CF U3L1 Libros uveg ok - Contabilidad para los negocios en linea y virtual para el proceso de contaduria PDF

Preview

Summary

Contabilidad para los negocios en linea y virtual para el proceso de contaduria...

Description

CF_U3L2_Ejemplo Versión: Noviembre 2014 Revisor: Alma Ruth Cortés

!Libros!contables!y!catálogo!de!cuentas!! Por: Alma Ruth Cortés Cabrera

Los libros contables que se llevan en la contabilidad son el libro diario, el libro mayor, y el libro de inversiones y deducciones, además de todos los registros auxiliares que utilice el negocio para identificar sus operaciones. Los libros contables y fiscales, además de ser obligatorios, son necesarios para el control del negocio ya que mediante ellos se le da seguimiento a las operaciones o transacciones llevadas a cabo por la entidad económica (en otras palabras, es la historia del negocio). En el caso de las personas físicas, los libros requeridos contable y físicamente son el libro de ingresos y egresos (también conocido como de entradas y salidas), y el libro de registro de inversiones y sus deducciones.

!

Libro!diario! ! Descripción! Conocido también con el nombre de libro de primera anotación, es aquel en donde se registran por orden progresivo de fechas cada una de las operaciones que se van efectuando. ! Elementos!que!contiene!el!libro!diario! ! • Fecha de la operación • Folio del mayor • Número de asiento • Concepto • Parcial • Debe • Haber ! ! ! ! ! ! ! ! ! 1 ©UVEG. Derechos reservados. Esta obra no puede ser reproducida, modificada, distribuida, ni transmitida, parcial o totalmente, mediante cualquier medio, método o sistema impreso, electrónico, magnético, incluyendo el fotocopiado, la fotografía, la grabación o un sistema de recuperación de la información, sin la autorización por escrito de la Universidad Virtual del Estado de Guanajuato.

CF_U3L2_Ejemplo Versión: Noviembre 2014 Revisor: Alma Ruth Cortés

Gráfico!del!rayado! ! ! Esta es la descripción gráfica del rayado que contiene el libro diario: !

Figura 1. Gráfico del rayado del libro diario.

Ejemplo:! ! En la figura 2 se muestran ejemplos de los datos registrados dentro del rayado que contiene el libro diario !

Figura 2. Datos registrados en el rayado del libro diario.

Libro!mayor! ! Descripción! Es aquel en donde se abre una cuenta especial para cada concepto de activo, pasivo y enseguida se muestra un ejemplo de un registro en un libro mayor. Elementos!que!contiene!el!libro!mayor! ! • Nombre de la cuenta al centro de las hojas tabulares • Hoja izquierda tabular que se denomina debe • Hoja derecha tabular que se denomina haber • Fecha del asiento de diario en cada hoja tabular • Número de asiento de diario en cada hoja tabular • Concepto o contracuenta en cada hoja tabular • Columna para folio de la contracuenta • Columna para el importe de los cargos, en la hoja izquierda • Columna para el importe de los créditos, en la hoja derecha 2 ©UVEG. Derechos reservados. Esta obra no puede ser reproducida, modificada, distribuida, ni transmitida, parcial o totalmente, mediante cualquier medio, método o sistema impreso, electrónico, magnético, incluyendo el fotocopiado, la fotografía, la grabación o un sistema de recuperación de la información, sin la autorización por escrito de la Universidad Virtual del Estado de Guanajuato.

CF_U3L2_Ejemplo Versión: Noviembre 2014 Revisor: Alma Ruth Cortés

Gráfico!del!mayor! ! A continuación se describe gráficamente el rayado que contiene el libro mayor: !

Figura 3. Representación gráfica del rayado en el libro mayor.

! Ejemplo!de!libro!mayor! ! La figura 4 ejemplifica el registro del asiento anterior en el libro mayor: !

Figura 4. Registro del asiento anterior en el libro mayor.

Observa la figura 5 que incluye un resumen de la descripción del proceso de los libros contables. ! !

Figura 5. Descripción del proceso de los libros contables.

