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Capítulo 7¿Por qué es tan importante el presupuesto?Origen del presupuestoLa humanidad desde siempre ha querido presupuestarLos egipcios hacen estimaciones para pronosticar los resultados de las cosechas para prevenir la escasezLos romanos estimaban las posibilidades de pago de los pueblos conquista...

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Capítulo 7 ¿Por qué es tan importante el presupuesto? Origen del presupuesto La humanidad desde siempre ha querido presupuestar Los egipcios hacen estimaciones para pronosticar los resultados de las cosechas para prevenir la escasez Los romanos estimaban las posibilidades de pago de los pueblos conquistados para exigirle tributos A finales del siglo 18 el presupuesto empezó a utilizarse en la administración pública, al someter al ministro de Finanzas de Inglaterra a la consideración del Parlamento, sus planes de gastos para el período fiscal inmediato siguiente, incluyendo un resumen de gastos del año anterior y un programa de impuestos y recomendaciones para su aplicación. Etimología y concepto del presupuesto

Concepto La palabra presupuesto para la economía industrial es la técnica de la planeación y determinación de cifras sobre bases estadísticas y apreciaciones de hechos y fenómenos aleatorios. El presupuesto es una herramienta de la administración que se conceptualiza como la estimación programada en forma sistemática de las condiciones de operación y de los resultados a obtener por un organismo en un periodo determinado básicamente un conjunto de pronósticos referentes a un período determinado ¿Qué es un presupuesto? Es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y términos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de la organización. Importancia de los presupuestos 1.Los presupuestos son importantes porque ayudan a minimizar el riesgo en las operaciones de la organización.

2.Por medio de los presupuestos se mantiene el plan de operaciones de la empresa en unos límites razonables. 3.Sirven como mecanismo para la revisión de políticas y estrategias de la empresa y direccionarlas hacia lo que verdaderamente se busca. 4.Facilitan que los miembros de la organización coordinen. 5.Cuantifican en términos financieros los diversos componentes de su plan total de acción. 6.Las partidas del presupuesto sirven como guías durante la ejecución de programas de personal en un determinado periodo de tiempo, y sirven como norma de comparación una vez que se hayan completado los planes y programas. 7.Los procedimientos inducen a los especialistas de asesoría a pensar en las necesidades totales de las compañías, y a dedicarse a planear de modo que puedan asignarse a los varios componentes y alternativas la importancia necesaria. 8.Los presupuestos sirven como medios de comunicación entre unidades a determinado nivel y verticalmente entre ejecutivos de un nivel a otro. Una red de estimaciones presupuestarias se filtran hacia arriba a través de niveles sucesivos para su ulterior análisis. 9.Las lagunas, duplicaciones o sobreposiciones pueden ser detectadas y tratadas al momento en que los gerentes observan su comportamiento en relación con el desenvolvimiento del presupuesto. ¿QUIENES USAN LOS PRESUPUESTOS (TIPOS DE EMPRESAS)? 10.Presupuestos: Son útiles en la mayoría de las organizaciones como; Utilitaristas (compañías de negocios), no-utilitaristas (agencias gubernamentales), grandes (multinacionales, conglomerados) y pequeñas empresas. Objetivos de los presupuestos  

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1.Planear integral y sistemáticamente todas las actividades que la empresa debe desarrollar en un período determinado. 2.Controlar y medir los resultados cuantitativos, cualitativos y, fijar responsabilidades en las diferentes dependencias de la empresa para lograr el cumplimiento de las metas previstas. 3.Coordinar los diferentes centros de costo para que se asegure la marcha de la empresa en forma integral.

Finalidades de los presupuestos    

Planear los resultados de la organización en dinero y volúmenes. Controlar el manejo de ingresos y egresos de la empresa. Coordinar y relacionar las actividades de la organización. Lograr los resultados de las operaciones periódicas.

Requisitos del presupuesto

No necesariamente se tendría que cumplir el presupuesto estimado para poder decir que la empresa tuvo éxito si no que bastaría haber obtenido una mejoría en el grado de eficiencia y seguridad respecto al periodo anterior. Sin embargo, para que un presupuesto cumpla en forma adecuada con las funciones que de él se esperan, es indispensable basarlo en determinadas condiciones que obligatoriamente deben observase en su estructuración como son: Conocimiento de la Empresa: (Es la base):    

Objetivos, Organización, Necesidades, Contenido y forma varían de una entidad a otra.

