Casos practico recapitulativo Factusol Proem PDF

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curso de ofimática de realización de facturas
para la elaboración de pedidos albaranes etc.. y demás documentos para poder hacerlo de manera autormática y no tener que hacerlo manualmente...

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Caso Práctico Recapitulativo PROEM, S.A. FACTUSOL 2021 E.V.

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Caso práctico recapitulativo - FACTUSOL 2021 E.V

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Creación de la empresa - “PROEM, S. A.” La empresa PROEM, S.A. se dedica a la comercialización de impresoras y fax multifunción. Datos generales de la empresa: Código de empresa: PRO Denominación social: PROEM, S.A. NIF: A-28555666 Domicilio: C/ Armenteros, 45. 28001 – Madrid Teléfono / Fax: 912 223 344 E-mail: [email protected] Inscripción: Inscrita en el Registro Mercantil de Madrid, tomo 125, folio 247, hoja 12, inscripción 2. Configuración: La empresa lleva el control de la trazabilidad de productos. Todas las facturas recibidas y emitidas por la empresa tienen incluido el 21% de IVA.

Creación de una empresa Se accede desde menú Archivo dentro de la opción Nuevo en el botón Nueva Empresa.

Los datos para crear una nueva empresa en el programa FACTUSOL están distribuidos en 3 solapas y un botón Configuración. Algunos de estos datos son necesarios para comenzar a trabajar con la empresa, otros, en cambio, pueden ser introducidos con posterioridad desde la opción Empresa que estudiaremos más adelante.

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Solapa Datos generales En primer lugar, se solicitan los datos identificativos de la empresa:

Para rellenar esta pantalla ten en cuenta lo siguiente: • • • •

El código de la empresa puede estar compuesto por tres caracteres alfanuméricos que identifica a la empresa en el programa. Puedes asignar varias direcciones para tu empresa marcando la casilla correspondiente y pulsando sobre el botón Ir al fichero de direcciones de empresa. Selecciona el ejercicio deseado teniendo en cuenta que no podrás cambiarlo una vez creada la empresa. Puedes escribir una clave que impida el acceso a la empresa a usuarios que no conozcan dicha clave.

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Solapa Otros datos Nos permite guardar información complementaria de la empresa referente a Internet y a los datos registrales:

Solapa Tipo de gestión En esta solapa tienes que seleccionar el tipo de gestión con la que va a trabajar la empresa, en nuestro ejemplo seleccionamos Gestión comercial completa con control de stock.

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Botón Configuración Este botón está situado en el pie de la pantalla. Al pulsarlo nos muestra la ventana de configuración. Los apartados que se incluyen son: Bloqueos y uso, módulos y enlace contable.

BLOQUEOS Y USO Puedes impedir fechas fuera de ejercicio o activar el uso de la trazabilidad de productos, de tallas y colores o de dimensiones auxiliares. Vamos a activar la opción referente a la trazabilidad de los productos.

MÓDULOS En este apartado puedes activar el uso de partes de reparación o de los costes de obra.

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ENLACE CONTABLE Indica aquí el número de dígitos para las cuentas contables.

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Cuentas bancarias de la empresa La empresa tiene abierta una cuenta en el Banco Madrileño con la siguiente numeración: ES7602001200501414141414 - Código cuenta contable: 57200000 – BANCO MADRILEÑO. Para crear la ficha del banco en FACTUSOL accede a la solapa Administración > grupo Ficheros > icono Bancos.

FACTUSOL te muestra la pantalla de Archivo de bancos.

Pulsa el botón Nuevo y cumplimenta los datos tal y como se muestra en la siguiente pantalla:

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Añadimos la Cuenta contable en la solapa Técnica:

Pulsa el botón Aceptar. El archivo de bancos queda así configurado:

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Formas de pago / cobro - contrapartidas Contrapartidas de pago / cobro Para el control de cobros y pagos, la empresa dispone de dos contrapartidas. Estas contrapartidas serán las mismas en cobros y pagos: • •

Caja (Efectivo) Banco Madrileño

Para crear las contrapartidas de cobros accede a la solapa Administración > grupo Cobros > desplegable del icono Cobros > opción Archivo de Contrapartidas.

FACTUSOL nos muestra el Archivo de contrapartidas de cobros.

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Selecciona la Contrapartida nº 1, pulsa el botón Modificar y cumplimenta los datos tal y como se muestran en la pantalla.

Pulsa el botón Aceptar. Selecciona ahora la Contrapartida nº 2 y repite el proceso, cumplimentando los datos como se muestra en la siguiente pantalla y pulsa el botón Aceptar.

El Archivo de contrapartidas de cobros queda así:

Para crear las contrapartidas de pagos accede a la solapa Administración > grupo Pagos > desplegable del icono Pagos > opción Archivo de Contrapartidas.

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FACTUSOL nos muestra el Archivo de contrapartidas de pagos.

Procederemos a editar la Contrapartida nº 1 para CAJA y la Contrapartida nº 2 para BANCO MADRILEÑO. El proceso es el mismo realizado anteriormente en las contrapartidas de cobro.

