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Análisis y diseño de sistemas de información Introducción a los sistemas de información Sistema “En sentido amplio, un sistema es un conjunto de componentes que interaccionan entre sí para lograr un objetivo común”. Siguiendo esta propuesta, podemos decir que un sistema es la organización de partes interactuantes e interdependientes que se encuentran unidas y relacionadas para formar una célula compleja. Con esto nos referimos a un grupo de elementos que realizan actividades para alcanzar un objetivo común, ya sea operando sobre los datos, la energía o la materia para suministrar información. “Los sistemas proporcionan información tanto de problemas como de oportunidades”. Los sistemas se clasifican de la siguiente manera de acuerdo a su constitución:  Sistemas físicos o concretos: estos sistemas están compuestos por elementos tangibles, por ejemplo, maquinas, equipos u objetos. En informática, nos referimos a estos sistemas como el hardware.  Sistemas abstractos: son sistemas conformados por elementos cognitivos, por ejemplos los planes, las hipótesis y las ideas. Estos sistemas son conocidos como software en el campo de la informática. Respecto a su relación con el medio ambiente los clasificamos como:  Sistemas abiertos: este tipo de sistemas se intercambia materia, energía o información con el ambiente.  Sistemas cerrados: son aquellos sistemas en los cuales el intercambio de materia, energía o información con ambiente es considerado como nulo.

Sistema de información Un sistema de información (SI) es un conjunto de elementos organizados, relacionados y coordinados entre sí, encargados de facilitar el funcionamiento global de una empresa o de cualquier otra actividad humana para conseguir sus objetivos Cuando se habla de un sistema de información (SI) se refiere a un conjunto ordenado de mecanismos que tienen como fin la administración de datos y de información, de manera que puedan ser recuperados y procesados fácil y rápidamente. Todo sistema de información se compone de una serie de recursos interconectados y en interacción, dispuestos del modo más conveniente en base al propósito informativo trazado, como puede ser recabar información personal, procesar estadísticas, organizar archivo, etc. Estos recursos pueden ser: Recursos humanos: Personal de variada índole y destrezas. Datos: Cualquier tipo de información masiva que precisa de organizarse. Actividades: Procedimientos, pasos a seguir, estaciones de trabajo, etc.

Recursos informáticos: Aquellos determinados por la tecnología. Se debe destacar que no es lo mismo un sistema de información que un sistema informático, si bien estos últimos constituyan a menudo el grueso de los recursos de un SI. Pero existen muchos otros métodos para los sistemas de información, que no necesariamente pasan por la informática.

Teoría general de sistemas La Teoría General de Sistemas fue concebida por Ludwig von Bertalanffy en la década de 1940 con el fin de proporcionar un marco teórico y práctico a las ciencias naturales y sociales. La teoría de Bertalanffy supuso un salto de nivel lógico en el pensamiento y la forma de mirar la realidad que influyó en la psicología y en la construcción de la nueva teoría sobre la comunicación humana. Mientras el mecanicismo veía el mundo seccionado en partes cada vez más pequeñas, el modelo de los sistemas descubrió una forma holística de observación que desveló fenómenos nuevos (que siempre estuvieron ahí, pero se desconocían) y estructuras de inimaginable complejidad. La Teoría General de Sistemas distingue varios niveles de complejidad:  Sistema: totalidad coherente, por ejemplo, una familia  Suprasistema: medio que rodea al sistema; amigos, vecindad, familia extensa…  Subsistemas: los componentes del sistema; individuos. Principios de la Teoría General de Sistemas  Totalidad: El sistema trasciende las características individuales de sus miembros  Entropía: Los sistemas tienden a conservar su identidad  Sinergia: Todo cambio en alguna de las partes afecta a todas las demás y en ocasiones al sistema Finalidad: los sistemas comparten metas comunes   Equifinalidad: Las modificaciones del sistema son independientes de las condiciones iniciales Equipotencialidad: Permite a las partes restantes asumir las funciones de las partes  extinguidas  Retroalimentación: Los sistemas mantienen un constante intercambio de información  Homeostasis: Todo sistema viviente se puede definir por su tendencia a mantenerse estable  Morfogénesis: Todo sistema también se define por su tendencia al cambio “La Teoría General de sistemas se concibe como una serie de definiciones, de suposiciones y de proposiciones relacionadas entre sí por medio de las cuales se aprecian todos los fenómenos y los objetos reales como una jerarquía integral de grupos formados por materia y energía; estos grupos son los sistemas.” Boulding denomina a ¨la Teoría General de Sistemas como ‘‘El esqueleto de la ciencia”, en el sentido de que esta teoría busca un marco de referencia a una estructura de sistemas sobre el cual “colgar” la carne y la sangre de las disciplinas particulares en el ordenado y coherente cuerpo de conocimientos.” Boulding concibió dos posibles enfoques para la Teoría General de Sistemas, los cuales son ampliados de la siguiente forma por Oscar J. Bertoglio:

