belakang Kegiatan Sistem

informasi

komponen atau elemen yang

adalah

suatu

dihubungkan

kesatuan bersama

yang untuk

terdiri dari memudahkan

aliran informasi, materi atau energi untuk mencapai suatu tujuan organisasi. Dealer Yamaha CV. NIAGA PRATAMA MOTOR sangat memerlukan sistem informasi yang dapat mempermudah dalam menjalankan proses bisnisnya. Aplikasi yang sudah digunakan oleh CV. NIAGA PRATAMA MOTOR yaitu YDS (Yamaha Dealer Sistem). Penggunaan aplikasi berbasis web ini bertujuan untuk mempermudah dalam penyampaian informasi yang berkaitan dengan kegiatan bisnis delaer Yamaha CV. NIAGA PRATAMA MOTOR. 1.2 Sistem Informasi Pengertian :

Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu. Pendekatan sistem yang merupakan jaringan kerja dari prosedur lebih menekankan urut-urutan operasi didalam sistem. Pendekatan

sistem

yang

lebih

menekankan

pada

elemen

atau

komponennya mendefinisikan sistem sebagai berikut : Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Pendekatan sistem yang merupakan kumpulan dari elemen-elemen ataukomponen komponen atau subsistem-subsistem merupakan definisi yang lebih luas dan lebih banyak diterima karena pada kenyataannya suatu sistem terdiri dari beberapa sub sistem atau sistem sistem bagian. Komponen-komponen atau subsistem-subsistem dalam suatu sistem tidak dapat berdiri sendiri, semuanya saling berinteraksi dan saling berhubungan membentuk satu kesatuan sehingga sasaran sistem dapat tercapai.

Karakteristik Sistem : Suatu sistem menpunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu mempunyai komponen- komponen (components), batas (boundary), lingkungan luar sistem (environments), penghubung (interface), masukan (input), keluaran (output), pengolah (process), dan sasaran (objectives) atau tujuan (goal). a. Komponen Sistem

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerjasama membentuk suatu kesatuan. Komponenkomponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap sistem tidak perduli betapapun kecilnya, selalu mengandung komponen-komponen atau subsistem-subsistem. Setiap

subsistem

mempunyai

sifat-sifat

dari

subsistem

untuk

menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Suatu sistem dapat mempunyai suatu sistem yang lebih besar disebut dengan supra sistem, misalnya suatu perusahaan dapat disebut sebagai suatu sistem sedang industri yang merupakan sistem yang lebih besar dapat disebut dengan supra sistem. Kalau dipandang industri sebagai suatu sistem, maka perusahaan dapat disebut sebagai subsistem. Demikian juga bila perusahaan dipandang sebagai suatu sistem, maka sistem akuntansi adalah subsistemnya. Kalau sistem akuntansi dipandang sebagai suatu sistem, maka perusahaan adalah supra sistem dan industri adalah supra dari supra sistem. b. Batas sistem

Batas sistem (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipasang sebagai suatu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut. c. Lingkungan luar sistem

Lingkungan luar (environment) dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat bersifat merugikan sistem tersebut.

Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedang lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak maka akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem. d. Penghubung sistem Penghubung

(interface)

merupakan

media

penghubung

antara

satu

subsistem dengan subsistem lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem yang lain. Keluaran (output) dari satu subsistem akan menjadi satu masukan (input) bagi subsistem yang lain dan akan melalui penghubung. Dengan penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan. e. Masukan sistem Masukan (input) adalah energi yang dimasukkan kedalam sistem. Masukan dapat berupa masukan peralatan (maintenence input) dan masukan sinyal (signal input). Mantenance input adalah energi yang diproses agar didapatkan keluaran. Sebagai contoh didalam sistem komputer, program adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya sedangkan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi. f.

Keluaran sistem Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi. Sistem akuntansi akan mengolah transaksi menjadi laporan keuangan dan laporan-laporan lain yang dibutuhkan oleh menejemen.

g. Sasaran sistem Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objektif). Kalau sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali, masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem.

Klasifikasi sistem : Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya sebagai berikut ini :

a. Sistem abstrak dan sistem fisik. Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Misalnya sistem teologia, yaitu sistem yang berupa pemikiran-pemikiran hubungan antara manusia dengan tuhan. Sistem fisik merupan sistem yang ada secara fisik misalnya sistem komputer, sistem akuntansi dan sistem produksi. b. Sistem alamiah (natural system) dan sistem buatan manusia (human made system). Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, misalnya sistem perputaran bumi. Sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia. Sistem buatan manusia yang melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin disebut dengan human machine system atau ada yang menyebut dengan man machine system, karena menyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi dengan manusia. c. Sistem tertentu (deterministic system) dan sistem tak tentu (probabilistic system). Sistem tertentu beroperasi tertentu dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Inteaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti, sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan. Sistem komputer adalah contoh dari sistem tertentu yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan programprogram yang dijalankan. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas. d.

