Comparativa De Archivo Público Y Archivo Privado PDF

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Comparativa de archivo público y archivo privado.
Bibliografía
Amenábar, A. (Dirección). (2009). Ágora [Película]
Aurdio, T. (1961). Archivología Latinoamericana. Teoria y principios. Argentina: Univ. Nac. de Cordoba.
Babines López, J. (29 de Mayo de 2013). adabi.org. Obt...

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Geovani Ruiz Monroy

Historia de los repositorios archivos y bibliotecas

T/V

29/05/2013

Comparativa de archivo público y archivo privado. En el presente trabajo realizare una comparativa sobre las diferencias y similitudes encontradas entre el Archivo Histórico del Estado de y el Archivo Histórico de la Arquidiócesis de Guadalajara, analizaremos la diferencia entre el tipo de documentos y la clasificación de los mismos, así como las diferencias fundamentales entre ambos al ser entidades de índole diversa; una publica y otra privada. Para dicho análisis aprovecharemos como fuente de información nuestra propia observación hecha durante las visitas a ambos archivos, también nos apoyaremos en las lecturas realizadas con relación a la archivística y a las bibliotecas.

Archivo publico “El archivo histórico del Estado de Jalisco”. El archivo histórico de Guadalajara, ubicado sobre la Avenida Prolongación Fray Antonio Alcalde #1855, Es una dependencia de gobierno, destinada a tos tareas principales, ser el repositorio que resguarde y organice la documentación de carácter histórico de la entidad [ CITATION Fer11 \l 2058 ] y, por otro lado, tener la información dispuesta para la población. Cave decir, que no son las únicas funciones que realiza el archivo, ya que, entre otras actividades, este se encarga de la restauración de los documentos dañados, recibir todos los nuevos documentos qu eles proporcione el estado (pues constantemente se reciben nuevos documentos), digitalizar documentos para su resguardo en formatos digitales y para el uso de los interesados. Durante nuestra visita al archivo histórico del Estad de Jalisco, la cual estuvo guiada por personal del archivo, pudimos observar, primeramente, las precauciones que se deben tomar al entrar a dicho establecimiento, primeramente, se suplicaba que fuésemos sin hacer demasiado ruido, puesto que, al ser un

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establecimiento público destinado principalmente a la investigación se encontraban en el mismo usuarios que trabajaban con algunos documentos. Para entrar al archivo, primeramente era necesario dejar nuestras pertenencias en “paquetería”, esto, como una medida para evitar extravíos y sustracciones de documentos, ya que, al ser estos documentos de carácter oficial y de carácter irremplazable, se solicitaba que se tuviese cuidado, además de registrarse en recepción y utilizar guantes. El cuidado de los documentos en este archivo era sin duda algo prioritario, la utilización de guantes, se consideraba obligatoria en buena parte de los documentos, sobre todo en aquellos de antigüedad considerable o en condiciones desfavorables. El Archivo Histórico custodia principalmente información a partir del año 1824, fecha en que fueron creadas la mayoría de las Secretarías, éstas depositaban sus documentos sin valor administrativo en el entonces Archivo General de Gobierno. El acervo actual lo constituyen en su generalidad los Ramos de la Administración Pública que conformaban al Gobierno del Estado y que fueron resguardados en el antiguo Archivo General de Gobierno, como son: Agricultura y Ganadería, Archivo, Archivo del Periódico Oficial, Beneficencia, Estadística, Fomento, Gobernación, Hacienda, Instrucción Pública, Justicia y Trabajo, así como los Archivos de Acatlán de Juárez, Nueva Galicia, Bellas Artes, Comisión de la Costa, Fomento Industrial y Penitenciaría. […] El archivo cuenta con documentos que genera la administración pública, el archivo se encarga de conservar la información. Se conserva información del siglo XVI, hasta 1975 disponible para la consulta de los usuarios. […]El Archivo también cuenta con una Mapoteca que contiene planos, mapas, croquis y carteles de carácter histórico, así como una Biblioteca 2