“El primer enfoque es observar el universo empírico y escoger ciertos fenómenos generales que se encuentran en las diferentes disciplinas y tratar de construir un modelo teórico que sea relevante para esos fenómenos. Este método, en vez de estudiar sistema tras sistema, considera un conjunto de todos los sistemas concebibles (en los que se manifiesta el fenómeno general en cuestión) y busca reducirlo a un conjunto de un tamaño más razonable. Un segundo enfoque posible para la Teoría General de Sistemas es ordenar los campos empíricos en una jerarquía de acuerdo con la complejidad de la organización de sus individuos básicos o unidades de conducta y tratar de desarrollar un nivel de abstracción apropiado a cada uno de ellos. Este es un enfoque más sistemático que el anterior y conduce a lo que se ha denominado Un Sistema de Sistemas.” En lugar de considerar los diferentes rumbos, como compitiendo sobre el mismo terreno, los distintos enfoques pueden presentarse como apropiados a los tipos de situaciones en las cuales los expertos en sistemas necesitan actuar. Cada enfoque será útil en ciertas áreas definidas y solo deberá utilizarse en aquellas circunstancias en que se desempeña mejor.

Importancia de los sistemas de información de una empresa Un Sistema de Información Empresarial se refiere generalmente a cualquier tipo de sistema de computación, los cuales ofrecen un servicio de alta calidad. Mediante la implementación de sistemas de información en una organización se obtienen grandes ventajas, tal como ahorro de tiempo en gestión de procesos, entre otros. Esto lleva a incrementar la capacidad de organización de la empresa al momento de realizar sus actividades diarias. Actualmente se torna importante y necesario contar con un sistema de información en la empresa que trabaje eficazmente, permitiendo de esta manera acceder a datos relevantes actualizados y en tiempo real. Si bien a mediado de los 80 existía una fuerte controversia acerca de cómo podrían repercutir los sistemas de información en las actividades que se llevan a cabo en la alta dirección de las empresas como se desprende de los trabajos de la fábrica 1993 y fábrica 1995 nunca se ha cuestionado la importancia que la información tiene en todos los niveles de la organización la información es necesaria para realizar las funciones administrativas y para vincular la organización con su ambiente externo y como señalan Bulls y Good night Ski 1992 es el elemento clave que permite a una organización lograr y mantener un estado de unidad y armonía aglutinando y orientando hacia los mismos objetivos a sus diferentes componentes. Por otra parte, de la información en las organizaciones debe ser vista Más allá de su tradicional aspecto operativo en una perspectiva que refleja una orientación estratégica en ese sentido señala que la tecnología de información puede ser usada para erigir barreras de entrada capturar clientes y proveedores crear nuevos productos desarrollar nuevos canales de distribución y en ocasiones reestructurar el sector.

Elementos de un sistema de información Por lo general se considera que todos los SI contienen una diversidad de elementos clasificables en cinco grandes categorías: Elementos financieros. Aquellos vinculados con el capital y con los activos disponibles de la organización. Elementos tecnológicos. Aquellos que tienen que ver con la maquinaria especializada y la capacidad de procesamiento automatizado de la información. Elementos humanos. Básicamente, personal, tanto especializado y directivo, como no especializado o común. Elementos materiales. Se refiere al emplazamiento del sistema, a su soporte físico y ubicación. Elementos administrativos. Aquellos relacionados con los procesos, la mecánica de conducción, los permisos, informes, transacciones, etc.