Exposición del plan o política:   

Manuales e instructivos. Unificación. Forma de manejo

Coordinación para la ejecución del plan o política:   

Sincronización de actividades a través del director. Sincronización de actividades a través del responsable. Sincronización de actividades según calendario.

Fijación del período presupuestal La fijación del lapso que comprenden las estimaciones es el denominado período presupuestal. Depende de factores, tales como: estabilidad o inestabilidad de las operaciones de la empresa, el período del proceso productivo, las tendencias del mercado, ventas de temporada, etc.Normalmente se hacen coincidir los períodos de las estimaciones con los de los resultados, para poder efectuar con mayor facilidad las comparaciones entre los mismos y hacer las correcciones necesarias. DIRECCIÓN Y VIGILANCIA Cuando se aprueba un plan ( de cuanto quieren crecer las ventas, si se quiere hacer algún recorte, etc) cada departamento tendrá que elaborar su presupuesto con las instrucciones y recomendaciones que ayudaran a los jefes a poner en práctica dicho plan. Luego estudiar las desviaciones (variaciones en los costos ) al contrastar el presupuesto con los datos reales, revisar periódicamente las estimaciones y, de ser necesario, modificarlas en función con la entidad a la que pertenecen, etc. RESPALDO DIRECTIVO debe haber voluntad para implementar dicho plan por parte de los directivos ya que el presupuesto no es informativo solamente sino que es un plan de acción operativo y de patrón de medida con lo ejecutado CARACTERÍSTICAS DEL PRESUPUESTO

Adaptación a la empresa: la formulación de un presupuesto debe ir en función directa a las características de la empresa para adaptarse a las finalidades de todos los aspectos de ella. Por lo que un sistema de control presupuestario (como es el caso de los presupuestos) no puede ser el mismo para todas las empresas pues cada una tiene necesidades y requerimientos diferentes, por esta razón a la hora de hacer los presupuestos se necesita saber las operaciones pasadas (como referencia para saber de que va la empresa), el conocimiento de empresas parecidas, y el pronóstico de las operaciones de acuerdo con la planeación , coordinación, y control de funciones. Planeación, Coordinación y Control de funciones: Todos los actos en la vida aún los más sencillos, antes de realizarse han estado basados en un plan.

Principios de la presupuestación Principios de Previsión 

1.Principio de Predictibilidad: Es posible predecir algo que ha de suceder o que queremos que suceda.

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2.De determinación cuantitativa: Se debe determinar unidades monetarias para cada uno de los planes de la empresa para el período presupuestal.

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3.De objetivo: Puede preverse algo siempre y cuando se busque un objetivo.

Organización del presupuesto Toda organización al formular sus planes, deberá delimitar específicamente las atribuciones y responsabilidades, para que cada persona sepa cómo debe actuar sin temor a extralimitarse ni lesionar los derechos de las demás personas. Un plan orgánico y objetivo muestra a la gerencia quienes deben rendir cuentas de cada fase sobre la marcha. Calendario presupuestal Es la agenda en la cual se definen a través del tiempo la programación, la ejecución y control (evaluación) de presupuestos. Depende del tipo de organización y puede ser diario, semanal, quincenal, mensual, trimestral, semestral o anual. Principios de Planeación 

1.Precisión: Los presupuestos son planes de acción y deben expresarse de manera precisa y concreta. Deben evitar vaguedades que impidan su correcta ejecución.

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2.Costeabilidad: El beneficio de instalación del sistema de control presupuestal ha de superar el costo de instalación y funcionamiento del sistema.

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3.Flexibilidad: Todo plan debe dejar margen para los cambios que surjan, en razón de la parte totalmente imprevisible y de las circunstancias que hayan variado después de la previsión.

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4.Unidad: Debe existir un solo presupuesto para cada función y todos los que se aplican a la empresa deben estar debidamente coordinados.

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5.Confianza: El decidido apoyo y la fe en todos los principios y en la eficiencia del control presupuestal por parte de todos los directivos de la empresa es importantísimo para su buena marcha.

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6.Participación: Es esencial que en la planeación y el control de los negocios intervengan todos los empleados para aprovechar el beneficio que se deriva de la experiencia de cada uno de ellos en su área de operación.

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7.Oportunidad: Los planes deben finalizarse antes de iniciar el período presupuestal para tener tiempo de tomar las medidas conducentes a los fines establecidos.

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8.Contabilidad por áreas de responsabilidad: La contabilidad debe modificarse de manera que además de cumplir los postulados de la contabilidad general, sirva para los fines de control presupuestal.

