Cómo conducir juntas de trabajo efectivas PDF

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Juntas efectivas....

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Cómo conducir juntas de trabajo efectivas. Realizar una junta efectiva es de gran importancia para el funcionamiento de una compañía o una organización. Esta presenta una oportunidad para organizarse, compartir una información, colaborar con varios miembros del equipo y afrontar eficientemente los objetivos. Estar preparado, tomar el liderazgo cuando sea necesario y delegar efectivamente son unos elementos importantes de las juntas efectivas. Además, cuando conduzcas unas juntas, asegúrate de incrementar la energía y el compromiso del equipo tanto como sea posible. Parte1 Conducir una junta 1. Tienes que estar preparado. Asegúrate de tener una agenda a la mano, una idea general de los temas fundamentales que tienen que enfatizarse y una comprensión de los resultados que se tienen que reforzar antes de que la junta termine. o Llega a tiempo. La percepción en el centro de trabajo importa. Si te presentas a las juntas 15 minutos antes, las personas asumirán que te falta productividad o que las usas para tomar el tiempo de otras labores.[1] o Ten una copia de la agenda a la mano. Si bien es cierto que la mayoría de las cosas son digitales en la actualidad, algunas veces lo mejor es imprimir una copia de la agenda de modo que puedas tomar unos apuntes rápidos según sea necesario. 2. Lidera la junta. Esto significa dar unos pasos para asegurar que se resuelva todos los temas de la agenda de negocios y que se escuche a todas las personas. A continuación, presentamos algunas sugerencias para que te sirvan de ayuda: [2] Pasa lista. Las juntas son unos medios para distribuir eficientemente una información a un grupo y para permitir que haya una discusión para asegurar que todas las personas comprendan su rol en los resultados que se esperan lograr. Pasar lista asegura que sabes quién no está en dicha junta de modo que luego se le pueda localizar y comunicarle lo discutido. Asimismo, demuestra que tienes una actitud seria acerca de la información que se brinda en la junta. o Revisa la agenda. Esto ayuda a que los participantes enfoquen su atención y comprendan qué se les solicitará. Muchas personas asisten a las juntas sucesivamente. Por ello, brindarles un organizador por adelantado puede serles útil para que se enfoquen. 3.Confirma un plan de acción. Un plan de acción es un resumen final que confirma qué acciones se deben realizar en la junta. Asimismo, presenta un plan adelantado para seguir y que impacta a todos los miembros de la junta. A continuación, presentamos algunas sugerencias para crear un plan de acción: o Asegura que cada objetivo cuente con una persona asignada. No se espera que esta persona complete el objetivo personalmente, sino que actúa como un director de proyecto que relaciona a las personas que tienen que participar y que hace que los recursos necesarios estén disponibles.[3] o Asigna unos informes de progreso. Estos pueden ser formales o informales, pero la idea es que la persona asignada sepa que debe comunicarse después de un tiempo para confirmar el progreso que se obtiene. o

4. Mantén el tema. Después de cada tema de la agenda y de su correspondiente discusión, resume brevemente los resultados de cada discusión grupal, pide algunas preguntas y pasa a lo siguiente. 5. Programa la próxima junta. Al hacerlo mientras todas las personas están presentes, se asegura que puedan responder de inmediato si existe un conflicto de horario. Además, también significa que la junta se programará con anticipación, lo que evitará que exista un conflicto con otras juntas. o

Reúne unos elementos para la agenda a través de un correo electrónico. Cuando termine la junta, indica que utilizarás la agenda actual como un borrador para la próxima junta y alienta a los asistentes a que te envíen unos elementos para la agenda que sean pertinentes para los objetivos actuales. Parte2 Prepararse para una junta 1. Decide quién será el director de la junta. Este rol suele recaer en los gerentes. Sin embargo, una manera excelente de crear unas oportunidades de liderazgo para los miembros que asistirán a la junta es asignándoles el rol de presidir unas juntas departamentales. 2. Pídeles a los oradores que participen. Los oradores suelen ser el personal asignado para los objetivos individuales. Han organizado a las personas y los recursos para hacer el trabajo y pueden describir el proceso y los resultados con mayor efectividad. Asimismo, pueden expresar las preocupaciones acerca de unas dificultades no anticipadas y la necesidad de más recursos. 3. Coordina los horarios. Programa unas juntas para ajustarse a la disponibilidad y las limitaciones realistas. Por ejemplo, mientras todas las personas podrían estar disponibles al final de la tarde del viernes, este podría no ser el mejor momento para discutir unos asuntos difíciles.