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especializada que sirve de apoyo a los estudiantes e investigadores que consultan el Archivo. […] Es importante mencionar que buena parte de los mapas u documentos del archivo también se pueden encontrar en formato digital, esto tanto para facilitar el acceso a los usuarios, como para ayudar a evitar daños por uso en documentos antiguos. […]En el Archivo Histórico de Jalisco también se alberga documentación de épocas más recientes y se encuentra resguardada en el Acervo de Concentración, la cual posteriormente pasará a formar parte del Acervo Histórico y que es de acceso restringido a los usuarios.[ CITATION Fer11 \l 2058 ] Como tal, podemos observar el archivo siempre se encuentra en constante movimiento, y la información que hay dentro se encuentra fluyendo dentro del mismo, por lo que, podría decirse que no existe como tal el “archivo muerto”, pues cada uno de los documentos existentes en el mismo están a la espera de ser revisados o ser trabajados por cualquier interesado, ya sea historiador, investigador o publico general (claro, siempre especificando el motivo por el cual muestra cierto interés por un archivo). Es importante destacar también el hecho de que, si bien, la información optenida dentro de los archivos es de acceso publico, el manejo de cierto tipos de información se pueden considerar de ámbito privado, por lo que se solicita que en algunos documentos se manejen los datos con reserva, como en los libros penitenciaros, o los documentos que pudieran contener información qu eppudiera utilizarse para afectar a un tercero.

Archivo Histórico de la Arquidiócesis de Guadalajara

El archivo histórico del la arquidiócesis de Guadalajara, a diferencia del archivo histórico del estado de Jalisco es un archivo privado, el cual le pertenece por completo a la arquidiócesis de Guadalajara, permite el acceso a los interesados en

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investigar documentos, aunque, la administración del archivo se reserva el archivo se reserva el derecho de admisión y consulta de los documentos. Con sede la Casa del Ave María (calle Reforma 362), el desarrollo del archivo ha sido el mismo que el de la Iglesia en Guadalajara, que ha pasado por momentos favorables y desfavorables. Sin embargo, los documentos se han conservado en buen estado y casi completos, a pesar de los difíciles años de la Independencia, la Guerra de los Tres años y la Revolución. […] […] El archivo de la Curia diocesana del Arzobispado de Guadalajara ha pasado por dos etapas de organización: recopilar y conservar los documentos – hasta finales del siglo XIX–, y la apertura para investigadores, académicos y estudiantes. No obstante, por su índole, antigüedad y contenidos no todos los materiales pueden ser consultados, y siendo un archivo privado, la institución se reserva el derecho de información. Los documentos del archivo registran informaciones de la administración de los 36 obispos que han gobernado la diócesis de Guadalajara, en 458 años de su historia. Las piezas documentales fueron organizadas y clasificadas en secciones: gobierno, administración y justicia, que a la vez se dividieron en series. Los documentos pertenecientes a las secciones Gobierno y Administración forman un solo bloque, clasificado en 16 series documentales[ CITATION Bab13 \l 2058 ] Al igual que en el archivo histórico de Jalisco, este archivo cuenta con documentos electrónicos digitalizados u en otros formatos, como archivos y libros guardados en negativos. Algo que sale a relucir en el archivo del arzobispado fue que las restricciones para acceder a las cajas de los archivos en principio fueron menores que en las del estado (donde actuaban con un poco de mas recelo con los archivos).

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También es destacable como este archivo contaba con dos bibliotecas distintas, una dedicada a temas religiosos y otro dirigido especialmente a lo que eran catálogos y a diccionarios especializados en términos religiosos. En el caso de este archivo, podíamos observar como buena parte de la información existente en el archivo se encontraba a disposición del público; por ejemplo, las actas de matrimonio, esto demuestra la diferencia sustancial en el carácter confidencial que el archivo le da sus documentos, pudiendo haber algunos de carácter reservado y otros de carácter enteramente publico, y al ser un archivo prevado, este puede decidir enteramente cuales documentos mostrar y cuales no.

Similitudes entre los archivos privados y los públicos.

Como pudimos observar durante nuestra visita a los dos archivos, los documentos existentes dentro del mismo se encuentran en constante movimiento, y de manera constante se reciben nuevos documentos, por lo que podría decirse como tal que dentro no existe el “archivo muerto”. En cierto sentido los dos archivos comparten la idea de seguir recopilando los documentos de importancia de las instituciones a las cuales sirven, el caso del archivo histórico de Jalisco, los documentos de carácter oficial propiedad del estado y la ciudadanía, y en el caso del archivo histórico del Arzobispado, documentos de carácter religioso, generado por cualquiera de las instituciones eclesiásticas. Los dos archivos comparten la idea de permitir al publico el acceso a la información, claro, previa solicitud y exposición de motivos, la recopilación, organización y restauración (en caso de ser necesaria) de los documentos existentes dentro de la institución.

