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APUNTES PARA ADMINISTRAR EFICIENTE Y EFICAZMENTE UN RESTAURANTE...

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Cómo administrar un restaurante

¿Sabías que más del 70% de los negocios de alimentos y bebidas mueren antes de cumplir sus primeros 5 años de vida? Es una cifra bastante alta pero manejable y te diremos por qué. Algunas de las causas que originan abandonar un negocio se debe al poco conocimiento de la administración del restaurante o del emprendimiento que tengas, e incluso a la nula aplicación de conocimientos al momento de emprender. Sí, en su mayoría, las causas de cierre son a raíz de esto. Si quieres realmente tener éxito en la administración de restaurantes habrá que pensar en mucho más que un producto o servicio de calidad. Para ello hay que conocer y explorar mecanismos que te permitan administrar mejor tu negocio. Por ejemplo: usar el dinero de forma eficaz, hacer operaciones más eficientes o mejorar en el arte de seleccionar, atraer y retener a nuestros clientes. Conociendo esto nos gustaría ahora contarte cómo abrir y administrar un restaurante, ya sea pequeño, mediano o grande. Así que iniciemos. Administra tu restaurante y hazlo exitoso desde el primer intento, ¿qué necesitas?

Lo que necesitas para abrir un restaurante, y saber administrarlo eficazmente te lo contamos en los siguientes pasos. Te podría interesar: ¿Cómo emprender? 12 pasos para comenzar un negocio Paso 1: conoce tu área de interés y cuenta con inversión Si, ambas no son negociables, para iniciar operaciones y administrar tu restaurante deberás contar con dinero que soporte los gastos de dicha inversión. Si no cuentas con ello, lo ideal es que realices un plan de ahorro para conseguirlo, de acuerdo al modelo de negocio que tengas en mente. Para abrir un restaurante necesitas un local y para lo que es necesario hacer un estudio de mercado. Ya que no basta con ser especialista o el mejor en algo. Si no sabes dónde ubicar tu negocio para que tu producto se venda y tenga éxito, no servirá de nada y quizás tus esfuerzos se vean perdidos. Es por eso que debemos contemplar el flujo de gente y autos, eso sería un factor importante para generar buenas utilidades. Paso 2: compra pensando en el para qué y no solo en el qué Para administrar un restaurante, hacer compras inteligentes es otro de los aspectos importantes. ¿Compras inteligentes? Te preguntarás. Nos referimos a esas compras de inversión. Cuando se comienza desde cero, el saber comprar es empezar a ganar. Te explicamos un poco este punto. No te vayas por el equipo más caro, sino el equipo que te va a servir para llevar a cabo tus funciones.

En este caso prueba también comprar usado y en buen estado. Lo nuevo, para los restaurantes, no es vital, solo debe contar con las características especiales, seguras e higiénicas. Si deseas conocer más sobre cómo iniciar tu propio restaurante, regístrate en nuestro Diplomado en Administración de Restaurantes y empieza a cambiar tu vida desde el primer momento. Si vas a manejarlo tú, aprende las funciones del administrador del restaurante

Dentro de las principales funciones del administrador en un restaurante está el tener un control de los ingresos. Si no se lleva el registro, que de hecho es uno de los errores que más se comete, no tendrás realmente a la vista tus ganancias. No todo lo que entra a tu negocio debe ser considerado como ganancia. ¿Por qué? Porque recuerda que hay que pagar luz, agua, gas, salarios, en fin, los servicios con los que cuenta el restaurante. Por ello es vital que se contemplen todos estos gastos, esto con el objetivo de definir nuestra ganancia. Para los primeros tres meses de operaciones preferentemente se recomienda tener un capital base o fijo que sirva para amortiguar ganancias poco significativas. Es así cómo las finanzas serán un factor sumamente importante. Saber si estás ganando o estás perdiendo, tener un buen manejo de tus recursos es importante que lo tengas en la mira. Teniendo en cuenta eso, debes tener conocimientos básicos de contabilidad para así saber interpretar tus resultados y estados financieros; qué es de dónde se vacía toda la información en cuanto a ingresos y egresos del negocio. Te recomendamos leer también: Cómo elegir la mejor ubicación para tu restaurante.