Si no todas las personas pueden asistir a la junta, evalúa quiénes son fundamentales para el proyecto y asegura que esta se acople a sus horarios respectivos. o Delega la labor de tomar apuntes y asegúrate de que los detalles de la junta se distribuyan a las personas que no pudieron asistir.[5] 4. Prepara una agenda. Una agenda debe al menos tener una lista de temas a tratar, delegar las responsabilidades de las presentaciones y establecer el tiempo dedicado a cada tema escrito en la agenda.[6] A continuación, presentamos algunas sugerencias útiles para realizar una agenda para una junta:

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Pide unas sugerencias. El correo electrónico es un buen medio para estas porque puedes recibir unas solicitudes por escrito. Acepta unas sugerencias para la agenda hasta dos días antes de la junta.

Resume todas las solicitudes para la agenda en una tabla con unas columnas para los temas, los oradores y el tiempo asignado. Si ciertas solicitudes están fuera del tema general, comunícate con las personas que las mencionaron y sugiéreles convertirlas en un memorándum separado o discutirlas en una junta futura. o Sé realista. No trates de acortar 30 minutos de descripción y discusión en 15 minutos. En lugar de ello, programa un tiempo adicional para las juntas y termina temprano si es necesario. 5. Establece cumplir con las reglas. Este acto no tiene que ser formal o sancionador, pero sirve de ayuda sugerir un protocolo para asegurar que la junta se realice sin complicaciones y que todas las personas logren compartir sus percepciones. o

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Esto se puede hacer al principio de la junta. Solo di "Por cuestiones de tiempo, reserven las preguntas y los comentarios hasta que el orador haya terminado de hablar. Si no llegamos a sus comentarios durante el tiempo asignado para la discusión, envíenme un correo electrónico después y podremos discutirlos". 6. Establece unos límites de tiempo. Como parte de la agenda, incluye la duración de la junta, los indicadores de la duración de la participación de los oradores y la duración de la discusión general por cada tema a tratar en la agenda.

Esto les da a los participantes una idea general en cuanto al tiempo de su participación y puede reducir el hecho de que divaguen o mencionen unos temas ajenos a la discusión. o Una regla práctica es estimar al menos 10 minutos de discusión después de cada tema de conversación. 7. Haz circular la agenda. El día antes de la junta, haz circular la agenda de la junta. Eso asegura que todas las personas cuenten con una copia y que estén preparadas para lo que deben esperar que se dé en la junta. Asimismo, les da la oportunidad para acercársete si existe una información incorrecta en la agenda.

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8. Envía unos recordatorios. Si esta es una junta nueva o poco frecuente, envía un recordatorio una hora antes de la junta para hacer que todas las personas recuerden asistir a esta. Parte3 Ser un director efectivo 1. Sé un líder. Asume la responsabilidad de la comunicación en la junta. Asegúrate de que esta cumpla con todos los objetivos de la agenda. Delega las responsabilidades relevantes de liderazgo a los oradores que tienen un rol en la junta. Participa en todas las etapas de la discusión. 2. Señala el progreso y la falta de este. Si la junta trata una serie continua de objetivos, menciona en qué parte se ha dado un progreso y quién fue el responsable de este. Si hay unos objetivos que no han progresado desde la anterior junta, trata las razones para ello. o Si esto se debe a la falta de tiempo o recursos, habla con la persona asignada acerca de cómo tratarlo, quizás fuera de la junta. o

