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ADMINISTRACIÓN II – NME BLOQUE 1 EL PROCESO ADMINISTRATIVO 12 HORAS

Conocimientos 1.1 El Proceso Administrativo Concepto Características Objetivos Importancia Utilidad 1.2 Etapas y Fases del Proceso Administrativo Etapa Mecánica: Planeación y Organización Etapa Dinámica: Dirección y Control Habilidades •

Identifica la conceptualización y características del Proceso Administrativo.

•

Reconoce la utilidad e importancia del Proceso Administrativo.

•

Examina las etapas y fases del Proceso Administrativo.

•

Diferencia las funciones y fases de las etapas del Proceso Administrativo.

Organizador Gráfico El Proceso Administrativo

Etapas y Fases

Concepto

Características

Objetivos

Étapa Mecánica

Planeación

Organización

Etapa Dinámica

Dirección

Control

Importancia

Utilidad

1

Evaluación Diagnóstica 1.

¿Qué entiendes por Proceso Administrativo?

2.

Menciona al menos tres características del Proceso Administrativo y descríbelas brevemente.

3.

A tu consideración, ¿cuál es la importancia del Proceso Administrativo?

4.

¿Cuál consideras que sea la utilidad más relevante del Proceso Administrativo? ¿Por qué?

5.

Menciona cuales son las Etapas y las Fases del Proceso Administrativo EJERCICIO 1 El Proceso Administrativo (Fragmento)

Concepto y Características La administración, como ciencia, exige en su desarrollo teórico y práctico un estilo de pensamiento sistematizado, con bases sólidas en la investigación y en la elaboración de sus teorías, que rompa con sistemas rutinarios e improvisaciones por parte de quien la práctica. Éstas son algunas de las características de la administración que da como resultado el uso de la herramienta más importante que pudo haber adoptado el administrador en su práctica: el método científico, y con ello, la creación de una verdadera estructura de trabajo adecuada a su particular forma de ser: el proceso administrativo. El proceso administrativo ha sido un modelo a seguir durante generaciones, el cual fue desarrollado y utilizado a finales del siglo XIX y principios del XX por Henry Fayol, y a partir de ese momento se le ha identificado como la estructura básica de la práctica administrativa, otorgándole a ésta una capacidad de abstracción más amplia y la posibilidad de generar conceptos teóricos cada vez más particularizados a las necesidades de las organizaciones, siendo también un modelo con el cual se estandariza la función del administrador. El proceso administrativo se define como una consecución de fases o etapas a través de las cuales se lleva a cabo la práctica administrativa. Algunos autores que estudian dicho proceso lo han dividido de acuerdo con su criterio en tres, cuatro, cinco o seis etapas, pero sólo se refieren al grado de análisis del proceso, ya que el contenido es el mismo que manejan todos. Por eso, en la actualidad, la división cuatripartita, de cuatro fases, es la más aceptada universalmente: planeación, organización, dirección y control. Considerando la importancia de este instrumento, mencionaremos algunas características del proceso administrativo:

a) El proceso administrativo está formado por un conjunto de fases o pasos de manera cíclica, es decir, el fin se convierte de nuevo en el principio de la tarea administrativa. b) Una de las principales observaciones es que en cualquier modelo que analicemos del proceso administrativo, las fases que invariablemente encontraremos son las de planeación y control. c) El principal objetivo es sistematizar el conocimiento y generar una estructura de eficiencia. d) Estimula la innovación y el progreso. e) Fomenta el desarrollo de una filosofía y cultura gerencial y empresarial.

http://fcaenlinea.unam.mx/2006/1130/docs/unidad8.pdf 1.

¿Qué ventajas proporciona la aplicación del Método Científico en la Administración?

2.

¿Consideras que, como menciona el texto, el proceso administrativo representa un modelo que estandariza la función del administrador? ¿Por qué?

3.

¿Cómo se define en el texto el Concepto de Proceso Administrativo?

4.

¿En qué consiste la División Cuatripartita del Proceso Administrativo?

5.

Explica por qué el Proceso Administrativo es Cíclico.

6.

De acuerdo con el texto, ¿cuál es el principal objetivo de este proceso?

2

1.1

EL PROCESO ADMINISTRATIVO

APERTURA Actividad 1 (CG5.1, CG8.1, CDECS-7) I. En lluvia de ideas, aporta tus conocimientos acerca de los siguientes aspectos: 1.

Qué es un proceso

2.

Que características de la administración permiten definirla como un proceso

3.