Sistem tertutup (closed system) dan sistem terbuka (open system). Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh oleh lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak diluarnya. Secara teoritis sistem tertutup ada, tetapi kenyataan tidak ada sistem yang benar-benar tertutup yang ada hanyalah relatively closed system (secara relatif tertutup, tidak benar-benar tertutup), sedang sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh oleh lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang lainnya, karena sistem sifatnya terbuka dan tepengaruh oleh lingkungan luarnya, maka suatu sistem harus mempunyai sistem pengendalian yang baik. Sistem-sistem yang baik harus dirancang sedemikian rupa, sehingga secara relatif tertutup karena sistem tertutup akan bekerja secara otomatis dan terbuka untuk pengaruh yang baik saja.

1.3 Perusahaan 1.3.1

Visi dan Misi VISI 

Menjadi perusahaan distributor motor, produk dan jasa pendukungnya yang memiliki jaringan pemasaran terbesar di Indonesia.



Menjadi perusahaan yang Terpercaya, meliputi sumber daya manusia yang handal, Sistem pengelolaan keuangan yang solid, dan Infrastruktur yang tepat guna.

MISI 

Melakukan terobosan dan analisa untuk pengembangan bisnis dengan membentuk jaringan jaringan ( Penjualan, Perawatan, dan Suku Cadang ) baru



di seluruh Indonesia.



wilayah operasional.



yang optimal.

Memastikan terjadinya pertumbuhan penjualan dan pangsa pasar di setiap

Melakukan strategi bisnis perusahaan yang didukung oleh strategi kebijakan

Mengembangkan dan menempatkan karyawan kompetensi jabatan sehingga

sesuai

dengan tuntutan

karyawan memiliki kapasitas serta dapat



menjalankan tugas-tugas dan tanggung jawabnya dengan baik.



untuk menghasilkan kinerja yang optimal.

Menerapkan Standar Operasional yang tepat guna, sebagai landasan kerja

Mengembangkan sistem infrastruktur, informasi teknologi serta sumber daya fisik yang tepat guna dan terintegrasi dengan departemen terkait.

1.3.2

Struktur Organisasi

STRUKTUR ORGANISASI CV. NIAGA PRATAMA MOTOR

PEMILIK TOKO PENGAWAS AREA YAMAHA PUSAT

KEPALA TOKO

SALES COUNTER 1

SALES COUNTER 2

SALES LAPANGAN

SALES COUNTER 3

BAB II ANALISA SISTEM Dalam bab ini akan dijelaskan tentang uraian penjelasan mengenai analisa sistem yang di gunakan pada perusahaan CV. NIAGA PRATAMA MOTOR. Aplikasi yang digunakan oleh CV. NIAGA PRATAMA MOTOR adalah YDS (Yamaha Dealer Sistem). YDS adalah aplikasi berbasis website.

2.1 Fungsi Sistem Ada tiga fungsi utama yang dapat dilakukkan oleh YDS, yaitu : 

Menginput faktur kendaraan. Apabila ada konsumen yang membeli sebuah unit sepeda motor maka langkah pertama yang dilakukkan adalah menginputkan data konsumen pada form permohonan faktur kendaraan. Faktur adalah sejenis form yang diberikan oleh perwakilan Yamaha pusat cabang bali yang digunakan untuk memproses STNK dari unit yang dibeli, setelah data-data konsumen terisi dengan lengkap pada form faktur. Maka selanjutnya form tersebut dikirim kembali kepada Yamaha pusat perwakilan cabang bali dan disana form faktur dicetak dan disahkan oleh Yamaha pusat. Kemudian setelah itu, form faktur tersebut diserahkan kembali pada pihak dealer dan kemudian form faktur tersebut dibawa ke kantor samsat untuk diproses lebih lanjut.



Menerima e-mail dari yamaha pusat perwakilan cabang bali Sistem yang ada digunakan untuk menerima e-mail dari Yamaha pusat perwakilan cabang bali. E-mail tersebut berisikan : pemberitahuan mengenai undangan untuk meeting, harga motor terbaru, produk motor terbaru , order unit, gambar unit, program aktivitas tiap bulannya, harga spare



parts. Menginput laporan sales marketing Sistem ini juga digunakan untuk menginput laporan dari sales marketing yang ada. Perwakilan Yamaha pusat cabang bali juga memberikan form input salesman yang berisikan data konsumen yang disurvei meliputi : nama konsumen, alamat konsumen, kelurahan, jenis motor, nomor telepon



konsumen, keterangan. Mengecek stok barang

Setiap dealer juga memiliki sistem informasi yang ada pada bagian

servis

motor.

