Apuntes de Protocolo y Organización de Eventos PDF

Preview

Summary

Profesora: Andrea Castro...

Description

Protocolo y Organización de Eventos TEMA 1. INTRODUCCIÓN AL PROTOCOLO Y ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Definición según la RAE: -

Serie ordenada de escrituras matrices y otros documentos que un notarios o escribano autoriza y custodia con ciertas formalidades. Acto o cuaderno de actos relativas a un acuerdo, conferencia o congreso diplomático. Regla ceremonial y diplomática o platina establecida por norma o costumbre para ceremonias y actos oficiales o solemnes. Secuencia detallada de un proceso de actuación científica, técnica, médica, etc.

Imagen corporativa Imagen perteneciente o relativa a una corporación. Es decir, la imagen que los diferentes públicos perciben por parte de una corporación y que les ayuda a hacerse una idea personal y propia sobre ella. A medida que aumenta el tamaño del grupo más difícil es controlar los indicadores que influyen en la reputación, por lo que construir una identidad sólida se vuelve cada vez más importante. Para lograrlo es fundamental contar con imagen corporativa unificada y memorable.

1. Origen del protocolo El origen del protocolo lo encontramos en la propia jerarquía social, ya en la época tribal. Asegura la supervivencia del grupo en base a unas pautas de comportamiento conocidas y respetadas por todos sus miembros para mantener la convivencia y beneficio mutuo. El origen del protocolo: Código de Hammurabi, datado en 1760 a.C. Se considera como el primer conjunto de leyes y en él se recogen algunas indicaciones protocolarias.

1

En Antiguo Egipto, donde tanto las titulaturas reales como su simbología estaban claramente establecidas. El Faraón representaba al dios Horus en la Tierra. Se distinguía por el uso de ciertos elementos que representaban el poder, como determinados colores, el báculo con el emblema fr Osiris con distintos elementos. La Biblia hace referencia a la hospitalidad de los anfitriones y tratamiento de los invitados durante los banquetes, como ocurre con Salomón. En las culturas orientales, especialmente en la China, el protocolo se aplica de manera cultural desde épocas antiquísimas, ya que sus rituales son entendidos como símbolo de virtud y decoro y se mezclan con las normas sociales de manera natural. Ej. La ceremonia del té. Ya en el Siglo XV se desarrolla el primer servicio diplomático profesional en Italia y funcionan los servicios especializados en relaciones externas. El protocolo no se trata solo de costumbre, sino que incluye una normativa claramente establecida por el Estado, incluso en forma de leyes, un poder público o incluso una organización privada en lo que a sus actos internos atañe.

2. Significado del protocolo No se trata sólo de costumbre, sino que incluye una normativa claramente establecida por el Estado, incluso en forma de leyes, un poder público o incluso una organización privada en lo que a sus actos internos atañe. Definición  “El protocolo es una normativa legislada o establecida a partir del uso y la costumbre que sirve para determinar la precedencia y los honores que deben tener las personas y los símbolos dentro del desarrollo de un acto importante”. El protocolo consiste en aplicar una determinada normativa, así como una serie de usos y costumbres que han ido evolucionando con el paso del tiempo, a situaciones convencionales para poder estandarizar los comportamientos sociales y asegurar una buena convivencia El protocolo implica orden y respeto por la jerarquía y es un punto de referencia para marcar las pautas de los actos que forman un evento. La mayoría de las decisiones son de sentido común. Se ha pasado de una comunicación sin objetivos ni planificación a una comunicación más regulada, una comunicación corporativa planificada al

2

milímetro en la que tiene un papel fundamente el protocolo, pues sirve de guía para el comportamiento de los integrantes de la empresa en actos sociales donde la representan.

3. Importancia del Protocolo El sector público basa su protocolo en una estricta, extensa y explícita normativa para la realización de cualquier actor en el que participe alguna Institución o autoridad del Estados. El sector privado no emplea una normativa tan estricta, ya que utiliza un protocolo basado en la costumbre y los usos sociales, así como en los propios intereses e idiosincrasia de la organización, aunque cada vez son más frecuentes los eventos conjuntos que cuentan con la participación de algún representante público. Cada vez más organizaciones, especialmente si pretenden tener relevancia o están en proceso de internacionalización, se decantan por establecer un departamento de protocolo que trabaje en colaboración con el de relaciones públicas y que se encargue de emplear la normativa aplicable por decreto o costumbre en la organización de eventos.