El Archivo de contrapartidas de pagos queda así configurado:

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Formas de Pago / Cobro La empresa trabaja con las siguientes formas de Pago/Cobro. • • •

Recibo domiciliado a 30, 60 y 90 días (código 3VE) 50% al contado y resto recibo a 30 días (código 2VE) Contado (código CON)

Para crear las formas de pago cobro que la empresa utiliza en sus relaciones comerciales de compra y venta, puedes acceder a la solapa Administración > grupo Ficheros > icono Formas de cobro / pago.

FACTUSOL te muestra el Archivo de formas de cobro/pago. Este fichero es común para cobros y pagos.

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Pulsa el botón Nuevo y cumplimenta los datos la forma de cobro/pago 3VE – Recibo domiciliado a 30, 60 y 90 días. Se indicará en el momento de su creación la contrapartida de cobros y pagos.

Repite el proceso para crear el resto de las formas de cobro/pago.

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El Archivo de formas de cobro/pago queda configurado como se muestra en la pantalla:

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Tarifas La empresa utiliza una única tarifa de venta, y para el cálculo de los precios de venta trabaja con un margen comercial del 30 % sobre el precio de costo (IVA no incluido). Al crear una Nueva empresa en FACTUSOL crea de forma automática una tarifa denominada TARIFA 1, la cual tiene una configuración básica sin indicación de margen comercial alguno. Esta tarifa la puedes localizar en la solapa Comercial > grupo Condiciones de venta > menú desplegable del icono Tarifas > opción Tarifas.

FACTUSOL nos muestra el archivo de tarifas.

Para este supuesto utilizaremos esta tarifa. Selecciona la Tarifa 1 y pulsa el botón Modificar.

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Debes indicar en el campo Margen predefinido el 30% que utilizará la empresa y pulsa el botón Aceptar.

FACTUSOL nos pregunta si deseamos aplicar el nuevo margen predefinido a todos los artículos. En este caso, pulsa el botón Sí. El Archivo de tarifas queda así configurado:

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Proveedores La empresa trabaja con dos proveedores para la adquisición de los artículos que comercializa, siendo sus datos los siguientes: Código: 1 Nombre: MEGAFONT, S.A. NIF: A12547896 Domicilio: C/ Par, 125 - 28001 MADRID Descuento comercial: 4% Plazo de entrega: 2 días Forma de pago: 50% Contado y resto re cibo a 30 días.

Código: 2 Nombre: SEPAFLEX, S.L. NIF: B99998888 Domicilio: Avd. Madrid, 125 – 28002 MADRID Descuento comercial: 2% Plazo de entrega: 3 días Forma de pago: Recibo domiciliado a 30,60 y 90 días.

En el momento de crear las fichas de los proveedores, deja su forma de pago asignada. Para dar de alta estos dos proveedores accede a la solapa Empresa > grupo Ficheros > icono Proveedores.

FACTUSOL nos muestra la siguiente pantalla:

Una vez en el fichero de proveedores, pulsa icono Nuevo para acceder a la pantalla de nuevo proveedor:

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MEGAFONT, S.A Los datos del proveedor se distribuyen en 4 iconos: General, Comercial, Otros datos y Carpeta. En este supuesto tendremos que indicar datos sólo en el icono General y Comercial.

Icono General En este icono indicaremos los datos fiscales, domicilio, contacto.

Icono Comercial En este icono indicaremos la Forma de pago, Precios y condiciones de venta, Impuestos y Otra información comercial y Rappels.

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Pulsa ahora el icono Guardar y cerrar para dejar la ficha del proveedor guardada. El fichero de proveedores queda así:

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SEPAFLEX, S.L. Repite el proceso para crear el proveedor 2

Icono General

Icono Comercial

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Pulsa el icono Guardar y cerrar. El fichero de proveedores queda así:

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Secciones y familias de artículos La empresa divide su almacén en la siguientes Secciones y Familias de artículos.

Secciones • •

Hardware (código HAR) Software (código SOF)

Para crear las Secciones que la empresa ha decidido utilizar en su gestión, accede a la solapa Empresa > grupo Ficheros > menú desplegable del icono Artículos > opción Secciones.

FACTUSOL te muestra el archivo de secciones.

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Pulsa el botón Nuevo e introduce los datos de la primera sección y pulsa Aceptar.

Pulsa nuevamente el botón Nuevo en la ventana Archivo de secciones para crear la segunda sección y pulsa el botón Aceptar.

El archivo de secciones queda así configurado:

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Familias • •

Impresoras (código IMP), pertenece a la sección Hardware Fax multifunción (código FAX), pertenece a la sección Hardware

Para crear las familias de artículos que la empresa utilizará en su gestión, accede a la solapa Empresa > grupo Ficheros > menú desplegable del icono Artículos > opción Familias.