3 ©UVEG. Derechos reservados. Esta obra no puede ser reproducida, modificada, distribuida, ni transmitida, parcial o totalmente, mediante cualquier medio, método o sistema impreso, electrónico, magnético, incluyendo el fotocopiado, la fotografía, la grabación o un sistema de recuperación de la información, sin la autorización por escrito de la Universidad Virtual del Estado de Guanajuato.

CF_U3L2_Ejemplo Versión: Noviembre 2014 Revisor: Alma Ruth Cortés

* Antes de hacer el pase al libro de inventarios y balances, debes elaborar la balanza de comprobación y la hoja de trabajo, donde se determinan los valores finales del balance general o estado de situación financiera y el estado de resultado o pérdidas y ganancias.

Otros libros contables que debe llevar el negocio son: Libros auxiliares

Los libros que se llevan para registrar en forma analítica las operaciones.

Libro de inventarios y balances

Antes de hacer el pase a este libro, elabora la balanza de comprobación y la hoja de trabajo, donde se determinan los valores finales del balance general o estado de situación financiera y el estado de resultado o pérdidas y ganancias.

Por disposiciones legales, además de los libros contables, la empresa debe llevar otro tipo de libros, llamados Libros Sociales, como los siguientes: • • • •

Libro de Actas de la Asamblea de Accionistas Libro de Actas del Consejo de Administración Libro para el Control de las Acciones del Negocio Libro para el Registro de Utilidades o Pérdidas del Negocio

Estos libros no los revisarás en este Módulo, sin embargo, tú puedes buscar información al respecto en la bibliografía que se recomienda. Como se señala anteriormente, antes de hacer el pase al libro de inventarios y balances, debemos de elaborar la balanza de comprobación, la cual desarrollaremos en los temas subsecuentes. A continuación se te presentan las descripciones de tres documentos que son utilizados en la práctica contable para registrar las operaciones de un periodo de manera detallada, los cuales también forman parte de los libros contables: Balanza de comprobación

Este documento se elabora con el objeto de comprobar si todos los cargos y abonos de los asientos del diario han sido registrados en las cuentas del mayor, respetando la partida doble.

Balanza de comprobación ajustada

Es el documento contable que refleja el saldo actualizado de las cuentas, mediante el apropiado registro de los asientos de ajuste.

Balance comparativo

Es el documento contable que muestra los aumentos o disminuciones que han tenido el activo, el pasivo y el capital por las operaciones efectuadas durante el ejercicio. 4

©UVEG. Derechos reservados. Esta obra no puede ser reproducida, modificada, distribuida, ni transmitida, parcial o totalmente, mediante cualquier medio, método o sistema impreso, electrónico, magnético, incluyendo el fotocopiado, la fotografía, la grabación o un sistema de recuperación de la información, sin la autorización por escrito de la Universidad Virtual del Estado de Guanajuato.

CF_U3L2_Ejemplo Versión: Noviembre 2014 Revisor: Alma Ruth Cortés

Balanza!de!comprobación! En este documento se asientan todos los movimientos de cargo y abono que se hayan registrado en cada una de las cuentas durante un periodo determinado y se respeta un orden según su naturaleza: primero las de activo, enseguida las de pasivo, después las de capital y finalmente las de resultados. Este registro tiene como fin comprobar la ley de la partida doble (que dice que a todo cargo, corresponde un abono). Este documento es la parte inicial de lo que se conoce como hoja de trabajo. En el siguiente ejemplo puedes ver el uso que se le da a cada una de las columnas (se trabaja con cuatro de ellas). En estas se registran los ‘totales’ de los movimientos que sufrieron cada una de las cuentas en un periodo determinado, así como los saldos que arrojan (cuyos datos los tomas de las T’s de mayor). La balanza de comprobación debe contener los elementos que puedes observar en la tabla 1. El!Cosaco,!S.A.!!(1)! Balanza de comprobación (2) al 31 de diciembre del 2000 (3) (4) Movimientos (6) Saldos (7) Folio (5) Cuenta Deudor Acreedor Deudores Acreedores $ 25,000 $ 18,000 $ 7,000 1 Caja 72,850 10 Clientes 108,000 35,150 1,150 12 Deudores diversos 1,300 150 15 Mercancías 420,000 235,000 185,000 40,000 20 Terrenos 40,000 $ 75,000 200 Proveedores 45,000 120,000 210 Acreedores diversos 12,000 45,000 33,000 300 Capital social 198,000 198,000 500 Ventas 250,000 250,000 195,000 510 Costo de ventas 195,000 55,000 530 Gastos de admón. 55,000 0 0 Sumas iguales (8)

$901,300.00

$901,300.00 $556,000.00

$556,000.00

Figura 5. Ejemplo de balanza de comprobación. !