Principios de organización 

1.Orden: La planeación y el control presupuestal deben basarse en una sana organización trazada en organigramas, líneas de autoridad y responsabilidad precisas, en las funciones de cada miembro del grupo directivo detallando deberes u obligaciones y autoridad.

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2.Comunicación: Implica que dos o más personas entienden de la misma manera un asunto determinado de manera oportuna y concisa.

Principios de dirección 

1.Autoridad: No se concibe la autoridad sin responsabilidad. Este principio dispone que la delegación de autoridad no sea jamás tan absoluta como para eximir totalmente al funcionario de la responsabilidad final que le cabe de las actividades bajo su jurisdicción.

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2.Coordinación: El interés generado debe prevalecer sobre el interés particular.

Principios de Control 

1.Reconocimiento: Debe reconocerse o dar crédito individuo por sus éxitos reprenderlo o aconsejarlo por sus faltas y omisiones.

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2.Excepción: Recomienda que los ejecutivos dediquen su tiempo a los problemas excepcionales sin preocuparse por los asuntos que marchen de acuerdo con los planes.

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3.Normas: Los presupuestos constituyen la norma por excelencia para todas las operaciones de la empresa. El establecimiento de normas claras y precisas en una empresa puede contribuir en forma apreciable a las utilidades y producir además otros beneficios.

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4.Conciencia de Costos: Para el éxito del negocio, cada decisión de un individuo tiene algún efecto sobre los costos; cada supervisor debe comprender el impacto de sus decisiones sobre los costos, para que cada decisión que tome sea efectiva para la empresa.

Plan Financiero: Proceso de elaboración del Plan financiero: El principal objetivo de la planificación financiera es la determinación del resultado y de las necesidades financieras de las alternativas que se quieran considerar. Por ello, la elaboración de un plan financiero es un proceso interactivo en el que a partir de unas hipótesis iniciales se van modificando éstas hasta lograr tanto la financiación equilibrada de la empresa como la convergencia del plan financiero con los objetivos de la organización.

PLANIFICACIÓN La planificación usa la racionalidad para señalar objetivos y metas para alcanzar el bien común y combinar de forma optima los recursos para alcanzarlos. Por lo que es una forma determinada de adoptar decisiones y medidas velando por el bien de la sociedad ( en conta es de la empresa) Planificación sirve para: 

Ofrecer alternativas de solución

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Una mejor organización

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Definir objetivos coherentes y consistentes

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Prever cambios o modificaciones

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Evitar improvisaciones y decisiones espontáneas

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Brindar los medios de acción adecuados

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Una mejor asignación de recursos

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Orientar lo que tiene que hacerse

TIPOS DE PLANIFICACIÓN Estratégica: Basada en el largo plazo, es la definición de los productos y los mercados a los que se quiere orientar la actividad de la empresa como también los recursos para lograr los fines. Se lleva a cabo luego de formular políticas específicas para todas las áreas de la empresa que permiten alcanzar los objetivos. De gestión o anual: Basada en el corto plazo (menos de 1 año) intenta asegurar que cada uno de los departamentos de la empresa logren sus objetivos, cumpliendo las metas de la empresa en conjunto Operativa: Basada en el día a día, intenta asegurar que las tareas específicas en cada puesto de trabajo se realicen con eficiencia y eficacia. Se pueden plasmar en un presupuesto diario, semanal o de tesorería que debe ser reelaborado permanentemente por los muchos cambios que tiene al ser de un cortísimo periodo de tiempo EL PRESUPUESTO Y FUNCIONES ADMINISTRATIVAS Los presupuestos en el planeamiento facilitan la administración por objetivos. Las metas se expresan en términos monetarios, tales como: 

-valor económico agregado

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-tasa de rendimiento sobre la inversión

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-tasa de rendimiento sobre el capital

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-nivel de endeudamiento

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-determinada posición de liquidez, etc

Las funciones administrativas 

son parte del proceso administrativo, de acuerdo a un enfoque sistemático, cuando se consideran aisladamente los elementos de Planificación, Organización, Dirección y Control

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son solo funciones administrativas, cuando se consideran los elementos de Planificar, Organizar, Dirigir y Controlar en un enfoque global de interacción para alcanzar objetivos.

Sin presupuesto la dirección de una empresa no sabría a qué meta debe dirigirse:

El control presupuestario es el medio de mantener el plan de operación dentro de unos límites razonables. Mediante el control se comparan los resultados reales frente a los presupuestados, se determinan variaciones y se suministran a la administración elementos de juicio para aplicación de acciones correctivas. El presupuesto como herramienta de planeación y formulación de estrategias y políticas asociadas con los diferentes pronósticos de la actualidad empresarial, es aplicable tanto a la empresa privada como a la pública.

