Metodologia para el proceso de auditoria PDF

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Fases y proceso de auditoria explicado ...

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AUDITORIA ADMINISTRATIVA II El estudiante planeará, ejecutará y formulará el informe respectivo, derivado de una auditoría administrativa, evaluando los efectos del reporte, en cuanto a su efectividad para la tomar de decisiones. 1. APLICACIÓN DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA. 1. Programada. 2.Eventual. 3.Objetivo de cada una. 4.Elección entre la auditoría administrativa interna y la externa. 5.Aspectos a considerar para elegir a los auditores externos. 1.1.

PROGRAMADA

Para la realización de la Auditoría Administrativa se requiere sea elaborado un programa cuyo enfoque y contenido sea de carácter normativo y de aplicación general para las empresas. Es conveniente destacar que la estructura del programa permite su adecuación en función de la naturaleza, magnitud y características de las instituciones, obedeciendo la heterogeneidad de sus objetivos, estructuras, formas de operación y marco legal aplicable.

1.2.

EVENTUAL

Para que le permita a las empresas a detectar en que áreas se requiere de un estudio más profundo que acciones se pueden tomar para subsanar deficiencias, como superar obstáculos, como imprimir mayor cohesión al funcionamiento de dichas áreas u, sobre todo. Realizar un análisis causa-efecto que concilie en forma congruente los hechos con las ideas. 1.3.

OBJETIVOS

3.1 Llevar acciones en la Auditoría en forma programa y sistemáticas. 3.1.2 Orientar sus actividades hacia la totalidad de programas, funciones y recursos. 3.1.3. Homogeneizar la formulación y presentación de los documentos que integran el programa.

3.1.4 Proporcionar que, en la programación de la auditoría, se atienda principalmente a la calidad de las revisiones más que su cantidad. 3.2 Es necesario establecer el marco para definir objetivos congruentes cuya cobertura encamine las tareas hacia resultados específicos. De control, de productividad, de organización, de servicios, de calidad, de administración. 1.4.

ELECCIÓN ENTRE LA INTERNA Y LA EXTERNA

AUDITORÍA

ADMINISTRATIVA

Se selecciona cuando una empresa no cuenta con los recursos económicos necesarios, o cuando se requiere de una opinión de carácter independiente. 1.5.

ASPECTOS A CONSIDERAR PARA ELEGIR A LOA AUDITORES EXTERNOS

• El grado de respuesta a la petición para la propuesta • La experiencia en el sector, • La disponibilidad del personal con cualificaciones profesionales y habilidades técnicas, resultados de las revisiones externas de la calidad y, el precio. • Cumplir con todas las normas profesionales de auditoría que sean aplicables • Tener claro lo que hay que hacer y cuando hacerlo. • Definir el alcance de la misma y la capacidad de abordar los requisitos para la auditoría. • Experiencia en como evaluarán las propuestas, así como las expectativas para el plazo de tiempo. • Incluir el período a auditar, una declaración clara de que la auditoría resultante debe de cumplir con los requisitos y las expectativas administrativas, tales como la licencia adecuada, cumplimiento de las normas de independencia, un registro de trabajo responsable y el cumplimiento de los requisitos para su revisión por pares y la continuación de la educación profesional. 2. PLANEACIÓN Y REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA Que el estudiante aprenda a integrar planear y realizar una auditoría atreves de la aplicación de pasos lógicos que le permita forma una opinión profesional sobre la auditoria administrativa realizada. 2.1.

CARACTERISTICAS DEL AUDITOR

Dada la preparación polivalente que recibe el Licenciado en administración, y el enfoque que tiene del conocimiento de la ciencia administrativa. De las

diversas funciones de la empresa en forma general y de otras técnicas de apoyo, lo hace ser un profesional capacitado técnicamente para asesorar o apoyar a la Dirección en aspectos de actuación administrativa. o Capacidad de análisis o Gran creatividad o Capacidad para redactar y expresarse en forma y lógica o Capacidad de observación o Facilidad para trabajar en equipo 2.2.

DEFINICIÓN DEL PROBLEMA. Realizar un análisis que nos permita conocer la situación del entorno y detectar las oportunidades y amenazas, que nos permita conocer el estado o capacidad de la empresa y detectar fortaleza y debilidades. En Identificar en las empresas y en sus departamentos las deficiencias e irregularidades administrativas en las que están incurriendo. El auditor deberá reconocer su objetivo, su alcance y los resultados que se esperan, están sujetos a reconsideraciones hasta que el progreso indique que los resultados del estudio son satisfactores

2.3.

ELABORACION DEL PLAN DE TRABAJO Una vez definidas las estrategias o las acciones que vamos a tomar, pasamos a desarrollar los programas o planes de acción, que consiste en documentos en donde se especifica cómo se van alcanzar los objetivos propuestos, es decir, como se van a implementar o ejecutar las estrategias o acciones formuladas Lo mejor es reflexionar detenidamente y elaborar una lista de puntos que se van a examinar y los procedimientos a seguir que vayan enfocados a los principales objetivos. Técnica de Investigación  La encuesta  La entrevista  La observación

2.4.

