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Ciclos de control - Etapas y herramientas de una empresa...

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CICLOS DE CONTROL ETAPAS 1. Construir declaración de identidad 2. Elaborar desdoblamiento de complejidad 3. Seleccionar aspectos relevantes 4. Construir indicadores 5. Calcular índices 6. Desarrollar prácticas HERRAMIENTAS 1. Nombrar sistemas y TASCOI 2. Modelos estructurales 3. Factores críticos de éxito 4. Hoja de vida del indicador 5. CYBERFILTER 6. Ciclos de control

ETAPA 1 ● SISTEMAS o Actores 1. Gerente general 2. Líder de licitaciones 3. Coordinador de licitaciones 4. Analistas de licitaciones 5. Coordinador técnico 6. Líder de desarrollo 7. Líder de costos 8. Líder de producción o Competencia 1. COMERCIALIZADORA ARTURO CALLE S.A.S 2. MOZT DE COLOMBIA S.A.S 3. JEM SUPPLIES S.A.S 4. BAZAR LA MONEDA S.A 5. MANUFACTURA BOSTONIA S.A.S 6. COMERCIALIZADORA TEXMAN 7. MANUFACTURA CAPITEX S.A.S 8. MIGUEL CABALLERO 9. CROYDON S.A El sistema en foco (S) licitaciones produce (X) contratos mediante las actividades de (Y) buscar, preparar y presentar con el propósito de (Z) lograr nuevos negocios ● TASCOI o TRANSFORMACIÓN (Que suministros son convertidos en qué resultados)

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14.

Búsqueda de procesos Selección de un proceso a licitar Estudio de pliegos y verificación de requisitos Buscar participación conjunta (si no cumple) Verificación de requisitos conjuntos Conformar consorcio o unión temporal Organizar y reunir la documentación Elaboración del documento Adquirir la póliza de garantía de seriedad de la oferta Presentación de la oferta Presentar recurso de reposición Participar en la adjudicación Firma de contrato Póliza de cumplimiento

o ACTORES (Quien lleva a cabo la transformación) 1. Líder de licitaciones, en coordinación con el gerente general 2. Líder de licitaciones, en coordinación con el gerente general 3. Coordinador de licitaciones, y analistas de licitaciones 4. Coordinador de licitaciones, y analistas de licitaciones 5. Coordinador de licitaciones, y analistas de licitaciones 6. Coordinador de licitaciones, y analistas de licitaciones 7. Analistas de licitaciones 8. Analistas de licitaciones 9. Analistas de licitaciones 10. Analistas de licitaciones 11. Líder de licitaciones 12. Líder y coordinador 13. Gerente general 14. Gerente general

o SUMINISTRADORES (Quien provee los suministros) 1. Búsqueda de procesos - Colombia compra eficiente (Secop I, Secop II) - Periódicos - Plataformas de empresas que ofrecen el servicio de búsqueda de procesos de contratación, tales como: (https://www.licitacionescolombia.info) (https://colombialicita.com) - Invitación directa de cada una de las entidades públicas y privadas 2. Selección de un proceso a licitar - Colombia compra eficiente (Secop I, Secop II) - Periódicos - Plataformas de empresas que ofrecen el servicio de búsqueda de procesos de contratación, tales como: (https://www.licitacionescolombia.info)

(https://colombialicita.com) - Invitación directa de cada una de las entidades públicas y privadas 3. Verificación de los requisitos establecidos en los pliegos de condiciones: JURÍDICA: ● Empresa contratante Carta de presentación de la propuesta ● Notaría y Representante legal Poder: En el caso que el representante legal no esté presente, le concederá un poder especial para presentar la Oferta (Mediante un documento autenticado ante Notaria) ● Cada una de las empresas del consorcio y/o unión temporal Acta conformacion de consorcio y/o unión temporal (donde se especifica los términos y/o condiciones, y participación de porcentaje de los miembros del consorcio y/o unión temporal, y las obligaciones de cada uno en el proceso, de acuerdo a los requisitos establecidos en el pliego) ● Cámara de comercio Certificado de existencia y representación legal de la Cámara de Comercio (Persona Jurídica), sea empresa nacional y/o extranjera ● Cámara de comercio Matricula mercantil de la Cámara de Comercio (Persona Natural) ● Representante legal Documento de identificación de representante legal ● Distrito militar y/o Policia Nacional Libreta Militar (si aplica) ● Certificado: Empresa Planillas: Empresa que realiza las planillas de liquidación y aportes PILA (SIMPLE, COMPENSAR, ARUS, ACH SOI, etc) Certificado y planillas de aportes de pago de parafiscales y cumplimiento de obligaciones frente al sistema de Seguridad Social Integral. ● Aseguradora y/o agencia de seguros Póliza de garantía de seriedad de la Oferta ● Cámara de Comercio Registro Único de Proponentes de la Cámara de Comercio ● Empresa contratante Certificado de Compromiso Anticorrupción (Formato para diligenciar)

