Cómo redactar el cuerpo de un email PDF

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¿Cómo redactar el cuerpo de un email? Si se tiene que escribir un correo electrónico a un profesor, jefe o contacto comercial, agencia gubernamental u otro destinatario que requiera formalidad, simplemente hay que seguir unas cuantas pautas sencillas. Manteniendo el mensaje claro y directo, y siguiendo las expectativas de estilo, tono y formato. Así pues, se debe de tener en los siguientes aspectos: 1. Usar un saludo apropiado. Siempre empieza un correo electrónico formal con un saludo. Abordar al destinatario por su nombre. Incluye el título de la persona (Sr., Sra., Dr., etc.) con su apellido, seguido de una coma o dos puntos. 2. Presentarse en el primer párrafo (si es necesario). Si se va a escribir a alguien con quien no se tiene ninguna relación existente, como un nuevo cliente, gerente de contratación o funcionario del gobierno, decir quién es y porque se le escribe. Hacerlo en la primera o segunda oración del correo electrónico. 3. Priorizar la información más importante. Una vez de presentarse y haber expuesto la razón general por la que se escribe, se puede continuar con el cuerpo del correo electrónico. Colocar el contenido más importante cerca de la parte superior. Esto respeta el tiempo del destinatario y hace que el propósito del correo electrónico sea claro. 4. Ir al punto. Para un correo electrónico formal, está bien ser directo, siempre y cuando sea educado. Andar con rodeos solo hará que el lector se pierda y se le haga más difícil descubrir lo que quieres o necesitas de él. 5. Mantenerlo corto. No existe ninguna extensión establecida que defina cuán largo debe ser un correo electrónico. Sin embargo, es una buena idea mantener un correo electrónico del tamaño de una pantalla de computadora portátil o computadora de escritorio.  Si tu correo electrónico es relativamente largo, divídelo en párrafos cortos. Ingresa un salto de línea entre cada párrafo en lugar de sangría. 6. Usar un lenguaje formal.

Debido a que los correos electrónicos formales se escriben para contextos profesionales, se querrá dar una buena impresión. Usa oraciones completas y frases corteses. Evita cosas como:  coloquialismos  contracciones innecesarias  emoticones y emojis  blasfemias  bromas 7. Usar una manera adecuada de cerrar. Al igual que con los saludos, existe una gran variedad de cierres que son aceptables para los correos electrónicos formales. Se debe de concluir con el nombre completo y título de trabajo u otra firma. Algunos ejemplos de posibles cierres incluyen. 

“Atentamente”;



“Cordialmente”;



“Respetuosamente”;



“Los mejores deseos”;



“Su estudiante”.

Gráfico 1 Estructura correcta de un cuerpo redactado correctamente.

Estructura de firma de un email

Una firma de correo electrónico debe cumplir dos objetivos:  Atraer la atención de los lectores  Proporcionar información sobre ti a los lectores Se tiene algunos elementos de una buena firma de correo: 1. Nombre, título y compañía. Nuestro nombre le indica al receptor quién envió el email. Si se está representando a una compañía, se debería de incluir además su nombre, el cargo en la misma. 2. Información de Contacto. Nuestra información de contacto debería incluir la dirección de nuestra página web. Además, debería incluir un número de teléfono. Está bien indicar nuestra dirección de correo electrónico, aunque muchos expertos dicen que es innecesario. 3. Enlace Sociales. Se está cobrando cada vez más importancia la inclusión de información de contacto en medios sociales en la firma. Elegimos nuestras cuentas sociales más profesionales a enlazar. 4. Logo (opcional). Si se trabaja para una compañía o se es propietario de un negocio, sería lógico que se incluya el logotipo en tu firma de email. 5. Foto (opcional). Muchas firmas de correo electrónico incluyen una foto del remitente. Esto puede ayudar a que el lector te ponga cara.

6. Diseño Responsivo. El uso de teléfonos inteligentes y otros dispositivos móviles ha aumentado. Es muy probable que el receptor de tu correo lo abra en un dispositivo móvil. 7. Requerimientos legales. Algunos países tienen requerimientos legales específicos que toda comunicación empresarial debe cumplir.  No hacer la firma de email demasiado larga o incluir en ella una cantidad abrumadora de información. Los estudios al respecto indican que los receptores tienden a ignorar las firmas de email con excesiva información.  Evita además incluir información irrelevante como largos lemas o dichos controvertidos. Estos por lo general no añaden valor la firma de email. Y peor aún, un lema podría resultar ofensivo o molesto para algún lector, lo que provocaría pérdidas para el negocio.

Gráfico 2 Firma personalizada del estudiante.

Uso de Trucos para buscar información en Google.