RECOPILACION DE DATOS

El analista debe seleccionar previamente la información que recopila, los hechos que deben ser constatados; debe ser objetivo, n o debe recopilar datos innecesarios. Debe tener en cuenta el propósito del estudio y proceder a la evaluación y revaluación de la información recopilada a fin de: a) Asegurarse de que es relativa al problema b) Determinar si de ella se desprende la existencia de nuevos problemas c) Evaluar la información recopilada para ver si sugiere cambios o mejoras.

2.4.1. La Observación Es la descripción sistemática de eventos, comportamientos acerca de las actividades de rutina de los participantes en el escenario en donde se llevará a cabo la auditoria administrativa.

2.4.2. Documental Trata principal de recolectar y hacer un primer examen de la información que exista, gráfica y escrita, sobre el objetivo definido de estudio que se trate. El estudio documental se refiere a todas las funciones de una unidad administrativa, es necesario conocer su estructura orgánica y puede ser analizado con:  Técnicas de investigación  Fuentes. - archivos privados 2.4.3. Cuestionario Es una forma de reunir datos; su contenido tiene por objeto descubrir hechos u opiniones, reunir datos objetivos y cuantitativos, por tanto, está compuesto por preguntas que tienden a aclarar el objetivo previamente señalado. Toda información obtenida a través de cuestionarios, deberá ser complementada y verificada por medio de la observación, ya sea de hechos o de registros. Su aplicación solo se justifica cuando:  El tiempo para la observación directa o la entrevista es demasiado corto.

 La información buscada se encuentra dispersa entre diferentes grupos, las fuentes son muy variadas o la información a tener exige una larga búsqueda. 2.4.4. La Entrevista Es un instrumento que permite descubrir aquellos aspectos ocultos que forman parte de todo trabajo administrativo, ayudando a verificar inferencia y observaciones tanto interna como externa valiéndose de la viva narración de la persona. Tipos de entrevistas:  Entrevista no dirigida, es cuando la conversación se lleva hasta un cierto punto de un modo informal.  Entrevistas dirigidas, se considera de más utilidad, debido a que se utiliza mayor rigor científico al analizar el objeto definido de estudio

2.4.5. Diagramas, esquemas y organigramas Es un instrumento que permite descubrir aquellos aspectos ocultos que forman parte de todo trabajo administrativo, ayudando a verificar inferencia y observaciones tanto interna como externa valiéndose de la viva narración de la persona. Tipos de entrevistas:  Entrevista no dirigida, es cuando la conversación se lleva hasta un cierto punto de un modo informal.  Entrevistas dirigidas, se considera de más utilidad, debido a que se utiliza mayor rigor científico al analizar el objeto definido de estudio.  Diagramas, en donde se registran todas las actividades trazadas de la planeación y realización de la auditoría en símbolos, se destinan espacios a la distribución de trayectos, el número realizado de estos, el tiempo que se empleó, hacer observaciones, marcar preguntas y la acción resultante  Esquemas, son las representaciones de la recopilación de datos en diagramas u organigramas para realizar una interpretación más correcta de la auditoria.  Organigrama, representa la estructura de un organismo social, se clasifican: Contenido, ámbito de aplicación, presentación.

2.4.6. Filmación de video

Se trata de grabar el grupo objeto de análisis, lo que proporciona un material en imagen duradero y que se supones un recurso permanente de estudio. La característica más destacada es su habilidad única para capturar fenómenos visibles objetivamente. Su principal aportación corresponde a la posibilidad de acceder a la información base tantas veces como se desee. La posibilidad de paralizar y lentificar los sucesos.

3. PROCESAMIENTO DE DATOS Es la aplicación sistemática de una serie de operaciones sobre conjunto de datos, para conocer la información que estos datos representan. Tiene como fin generar datos agrupados y ordenados que faciliten al investigador el análisis de la información según los objetivos, hipótesis y preguntas de la investigación construida. Por medio de datos numéricos que ya están procesados y analizados se llega a un determinado resultado. Un enfoque muy eficaz en el momento del análisis de los datos es mediante una actividad interrogativa, formulando una serie de preguntas que resuman los aspectos de una situación administrativa. ¿Qué? ¿Para qué? ¿Dónde? ¿Cuándo? Las etapas que constituye el procesamiento de los datos son:  Revisión y organización de la información  Clasificación y Compilación de los datos  Presentación mediante gráficos y tablas 4. ANALISIS E INTERPRETACION DE LA INFORMACION Una vez obtenida la información esta deberá ser sometida a un procesamiento de análisis para conocer la eficiencia con que la empresa ha logrado o está logrando sus objetivos, y además permite descubrir las causas que impiden la operación normal de un sistema, un procedimiento, un método de trabajo, provocando con esto una reducción de su eficiencia, para destacar en la labor de análisis se necesita contar con un amplio acervo de conocimientos y experiencias. Mientras mayor sea la capacidad del auditor mayor será el resultado de su análisis.