● Cámara de comercio Certificado de multas y sanciones (de acuerdo a la ley aplica dentro de los últimos 5 años y que es verificado en el Registro Único de Proponentes) ● Policía nacional Certificado de antecedentes judiciales del Representante Legal ● Procuraduría General de la Nación Certificado de antecedentes disciplinarios de la empresa y representante legal ● Contraloría General de la Nación Certificado de responsabilidad fiscal de la empresa y representante legal ● Policía Nacional Sistema Registro Nacional de Medidas Correctivas (RNMC)

TÉCNICO ● La capacidad técnica será objeto de verificación de cumplimiento como requisito habilitante para la participación en el proceso de selección, es decir permitirá determinar si la propuesta cumple o no cumple con las condiciones para participar (fichas técnicas y/o especificaciones técnicas establecidas por la entidad contratante), lo cual permitirá habilitar o rechazar la propuesta y en caso de habilitarse proceder a la verificación de los demás requisitos habilitantes y la aplicación de criterios. La capacidad técnica no otorgará puntaje (cumple o no cumple), sin embargo en algunos casos de acuerdo a la entidad, específica dentro de los procesos de contratación algunos factores de ponderación, el cual si otorgara puntaje. ●

REGISTRO ÚNICO DE PROPONENTES (RUP) (CUMPLE/ NO CUMPLE) El proponente o cada uno de los integrantes de las estructuras plurales, deberá presentar con su propuesta el certificado del Registro Único de Proponentes expedido por la Cámara de Comercio, en el cual se certifique su inscripción, en el sistema de codificación de las Naciones Unidas para estandarizar productos y servicios, conocido por las siglas UNSPSC. Página 21 de 59 De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 6 de la Ley 1150 de 2007 modificado por el artículo 221 del Decreto Ley 019 de 2012 y el artículo 2.2.1.1.1.5.1 del Decreto 1082 de 2015, el proponente y cada uno de los integrantes de las estructurales plurales deberán estar inscritos en el Registro Único de Proponentes de la Cámara de Comercio de su domicilio, para tal efecto, deberán acreditar su inscripción mediante la presentación del el certificado de inscripción, calificación, y clasificación en el RUP, con fecha de expedición no superior a treinta (30) días calendario anteriores a la fecha fijada para el cierre del proceso de selección y podrán encontrarse inscritos en la clasificación solicitada. Este certificado debe estar vigente a la fecha de cierre del proceso y en firme para la fecha de adjudicación.

●

EXPERIENCIA DEL PROPONENTE Para efectos de la acreditación de la experiencia el proponente singular persona natural o jurídica y cada uno de los integrantes del consorcio o unión temporal, deberán acreditar la experiencia de acuerdo al requerimiento de las entidades contratantes y que son verificadas en el Registro Único de Proponentes, por ejemplo: EXPERIENCIA DEL PROPONENTE SINGULAR 1. El proponente deberá acreditar máximo cinco (5) contratos cuyo alcance del objeto se encuentre relacionado con LA ADMINISTRACIÓN, ORGANIZACIÓN Y EJECUCIÓN DE ACCIONES LOGÍSTICAS PARA LA REALIZACIÓN DE EVENTOS. 2. El valor sumado sea igual o superior al cien por ciento (100%) del valor del presupuesto destinado para el contrato en mención expresado en SMMLV a 2015. 3. Los contratos acreditados deben haber sido suscritos, iniciados, ejecutados y terminados en los últimos ocho (8) años anteriores a la fecha de cierre del presente proceso. 4. Dentro de los contratos se deberá acreditar, máximo cinco (5) eventos en los cuales se haya atendido a los participantes con alojamiento, tiquetes reintegro de transporte y alimentación.

