Bloque de Calidad en los proyectos Lobede Teache Juanita Yasmina PDF

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TRABAJO FINALPrograma formativo:Máster en Project ManagementBloque:Calidad en los ProyectosEnviar a: areaoperaciones@enebApellidos: Lobede Teache Nombres: Juanita Yasmina ID/Pasaporte/DNI/NIE/Otros: Dirección: Provincia/Región: Porto País: Portugal Teléfono: E-mail: Fecha: 02-05-Escuela de Negocios ...

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TRABAJO FINAL Programa formativo: Máster en Project Management

Bloque: Calidad en los Proyectos

Enviar a: [email protected]

Apellidos: Lobede Teache Nombres: Juanita Yasmina ID/Pasaporte/DNI/NIE/Otros: Dirección: Provincia/Región: Porto País: Portugal Teléfono: E-mail: Fecha: 02-05-2020

Escuela de Negocios Europea de Barcelona

ENUNCIADO Hace seis meses que Javier ha sido nombrado director de la empresa de su familia; una fábrica dedicada a la producción de piezas para automóviles. Cuando la empresa se fundó tuvo un éxito rotundo debido a que fue de las primeras fábricas dedicadas a dicha producción. No obstante, y con el paso del tiempo, han ido naciendo buenos competidores y la fábrica ha tenido que lidiar con toda una serie de problemas graves que todavía acarrea y que Javier se ha propuesto hacer frente con el fin de lograr recuperar la estabilidad y bonanza de años anteriores. Algunos de los problemas que Javier necesita solventar son: -

Recuperar antiguos clientes que se han ido a la competencia y captar público nuevo.

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Romper con las viejas costumbres y adaptarse a un mercado cambiante.

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El sistema de producción actual se ha quedado anticuado. Cada departamento trabaja de manera independiente, provocando ello que a menudo se deban repetir las tareas.

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No hay implantado ningún sistema de revisión de los procesos, de modo que no se detectan los fallos hasta que el producto ha sido fabricado.

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Con el paso del tiempo las instalaciones se han ido deteriorando, así como la maquinaria, que se ha quedado vieja y anticuada.

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Los competidores van ganando terreno de manera rápida, ofreciendo un servicio personalizado, adaptado al cliente y a precios más bajos.

No obstante, y, a pesar de estos problemas, es importante destacar algunos elementos que la empresa tiene a favor y de los que se tiene que servir para solventar sus problemas: -

Trabajadores implicados y con años de experiencia.

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Una larga trayectoria en la producción de piezas para automóviles, hecho que les otorga una amplia experiencia en el sector.

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Es una empresa muy querida y valorada en su ciudad de nacimiento.

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A pesar de que ha perdido clientes, trabaja con algunas de las empresas más importantes del sector automovilístico.

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Dispone de una gran fábrica en propiedad, así como de dos terrenos colindantes también en propiedad aptos para ser edificados.

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A pesar de las pérdidas, la empresa no tiene deudas. SE PIDE

1. Realizar un análisis de la situación actual de la empresa, nombrando los aspectos, tanto positivos como negativos, que le afectan a nivel interno y externo. 2. En función de los resultados obtenidos en el análisis, deberemos fijarnos toda una serie de objetivos estratégicos a corto, medio y largo plazo. 3. Nos centraremos en el aspecto relacionado con la gestión de riesgos, de modo que deberemos llevar a cabo un proceso de gestión de riesgos que englobará las siguientes actividades: a. A modo de contextualización, explica qué es un proceso de gestión de riesgos y las fases que lo conforman. b. Detectar los riesgos que puede afectar a la empresa, tanto a nivel interno como externo. c. Establecer de qué manera responder a los riesgos detectados. Aquí se deberá nombrar la propuesta de solución, así como los recursos (humanos y materiales) necesarios para hacer frente al riesgo. d. Explica de qué manera llevarías a cabo el proceso de monitorización y control de riesgos, con el fin de comprobar que las actuaciones para hacer frente a los riesgos dan los resultados esperados. 4. La empresa está situada en una zona con tendencia a sufrir fuertes lluvias, provocando incluso algunas inundaciones importantes. Dicha situación supone un riesgo previsible, pero no evitable, de modo que resulta importante estar preparado. Para ello, deberás planificar una acción como: a. Estrategia de prevención. b. Estrategia de reducción. c. Estrategia de transferencia. d. Estrategia de aceptación.