¿Qué es el presupuesto público y presupuesto privado? Según el sector de la economía en el cual se utilizan: 

Presupuestos del Sector Público: Son los que involucran los planes, políticas, programas, proyectos, estrategias y objetivos del Estado. Son el medio más efectivo de control del gasto público y en ellos se contempla las diferentes alternativas de asignación de recursos para gastos e inversiones.

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Presupuestos del Sector Privado: Son los usados por las empresas particulares. Se conocen también como presupuestos empresariales. Buscan planificar todas las actividades de una empresa.

DIFERENCIAS ENTRE PRESUPUESTO PÚBLICO Y PRIVADO 

Los presupuestos públicos (gubernamental)se centran en el control de gastos. Los gobiernos primero hacen la estimación de gastos en función de las necesidades públicas y después buscan la forma de cubrirlas viendo recién los ingresos que tendrán de la recaudación de ingresos, obtención de empréstitos y como último recurso la emisión de papel moneda que inevitablemente causaría inflación.

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Los presupuestos privados (empresa privada) por el contrario estiman primero sus ingresos para sobre esta base predeterminar su distribución o aplicación, lo que ocasiona que la integración de su control presupuestal sea más compleja y difícil de solucionar.

Entonces se deduce, que la diferencia entre ambos presupuestos nace de la finalidad que ambas entidades persiguen. Tradicionalmente las compañías privadas, tenían como fin primordial el logro de utilidades. La concepción actual de empresa industrial, incluye como importante, además de la búsqueda de utilidades, otros factores, entre ellos, un superior beneficio social, al procurar la satisfacción adecuada de las necesidades de la región en que ésta se desarrolle (por medio de los artículos que produce), una mejor distribución de la riqueza (a través de la creación de fuentes de trabajo), etc. Las entidades gubernamentales sin embargo, no deben en caso alguno tenercomo finalidad la obtención de utilidades, sus funciones consisten básicamente en satisfacer las necesidades públicas de la mejor manera posible, con el fin de lograr la estabilidad económica del país cuya administración les ha sido encomendada. PRESUPUESTO PÚBLICO Finanzas públicas: Algunas definiciones dadas por diferentes autores son:

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Es el conjunto de reglas y principios que determinan la manera de constituir, administrar e invertir el Patrimonio Público.

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Es una rama del conocimiento humano que estudia los principios abstractos, los objetivos políticos y las normas legislativas que rigen la adquisición, la gestión y el empleo de las riquezas requeridas por los entes políticos para la satisfacción de las necesidades públicas.

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Los presupuestos en el sector público se manejan de acuerdo a un proceso de planificación que tiene como objetivo el volver real una visión preconcebida a través de diversos planes dentro de los cuales se formulan los presupuestos.

PLANIFICACIÓN, PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTACIÓN La planificación empresarial permite orientar a todos los componentes de la organización sobre como deben comportarse para lograr los objetivos. La planificación de los objetivos a lograr, la programación de actividades para lograr los objetivos planteados junto con la Presupuestación de las mismas actividades son acciones que deben de realizarse armoniosamente. PRESUPUESTO POR PROGRAMAS Y ACTIVIDADES Dentro de la moderna técnica presupuestaria, el presupuesto por programas y proyectos presenta una orientación clara y objetiva de la política económica y fiscal de una entidad. Es un conjunto de técnicas y procedimientos que sistemáticamente ordenados muestran las tareas a efectuar, señalando objetivos específicos y sus costos de ejecución, además de relacionar el gasto público y mejorando la selección de las actividades gubernamentales. Es el instrumento que cumple el propósito de combinar los recursos disponibles en el futuro inmediato, con las metas acorto plazo, creadas para la ejecución de los objetivos de largo y mediano plazo. Ventajas 

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a.Mejor planeación del trabajo, puesto que se hacen estimaciones sobre la actividad de cada programa, las funciones deben decir la cantidad de servicios que deberán prestar en el ejercicio, indicando además el costo de cada uno de ellos. b.Permite acumular información indispensable para hacer revisiones constantes, donde se pueda apreciar si los planes se están cumpliendo. c.Permite evaluar la eficiencia de las operaciones en cada una de las dependencias encargadas de la ejecución de los proyectos. d.Por medio de los índices de rendimiento, se facilitan las decisiones tendientes a disminuir los costos. e.Permite detectar dupli...