! 1. Nombre del negocio 2. Nombre del documento contable (balanza de comprobación) 3. Indicación de la fecha a que corresponde la información presentada 4. Folio del mayor de cada cuenta

5. Nombre de las cuentas 6. Movimiento deudor y acreedor de las cuentas 7. Saldo neto deudor o acreedor, según corresponda en cada cuenta 8. Sumas iguales de los movimientos y de los saldos

5 ©UVEG. Derechos reservados. Esta obra no puede ser reproducida, modificada, distribuida, ni transmitida, parcial o totalmente, mediante cualquier medio, método o sistema impreso, electrónico, magnético, incluyendo el fotocopiado, la fotografía, la grabación o un sistema de recuperación de la información, sin la autorización por escrito de la Universidad Virtual del Estado de Guanajuato.

CF_U3L2_Ejemplo Versión: Noviembre 2014 Revisor: Alma Ruth Cortés

Los grupos de cuentas en el catálogo se identifican utilizando: • •

El sistema numérico El alfabeto

El más práctico y más utilizado en la vida profesional es el numérico, del cual existen dos procedimientos: • •

El de numeración continua El discontinuo por grupos

!

Catálogo!de!cuentas!que!utilizan!el!procedimiento!continuo! Este procedimiento consiste en ordenar las cuentas, subcuentas o auxiliares para asignarles un número consecutivo. Sin embargo, no permite dar de alta una cuenta para que se intercale entre las ya existentes porque la numeración es continua. Ejemplo: EL COSACO S. A. CATÁLOGO DE CUENTAS

1 2 3 4 5

ACTIVO Caja Bancos Mercancías Terreno Equipo de transporte

6 7 8

PASIVO Créditos bancarios Proveedores Acreedores diversos

9 10 11 12

CAPITAL CONTABLE Capital social Reserva legal Utilidad o pérdidas acumuladas Utilidad o pérdida neta del ejercicio

13 14 15 16 17

RESULTADOS Ventas Costo de ventas Gastos de operación Gastos y productos financieros Otros gastos y productos

Para el ejemplo anterior, se interpreta que primero se trabajó en el negocio con la cuenta de caja, luego la de bancos y así sucesivamente. Sin embargo, puede complicarse si el día de mañana se desea abrir una cuenta de caja chica (generalmente ésta sólo mantiene un saldo para cubrir gastos imprevistos de la empresa); según el orden le correspondería el número de cuenta 18. Con lo anterior puedes darte cuenta de que pierde la función de orden y facilidad que la información contable debe mostrar. El procedimiento continuo es poco usual en la práctica, dadas las condiciones que ya se han mostrado. 6 ©UVEG. Derechos reservados. Esta obra no puede ser reproducida, modificada, distribuida, ni transmitida, parcial o totalmente, mediante cualquier medio, método o sistema impreso, electrónico, magnético, incluyendo el fotocopiado, la fotografía, la grabación o un sistema de recuperación de la información, sin la autorización por escrito de la Universidad Virtual del Estado de Guanajuato.

CF_U3L2_Ejemplo Versión: Noviembre 2014 Revisor: Alma Ruth Cortés

Catálogo!de!cuentas!que!utiliza!el!procedimiento!discontinuo! Este procedimiento consiste en asignar un grupo de números a los grupos de las cuentas que conforman el activo, el pasivo, el capital contable y las cuentas de resultados, con la ventaja de que se incorporan nuevas cuentas sin alterar el número de identificación asignado a un grupo de cuenta, por ejemplo: Las!cuentas!de!activo!son!del!0!al!999! Concepto 1 0 - 100 001 005 010 050 070 090

Activo circulante Caja Bancos Inversiones temporales Clientes Deudores diversos Mercancías