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Solución

1. La fábrica dedicada a la producción de piezas para automóviles ha sufrido un cambio a lo largo de estos últimos 6 meses cuando Javier fue nombrado director de la empresa. Ha pasado de ser una de las empresas más importantes del sector a tener que competir con empresas con notoriedad y diferenciación. Es una empresa familiar con mucha experiencia en el sector, con trabajadores que se implican mucho y con clientes importantes y fieles. El hecho de llevar mucho tiempo en el mercado ha hecho que la producción se vuelva algo monótona sin innovación alguna lo que provoca la pérdida de algunos clientes, el sistema de producción es algo obsoleto además que los departamentos trabajan de forma independiente lo que provoca un descontrol en las tareas o actividades a realizar, se conforman con producir sin medir o rever los procesos lo que provoca una pérdida de tiempo y recursos al producir algo con algún error que se podría haber detectado antes de finalizar proceso, los competidores ofrecen servicios personalizados y a buenos precios lo que provoca que vayan ganando más mercado. En un mundo cada vez más globalizado en el avance tecnológico es normal que una empresa como la fábrica de la familia de Javier se quede atrás tras no implementar nuevas estrategias de marketing o innovar en el ciclo de producción que es lo más importante para salir del bache estratégico. El mundo está pasando por una crisis sanitaria muy grande, la gente se queda en casa sin poder salir con el coche o llevar al mismo a la revisión mensual o anual como lo hacen normalmente, pero cuando todo acabe, nuestros clientes ambicionan para algo totalmente nuevo, productos altamente monitorizados para agregar más seguridad al mundo del motor.

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Para situarnos mejor realizaremos primero un análisis PEST que identifica los factores del entorno en general. El término proviene de las siglas inglesas para “Político, Económico, Social y Tecnológico”; aporta un listado integral de las influencias sobre el posible éxito o fracaso de una estrategia en particular. Sus principales ventajas son: optimizar la labor directiva, ayudar a la evaluación de riesgos, ayuda a la adaptabilidad, es flexible y dinámico. Análisis PEST:

Factores Políticos

Factores Económicos

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Legislación fiscal



PIB/ciclo económico



Legislación sobre el medio



Demanda

ambiente



Empleo



Protección del consumidor



Inflación



Cambios políticos



Costos de energía

Factores Sociales

PEST

Factores Tecnológicos



Envejecimiento de la población



Prolongación de los jóvenes



Innovaciones tecnológicas

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Nivel de riqueza



Internet



Movimientos migratorios



incentivos



Nuevos estilos de vida

FUENTE: www.retosdirectivos.es

Analizando los factores tenemos:  Factores políticos: Se trata de aspectos políticos que hacen referencia al poder adquisitivo de las familias y a los aspectos medioambientales para la innovación.  Factores económicos: Son los que marcan las fluctuaciones de la organización, no sólo de ésta sino de todas las organizaciones existentes en el mundo.  Factores sociales: hacen referencia a los cambios que sufre la sociedad, debemos ser conscientes de las necesidades a cubrir, transmitir una buena imagen, el estilo de vida de los consumidores finales, etc.

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 Factores tecnológicos: Son los que determinan cómo llega el producto al cliente final, los avances en el proceso productivo, las innovaciones en los procesos de producción es lo que ayuda a mejorar la calidad. Una vez terminado el análisis PEST realizaremos el análisis DAFO (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas); es una herramienta estratégica para conocer la situación real en la que se encuentra la empresa, así como el riesgo y oportunidades que brinda el mercado.

Debilidades 

Amenazas

Situación económica desfavorable



Crisis económica



Falta de liquidez



Competencia en el mercado



Inmovilizado sin rendimiento



Conseguir efectivo o líquido



Especialización en productos

en los bancos

de alta gama

Fortalezas



Profesionar cualificado



Reconocimiento de la empresa en la ciudad



Productos de alta gama



Servicio post-venta



Experiencia en el sector

DAFO

Oportunidades 

Comercializar para todo tipo de clientes



Aumento de gente joven creativa



Necesidad de tener un vehículo de alta gama



Marketing innovador para atraer nuevos clientes

FUENTE: Propia

A nivel interno (fortalezas y debilidades): La empresa cuenta con unos profesionales altamente cualificados y con mucha experiencia en el mercado, lo que los lleva a una producción de calidad y a la notoriedad de la empresa en la ciudad, pero, cuentan con unas máquinas obsoletas, un sistema de producción carente de prevención de riesgos, unas instalaciones deterioradas y unos competidores altamente eficientes lo que provoca una disminución de la cartera de clientes.

