Características de las reuniones de trabajo efectivas PDF

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Administracion del tiempo...

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María Fernanda Hernández González

Licenciatura en Innovación de Negocios y Mercadotecnia 7°A

Características de las reuniones de trabajo efectivas         

Crear una atmósfera previa libre de tensiones e indicios de aburrimiento Facilitar espacios participativos y lluvia de ideas Cuidar que los tiempos se cumplan en la presentación: inicio, desarrollo y final Planificar estrategias y dinámicas viables Comprender los objetivos y tareas expuestos Tomar decisiones en equipo Aceptar críticas constructivas Respetar la intervención de todos los miembros Todos los miembros deben manejar el tema

Horarios: Si la reunión normalmente se alarga, seguir los siguientes pasos para corregirlo: 1. Planificar la agenda cuidadosamente. 2. Asignar que alguien lleve o controle el tiempo de reunión. 3. Rechazar discutir puntos fuera de agenda (se debe tomar notas para incluirlos en otra agenda). 4. Evaluar el proceso de reunión al final de la misma. El tiempo de reunión puede ser acortado si se asigna la obtención de información o la revisión de documentos previo a que sea realizada. Objetivo: El objetivo de las reuniones varía dependiendo del tipo de reunión convocada. Reuniones para informar: Reuniones para informarse: Reuniones para debate público: Reuniones para desarrollo del personal: Reuniones para solucionar un problema: Participantes: A mayor cantidad de participantes, aumenta la duración de las reuniones y se reduce su efectividad. Mantener el número en límites razonables: no más de diez en reuniones que demanden alta interacción como es el caso de las destinadas a solucionar problemas. Puede llegar hasta 15 ó 20 en las de formación de personal y desbordar esos límites en las meramente informativas. El principio es mantener el tope al mínimo posible. Las cifras pequeñas potencian la interacción y permiten llegar con más rapidez a un clima de trabajo en grupo (además son más baratas). Las cifras grandes (más de 20) obligan a seguir métodos parlamentarios con lo que la participación se reduce.

María Fernanda Hernández González

Licenciatura en Innovación de Negocios y Mercadotecnia 7°A

Participantes roles que deben participar: Los que saben (conocimiento, habilidades, experiencia) Los que están interesados (líder, cliente, gerente de proyecto, interesados en general) Los que pueden (dedicar tiempo para ejecutar, autoridad para implementar) Agenda: Siempre debemos tener en mente que las reuniones son actividades costosas si no llegan a ser efectivas, esto implica que las mismas deben de enfocarse como todas las demás actividades importantes de la empresa. Una agenda debe contener: lugar de reunión, qué deberán llevar los asistentes, se debe leer previo a la misma, los puntos que serán cubiertos, fecha y hora en que será realizada, lista de participantes y duración de la misma. Si la agenda no pudo entregarse con anticipación se puede distribuir al comienzo de la reunión y también se les puede preguntar a los participantes si desean incluir algún tema adicional.

Requerimientos: Establecer reglas para las reuniones, por ejemplo: horarios, puntualidad, métodos para decidir, interrupciones permitidas, confidencialidad. Dichas reglas, deben ser establecidas por todos los participantes. Minuta de Acuerdos: La minuta es un documento preliminar a otro que será el oficial. Este último, al que podríamos denominar la versión definitiva, deberá cumplir con ciertos parámetros e incorporar información adicional. Cabe entonces acotar que la minuta es un borrador que debe contar con información esencial, que luego debe ser confirmada por las partes negociantes. Se debe corroborar, por ejemplo, que los firmantes están de acuerdo con todas las cláusulas del contrato. Puede ser que exista disconformidad con alguno de los puntos del acuerdo y este debe ser modificado. Igualmente, puede ser que la versión final del documento incorpore más información o se modifiquen detalles de la redacción. Las minutas deben publicarse a más tardar 24 horas después de sostenida la reunión....