Entendiendo el proceso administrativo de un restaurante

Para entender un poco más del proceso administrativo de un restaurante debemos analizar las fases de este proceso que son: planeación, organización, dirección y control. Ahora que sabes cuáles son, déjame contarte cuál es el objetivo de cada una de estas etapas o fases. 1. Fase de planeación de un restaurante En esta etapa se establecen los objetivos organizacionales del restaurante o negocio, así como la misión, la visión, políticas, procedimientos, programas y un presupuesto general. 2. Organización del negocio Durante esta fase vas a estructurar el negocio, dividiéndolo en áreas o ramas, así como el diseño de manuales de organización y la definición de procedimientos específicos. 3. Dirección de un restaurante Nos va a permitir ejecutar las acciones de manera eficiente. Para este caso, puedes hacer parte a tu personal en este proceso. Esto con el objetivo de que se sientan parte importante del negocio y sientan cómo su trabajo tiene valor y significado al ser parte de lograr algo grande. No importa si eres tú y otra persona. El personal humano es un factor muy importante, ya que si tú cuidas a tu personal, tu personal va a cuidar de tus clientes. Por ello es importante tener un adecuado proceso de selección y desarrollo de empleados. Si deseas conocer más del proceso administrativo de un restaurante, regístrate en nuestro Diplomado en Administración de Restaurantes y descubre todo lo que necesitas para empezar tu propio negocio con ayuda de nuestros expertos y docentes.

4. Control efectivo del restaurante Esta última fase es muy importante, ya que te ayudará a retroalimentar continuamente este sistema o ciclo de administración. ¿Por qué? porque la medición y evaluación de las actividades nos va a permitir saber si hemos logrado los objetivos establecidos desde la planeación. Si debes cambiar algo o no. Si tú, como dueño vas a contar con un contador o un administrador que se haga cargo de todo lo anteriormente mencionado, es importante que tengas conocimiento de lo que están haciendo. Ten en cuenta que tu solo no vas a poder hacer todo y es importante delegar diferentes actividades para que tu negocio salga a flote. Te recomendamos aprender más con nuestro blog «Medidas de higiene en restaurantes» ¡Aprende a administrar un restaurante exitosamente! Hoy en día existen muchos cursos en los cuales te enseñan cómo administrar un restaurante. En Aprende contamos con el Diplomado en Administración de Restaurantes en el cual descubrirás cómo profundizar lo que anteriormente te contamos. Aspectos importantes como inventarios, costeo de recetas, proveedores, el recurso humano, la distribución de cocinas, entre otros; son temas que aprenderás y te ayudarán a administrar un restaurante correctamente. Regístrate ahora en nuestros Diplomados y lleva tu restaurante al éxito.

COMO ADMINISTRAR UN RESTAURANTE CON EL “CICLO ADMINISTRATIVO” 12 ENERO, 2020 AG ASESORES GASTRONÓMICOS DEJA UN COMENTARIO Un proceso administrativo se da como un flujo continuo y conectado de actividades de planeación, dirección y control, establecidas para lograr el aprovechamiento del recurso humano, técnico, material y cualquier otro, con los que cuenta la organización para desempeñarse de manera efectiva. Este conjunto de actividades, está regido por ciertas reglas o políticas empresariales cuya finalidad es reforzar la eficiencia en el uso de dichos recursos. Es aplicado en las organizaciones para lograr sus objetivos y satisfacer sus necesidades lucrativas y sociales. La labor de los administradores y gerentes en este sentido es importante, se dice que el desempeño de los mismos se mide conforme el cumplimiento del proceso administrativo. Aquí en AG Asesores Gastronómicos trabajaremos el proceso administrativo con el siguiente caso: Un restaurante de pizza que piensa incrementar la oferte en su menú, mediante la venta de hamburguesas.

¿Como trabaja una ciclo administrativo? El ciclo administrativo se desarrolla en diferentes etapas, conocidas con las abreviaturas de planificación, organización, dirección y control (P.O.D.C.), estas son consecuentes y se repiten por cada objetivo determinado por la organización o empresa. Planeación Es el primer paso a dar, consiste en saber por anticipado qué se va a hacer, la dirección a seguir, qué se quiere alcanzar, qué hacer para alcanzarlo, quién, cuándo y cómo lo va a hacer. Para ello se siguen algunos pasos como: 

Investigación interna y del entorno (se pueden usar herramientas como las 5 fuerzas de Porter y el análisis FODA).



Planteamiento de propósitos, estrategias, indicadores de resultados y políticas.



Establecimiento de acciones a ejecutar a corto, medio y largo plazo.

Estudiosos del tema, afirman que la planificación abarca la definición de las metas organizacionales, el desarrollo de una estrategia general para alcanzar esas metas y la consecución de planes prioritarios para coordinar todas las actividades. Concretamente esta función la debe ejercer el cuerpo administrativo de la empresa, y preverá los objetivos y metas para la empresa y los métodos que llevara a cabo. De manera objetiva se establece un plan que contenga las futuras actividades a realizar, para ser implementado con previa visualización, tomando en cuenta detalladamente cada característica.