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A nivel externo (oportunidades y amenazas): La empresa cuenta con jóvenes creativos que implementarán estrategias para comercializar para todo tipo de clientes y así aumentar el target, cuenta con el fin de la crisis mundial para implementar productos innovadores que ofrezcan más seguridad a sus clientes, pero, cuenta con el levantamiento de los clientes después de la crisis y la competencia que tendrá en el mercado. 2. En función de los resultados obtenidos en el análisis fijaremos unos objetivos estratégicos a corto, medio y largo plazo. Los objetivos estratégicos siguen la herramienta SMART (Specific, Measurable, Attainable, Relevant, Timely); específico, medible, alcanzable, relevante y temporal. Es una de las herramientas utilizadas en coaching para establecer objetivos inteligentes. Los objetivos estarán formulados en positivo, detallados, medibles, alcanzables, ambiciosos, deben suponer un reto, realistas en base a nuestras posibilidades, relevantes y tendrán una ventana de tiempo, es decir, un inicio y un final claramente marcados. Formularemos objetivos para conseguir la calidad total para satisfacer a nuestros clientes, así consideraremos: Objetivos económicos:  Reducir un 10% de los costes de producción al implementar un producto innovador; implementando la producción en cadena así trabajarían todos como un equipo en el mismo producto lo que conllevaría a un mayor control de los procesos y actividades a llevar a cabo.  Aumentar en un 5% nuestra competitividad en el mercado reduciendo los precios en un 3% durante las promociones en fechas señaladas como navidad o año nuevo; al reducir costes alcanzaremos un mayor volumen de ventas lo que llevará a un aumento del flujo de caja.  Asegurar beneficios competitivos en seis meses; al lograr los objetivos anteriores este último se unirá de forma indirecta porque vienen encadenadas.

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Objetivos comerciales:  Aplicar un descuento directo de 5% a clientes que realicen un pronto pagamento; al aplicar el descuento, el cliente queda satisfecho y aumenta la probabilidad de hacer un nuevo pedido.  Promover una campaña publicitaria para atraer nuevos clientes y mejorar la imagen de la empresa; esto llevará a ampliar el target, fidelizar a los clientes y vencer a la competencia. Objetivos técnicos:  Implementar una producción en cadena; la producción en cadena lleva a una conexión entre distintos departamentos del ciclo productivo, lo que conlleva una mayor eficiencia y eficacia de los procesos.  Invertir en una nueva máquina de producción; la empresa invertiría en una máquina nueva porque aún con todos los problemas que tiene cuenta con suficiente liquidez, esto nos llevaría a producir más rápido y en mayor cantidad. Objetivos humanos:  Delegar tareas a los miembros de la empresa; una única persona no puede realizar todas las tareas, tenemos que repartirlas entre todos, así, cada uno hará su tarea con más responsabilidad.  Desarrollar la cratividad de los más jóvenes; al trabajar en equipo se juntan la experiencia de los trabajadores que llevan más tiempo en la empresa y la creatividad de los más jóvenes, lo que nos lleva al crecimiento de la empresa porque los recursos humanos son lo más importante en el desarrollo de una empresa.  Incentivar a los trabajadores con premios; al premiar a los trabajadores valoramos su capacidad, entrega y trabajo lo que les deja muy contentos y, a la hora de realizar otro trabajo lo

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hacen mejor que el anterior para superarse cada día; todo eso crea un sentimiento de equipo y beneficios en el desarrollo del trabajo. 3. La gestión de riesgos es el proceso de identificar, analizar y responder a factores de riesgo a lo largo del ciclo de vida de un proyecto y en beneficio de sus objetivos también implica el control de posibles eventos futuros. La gestión de riesgos permite: aumentar la probabilidad de alcanzar los objetivos propuestos, fomenta la proactividad, la concienciación de lo importante que es tratar riesgos en la empresa, mejora los controles, la confianza y la honestidad de las partes involucradas, mejora la eficiencia y eficacia operativa, mejora la flexibilidad y el aprendizaje organizacional. El proceso de gestión de riesgos se centra en identificar, analizar, planificar, monitorear y controlar los resultados para lograr el aumento en la probabilidad e impacto de eventos futuros positivos tratando de disminuir o eliminar impactos y eventos negativos. El proceso de gestión de riesgos engloba las siguientes fases: 

Planificar la gestión de riesgos; la planificación de la gestión de riesgos servirá para: mejorar la probabilidad de éxito de las fases siguientes, asegurar la concordancia entre el nivel, el tipo y la visibilidad de gestión de riesgos con la importancia del proyecto.



Identificar los riesgros; la identificación de riesgos se define por cada proceso, teniendo en cuenta los objetivos y las actividades vinculadas a estos. En esta fase se definen: los peligros que afectan el objetivo, problemas de la organización que la hacen vulnerable y las manifestaciones del riesgo.