Cómo establece la Organización lo que debe hacer y de qué forma se asegura de que esto se cumpla

Según Loures Münch Galindo, un Proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarias para llevar a cabo una actividad. Pero para definir el Proceso Administrativo se cuenta con lo siguiente “es el conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la administración, mismas que se interrelacionan y efectúan un proceso integral”. DESARROLLO CONCEPTO Podemos definir al Proceso Administrativo como el Sistema de Fases unidas temporalmente a través del cual fluye la acción de Administrar, recayendo sus efectos y consecuencias en las áreas funcionales de la Empresa. Acción de Administrar: por definición es una acción gerencial conducida por Administradores, denominada también Gestión ¿Qué nombres reciben en términos generales los Administradores de una Empresa? En la Iniciativa privada comúnmente: Presidentes, Gerentes, Directores, Jefes Departamentales, Supervisores. En la Iniciativa Pública: Secretarios del Despacho, Oficiales Mayores, Director, Subdirector, Jefes, subjefes, etc. ETAPAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO Cuando se administra cualquier empresa, se observa que existen dos fases: una estructural, en la que a partir de uno o más fines se determina la mejor forma de obtenerlos, y otra operativa en la que se ejecutan todas las actividades necesarias para lograr lo establecido durante el periodo de estructuración. A estas dos fases, Lyndall F. Urwick les llama: Mecánica y Dinámica. La Mecánica Administrativa es la parte teórica de la administración en la que se establece lo que debe hacerse, es decir, dirigida hacia el futuro. La Dinámica Administrativa se refiere a cómo manejar de hecho el organismo social.

3

CARACTERÍSTICAS Henri Fayol considera que la acción de administrar se da a través de un proceso cuyos eslabones no van uno tras otro, sino que “ocurren de manera simultánea y sincrónica” CARACTERÍSTICAS MÁS RELEVANTES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO • •

•

•

•

Unidad Temporal o Unidad Sincrónica La acción administrativa debe darse de manera sincrónica, es decir, se produce y ejecuta al mismo tiempo. Iteratividad Iterativo es lo que se repite muchas veces y en cada etapa de repetición está contenida otra, como sucede con las muñecas rusas conocidas como “Matrioskas”. Flexibilidad Contingente El Proceso Administrativo debe amoldarse a las condiciones cambiantes y adaptables a los cambios del entorno en un momento determinado Unidad Cíclica de la Planeación y el Control Suele afirmarse que la Planeación y el Control son como ya que ambos se retroalimentan en forma sincrónica. Universalidad El Proceso Administrativo sucede en todos los niveles de la estructura de la organización de una empresa. Lo mismo Planea, organiza sus equipos de trabajo, dirige y liderea, controla y evalúa un director general, que un jefe operativo OBJETIVOS

EL Proceso Administrativo tiene dos Objetivos Centrales: •

Por un lado, sirve para diseñar y conceptualizar, manejar y mejorar cualquier organización o empresa.

•

También tiene como objetivo desarticular la acción administrativa en partes específicas que no solo la expliquen conceptualmente, sino que, además, permita a los administradores desempeñar con eficiencia al menos tres funciones básicas: Tomar Decisiones, Coordinar Recursos y Obtener Resultados.

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¿CUÁL ES LA DIFERENCIA ENTRE EFICACIA, EFICIENCIA Y OPTIMIZAR? Eficacia: Hacer que las cosas se logren Eficiencia: Hacer que las cosas se consigan al mínimo costo Optimizar: Maximizar los Logros o Rendimientos minimizando el uso de recursos, siempre escasos. IMPORTANCIA La importancia del Proceso Administrativo ronda en torno a los Beneficios que de él obtenemos como ejecutantes de la administración. Puntos clave que establecen la Importancia del Proceso Administrativo 1.

El PA construye y ejecuta conocimiento pertinente acerca del uso óptimo de los recursos.

2.

El uso correcto de los Componentes o Etapas del PA hace más eficientes los esfuerzos de las personas de toda la organización, otorgándoles un sentido de misión y de causa en el desarrollo de su trabajo.

3.

La correcta implementación del PA logra que las organizaciones crezcan de modo sustentable.

4.

Ayuda a medir el desempeño

5.

Por su tarea orientada a la Eficiencia, el PA reduce costos de operación en todas las áreas de su aplicación.

CIERRE Principales Autores del Proceso Administrativo ACTIVIDAD No 2 Elaborar un Cuadro Comparativo donde se muestren las diversas opiniones que diversos autores han vertido respectos a las Fases del Proceso Administrativo: Henrí Fayol Harold Koontz James F. Stoner Agustín Reyes Ponce Isaac Guzmán Valdivia José Antonio Fernandez Arena Lourdes Münch Galindo Chiavennato

Ejercicio de retroalimentación No 1

(CG4.3, CG5.1, CDECS 7)

Reflexiona y contesta las siguientes preguntas 1.