0 - 200 110

Otros no circulantes Documentos por cobrar largo plazo Clientes a largo plazo

Concepto 2

150

Concepto 3 500 - 600 501 520 521 550 551

Activo fijo Terrenos Edificio Depreciación acumulada del edificio Equipo transporte Depreciación acumulada de equipo de transporte

800 - 999 800 805

Activo diferido Gastos de organización Amortización acumulada gastos de organización Gastos preoperativos Amortización acumulada de gastos preoperativos Patentes y marcos

Concepto 4

850 860 900

7 ©UVEG. Derechos reservados. Esta obra no puede ser reproducida, modificada, distribuida, ni transmitida, parcial o totalmente, mediante cualquier medio, método o sistema impreso, electrónico, magnético, incluyendo el fotocopiado, la fotografía, la grabación o un sistema de recuperación de la información, sin la autorización por escrito de la Universidad Virtual del Estado de Guanajuato.

CF_U3L2_Ejemplo Versión: Noviembre 2014 Revisor: Alma Ruth Cortés

Las!cuentas!de!activo!son!del!1000!al!1999! Concepto 1 1000 - 1100

Pasivo circulante

1000 1020 1040 1050 1080

Créditos bancarios Proveedores Documentos por pagar Anticipo de clientes Acreedores diversos

1101 - 1200

Pasivo fijo o consolidado

1110 1140

Créditos bancarios o largo plazo Documentos por pagar a largo plazo

1400 - 1500

Plazo diferido

1400 1410

Provisión para prima de antigüedad Amortización acumulada de prima de antigüedad

1450 1460

Provisión para pensiones y jubilaciones Amortización para pensiones y jubilaciones

Concepto 2

Concepto 3

Capital!contable! Las cuentas de capital contable son del 2000 al 2999. 2000 - 2999 2000 2200 2500 2900

Cuentas de CAPITAL CONTABLE Capital social Reserva legal Utilidad o pérdidas acumuladas Utilidad o pérdida neta del ejercicio

Cuentas!de!resultados! Las cuentas de resultados son del 3000 al 5000. 3000 4500 4000 4500 4700 4900

Cuentas de CAPITAL CONTABLE Capital social Reserva legal Utilidad o pérdidas acumuladas Utilidad o pérdida neta del ejercicio Otros gastos y productos

8 ©UVEG. Derechos reservados. Esta obra no puede ser reproducida, modificada, distribuida, ni transmitida, parcial o totalmente, mediante cualquier medio, método o sistema impreso, electrónico, magnético, incluyendo el fotocopiado, la fotografía, la grabación o un sistema de recuperación de la información, sin la autorización por escrito de la Universidad Virtual del Estado de Guanajuato.

CF_U3L2_Ejemplo Versión: Noviembre 2014 Revisor: Alma Ruth Cortés

En la figura 6 puedes ver un ejemplo gráfico:

Figura 6. Ejemplo gráfico de cuenta de resultados.

Para contar con un catálogo de cuentas completo se debe incorporar además de las cuentas de mayor y las cuentas y subcuentas auxiliares necesarias por cualquiera de los dos métodos, asignándoles también un número, por ejemplo:

! 9 ©UVEG. Derechos reservados. Esta obra no puede ser reproducida, modificada, distribuida, ni transmitida, parcial o totalmente, mediante cualquier medio, método o sistema impreso, electrónico, magnético, incluyendo el fotocopiado, la fotografía, la grabación o un sistema de recuperación de la información, sin la autorización por escrito de la Universidad Virtual del Estado de Guanajuato.

CF_U3L2_Ejemplo Versión: Noviembre 2014 Revisor: Alma Ruth Cortés

! !Bibliografía! Guajardo, G. (2008). Contabilidad Financiera (5a. ed.). México: McGraw-Hill.

10 ©UVEG. Derechos reservados. Esta obra no puede ser reproducida, modificada, distribuida, ni transmitida, parcial o totalmente, mediante cualquier medio, método o sistema impreso, electrónico, magnético, incluyendo el fotocopiado, la fotografía, la grabación o un sistema de recuperación de la información, sin la autorización por escrito de la Universidad Virtual del Estado de Guanajuato....