5. PROPUESTA DE ELIMINACION DEL TRABAJO INNECESARIO Frecuentemente, durante el análisis el auditor administrativo observará que es conveniente sugerir a la dirección que supriman operaciones innecesarias.

Pueden presentarse oportunamente para recomendar la eliminación de operaciones innecesarias, en el proceso de revisiones de políticas, sistemas, procedimientos, organización, etc., esto se puede hacer con simplificaciones y mediciones de trabajo, replaneación de la organización, estudios de distribución, relaciones industriales, etc. Es importante conocer y relacionar las operaciones investigadas con otras.

6. REDUCCION DE GASTOS Es el resultado de un esmerado análisis del aspecto egresos. Un detallado estudio de los elementos, una identificación de los fines y relaciones, etc. Son medios que ayudarán a determinar hasta qué grado es necesario un determinado gasto. Las posibilidades de una disminución de gastos se pueden lograr cuando se realiza una evaluación de las políticas, procedimientos, actividades, organización de cada una de la función del personal o de cualquier otra función de la empresa. En cualquier tipo de función empresarial aparecen determinados gastos por concepto de enceres, papelería, gastos de representación, horas extras, etc. Si se efectúa un análisis podrá determinarse que se pueden efectuar economías en el aspecto de egresos.

7. PERFECCIONAMIENTO DE PUNTOS Es necesario investigar, evaluar y demostrar que todo el mejoramiento resulta de costo menor o cuando menos igual que el anterior

8. ELABORACION DE INFORME Es la forma en como está estructurado el informe que van a realizar los auditores para la auditoría a realizar. 8.1.

Consideraciones previas a la elaboración

8.1.1. ¿A quién va dirigido? A la persona o al órgano del que recibió el encargo de la auditoria

8.1.2. El tamaño del informe El tipo más común es estándar, conocido también como opinión sin salvedad u opinión limpia.

8.1.3. El tiempo para su presentación A la mayor brevedad posible, para que la dirección pueda actuar con oportunidad.

8.1.4. Presentación física del informe

     

8.2.

Lenguaje enfocado a los lectores Contenido del trabajo Explicación de la metodología y de sus limitaciones Secuencia lógica Disertación escrita apropiada Convencimiento en la presentación

Contenido Es la exposición escrita del informe de una auditoria.

8.2.1. Índice Su propósito es esquematizar el contenido, para dar una idea de la investigación. Ejem: INTRODUCCIÓN......................................................................Pág.: 2 INVESTIGACIÓN DOCUMENTAL ....................................... Pág.: 3 CARACTERÍSTICAS INVESTIGACIÓN DOCUMENTAL .. Pág.: 4 METODOLOGÍA ..................................................................... Pág.: 5

8.2.2. Introducción Pretende brindar una idea clara y precisa del contenido del trabajo, debe escribirse de forma inmediata al índice. Y es la primera en leerse.

8.2.3. Aspectos sobresalientes

Son todos los aspectos más relevantes del informe de la auditoría, este tipo de información debe contener información breve, señalar de manera general la naturaleza y alcance del informe y describe los principales asuntos.

8.2.4. Metodología utilizada Son las diferentes etapas que se utilizaran en el informe para llegar a un resultado final. Y son: Documental, de Campo

8.2.5. Conclusiones y recomendaciones  Conclusiones: Son la integración, interpretación, aportaciones o resultados más significativos a los objetivos de la auditoría.  Recomendaciones: Constituyen el apartado del informe del auditor donde la creatividad se pone de manifiesto en el planteamiento de políticas, estrategias y medidas de acción a tomar.

8.2.6. Anexos Son los documentos que nos permiten tener un soporte a la información reportada.

9. PRESENTACION DEL RESULTADO DE LA AUDITORIA Una vez revisado y autorizado el informe, se procederá a la elaboración de la presentación del resultado de la auditoría. Se tomará en cuenta los siguientes aspectos. 1.Determinación del material de apoyo. 2.Preparación del material de apoyo. 3.Solicitar fecha y hora de la presentación. 4.Presentación a los ejecutivos.

9.1.

Determinación del material de apoyo

Es el soporte documental para sustentar el dictamen emitido por parte del auditor, en donde se recogieron los hallazgos detectados. 9.2.

Preparación del material de apoyo

Es indispensable que brinde suficiente información respecto de la magnitud de los hallazgos y frecuencia con que se presentan, en relación con el número de casos o transacciones revisadas en función de las operaciones que realiza la organización 9.3.

Solicitar fecha y hora de presentación

El auditor se coordinará con los accionistas o socios para el establecimiento de la fecha y hora de la presentación del resultado de la auditoría. 9.4.

Presentación a los ejecutivos

Una vez que se halla acordado el día y la hora de la presentación del resultado se hará la presentación del mismo a los ejecutivos, socios o accionistas....