FACTUSOL te muestra el Archivos de familias. Pulsa el icono Nuevo

Introduce los datos de la primera familia. Además de indicar su código y descripción, debes seleccionar a que sección pertenece y dejarla configurada. Pulsa la tecla F1 o el botón Sección para seleccionarla.

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Pulsa el botón Aceptar para dejar guardada la nueva sección. Repite el proceso para crear la siguiente sección.

Pulsa el botón Aceptar. El Archivo de familias queda así configurado:

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Artículos La empresa comercializa cinco artículos. Crea su ficha dejando calculado su precio de venta e indicando su proveedor habitual, stock máximo y mínimo. IMP001 – IMPRESORA HF LASER Precio de compra 515,00 €

Proveedor habitual 1 – MEGAFONT, S.A.

STOCK MÍNIMO 10

STOCK MÁXIMO 30

STOCK MÍNIMO 6

STOCK MÁXIMO 20

STOCK MÍNIMO 5

STOCK MÁXIMO 10

STOCK MÍNIMO 6

STOCK MÁXIMO 10

STOCK MÍNIMO 2

STOCK MÁXIMO 5

FAX002 – FAX MULTIFUNCION HF Precio de compra 625,00 €

Proveedor habitual 2 – SEPAFLEX, S.L.

IMP003 – IMPRESORA JK COLOR Precio de compra 490,00 €

Proveedor habitual 1 – MEGAFONT, S.A.

FAX004 – FAX MINI LIGHT Precio de compra 369,00 €

Proveedor habitual 1 – MEGAFONT, S.A.

IMP005 – IMPRESORA MATRICIAL EPS Precio de compra 269,36 €

Proveedor habitual 2 – SEPAFLEX, S.L.

Para crear los artículos que la empresa comercializa en FACTUSOL, accede a la solapa Empresa > grupo Ficheros > icono Artículos.

En la pantalla que se nos muestra pulsa sobre el icono Nuevo para acceder a la pantalla de Nuevo artículo.

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Los datos de la ficha de artículo se distribuyen en varios iconos: General, Técnica, Proveedores y Más… En este supuesto sólo tendremos que introducir datos en el Icono General. Icono General

En este icono General y en su grupo Precios, pincha sobre la Tarifa 1 para que se calcule el precio de venta automáticamente.

Pulsa el botón Aceptar para dejar guardado el precio calculado de la Tarifa 1.

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Ahora y para dejar configurado el stock mínimo y máximo del artículo, en este mismo icono General y en su grupo Información de stock, pulsa sobre el botón Modificar e indica las cantidades.

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Pulsa el icono Guardar y cerrar para dejar guardado el artículo. El fichero de artículos queda así:

Ahora repite el proceso para crear el resto de los artículos. El fichero de artículos quedará así configurado:

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Stock inicial de artículos La empresa y como único stock inicial a día 01/07 cuenta con 5 unidades del artículo FAX002 – FAX MULTIFUNCIÓN HF. Para indicar las unidades iniciales de este artículo accede a la solapa Almacén > grupo Inventario > icono Consolidación de inventario.

FACTUSOL nos muestra en pantalla el archivo de consolidación de inventario.

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Pulsa el botón Nuevo. Indica en la pantalla que se muestra la fecha, artículo y unidades contadas. Pulsa el botón Aceptar para que el stock del artículo quede actualizado.

El fichero de consolidación de inventario queda así.

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Regeneración de stock Para realizar una Regeneración de stock accede a la solapa Almacén > grupo Existencias > icono Regeneración de stock.

Esta es la pantalla que se muestra al pulsar sobre el icono:

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Pulsa el botón Aceptar para realizar el proceso y FACTUSOL informará de su finalización.

Pulsa sobre el botón Aceptar para finalizar.

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Clientes La empresa trabaja con tres clientes, sus datos son los siguientes: Cliente: 1 Nombre: MULTISERVICIOS, S.A. NIF: A36363636 Dirección: C/ Laguna 1 – 28028 MADRID IBAN: ES8925251458102525252525 Forma de cobro: Al contado Descuento comercial: 10%

Cliente: 2 Nombre: HERMANOS VÁZQUEZ, S.L. NIF: B25252525 Dirección: C/ Ancha 25 – 28002 MADRID IBAN: ES3601471478556969858558 Forma de cobro: Recibo a 30, 60 y 90 días. Descuento comercial: 2%

Cliente: 3 Nombre: OFFISOL, S.L. NIF: B44987655 Dirección: Avda. La paz 25 – 28001 MADRID IBAN: ES4720222525516932147852 Forma de cobro: Recibo a 30, 60 y 90 días. Descuento comercial: 2% En el momento de crear la ficha de los clientes deja configurada su forma de cobro. Para crear los tres clientes con los que la empresa trabaja actualmente, accede a la solapa Empresa > grupo Ficheros > icono Clientes.

FACTUSOL nos muestra la siguiente pantalla. Una vez en el fichero de clientes, pulsa icono Nuevo para acceder a la pantalla de nuevo cliente:

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Los datos del cliente se distribuyen en 4 iconos: General, Comercial, ...