4. Conceptos generales Aunque no sean actos oficiales o sean incluso privados, el protocolo se ha extendido hacia el mundo empresarial en base a la aplicación de los usos sociales, que consisten en los elementos propios de las prácticas que rigen las relaciones sociales en un momento y lugar determinado. Para entender el protocolo en general y el protocolo empresarial en particular, ya que carece de unas normas obligatorias, hay que entender la importancia de algunas de las pautas que rigen la convivencia en grupo del ser humano: -

Socialidad: Es la base para vivir en sociedad, ya que se entienden así a la tendencia humana a facilitar la convivencia en compañía de iguales creando sociedades o ciudades. Se basa en la premisa aristotélica del Zoon Politikon.

-

Civilidad: Se entiende de esta forma al modo educado de comportarse y a las cualidades de quienes respetan las reglas tradicionales que imponen la vida en común. Se refiere a la urbanidad o civismo que permite superar las diferencias entre los miembros de un grupo en base a la adopción de reglas comunes adoptadas en el sino de una sociedad o espacio cultural concreto.

3

-

Eduación: Es la esfera individual en la que se aprenden los buenos usos de la cortesía y la urbanidad para proyectarlos en los comportamientos sociales públicos.

-

Conducta social: Son los comportamientos de un miembro de una especie hacia sus congéneres con el fin de obtener una respuesta comportamental. En la sociedad humana es el comportamiento que se tiene con el fin de ser aceptado en el seno social, y comprende acciones como el saludo, la despedida, la puntualidad, etc.

Alguno de los actos en los que se ponen en práctica: -

Inauguraciones Convenios Visitas de autoridades Colocación de la primera piedra Entrega de premios Negociaciones

En cualquier tipo de evento hay que tener muy presentes las posibles diferencias culturales entre el anfitrión y los invitados ara que nadie resulte ofendido, por lo que es importante investigar las costumbres locales y estar prevenidos ante cualquier contrariedad. (Ej. Excursión de japoneses que no estaban acostumbrado a las bañeras y chapoteban en las del hotel como si fuesen piscinas, el hotel se inundó. Tener presente las comidas.)

TEMA 2. PRINCIPIOS BÁSICOS DE PROTOCOLO 1. Principios del protocolo Definición estricta: regla ceremonial diplomática por decreto o por costumbre. Definición coloquial: disciplina que determina las estructuras y formas de organización de una actividad. En todos los tipos de protocolo existen tres principios entorno a los que fira la organización de los actos: -

Ordenar el desarrollo de los actos, según clase, naturaleza y fines. Ordenar jerárquicamente el acto. Realzar los acontecimientos oficiales e institucionales.

Respecto a ordenar jerárquicamente el acto, la ordenación será: -

Temporal: hay una línea temporal que seguir y momentos que deben ser resaltados. Espacial: presencia y situación de los símbolos. Personal: lugar concreto que ocupan.

4

Además existen 3 elementos interrelacionados que siempre deben tener en cuenta: -

-

-

Orden: se refiere a las relaciones de precedencia que deben establecerse entre los asistentes a un evento. Esta norma puede variar según el tipo de protocolo empleado pero sirve para evitar confrontaciones entre las distintas personalidades entre las que deben asignarse los distintos espacios y lugares. Lugar: fijación exacta en la que se deben situarse las personas o los símbolos que deben intervenir en el acto según su ordenación, importancia o cargo. Así los invitados de primer orden se asignan los lugares más importantes, como la presidencia o los puesto de honor para ir asignándolos sucesivamente a zonas cada vez menos relevantes conforme al orden que les corresponde. Esta asignación de precedencias ubicaciones debe ejecutarse conforme al tratamiento debido. Tratamiento: indica el modo en que se debe hacer referencia a ciertas personalidades al dirigirse a aquellas o mencionarlas. La forma en que debe ser tratada una persona como nuestra de deferencia y respeto hacia el cargo, título condecoración o institución que ostente o a la que represente.

Presidencia: Debe fijarse en relación al orden y los espacios. La presidencia siempre ocupa en lugar destacado y se diferencia habitualmente con una silla o sillón de tamaño superior al resto puede ser: o o

Unipersonal (si la ejerce un solo individuo) Bipersonal (si la comparten dos individuos, lo que suele darse en el caso de cesiones).

Ceremonial: Es un conjunto de reglas y formalidades que se fijan para el correcto desarrollo de un acto público o solemne y que haya sido normados por alguna autoridad civil, diplomática, militar o eclesiástica. La etiqueta: Se refiere a la expresión formal del ceremonial impuesto por el protocolo en los actos solemnes, al código que gobierna este tipo de eventos en los que se espera un comportamiento social concreto. Reglas de cortesía: Son las muestras de respeto y aceptación de los usos y costumbres de un determinado lugar en un momento singular.

