Protocolo DE Inauguración DE Eventos U Oficinas PDF

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PROTOCOLO DE INAUGURACIÓN DE EVENTOS U OFICINAS

 Protocolo previo a la organización de un evento. La primera norma básica a la hora de organizar un evento es el motivo, el acto debe tener un sentido para celebrarse. Si no existe una razón para ello, no habrá coherencia y será una pérdida de tiempo y de recursos. Lugar y horario: Los eventos en exteriores suelen tener un aire más informal que permite ciertas concesiones; mientras que en eventos que se desarrollan en salas y salones, centros de congresos u otros lugares similares el protocolo cobra especial relevancia. En cuanto al horario, es muy importante la puntualidad. Invitados: Es muy importante conocer el público que va a asistir al acto . En eventos en donde el número de personas sea inferior a 20 personas las invitaciones se pueden realizar por vía telefónica una semana antes del acto. En los eventos en los que se exceda dicha cantidad se deberá enviar invitaciones impresas con varias semanas de adelanto. Programa: Se debe diseñar un programa de actos en el que figuren todas las personas que van a tomar la palabra y el tiempo de intervención de cada una. Es importante que la duración de las intervenciones sea igual para todos los ponentes. Infraestructura: Previamente a la celebración del evento se tiene que hacer un inventario de todos los elementos que se necesitan para llevarlo a cabo.

 Protocolo durante el acto. El día del evento es cuando se mide el éxito o fracaso. Papel del anfitrión: El anfitrión del acto será el centro de atención durante la ceremonia. Debe ser quien dé la bienvenida a los asistentes al comienzo del acto y quien los despida a la finalización. Las comidas: En el caso de que el acto incluya una comida o cena en el programa, éstas se deben regir por las reglas básicas de protocolo en cuanto a banquetes. Recepción de los invitados: Los invitados deben estar convocado entorno a media hora y una hora antes del comienzo del acto. Durante este tiempo se les dará la bienvenida, se les conducirá hasta su sitio y se les entregará el material necesario para seguir el desarrollo del evento.

 Protocolo al término del evento. + Se debe realizar un acta pública con las conclusiones del evento que se debe hacer llegar a todos los participantes. + Enviar una nota de agradecimiento a los asistentes por su participación en la que se les invite a participar en próximos eventos. + Plasmar en un dossier de valoración los resultados de la organización del evento para ver si se han conseguido los objetivos establecidos previamente

PROCESO PARA ORGANIZAR UNA FERIA COMERCIAL

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Analizar la situación antes de comenzar a organizar una feria profesional

Antes de meterte de lleno en la organización de tu feria profesional, necesitas responder estas preguntas: 1. ¿Qué objetivo quieres conseguir con la organización de tu feria? Generar ingresos, construir comunidad con la gente del sector, conseguir notoriedad de marca, o generar contactos u oportunidades de negocio. 2. ¿Quién es tu público? Las ferias tienen muchas singularidades, entre ellas, su público. Por un lado debes identificar qué empresas pueden estar interesadas en alquilar los stands de tu feria, es decir, quiénes serán tus expositores. Por otra, para convencer a los expositores, tendrás que atraer a gran cantidad de asistentes profesionales y calificados. 3. ¿Quién es la competencia? Analizar en profundidad a tu competencia ayudará a diferenciar y configurar la propuesta de valor. ¿Hay alguien más organizando una feria en tu sector? ¿Qué tamaño tiene? ¿Cómo está posicionada? ¿En qué ciudad tiene lugar? ¿Cuándo se realiza?

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Definir una propuesta de valor diferente

Es importante ofrecer actividades que añadan valor a la parte de exposición de productos y servicios. Se debe de buscar unos ponentes importantes (serán el principal reclamo de tu evento), un lugar adecuado y accesible, una fecha atractiva, y genera una propuesta que te diferencie de la competencia. Una vez se tenga decidido los contenidos de la feria, se debe realizar un mapa “mental” de todos los elementos que se necesitará para llevarla a cabo.

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Planificar las tareas y los tiempos

La producción es una de las tareas clave a la hora de organizar una feria. Se debe utilizar el método del retrotiming para identificar y hacer seguimiento de todas las pequeñas tareas que implica una feria. Otra buena forma de mantener el control de todas las tareas en los últimos días previos a la feria, es hacer un checklist de las cosas imprescindibles.

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Analizar y medir los resultados

Se debe de analizar todos los resultados y medir la consecución de los objetivos. · Medir el rendimiento del evento online, visitas y ventas. · Realizar una encuesta de satisfacción tanto a expositores como a asistentes, para ver en qué se podría mejorar. · Reunir en un solo documento todos tus clips de prensa con su correspondiente valor publicitario. · Convocar a una reunión con los principales patrocinadores para hacer un evaluación post-evento y conocer sus impresiones....