Destaca un aspecto que explique la importancia del Proceso Administrativo para el crecimiento de las organizaciones.

2.

¿Por qué se afirma que el Proceso Administrativo hace más eficientes los esfuerzos de las personas de la administración?

3.

¿Cuál fue el Primer Autor que consideró la Administración cómo un Proceso?

4.

Con sus palabras defina que es un Sistema

5.

¿Por qué se dice que La Planeación y el Control son como hermanos?

5

1.2

ETAPAS Y FASES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

APERTURA ¿Cuáles son las etapas del Proceso Administrativo?

¿En qué consiste cada una de sus Fases?

DESARROLLO ETAPA MECÁNICA: PLANEACIÓN Y ORGANIZACIÓN PLANEACIÓN Ninguna acción administrativa debe ser iniciada sin decir previamente qué queremos obtener y hacia dónde queremos caminar. Es importante entonces tener caminos claros so solo en las empresas, sino incluso en la vida de las personas y de sus familias. ACTIVIDAD No 3 (CG4.3, CG5.1, CDECS 7) Reflexión ¿En este momento de tu vida, podrías dar respuesta a las siguientes preguntas? 1.

¿Tienes claras tus metas de vida personal?

2.

¿Conoces qué quieres lograr en tu vida, realmente?

3.

¿Tienes idea clara de hacia dónde caminas?

4.

¿Marchas con rumbo decidido por ti o lo haces según te lleven los vientos?

6

“Por lo tanto, es importante saber que los objetivos y las metas nos marcan el rumbo y el puerto al que queremos llegar” En términos generales la PLANEACIÓN consiste en Proyectar el Tiempo Presente al Tiempo Futuro, estableciendo la forma más clara posible de qué es lo que deberá hacerse para conseguirlo. Ventajas de la Planeación 1.

Reduce la incertidumbre y el riesgo.

2.

Crea y desarrolla una mejor estructura de la organización

3.

Convierte la Misión y la Visión de la Empresa en Planes de Acción Claros.

4.

Prioriza el uso y la aplicación de todos los Recursos de la Empresa.

5.

Replantea Planes ante los Resultados Obtenidos.

6.

Visualiza y aprovecha las oportunidades, identifica Amenazas, supera debilidades organizacionales para acercarlas a las fortalezas (Análisis FODA).

7.

Promueve motivación y entusiasmo en el personal al tomar conciencia de los retos y desafíos que los objetivos y las metas generan.

8.

Renova la manera de pensar del personal – Trabajo en Equipo –

¿La Planeación supone siempre un éxito? Actividad No 4

NO

(CG4.3, CG5.1, CG8.1 y CDECS 7)

Solicitar la investigación de la llamada Ley de Murphy:

ORGANIZACIÓN Es más fácil trabajar organizadamente que cuando se carece de una estructura coherente que armonice las acciones de las personas para cumplir sus planes. Sin organización, las personas trabajan individualmente sin coordinación y más esfuerzos de lo indicado. En Administración, la Organización tiene dos acepciones: 1.

La Organización como Función Administrativa del Proceso Administrativo. (División del Trabajo)

2.

La Organización como una Estructura Social (una Entidad, Empresa u Organismo)

En términos generales la ORGANIZACIÓN consiste en Diseñar y Armar una Estructura Dual idóneamente necesaria para hacer realidad los Planes.

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Actividad No 5

ORGANIZACIÓN (CG4.3, CG5.1, CG8.1CDECS 7)

I. De manera individual, lee con atención el siguiente texto. Definición de Organización (Fragmento) Una organización es un sistema diseñado para alcanzar ciertas metas y objetivos. Estos sistemas pueden, a su vez, estar conformados por otros subsistemas relacionados que cumplen funciones específicas. En otras palabras, una organización es un grupo social formado por personas, tareas y administración, que interactúan en el marco de una estructura sistemática para cumplir con sus objetivos. Cabe destacar que una organización sólo puede existir cuando hay personas que se comunican y están dispuestas a actuar en forma coordinada para lograr su misión. Las organizaciones funcionan mediante normas que han sido establecidas para el cumplimiento de los propósitos. Asimismo, es fundamental que para que esas organizaciones puedan realizar las tareas que se le han encomendado y para que puedan lograr los fines que se han marcado, es necesario que cuenten con una red de recursos. Entre ellos deben incluirse los humanos, los tecnológicos, los económicos, los inmuebles, los naturales o los intangibles. https://definicion.de/organizacion/ II. Con base en la lectura responde las siguientes preguntas: 1.

¿Qué es una Organización?

2.

¿Por qué la Organización es un Sistema compuesto con Subsistemas?

3.