Los comandos de búsqueda avanzada de Google son operadores, palabras o caracteres que, al ser introducidos en la caja de búsqueda, permiten realizar búsquedas mucho más complejas, específicas o sacar información adicional a la que se muestra habitualmente. La enorme mayoría de la población no va más allá de introducir una o varias palabras clave para buscar algo en Google, como mucho, haciendo también clic en el enlace de “Imágenes” para buscar fotos o imágenes que correspondan a esas palabras. Conocer algunos de los comandos de Google puede ser útil a cualquier persona, ya que le ayudará a encontrar la información que necesite de forma más exacta y más rápida; pero sobre todo es una herramienta fundamental para profesionales del ámbito del diseño web, programadores, y profesionales del SEO, pues mediante el uso de comandos se podrá obtener datos e información vital para la optimización de una página web. Podemos clasificar estos operadores de búsqueda en dos tipos: comandos mediante palabras y comandos mediante símbolos así pues se muestra a continuación alguno de ellos: 1. Encontrar concordancias exactas Cuando hacemos una búsqueda sencilla en Google nos mostrará todos aquellos resultados que él considera interesantes para nosotros. La interpretación sobre qué es interesante para nosotros Google la va a realizar de una manera bastante laxa. Si los resultados no nos satisfacen, y queremos una búsqueda más precisa, podemos ordenarle a Google que nos muestra exclusivamente aquellas páginas que contienen exactamente las palabras que hemos introducido en la caja de búsqueda. Para ello deberemos introducir el uso de comillas.

Gráfico 3 concordancias exactas

2. Exclusión de palabras Es muy habitual que cuando hacemos una búsqueda poco precisa sobre un tema, Google nos muestre un montón de resultados con información muy general y poco especializada. Para ello, podemos pedirle a Google que nos descarte aquellos resultados que contengan una o varias palabras clave determinadas. Esto lo haremos introduciendo un guión corto seguido de la palabra a excluir (por ejemplo: diseño gráfico -escuela).

Gráfico 4 Exclusión de palabras

3. Inclusión de palabras Si estás buscando un tema de nicho y necesitas estar seguro de que los resultados que aparezcan incluyan ciertas palabras, puedes usar el símbolo de más (+) (por ejemplo: diseño gráfico +agencia).

Gráfico 5 Inclusión de palabras

4. Ampliar tu búsqueda Si en vez de reducir la búsqueda, lo que necesitas es combinar varias búsquedas en una, puedes utilizar el símbolo (|) (por ejemplo: diseño gráfico | diseño web). Ésto simplemente le dice a Google que te muestre los resultados X o Y.

Gráfico 6 Ampliar tu búsqueda

5. Búsqueda de temas relacionados

Un comando de Google tremendamente útil es AROUND(X). Con su uso, puedes encontrar páginas que contengan dos temáticas diferentes conectadas entre sí. La X será el número de palabras máximo en las que ambos temas deben estar separados entre sí en un texto (por ejemplo: diseño gráfico AROUND(25) logotipo).

Gráfico 7 Búsqueda de temas relacionados

6. Buscar sinónimos Ésta es otra buena manera de obtener resultados que están relacionados con lo que estás buscando, aunque no incluyan exactamente las palabras de tu búsqueda. Si colocas el carácter virgulilla o símbolo de equivalencia (~) antes de una palabra, obtendrás resultados con sinónimos para esa palabra (por ejemplo: diseño gráfico ~agencia, nos dará resultados de estudios de diseño, empresas de diseño, gabinetes de diseño, etc.

Gráfico 8 Buscar sinónimos.

7. Buscar resultados dentro de una misma web Con el comando de búsqueda (site:) obtendrás todas las páginas indexadas por Google de un sólo dominio (por ejemplo: site:somoswaka.com). Este comando básicamente permite echar un vistazo al índice de un sitio web, lo cual puede ser extremadamente valioso para el SEO, para verificar qué es lo que Google realmente está indexando de tu web.

Gráfico 9 resultados dentro de una misma web

8. Buscar palabras clave en títulos

El comando intitle: te mostrará resultados que tengan la palabra clave especificada en el título de la página. Si lo que quieres encontrar son páginas con títulos que contengan una frase completa, utiliza el comando allintitle: (por ejemplo: allintitle:agencia de diseño gráfico).

Gráfico 10 palabras clave en títulos

9. Buscar palabras clave en el texto de la página Al igual que el comando anterior, introduciendo el operador intext: Google te mostrará aquellas páginas que tengan una palabra clave específica en el texto de la página. Si se prefiere buscar una frase completa, el operador a utilizar será allintext: (por ejemplo: allintext:agencia de diseño gráfico).

Gráfico 11 palabras clave en el texto de la página

10. Buscar palabras clave en textos de anclaje (anchor text) Puedes usar el comando inanchor: para mostrar páginas que tengan la palabra clave especificada en el texto de anclaje. Utilizando allinanchor: podrás utilizarlo con frases completas (por ejemplo: allinanchor:diseño gráfico).