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3. Redirige la discusión que se ha salido de cauce. Existen unos momentos en los que el entusiasmo o la frustración pueden hacer que la discusión se aleje de su cauce. Mantente atento y asegúrate de retomarla hacia su dirección: los objetivos de la agenda. Contextualiza la junta como una "misión para reunir hechos". Cuando lo hagas, se implica que todas las personas tienen que participar para acumular tanta información como sea posible. Esto puede fomentar a que los acaparadores de la junta esperen hasta su turno para participar. Trata de hacer un intercambio cibernético de ideas. Este utiliza un chat electrónico o una estructura de foro para compartir unas ideas y se puede implementar para tener unas juntas informales. Debido a que todos los miembros del equipo pueden ver todo lo que se ingresa, se elimina la competencia en cuanto a quién es escuchado. Neutraliza la divagación. Si alguien lo hace, di "Ese es un buen punto, Bob, y me alegra que lo menciones. Hablemos de eso luego, ¿está bien?". Muchas veces, las personas no se dan cuenta que lo hacen, pero si el punto es tan importante para ellas, se te acercarán independientemente para discutirlo en mayor detalle. Controla las tangentes. Algunas veces, el problema no es que un individuo se extienda demasiado, sino que intenta volver a enfocar la discusión en un tema ajeno al de la agenda. Cuando eso pase, reconoce lo que se dice y ofrécete a añadir unos temas de discusión para la agenda de la próxima junta, pero permanece firme en cuanto a que la junta tiene que pasar a tratar los objetivos establecidos. Ten una charla individual. Ten una conversación con la persona acaparadora acerca de lo sucedido. Hazlo en privado. Asegúrate de apuntar acerca de la preocupación, en vez de la molestia. Asegúrate de enfocarte en lo que observaste y ofrece la oportunidad para que la persona explique su respuesta. Ofrécete a ayudarle a evitar acaparar la discusión en el futuro. 4. Haz efectivamente una transición entre unos temas. Sé asertivo cuando mantengas la restricción del tiempo. Esto no quiere decir que debas ser descortés, sino que debes decirles a las personas que la junta pasará a otro tema y que pueden continuar su discusión con las personas relevantes después de que la junta termine.

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No te apresures. A pesar de que es importante cumplir con la junta, puede ser contraproducente tratar rápidamente los temas de la agenda. Antes de seguir, siempre pregunta si existen preguntas o preocupaciones entre los presentes. Asegúrate de que el equipo esté informado y listo para pasar contigo a lo siguiente, en vez de quedarse detrás.[14] 5. Resalta los temas importantes. Los objetivos fundamentales tienen que enfatizarse, además de su relación con unos objetivos menos críticos.

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Ayuda a los miembros de la junta a comprender el propósito del proyecto y cómo cada parte individual es una pieza importante para un conjunto más importante. 6. Ayuda con la toma de apuntes si es necesario. Normalmente, hay una persona que se encarga de tomar apuntes en cada junta. Sin embargo, si se abruma, será el trabajo del líder asumir el cargo y llevarlo a cabo.

7. Aclara cualquier malentendido. Al final de cada tema, el líder de la junta debe ofrecer un resumen que los asistentes puedan adquirir de la junta. Este resumen también presenta una oportunidad para que las personas intervengan cuando hay algo que no esté claro. o

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Al ser el líder de la junta, prepárate para explicar las ideas en detalle para que los miembros del equipo entiendan. 8. Ofrece un resumen exhaustivo al final de las juntas. Un liderazgo decisivo evita el estancamiento y la vacilación, hace que los trabajadores se mantengan motivados y cumpliendo sus labores, mientras que también respondan bien al cambio y a la nueva información. A continuación, presentamos las características de un liderazgo decisivo:[15] Claridad de propósito. Asegura el alineamiento de todas las decisiones con unos objetivos y unas éticas organizacionales. Compromiso. Permite que los líderes sean un ejemplo al personificar el compromiso que se tiene con los valores de la compañía y que permite una toma de decisiones efectiva y eficiente. Transparencia. No permite el interés individual de una persona. Al contrario, demuestra cómo las decisiones para el bien de la compañía ayudan a que todas las personas prosperen. Creación de una cultura de fracaso honrado. Los fracasos honrados son unos puntos de aprendizaje que actúan como un trampolín para tomar mejor una decisión. El liderazgo decisivo acepta los momentos cuando se cometen errores. Comunicación abierta y efectiva. El alineamiento con los valores de la compañía asegura que no exista una inconsistencia o una contradicción cuando se comunica con la jerarquía superior, como los gerentes experimentados, o con la jerarquía inferior, como los empleados....