Elementos de un sistema de información De acuerdo con Georges van Slype, Michel van Dick y Marcel Guillot en los sistemas se distinguen habitualmente los siguientes elementos: La motivación: perspectiva en la que uno se sitúa para organizar o estudiar el  sistema Introducción a la información científica y técnica. Curso 2001-2002 Profesora asociada: Lourdes Castil  Los objetivos: traducción de la motivación en misiones precisas asignadas al sistema  El ambiente: medio exterior en el que evoluciona el sistema  La estructura: la forma según la cual se ordenan los elementos del sistema y se relacionan unos con otros  La función: es, realmente, la actividad que realiza el sistema de acuerdo con su estructura, y, formalmente, el modo de transformación de las entradas (inputs) del sistema en salidas (outputs). Las entradas: elementos (datos, materiales, etc.) que proceden del ambiente e  ingresan en el mecanismo de funcionamiento del sistema.  Las salidas: elementos (datos, materiales, prestaciones, etc.) resultantes del tratamiento de las entradas por el funcionamiento del sistema, y suministrados al ambiente para responder a los objetivos asignados al sistema.  El control: dispositivo destinado a verificar la adecuación de las salidas a los objetivos perseguidos y a las entradas del ambiente y que actúa sobre la regulación cuando no existe concordancia.  La regulación: dispositivo destinado a asegurar la evolución del sistema cuando una modificación del ambiente o un mal funcionamiento de la estructura entrañan una inadecuación de las salidas. Supone un mecanismo, típico en el sistema, de realimentación o de retracción (feedback). Si la inadecuación es ligera, bastará con modular las salidas; si es más importante, será precisos adaptar las estructuras; si es muy importante, será necesario proceder a una verdadera mutación de los objetivos y consiguientemente de la misma estructura.

Clasificación de los sistemas de información Desde un punto de vista general, la información contenida en un sistema de información puede ser de tres tipos diferentes: Informaciones elementales o datos de base: Representan todo tipo de información  que no han sufrido tratamiento alguno, excepto su registro en un soporte físico adecuado.  Información elaborada o de resultados: Información directamente utilizable par los miembros de la administración de la empresa para tomar decisiones.  Información sobre tratamientos: Definen operaciones de transformación a realizar sobre los datos de base y que permiten diseñar los procesos manuales o automáticos de obtención de los resultados anteriores. Existen varios tipos de Sistemas de Información, desde el punto de vista administrativo éstos se pueden clasificar en una forma de pirámide.

Nivel operativo Se utilizan para realizar un seguimiento de las actividades y operaciones básicas de una organización.  Sistema de Procesamiento de Transacciones (TPS) Recolectan, almacenan, modifican y recuperan la información generada por las transacciones producidas en una

organización. Si durante una transacción se produce un error, el TPS debe ser 2 capaz de deshacer las operaciones realizadas hasta ese momento. Es muy útil para el procesamiento de transacciones on-line. Nivel de conocimiento Se utilizan para el mejoramiento de la calidad de los servicios de la organización y aporte de nuevos conocimientos, además de incrementar la productividad de los usuarios del sistema.  Sistemas de Conocimiento (KWS) Auxilian a los trabajadores en la creación e integración de nuevo conocimiento en la organización. Están diseñados para aumentar la productividad de los trabajadores.  Sistemas de Automatización de Oficina (OAS) Aplicaciones destinadas a ayudar al trabajo diario del administrativo de una organización, forman parte de este tipo de software los procesadores de textos, las hojas de cálculo, los editores de presentaciones, los clientes de correo electrónico, etc. Nivel administrativo Son utilizados por los administradores de nivel medio en la toma de decisiones. Tratan y comparan resultados relevantes para la compañía, y estudian sus trayectorias.  Sistemas de Información Gerencial (MIS) Son el resultado de interacción colaborativa entre personas, tecnologías y procedimientos. Apoyan a nivel administrativo entregando información útil para el planteamiento, control y toma de decisiones.  Sistemas de Apoyo a la Toma de Decisiones (DSS) Herramienta para realizar el análisis de las diferentes variables de un negocio con la finalidad de apoyar el proceso de toma de decisiones. Nivel estratégico Están basados en los resultados estratégicos a largo plazo de la compañía, son útiles para poder hacer frente a los impactos producidos por cambios en los negocios.  Sistemas de Soporte Gerencial (SSG) Trabajan con información interna y externa a la organización y están diseñados para abordar la toma de decisiones que requieren juicio, evaluación y comprensión.  Sistemas Expertos (SE) Es una aplicación informática capaz de solucionar un conjunto de problemas que exigen un gran conocimiento sobre un determinado tema. ¿En qué consiste el análisis y diseño de sistemas de información? En una organización o empresa, el análisis y diseño de sistemas de información incluye el estudio de la situación de dicho sistema, con la finalidad de observar cómo trabaja actualmente y a partir de ello decidir si es necesaria una mejora; el encargado de llevar a cabo esta acción es el analista de sistemas. Antes de comenzar con el desarrollo de cualquier proyecto se lleva a cabo un estudio de sistemas para determinar todos los aspectos de la situación actual de la empresa. La información resultante del estudio sirve de base para la formulación de distintas estrategias de diseño. Los administradores decidirán que estrategias adoptar. Los usuarios finales del sistema son los que, en gran parte, ayudarán al análisis y desarrollo de dicha propuesta para así cumplir, de forma cabal, cada uno de los objetivos planteados.