2. Conceptos generales Hay diferentes modos de distinguir la naturaleza de los actos y eventos pero en general se pueden clasificar como:

5

-

-

Oficiales o no oficiales: según la asistencia o no de autoridades en calidad de organizadores. Según el organizador: o Oficiales: organizados por los gobiernos central, autonómico y local, y por los poderes ejecutivo, legislativo y judicial. o No oficiales: organizados por cualquier otra entidad. Si a estos actos acuden personalidades o cargos públicos, religiosos o militares habrá que tener en cuenta el Protocolo Oficial. Públicos o Privados: según el organizador, número de asistentes, la naturaleza del acto y el tipo de acceso.

ACTOS OFICIALES Están organizados por una institución del Estado en todos sus ámbitos, ya sea nacional, regional o local: - Jefatura del Estado - Poder Ejecutivo: a nivel nacional (Gobierno), regional (gobierno de la comunidad) y local (ayuntamiento). - Poder Legislativo: a nivel nacional (Congreso y Senado) y regional (parlamento autonómico) - Poder Judicial: a nivel nacional (Tribunal Supremo, Tribunal Constitucional y Consejo General del Poder Judicial) y regional (tribunales superiores de justicia). Los actos oficiales son organizados por una institución del Estado en todos sus ámbitos, ya sea nacional, regional o local. Pueden ser actos de carácter general o especial. En este tipo de actos en los que COMPLETAR -

-

Actos de carácter general: todos los que se organicen por la Corona, el Gobierno o la administración del Estado, comunidades autónomas o corporaciones locales, con ocasión de conmemoraciones o acontecimientos nacionales autonómicos, provinciales o locales. Aquellos en los que participen representantes de instituciones nacionales. Actos de carácter especial: organizados por determinadas instituciones, organismos o autoridades, con ocasión de conmemoraciones o acontecimientos propios del ámbito específico de sus servicios, funciones y actividades. También, cualquier institución que organice eventos hacia su interior, como un acto propio de un ministerio o una comunidad, de autoridades eclesiásticas, militares, judiciales o algún otro tipo de institución.

ACTOS PÚBLICOS O PRIVADOS Según el organizador, número de asistentes, la naturaleza del actos y el tipo de acceso.

6

-

-

Públicos: número amplio de asistentes, con acceso por invitación o con acceso libre. Ej. Conferencias, presentaciones de libros, eventos deportivos, etc. Privados: pocos asistentes, menos formales y entrada restringida. Ej.: consejo de ministros

(No confundir con actos oficiales o no oficiales) Los actos públicos NO OFICIALES están organizados por personas o instituciones del sector privado y pueden contar (o no) con la presencia de algún tipo de autoridad además de un público amplio. Los actos donde se interrelacionan el sector público y el sector privado también se conocen como actos públicos mixtos. En los actos privados es el organizador el que, como anfitrión, debe decidir el desarrollo del evento, conforme al protocolo seleccionado, lo que no oficializa el evento sino que plantea normas para una correcta ejecución. Vexilología: Disciplina que estudia las banderas, el simbolismo y el empleo oficial e institucional de las banderas.

3. Tipos de protocolo El protocolo es aplicable a todos los contenidos que impliquen una integración social, ya que se trata de una norma que regla el modo en que se deben desarrollar los actos que emanan de instituciones. -

Protocolo oficial: Conjunto de técnicas, basadas en la normativa legal y en los usos y costumbres, para la organización de actos oficiales, como los actos organizados por la Corona como jefatura de Estado, por el Gobierno y sus ministros, por las comunidades autónomas y por la Administración Local. Abarcan los actos que se realizan en instituciones del Estado y en los que participan representantes institucionales. Normativa: Real Decreto 2099/1983, de 4 de agosto, por el que se aprueba el Ordenamiento General de Precedencias del Estado.

-

Protocolo empresarial: Normas que se aplican en el seno de una empresa para regular las relaciones internas y externas en los actos sociales. Ej.: cena de empresa.

-

Protocolo social: Pautas que rigen de forma genérica la mayoría de encuentros sociales y que, sin ser de obligado cumplimiento, suelen ser respetadas por la mayoría del grupo social en base a lo que se considera adecuado en relación a un momento determinado. Es el

7

protocolo que más evoluciona. Ej.: Dejar que se siente una persona mayor en el bus. -

Protocolo académico: Regula todos los actos organizados en el seno de una institución académica. La universidad tiene su propio protocolo académico.

-

Protocolo internacional: Se emplea para simplificar y unificar las relaciones internacionales entre entidades públicas o privadas y organizaciones internacionales con el fin de salvar las diferencias culturales. Se enlaza con el protocolo Diplomático.