¿Qué se requiere para que una Organización exista?

4.

¿Qué recursos deben asistir a una Organización?

5.

¿Qué es lo que hace que una Organización sea una Estructura?

6.

¿Qué clase de Sistema es una Empresa? Argumenta tu respuesta

ETAPA DINÁMICA: DIRECCIÓN Y CONTROL DIRECCIÓN Algunos autores la denominan “Ejecución”, es el Proceso de Conducir, guiar y orientar los trabajos del personal de una empresa para realizar su mayor esfuerzo al desarrollar sus funciones o actividades encomendadas. El trabajo directivo consiste en hacer que las cosas planeadas se realicen a través de una estructura de trabajo bien dispuesta (La Organización) Dirigir es estimular y orientar a las personas hacia la ejecución de los planes y el logro de los objetivos y metas. Mientras que Planear y Organizar son tareas que pueden hacerse en la oficina y en el escritorio; la Dirección en cambio, es Tarea de Toma de Decisión y acción sobre las personas, motivándolas, liderándolas, supervisando su desempeño, resolviendo sus conflictos y trabajando siempre en las Relaciones Humanas.

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Actividad No 6

DIRECCIÓN

(CG4.3, CG5.1, CG8.1CDECS 7)

I. De manera individual, lee con atención el siguiente texto. Definición de Dirección (Fragmento) El término dirección deriva de la expresión latina “ducere”, expresión que remite al hecho de arrastrar o guiar algo desde la delantera. Así, podemos ver que el término dirección está extremadamente ligado al concepto de liderazgo. Hoy en día se generan muchas reflexiones en lo que motiva a una relación entre una persona y una masa de gente que se ve motivada por ésta a realizar acciones concretas. Lamentablemente, muchas de estas reflexiones se ocupan de aspectos superfluos, sin intentar comprender un aspecto fundamental que hace a cualquier tipo de dirección. La dirección se fundamenta en el hecho de agregar valor al grupo. Esto significa proporcionar una interacción con todos los miembros de éste para llevar a cabo acciones conjuntas que garanticen una mejora en las condiciones que se tienen. El liderazgo podría entenderse como la movilización y la generación de incentivos para los demás miembros del grupo en lo que respecta a llevar a cabo estas acciones. Lamentablemente, como ya se ha esbozado, existe una clara malinterpretación de este rol, malinterpretación que lleva a organizaciones en exceso verticalistas que tienen como consecuencia de esta estructura una profunda ineficiencia. II. Con base en la lectura responde las siguientes preguntas: 1) ¿De qué expresión latina proviene el término y cuál es su significado? 2) ¿Qué concepto está estrechamente ligado al de dirección y, en tu opinión, por qué es así? 3) ¿En qué sentido se dice que la dirección se fundamenta en el hecho de agregar valor al grupo? 4) Según el texto, ¿qué es liderazgo? 5) ¿Qué desventajas tiene una organización verticalista en exceso, en la que se ha mal interpretado el concepto de dirección? CONTROL Históricamente, el término parece venir del Campo de la Educación y fue adoptado en el Ambiente Industrial por los Autores Clásicos de la Administración Frederick Taylor y Henry Fayol para mejorar los procesos de la producción fabril. La Teoría General de Sistemas vino a Completar y Perfeccionar la función del Control en las Empresas, no solo en la línea de producción, sino también en la Administración General. Stepehen Robbins sostiene que el Control es el “Proceso de regular actividades que aseguren que se están cumpliendo como fueron planificadas y corrigiendo cualquier desviación significativa” Todos los Gerentes, Directores y sobre todo los Supervisores de Línea tienen la obligación de Controlar, evaluando permanentemente los resultados obtenidos, y tomar las medidas necesarias para minimizar las fallas, errores e ineficiencias. De tal manera, el Control es un elemento clave en la Administración y , compañero inevitable de la Planeación. Los Planes, en su origen, representan Resultados Esperados porqué aún no se consuman; cuando la ejecución lo va haciendo realidad, se convierten el Logros, y este es el momento en que los Sistemas del Control entran en acción para: 1)

Comparar lo Resultados en relación con los Planeado.

2)

Medir las Diferencias entre lo Planeado y lo Logrado.

3)

Evaluar las posibles razones por las que no se logró el objetivo.

4)

Determinar las Causas y Corregir Objetivos, Acciones, Desempeños y Ejecución (Dirección)

5)

Replantear los Planes

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Actividad No 7

CONTROL

(CG4.3, CG5.1, CG8.1CDECS 7)

I. De manera individual, lee con atención el siguiente texto. Importancia del Control (Fragmento) El control se enfoca en evaluar y corregir el desempeño de las actividades de los subordinados pa...