Según James Senn, existen tres estrategias para el desarrollo de sistemas: el método clásico del ciclo de vida de desarrollo de sistemas, el método de desarrollo por análisis estructurado y el método de construcción de prototipos de sistemas. Cada una de estas estrategias tienen un uso amplio en cada una de los diversos tipos de empresas que existen, y resultan efectivas si son aplicadas de manera adecuada.

¿En qué consiste el análisis y diseño de sistemas de información? El análisis es la distinción y separación de las partes de un todo hasta llegar a conocer sus principios o elementos, mientras que el diseño es la concepción original de un objeto destinado a la producción. El análisis y diseño son dos etapas que habitualmente aparecen unidas en la resolución de problemas. El análisis de sistemas de información se centra en que se tiene que hacer, mientras que el diseño de sistemas se centra en cómo se tiene que realizar. En otras palabras, el diseño de sistemas estudia cómo resolver las necesidades y los problemas que han aparecido durante la fase de análisis de sistemas. El ciclo de vida de desarrollo de un sistema de información es el conjunto de actividades que emprenden los analistas y diseñadores para desarrollar e implementar un sistema de información, saber: 1.-Método del ciclo de vida y desarrollo del sistema: incluye las actividades de investigación preliminar, determinación de requerimientos, diseño del sistema, desarrollo del software, prueba del sistema e implantación. Los requerimientos del sistema de información predecible, manejables como proyecto, requiere que los datos se encuentren en archivos y bases de datos, gran volumen de transacciones y procesamiento. Muchas de estas actividades pueden realizarse de manera concurrente y ello hace posible que las diferentes partes del sistema se encuentren al mismo tiempo en distintos grados de avance. El tiempo de desarrollo de este método es largo e incluye el desarrollo por equipos de proyecto. 2. Método Análisis Estructurado: Se enfoca en el que sistema o aplicación realiza sin importar la forma en que se llevan a cabo las funciones, abordando los aspectos lógicos y no los físicos. En este método se emplean símbolos gráficos para representar el procesamiento de datos. Los componentes importantes incluyen los diagramas de flujo de datos, que señalan el flujo de datos en el sistema y entre los procesos y dispositivos de almacenamiento de datos, y el diccionario de datos, que incluye todas las definiciones datos, procesos y demás información pertinente. Este método incluye la formulación las especificaciones, de forma funcional, para cada uno de los módulos del software. Este método es adecuado para todo tipo de aplicaciones y tiene mayor utilidad como complemento de otros métodos de desarrollo. 3. Método del prototipo de sistemas: La construcción de prototipos representa una estrategia de desarrollo, cuando no es posible determinar todos los requerimientos del usuario. Es por ello que incluye el desarrollo interactivo o en continua evolución, donde el usuario participa de forma directa en el proceso. Este método posee 5 etapas: Identificación de requerimientos, desarrollo de un modelo de trabajo, utilización del prototipo, revisión del prototipo y repetición del proceso.

Ciclo de vida de un sistema de información

Cualquier sistema de información va pasando por una serie de fases a lo largo de su vida. Su ciclo de vida comprende una serie de etapas entre las que se encuentran las siguientes:  Planificación  Análisis  Diseño Implementación   Pruebas  Instalación o despliegue Uso y mantenimiento  Estas etapas son un reflejo del proceso que se sigue a la hora de resolver cualquier tipo de problema. Ya en 1945, mucho antes de que existiese la Ingeniería del Software, el matemático George Polya describió este proceso en su libro How to solve it (el primero que describe la utilización de técnicas heurísticas en la resolución de problemas). Básicamente, resolver un problema requiere:  Comprender el problema (análisis)  Plantear una posible solución, considerando soluciones alternativas (diseño)  Llevar a cabo la solución planteada (implementación)  Comprobar que el resultado obtenido es correcto (pruebas) Las etapas adicionales de planificación, instalación y mantenimiento que aparecen en el ciclo de vida de un sistema de información son necesarias en el mundo real porque el desarrollo de un sistema de información conlleva unos costes asociados (lo que se hace necesaria la planificación) y se supone que, una vez construido el sistema de información, éste debería poder utilizarse (si no, no tendría sentido haber invertido en su desarrollo). Para cada una de las fases en que hemos descompuesto el ciclo de vida de un sistema de información se han propuesto multitud de prácticas útiles, entendiendo por prácticas aquellos conceptos, principios, métodos y herramientas que facilitan la consecución de los objetivos de cada etapa.

Ejemplos de sistema de información Algunos ejemplos de SI pueden ser: Los sistemas de control de calidad, en los que se pide una retroalimentación al cliente y se ev...