-

Protocolo religioso: Aquel que regula los actos de una institución religiosa o en el que participan sus representantes.

-

Protocolo de banquetes y comida: Normas que rigen un comportamiento adecuado en la mesa, y sobre las que existen múltiples variaciones e interpretaciones, pues se trata de una de las situaciones más habituales.

-

Protocolo de normas de expresión y comportamiento en internet: Aplicación de las normas de cortesía al nuevo tipo de comunicación que supone la red, ya que implica la dificultad añadida de la distancia y normalmente de la falta de comunicación no verbal.

-

Protocolo en actos deportivos: Reglas empleadas para unificar las celebraciones de carácter deportivo, especialmente aquellas en las que intervienen participantes de diferentes nacionalidades en representación de sus estados de origen.

-

Protocolo de atención y seguridad: Pautas a tener en cuenta para salvaguardar la integridad de todos los asistentes a un evento concreto. Aunque siempre hay que tenerlo presente es de especial importancia en los actos con gran número de asistentes o a los que acuden personalidades relevantes para que un acto sea seguro.

4. Normativa -

Usos y costumbres Adecuado al modelo social del momento Normativa concreta (si la hay)

Cómo actuar en situaciones novedosas -

Estudio de antecedentes

8

-

Análisis de la finalidad del acto Respeto a la cultura, tradiciones, filosofía, política y valores de los participantes Planificación detallada y aplicación de lo programado Conciliación de precedencias con participantes extranjeros Trasladar los principios de protocolo a la realidad social

TEMA 3. PROTOCOLO OFICIAL 1. Legislación Distinción general de los actos: tipos Actos civiles: son los que, con independencia de si son oficiales o no, se rigen por las normas legales y por la costumbre. - Actos militares: dependen de autoridades de este ámbito Por su parte los actos religiosos son los llevados a cabo por las diferentes confesiones. -

El protocolo se basa principalmente en usos y costumbres pero siempre tomando como referencia el marco teórico que aporta la legislación específica que se refiere a actos que cuentan con la presencia de representantes de instituciones y organismos públicos. Definición de protocolo oficial: (tema 2) Normativa básica: - Constitución 1978 o RD 2099/1983, de 4 de agosto, de Ordenamiento General de precedencias del Estado o Decreto 77/2002 de 26 de febrero, por el que se junta el régimen de precedencias y tratamientos en el ámbito de la Junta de Andalucía. o Real Decreto 1368 El primer texto que se debe tomar como punto de partida es la Constitución Española, 1978. Recoge los principios del estado democrático en el que nos movemos, fijando temas tan relevantes de cara a la organización protocolar como la jefatura del Estado o la división de poderes. Título II de la Constitución trata sobre la Corona “EL Rey es el Jefe del Estado, símbolo de su unidad y permanencia, arbitra y modera el funcionamiento regular de las instituciones” asumiendo la “más alta

9

representación del Estado español en las relaciones internacionales, especialmente con las naciones de su comunidad histórica. Le otorga el título de Rey de España y reconoce que podrá emplear los demás que correspondan a la Corona. El artículo 2 de la Ley 39/2007, de 19 de noviembre, de la Carrera Militar establece los empleos militares del Rey y del Príncipe de Asturias: El Rey tiene el empleo militar de Capitán General del Ejército de Tierra, de la Armada y del Ejército del Aire, máximo rango militar que le corresponde en exclusiva como mando supremo de las Fuerzas Armadas. Real Decreto 2099/1983, de 4 de agosto, de Ordenamiento General de Precedencias del Estado. Aplicación obligatoria en actos oficiales de carácter general, es decir, los organizados por Gobierno, Administración del Estado, comunidades o corporaciones locales con ocasión de conmemoraciones locales. En ningún supuesto podrá alterarse el orden establecido para las Instituciones, Autoridades y Corporaciones. Las comunidades autónomas y las corporaciones locales pueden establecer una normativa propia que debe respetar el RD 2099/1983, y algunas deben compaginarse con la costumbre del lugar. En los actos oficiales de carácter general organizaos por las Comunidades Autónomas o por la Administración Local, la precedencia se determinará prelativamente de acuerdo con lo dispuesto en el presente Ordenamiento, por su normativa Todo acto en el que acuda el rey tiene que estar precedido por él. Se toma como referencia para todos los actos con presencia de algún tipo de autoridad Decreto 77/2002, de 26 de febrero, por el que se regula el régimen de precedencias y tratamientos en el ámbito de la Junta de Andaluc...