Gráfico 12 palabras clave en textos de anclaje

11. Buscar palabras clave en URLs Al igual que ocurre con los títulos, la presencia de palabras clave en la url de una página puede ser un buen indicador de si esa página está correctamente optimizada para SEO.

Cuanto menor sea la cifra, menor nivel de competencia y más probabilidades tendrás de conseguir posicionar entre los primeros resultados de búsqueda. Los comandos de búsqueda a utilizar para ello son inurl: o allinurl: (si vas a utilizar una frase completa (por ejemplo: allinurl:agencia de diseño gráfico).

Gráfico 13 palabras clave en URLs

12. Identificar páginas no seguras Su implementación, aunque relativamente sencilla, conlleva una serie de acciones que convienen revisar para confirmar que se hayan llevado a cabo correctamente. Una buena opción para verificar si todas las páginas de la web tienen el certificado de seguridad activo, es mediante la combinación de los comandos de búsqueda site: y inurl: (por ejemplo: site:somoswaka.com -inurl:https).

Gráfico 14 páginas no seguras

13. Encontrar TLDs alternativos Esta búsqueda te mostrará sitios con el mismo nombre de dominio que el tuyo, pero con un TLD distinto. Recomendamos revisar cada cierto tiempo esta búsqueda (para estar alerta de posibles competidores que pretendan aprovechar tu marca o dominio). Por ejemplo: site:somoswaka.* -site:somoswaka.com.

Gráfico 15 TLDs alternativos

14. Buscar versión antigua de una web

Si estás buscando una versión más antigua de un sitio web, puedes revisar las versiones guardadas en caché que tiene Google. Para ello utiliza el comando cache: seguido del dominio de la web en cuestión (por ejemplo: cache:somoswaka.com).

Gráfico 16 versión antigua de una web

15. Buscar por rango de números Google también tiene la habilidad de mostrar resultados dentro de un rango de números que especifiques. Puedes fijar un valor mínimo y máximo y añadir dos puntos (..) entre los números (por ejemplo: teléfonos móviles 150€...250€). Google te mostrará los resultados que estén entre estos dos. Este comando de Google te será útil cuando quieras buscar productos por precio.

Gráfico 17 Buscar por rango de números

16. Buscar por rango de fechas El comando daterange: te mostrará resultados dentro de un rango de fechas que especifiques. Una advertencia: este comando funciona con el formato de fecha Julianas, mucho menos conocido que el formato del calendario Gregoriano convencional. Tendrás que encontrar la equivalencia de fechas (existe herramientas online gratuitas para ello). Por ejemplo: diseño gráfico daterange:2457650.25064-2457741.25064.

Gráfico 18 Buscar por rango de fechas

17. Hacer búsquedas en localizaciones específicas Si quieres ceñir tus resultados de búsqueda a un ámbito geográfico concreto, utiliza el comando loc: (por ejemplo: agencia de diseño gráfico loc:madrid).

Gráfico 19 búsquedas en localizaciones específicas

Bibliografías: 1. Cómo escribir un correo electrónico formal [Internet]. wikiHow. [citado 21 de diciembre de 2020]. Disponible en: https://es.wikihow.com/escribir-un-correo-electr%C3%B3nico-formal 2. 9 Consejos Para Una Firma de Email Profesional—Con las Mejores Plantillas de Ejemplo [Internet]. Business Envato Tuts+. [citado 21 de diciembre de 2020]. Disponible en: https://business.tutsplus.com/es/articles/9-professional-email-signature-tips-with-best-templateexamples--cms-26357 3. ¿Qué escribir en el cuerpo del email o correo electrónico? [Internet]. Mejorar tu currículum. 2013 [citado 21 de diciembre de 2020]. Disponible en: https://www.mejorartucv.com/queescribir-en-el-cuerpo-del-email-o-correo-electronico/ 4. Cómo buscar en Google mucho mejor con los 7 trucos que más uso [Internet]. Ciudadano 2.0. 2012 [citado 21 de diciembre de 2020]. Disponible en: https://www.ciudadano2cero.com/comobuscar-en-google-bien/ 5. Volkov P porIgor. Cómo crear una firma para correo electrónico: los mejores generadores en línea, consejos y ejemplos [Internet]. Logo Design Blog | Logaster. 2020 [citado 21 de diciembre de 2020]. Disponible en: https://www.logaster.com.es/blog/create-email-signature-online/ 6. Chop. Los 17 Comandos de búsqueda de Google más útiles [Internet]. Agencia WAKA. 2017 [citado 21 de diciembre de 2020]. Disponible en: https://www.somoswaka.com/blog/2017/09/comandos-de-busqueda-en-google/...