● Presentación de muestra (si aplica) ● Fichas técnicas y/o manuales FINANCIEROS Y ECONÓMICOS ● Revisor fiscal y/o Contador de la empresa Estados financieros del año anterior, balance general y estados de resultados (si aplica) ●

Junta central de contadores, Revisor Fiscal y Contador Documentos legales del revisor fiscal y/o contador (tarjeta profesional, y certificado de la junta central de contadores)

●

Cámara de Comercio Acreditación y capacidad financiera mediante el Registro Único de Proponentes

● Entidad contratante Formato del Sistema de información de Proveedores o Contratista SIIF ● Banco donde se tiene la cuenta de la empresa Certificación bancaria ● DIAN RUT (Registro Único Tributario)

4. Buscar participación conjunta (si no cumple) ● Representante legal Búsqueda de alianzas con las empresas que se puedan conformar la unión temporal que tengan el mismo objeto social. 5. Verificación de requisitos conjuntos ● Empresa que se va a conformar el consorcio y/o unión temporal ● Representante legal 6. Conformar consorcio o unión temporal ● Representantes legales de cada empresa 7. Organizar y reunir la documentación ● Analistas de licitaciones ● Coordinador de licitaciones 8. Elaboración del documento ● Analistas de licitaciones 9. Adquirir la póliza de garantía de seriedad de la oferta ● Compañía de seguros 10. Presentación de la oferta ● Analistas de licitaciones 11. Presentar recurso de reposición (si aplica) ● Líder de licitaciones 12. Participar en la adjudicación ● Líder de licitaciones (verificación y visto bueno del contrato para firma del representante legal) 13. Firma de contrato ● Representante legal 14. Póliza de cumplimiento ● Representante legal o CLIENTES (Quien recibe los resultados) 1. Búsqueda de procesos Gerente Líder de licitaciones 2. Selección de un proceso a licitar

3. Estudio de pliegos y verificación de requisitos

4. Buscar participación conjunta (si no cumple) 5. Verificación de requisitos conjuntos 6. Conformar consorcio o unión temporal 7. Organizar y reunir la documentación 8. Elaboración del documento 9. Adquirir la póliza de garantía de seriedad de la oferta Analistas de licitaciones 10. Presentación de la oferta Entidad contratante 11. Presentar recurso de reposición Entidad contratante 12. Participar en la adjudicación Representante legal 13. Firma de contrato Entidad contratante 14. Póliza de cumplimiento Entidad contratante o OWNERS (DUEÑOS) (Quien se asegura de que la transformación se lleve a cabo) 1. Gerente de producción 2. Gerente administrativo o INTERVINIENTES (Fuera del sistema, influencia la transformación (reguladores y competencias)) ➢ Reguladores 1. Contraloría General de la República: Control de responsabilidad fiscal 2. Procuraduría General de la Nación: Maneja las faltas disciplinarias contra los particulares en el manejo de dineros del Estado 3. Policía Nacional: Maneja los antecedentes judiciales y el RNMC (Sistema de Registro Nacional de Medidas Correctivas (Convivencia ciudadana)) 4. Ministerio de Ambiente: Organismo de control del medio ambiente (a través de empresas que están avaladas por el Ministerio de Medio ambiente) 5. Laboratorios: Son aquellos que realizan resultados de diferentes pruebas de bienes contratados para el Estado que deben ser acreditados por la ONAC (Organismo Nacional de Acreditación de Colombia (Es el

ente que acredita los diferentes laboratorios aprobados para las diferentes tipos de ensayos que se llevan a cabo como: botas, morrales, uniformes, hamacas, materiales de intendencia y otros)) 6. Invima: Instituto Nacional de Vigilancia para Medicamentos y Alimentos (Como el Registro Sanitario) ➢ Competencia 1. COMERCIALIZADORA ARTURO CALLE S.A.S (Uniformes militares y civil) 2. MOZT DE COLOMBIA S.A.S (Insumos de uniformes militares, medallas, espadas, elementos de gala) 3. JEM SUPPLIES S.A.S (Material de intendencia) 4. BAZAR LA MONEDA S.A (Uniformes militares) 5. MANUFACTURA BOSTONIA S.A.S (Uniformes militares) 6. COMERCIALIZADORA TEXMAN (Uniformes militares) 7. MANUFACTURA CAPITEX S.A.S (Material de intendencia) 8. MIGUEL CABALLERO (Chalecos antibalas) 9. CROYDON S.A (Bota tennis) 10. GRANADOS & CONDECORACIONES (Medallas y distintivos) 11. SMITH SHOES (Botas militares)