Las actividades más importantes de la planeación son: 1. Predefinición de objetivos y metas a lograr durante un determinado tiempo. 2. Implantar una estrategia con métodos y técnicas oportunos a llevar a cabo. 3. Anticipar y tramar frente a posibles problemas futuros. 4. Esclarecer, ampliar y determinar los objetivos. 5. Implantar las condiciones de trabajo. 6. Seleccionar y enunciar las tareas a desarrollar para cumplir los objetivos. 7. Construir un plan general de logros acentuando nuevas maneras de desempeñar el trabajo. 8. Establecer políticas, métodos y procedimientos de desempeño. 9. Modificar los planes basados en el resultado del control. Ejemplo basado en el caso propuesto Toando nuestro caso del restaurante que pretende vender hamburguesas debemos hacer algunas preguntas 

¿Por que quiero incrementar el menú?



¿Como introducir este nuevo producto?

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¿Como promocionarlo?

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¿Que herramientas necesito para la elaboración?



¿Que materia prima requiere una hamburguesa? ¿mis proveedores trabajan esos ingredientes o debo buscar otros?



Que tipo de hamburguesa debo vender? ¿vegana, clásica, con pan integral, etc?

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¿Cuantas hamburguesas debo vender durante el primer mes?

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¿A que precio venderla?



¿Este nuevo producto va con la oferta actual del restaurante?

Estas son algunas preguntas que forman parte de la planeación, un buen negocio no toma decisiones por el puro gusto, se debe tener un plan bien establecido, de forma que los riesgos se minimicen y las oportunidades éxito se incrementen.

Organización Es el segundo paso a dar, constituye un conjunto de reglas a respetar dentro de la empresa por todos quienes allí laboran, la principal función en esta etapa es la coordinación. Después de la planeación el siguiente paso es distribuir y asignar las diferentes actividades a los grupos de trabajo que forman la empresa, permitiendo la utilización equitativa de los recursos para crear una relación entre el personal y el trabajo que se debe ejecutar. Organizar es utilizar el trabajo en busca de metas para la empresa, incluye fijar las tareas a realizar, quién las va a hacer, dónde se toman las decisiones y a quién deben rendir cuentas. Es decir, la organización permite conocer lo que debe hacerse para alcanzar una finalidad planeada, dividiendo y coordinando las actividades y proporcionando los recursos necesarios. La labor que aquí se lleva está relacionada con las aptitudes (físicas e intelectuales) de cada trabajador a la vez con los recursos que posee la empresa. La principal intención de la organización es detallar el objetivo asignado a cada actividad para que se cumpla con el mínimo gasto y con un grado máximo de satisfacción. Las actividades más significativas de la organización son: 1. Realizar la selección minuciosa y detallada de cada trabajador para los diferentes puestos.

2. Subdividir las tareas en unidades operativas. 3. Escoger una potestad administrativa para cada sector. 4. Proporcionar los materiales y recursos a cada sector. 5. Concentrar las obligaciones operativas en puestos de trabajo por departamento. 6. Mantener claramente establecidos los requisitos del puesto. 7. Suministrar facilidades personales y otros recursos. 8. Ajustar la organización basado en los resultados del control. Ejemplo basado en el caso propuesto Si estamos dentro de un restaurante de pizza, lo mas probable es que se dificulte la tarea de encontrar personal especializado en la elaboración de hamburguesas, esto debido a que el personal se especializa en pizza y comida italiana, por lo tanto es necesario evaluar si hace falta contratar nuevo personal o si el personal actual puede hacerse cargo. Si el personal actual puede hacerse cargo es necesario rediseñar la forma de trabajar del equipo de cocina, ya que ahora se sumara una tarea mas que es la elaboración de la hamburguesa. Por ejemplo ahora el chef deberá costear la nueva receta, los cocineros deberán dominar la presentación y los gramajes de la receta y se sumara mas producción y servicio. Por otra parte el personal de piso deberá aprenderse el precio, saber con que bebida sugerir el nuevo platillo, idear una forma de sugerencia que incite a los clientes a probar el nuevo producto. El personal de almacén tendrá que crear un nuevo formato de pedidos, incluir los nuevos ingredientes en la requisición, saber que en que días y horas trabaja el nuevo proveedor (en caso que se necesite uno nuevo) con la finalidad de tener un control de recepción y proveer a cocina de los insumos necesarios. Estos son algunos ejemplos de la importancia de la Organización y como podemos observar la organización es una parte que involucra a gran parte del personal.

Dirección Es el tercer paso a dar, dentro de ella se lleva a cabo la ejecución de los planes, la comunicación, la motivación y la supervisión necesaria para alcanzar las metas de la empresa. En esta etapa es necesaria la presencia de un jefe (capitán de meseros, gerente, chef, etc) con la capacidad de tomar decisiones, instruir, ayudar y dirigir a su personal y a las diferentes áreas de trabajo. Cada grupo de trabajo se rige por normas y medidas que buscan mejorar su funcionamiento, la dirección trata de lograr mediante la influencia interpersonal que todos los trabajadores contribuyan al logro de los objetivos. La dirección se puede ejercer a través de: 

El liderazgo

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La motivación

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La comunicación.