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En ambos archivos podíamos encontrar como se buscaba no quedarse rezagados en lo relacionado con la tecnología, mejorando los sistemas mediante los cuales se resguardaban los archivos, permitiendo su copia y reproducción en formatos digitales. También los dos archivos contaban con un fondo antiguo, el cual se encontraba fuera del acceso general del publico y que, salvo ciertos casos, se permitían el acceso a tales documentos. En cuanto los documentos, podíamos encontrarlos en presentaciones diversas, en formato de actas, en formas de libros, en recopilados, etc. Cabe decir, que la calidad del material con el cual se elaboraban estos variaba de periodo histórico a otro, lo que, para los restauradores, permitia ayudar en tareas tales como la clasificación de los documentos y la restauración. Los dos archivos comparten también la idea de permitir al público el acceso a la información, y se busca en ambos archivos propiciar un espacio agradable para que el usuario del mismo pueda aprovechar al máximo todo el contenido de los archivos, apoyándose en las bibliotecas especializadas, en los catalogos disponibles, o bien, en el apoyo del personal miembro del archivo. En los dos archivos se buscaba la protección de los documentos, se trataba de proteger tanto al usuario como a los archivos con la utilización de guantes. Se clasificaba según criterios específicos los documentos habidos dentro del mismo. Un problema que tenían en común los dos archivos fue, sin duda alguna la carencia de espacio, dado que como los dos archivos siguen actualmente recibiendo documentos eso implica que, contantemente, se requería nuevos espacios disponibles para el poder guardar los documentos. En este mismo sentido, las problemáticas referentes a presupuestos para la conservación de documentos, para la restauración es evidente, también el hecho de que según miembros del mismo archivo histórico de Jalisco, en las ultimas 6

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décadas, con el surgimiento de los medios digitales, la cantidad de documentos existentes a aumentado de manera considerable. Aun con ello, los dos archivos, buscaban gestionar los documentos, para que, hubiesen solo las copias necesarias para que, como tal el archivo no se saturase.

Diferencias entre los dos archivos Quizá lo mayor diferencia que podemos encontrar entre los dos archivos, el archivo histórico del estado de Jalisco y el archivo histórico del arzobispado seria, como tal el carácter de los documentos que podemos encontrar en cada uno, mientras que en uno podíamos encontrar, archivos gubernamentales de carácter legal, en el otro podíamos encontrar documentos de carácter ecleciastico. El interes en la difucion de los documentos y de la gestión de los mismos responden a necesidades distintas, el archivo histórico de Jalisco por cuestiones legales se ve obligado a dar libre acceso a la información, mientras que en el otro archivo la prioridad es en realidad resguardar los documentos para el uso del la iglesia. Otra diferencia fundamental es que dado que uno es un archivo publico y otro privado, el archivo privado tenía todo el derecho de reservarse el derecho de admisión o de gestión de los documentos, a diferencia del archivo del estado, el cual, por ley general, no puede negar el acceso al publico a la información, claro, siempre y cuando se respeten los reglamentos establecidos por la institución.

Conclusión. Si bien es innegable que el archivo busca como un lugar u espacio como deposito permanente o transitorio de los documentos y elementos relacionados a los 7

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mismos, sin embargo los archivos tienen un alcance mayor, antes que nada es un sistema corporativo de gestión.

Bibliografía Amenábar, A. (Dirección). (2009). Ágora [Película] Aurdio, T. (1961). Archivología Latinoamericana. Teoria y principios. Argentina: Univ. Nac. de Cordoba. Babines López, J. (29 de Mayo de 2013). adabi.org. Obtenido de adabi.org: http://www.adabi.org.mx/content/servicios/archivistica/articulos/eclesiastica_ articulos/guadalajara.jsfx Cruz Mundet, J. R. (2011). Administración de documentos y archivos. Madrid: CAA. Dahl, S. (1999). Historia del libro. Alianza Editorial. Fernandez, A. (8 de Noviembre de 2011). Universidad de Gudalajara. Recuperado el 29 de Mayo de 2013, de http://www.archivo.udg.mx/colaboracion/archivohistorico-del-estado-de-jalisco-el-pasado-de-tu-estado Marsa Vila, M. (1994). El fondo antiguoen la biblioteca. España: Ed.Trea

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