Analizar cuantitativa y cualitativamente los riesgos; servirá para medir el impacto y la importancia de los riesgos identificados.



Planificar las respuestas a los riesgos; la planificación de respuestas se llevará acabo para riesgos con mayor impacto o probabilidad de ocurrencia. Las respuestas pueden basarse en estrategias de prevención, reducción, transparencia, contingencia y aceptación.



Monitorear y controlar los riesgos; se refiere a actividades como: implementacion de planes de respuesta, rastreo de riesgos

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identificados, monitorear riesgos residuales, identificar nuevos riesgos y evaluar la efectividad del proceso. Esta fase no termina ya que supone la identificación de nuevos riesgos o replantear otras respuestas. Los riesgos que pueden afectar a la empresa a nivel interno y externos son los siguientes; Riesgos a nivel interno:  Equivocarnos de cliente objetivo, que la campaña publicitaria no atraiga realmente al sector de clientes que pretendemos.  Delegar tareas y procesos a los jóvenes recién incorporados que todavía no estén bien adaptados al trabajo y política de la empresa.  Algún que otro fallo en la producción en cadena que vamos a implementar en la empresa para producir en masa y en menos tiempo; ésto llevaría también a un riesgo en la getión de stock, al producir el doble de manera repentina podría dar problemas si no conseguimos los clientes que comprarán el producto se quedaría almacenado y produciría un gasto de almacén.  El deterioro del edificio podría provocar un cortocircuito llevando a un incendio; a parte de un problema es un riesgo que corre la empresa si no renovamos las instalaciones. Riesgos a nivel externo:  Aumentar la producción bajando el coste de producción y aumentando el volumen de ventas sría un riesgo financiero del que podríamos pedir un crédito al banco para realizar la producción en masa que tenemos en mente, así, iríamos pagando con el incremento de las ventas futuras.  Pérdidas en todo el sector; despúes de esta crisis lo último que quería un cliente es una prieza de coche pero tenemos que innovar de tal manera que le entremos por los ojos a nuestros clientes.

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De acuerdo a los riesgos señalados, el riesgo más urgente es el deteriro del edifico en el que está ubicada la empresa, se tiene que restaurar antes de implementar cualquier estrategia para levantar la empresa. Al restaurar la empresa podemos pedir un crédito al banco a modo de inversión para comprar una nueva máquina que lleva a cabo nuestro plan de producción en cadena y en masa. No podemos dejar de la lado la búsqueda de nuestro nuevo target para asegurar la venta de los nuevos productos porque sin clientes la producción quedaría en el almacén y no sabríamos cómo gestionar un stock tan grande. Los recursos humanos son lo más valioso que tiene una empresa ya que sin ellos no estaría en funcionamiento por eso no podemos dejar de protegerles, incentivarles y formarles para que sigan dando lo mejor de si. Al poner en marcha el plan de detención y reducción de riegos pondríamos en marcha una especie de seguimiento de los procesos y actividades realizadas para alcanzar los objetivos propuestos. Cada trabajador se hará responsable de rellenar un formulario semanal con las tareas realizadas y el nivel de éxito alcanzado durante el proceso y una vez acabarlo, así tendríamos más control acerca de las actividades que se etán llevando acabo y el progreso que estamos alcanzando.

4. Para realizar una buena gestión de riesgos la empresa debe responder en función de varias estrategias: Estrategia de prevención: como su nombre indica se trata de emprender acciones para prevenir que se produzca el riesgo. Estrategia de reducción: implica emprender acciones con el fin de reducir la probabilidad o gravedad del riesgo. Estrategia de transferencia: supone poner en marcha medidas para que el riesgo quede fuera del proyecto. Estrategia de contingencia: supone la puesta en marcha de planes una vez que se haya producido el riesgo. Estrategia de aceptación: implica aceptar y asumir el riesgo tal y como es, sin emprender ninguna acción.

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Dado que la empresa presenta un riesgo previsible, pero no evitable, que es la localización con tendencia a sufrir fuertes lluvias provocando incluso algunas inundaciones importantes, implementaremos algunas estrategias para gestionar mejor el riesgo. No podremos implementar estrategias de prevención ya que la probabilidad de que se produzca el riesgo no depende de nosotros, nosotros no decidimos si hay fuertes lluvias o no porque no controlamos el tiempo pero con las informaciones meteorológicas podremos implementar estrategias de reducción, contingencia y aceptación porque estaríamos trabajando con conocimiento de causa; trataríamos de ge...