Sistem

informasi

ini

digunakan

untuk

mempermudah pengecekan stok barang yang ada meliputi stok oli, stok ban, stok spare part motor. 2.2 Pengguna Sistem Pengguna sistem yang ada adalah pemilik dealer, seluruh karyawan dealer dan sales counter memiliki hak untuk mengakses sistem tersebut. 2.3 Kelebihan dan Kelemahan Sistem Kelebihan

dan

kelemahan

sistem

dilihat

dari

segi

PIECES

( Perfomance, information, economic, control, efficiency, service ) 

Perfomance ( Analisa kinerja sistem ) Apabila dilihat dari segi performa, penggunaan sistem ini bergantung pada kualitas koneksi internet yang ada. Bila kecepatan koneksi cepat maka akses akan menjadi lancar sedangkan apabila koneksi lemah maka koneksi



akan melambat. Information ( analisis informasi )

Aplikasi YDS (Yamaha Dealer Sistem) dapat menghasilkan informasi yang detail dan akurat, karena semua informasi didapat dari Yamaha pusat perwakilan cabang bali yang meliputi : daftar harga produk terbaru, program 

diskon, dan program hadiah untuk setiap pembelian unit tertentu. Economy ( Analisis Ekonomi ) Aplikasi YDS (Yamaha Dealer Sistem) diharapkan dapat mengurangi penggunaan kertas secara berlebihan, sehingga pengendalian biaya yang



dikeluarkan pihak dealer bisa lebih terkontrol. Control ( Analisis pengendalian ) Apliasi YDS (Yamaha Dealer Sistem) ini diharapankan dapat meminimalisir kesalahan-kesalahan data yang dikirim oleh pihak dealer seperti contoh : penginputan data konsumen pada form faktur, apabila pihak dealer salah menginputkan salah satu data konsumen maka dealer tersebut



akan dikenai denda sebesar Rp. 100.000. Efficiency ( Analisis Efisiensi ) Dalam Aplikasi YDS (Yamaha Dealer Sistem) diharapkan

dapat

mengefisienkan waktu penyebaran informasi mengenai produk Yamaha yang sewaktu-waktu dapat berubah dari pihak Yamaha pusat perwakilan cabang bali. Sehingga penyebaran informasi dari Yamaha pusat ke seluruh cabang 

dealer Yamaha yang menggunakan YDS dapat lebih efisien dalam hal waktu. Service ( Analisis Pelayanan ) Aplikasi YDS (Yamaha Dealer Sistem) merupakan peningkatan kualitas

penyebaran

informasi

dari

Yamaha

pusat

seiring

dengan

berkembangnya teknologi sehingga mempermudah penyebaran informasi antara Yamaha pusat dengan dealer-dealer dibawahnya.

BAB III PENUTUP 3.1 Kesimpulan YDS (Yamaha Dealer Sistem) adalah suatu sistem yang di gunakan oleh sebagian besar dealer Yamaha di Indonesia, namun belum semua dealer Yamaha menggunakan sistem ini. Sistem YDS (Yamaha Dealer Sistem) di pergunakan untuk menjalankan seluruh aktivitas bisnis yang berkaikat dengan dealer yang meliputi : Menginput faktur kendaraan, menerima e-mail, menginput laporan sales marketing, penjualan unit sepeda motor, promo-promo diskon mengenai suatu unit tertentu, daftar harga motor, jumlah stok unit di gudang dan stok spare part, oli, ban. Aplikasi YDS (Yamaha Dealer Sistem) ini sangat membantu dalam proses penyebaran informasi dari Yamaha pusat menuju cabang-cabang seluruh dealer yang menggunakan aplikasi YDS (Yamaha Dealer Sistem) Ini di karenakan, aplikasi YDS (Yamaha Dealer Sistem) menggunakan akses internet sebagai media mentransfer informasi. Disamping itu aplikasi YDS (Yamaha Dealer Sistem) ini juga dapat meminimalisir kesalahan dalam melakukan pengiriman data, sehingga aplikasi YDS (Yamaha Dealer Sistem) ini dapat mengefisiensikan waktu dalam menjalankan proses bisnis. 3.2 Saran Mengingat banyaknya manfaat yang dapat kita ambil dari sistem YDS (Yamaha Dealer Sistem) Maka tidak ada salahnya bila seluruh dealer Yamaha yang ada di Indonesia menggunakan sistem YDS (Yamaha Dealer Sistem). Sehingga nantinya lebih dapat mempermudah dalam penyampaian informasi ke seluruh dealer Yamaha yang ada di Indonesia. Kedepannya diharapkan agar aplikasi YDS (Yamaha Dealer Sistem) dapat dibuat menjadi aplikasi yang berbasis android yang sangat user friendly bagi penggunanya. Sehingga para pengguna aplikasi YDS nantinya tidak perlu mengakses website YDS, namun cukup menggunakan aplikasi YDS yang ada di tablet atau smartphone mereka yang mempunyai operating system android....