ETAPA 2 · MODELOS ESTRUCTURALES o Modelos Tecnológico

o Modelo Suministrador - Cliente ACTIVIDAD

PROVEEDOR

ENTRADAS

1. Búsqueda de los diferentes procesos a licitar

● Colombia Compra eficiente (Secop I, Secop II) ● Página Web de las Entidades Contratantes ● Plataformas de empresas que ofrecen el servicio de búsqueda de procesos de contratación (https://www.licitaci onescolombia.info) , (https://colombialic ita.com) ● Periódicos ● Entidades públicas y/o privadas (Invitación directa)

Ofertas aplicables de acuerdo al Core del negocio

2. Selección de procesos a participar en licitación.

● Gerencia ● Líder de licitaciones

Listado de Ofertas perfeccionado

● Listado de Ofertas a aplicar ● Listado de Ofertas no aplicar

● Gerencia ● Archivo

● Listado de documentos requeridos según empresa contratante

● Ofertas que aplico solo

●Gerencia ●Representante legal

3. Estudios de pliegos ●Empresa contratante ●Representante legal y verificación de ●Representante legal requisitos por de la empresa del licitación consorcio y/o unión temporal ●Notaría ●Cámara de comercio ●Policía Nacional ●Empresa que realiza las planillas de aportes PILA (SIMPLE, COMPENSAR, ARUS, etc) ●Entidad aseguradora ●Procuraduría General de la Nación ●Contraloría General

SALIDAS Listado de Ofertas

● Ofertas que busco participación conjunta

CLIENTE ● Gerencia ● Líder de licitaciones

de la Nación ●Lider de desarrollo (si aplica) ●Coordinador Tecnico ●Junta central de contadores ●Revisor Fiscal ●Contador ●Banco donde se tiene la cuenta de la empresa ●DIAN 4. Buscar Participación conjunta (No cumple)

● Actividad anterior ● Empresas externas ● Representante legal

● Ofertas que busco participación conjunta ● Presentación de participación conjunta a empresas

● Propuesta en consorcio unión temporal

● Siguiente actividad ● Archivo

5. Verificación requisitos conjuntos

● Empresa complementaria ● Gerencia ● Comité de evaluación entre empresas ● Representante legal

● Propuesta en consorcio o unión temporal ● Ofertas que busco participación conjunta ● Estudio de viabilidad de participación conjunta

● Decisión favorable de consorcio unión temporal

● Siguiente actividad ● Archivo

6. Conformar consorcio o unión temporal

Comité de evaluación

● Documento de creación de unión temporal o consorcio

● Firma de unión temporal o consorcio

Jurídica

7. Reunir Documentación

Todas las partes intervinientes Jurídica, Financiera, Producción y Comercia. Externas - Cámara de Comercio, Procuraduría, Contraloría, Policía

● Certificado de existencia y representación legal ● Registro único de proponentes ● Registro único tributario ● Certificaciones de experiencia ● Consultas

● Check List ● Relación de los documentos

Área Jurídica

8. Elaboración del Documento o Propuesta

Área de Jurídica (Coordinador y líder de licitaciones)

Visto Bueno o Modificación a la relación de los documentos entregados

Documento previo de oferta

Siguiente actividad (área de licitaciones)

9. Adquirir la Garantía de Seriedad de la

Entidad aseguradora

Contrato de adquisición de

Póliza

Gerente

● Decisión desfavorable de participación conjunta

Oferta (Póliza)

seguro

10.Presentación de la Oferta

Gerente

Documento final firmado

Radicación de la oferta

Entidad contratante

11.Presentar Recurso de Reposición

entidad contratante

consolidados de evaluaciones

recurso

Jurídica

12.Participar en la Adjudicación

1. Entidad 2. Representante legal

1. Acta de Adjudicación Notificación y firma del acta

Acta de Adjudicación

Representante legal

13.Firma del Contrato

1.Entidad 2.Representante legal

1.Contrato 2.Contrato firmado

1.Contrato 2. Contrato firmado

1.Jurídica Financiera Producción Representante legal 2. Entidad contratante

a. Póliza

●Entidad Aseguradora ●Representante legal

●Expedición de Póliza ●Poliza firmada

● Firma de póliza ● Radicación de Póliza

● Representante legal ● Entidad Estatal

o Modelo Temporal (días hábiles)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 3 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 0

1 1 1 2 1 3 1 4 o Modelo Geográfico ETAPA 3 3. Seleccionar aspectos relevantes Actividades relevantes 1. Organizar y reunir documentación para presentarse al proceso, por la entidad 1) Que Reunir la documentación 2) Como 3) Para que Indicador 2. Selección proceso licitatorio a presentarse 3. Firma de póliza de cumplimiento del contrato Factores críticos de éxito...