Las actividades más significativas de la dirección son: 1. Ofrecer motivación al personal. 2. Recompensar a los empleados con el sueldo acorde a sus funciones. 3. Considerar las necesidades del trabajador. 4. Mantener una buena comunicación entre los diferentes sectores laborales.

5. Permitir la participación en el proceso de decisiones. 6. Influenciar a los trabajadores para que hagan su mejor esfuerzo. 7. Capacitar y desarrollar a los trabajadores para que utilicen todo su potencial físico e intelectual. 8. Satisfacer las diferentes necesidades de los empleados mediante el reconocimiento de su esfuerzo en el trabajo. 9. Ajustar los esfuerzos de la dirección y ejecución de acuerdo a los resultados del control. Ejemplo basado en el caso propuesto Esta etapa comprende la puesta en marcha del plan trazado, pasamos a una de las etapas mas importantes que es la dirección, etapa donde todo la planeado en las etapas anterior cobran vida. Los jefes de cada departamento tendrán la tarea de supervisar que la elaboración del platillo se realice de acuerdo a lo planeado, la presentación debe ser la misma, cada mesero deberá vender el minio diario de hamburguesas establecido en el plan y se debe verificar que el stock en almacén sea el adecuado entre otras cosas

Control Es el último paso que hay que dar, dentro de esta se lleva a cabo la evaluación del desarrollo general de una empresa, esta última etapa tiene la labor de garantizar que el camino que se lleva, la va a acercar al éxito. Es una labor administrativa que debe ejercerse con profesionalidad y transparencia.

El control de las actividades desarrolladas en la empresa ofrece un análisis de los altos y bajos de las mismas, para luego basado en los resultados hacer las diferentes modificaciones que sean factibles llevarse a cabo para corregir las debilidades y puntos bajos percibidos. La principal función del control es efectuar una medición de los resultados obtenidos, compararlos con los resultados planeados para buscar una mejora continua. Por ello esta se considera una labor de seguimiento enfocada a corregir las desviaciones que puedan presentarse respecto a los objetivos planteados. Luego contrasta lo planeado y lo conseguido para desatar las acciones correctivas que mantengan el sistema orientado hacia los objetivos. Las actividades más importantes del control son: 1. Seguir, evaluar y analizar los resultados obtenidos. 2. Contrastar los resultados contra estándares de desempeño. 3. Comparar los resultados obtenidos con los planes establecidos. 4. Definir e Iniciar acciones correctivas. 5. Discurrir medios efectivos para medir la operatividad. 6. Comunicar y participar a todos acerca de los medios de medición. 7. Transferir información detallada que muestre las variaciones y comparaciones efectuadas. 8. Sugerir diversas acciones correctivas cuando fuesen necesarias.

Ejemplo basado en el caso propuesto Si algo esta saliendo mal es aquí donde se pueden plantear soluciones, una vez hechos los ajustes necesarios el proceso se repite. Veamos algunas situaciones que lo que puede salir mal: 

Quejas por el sabor de la hamburguesa

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Quejas por el precio

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No se vende el numero estimado

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No esta dejando ganancia

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El personal en cocina se demora mucho en la elaboración de la hamburguesa

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La presentación es desigual, no se nota que este estandarizada

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El nuevo proveedor siempre llega tarde

En cualquier otra situación, que provoque que el plan falle y no se cumplan los objetivos planeados, es en etapa donde se realizaran los ajustes necesarios. Por ejemplo si el proveedor de carne siempre llega tarde, es necesario buscar otro proveedor que surta el producto en horas de bajo movimiento. Si el personal tarda mucho en la elaboración hay que buscar la causa y realizar los ajustes necesarios, quizá tardan demasiado por que la parrilla es muy pequeña o no llega a la temperatura ideal, quizá tardan mucho por falta de capacitación y es necesario contratar una persona especializada en hamburguesa, etc. En fin, problemas pueden existir muchos, pero gracias a esta etapa siempre se pueden hacer ajustes que permitan el cumplimiento de los objetivos. ¿Como solucionas el problema de quejas por precio? ¿Bajas el precio, creas una promoción, vueles a costear la receta, buscar un proveedor con insumos mas baratos, le restas gramaje a la cerne o que haces?

Importancia del proceso administrativo La importancia del proceso administrativo reside en la previsión de los hechos futuros y el control adecuado de los recursos en forma ordenada. Es necesario que las reglas, políticas y las actividades de cada proceso se apliquen de manera efectiva y en línea con los objetivos y metas de la empresa, para de esta forma mantener la eficiencia del sistema y por ende la rentabilidad y beneficio...