EBOOK BELAJAR MS PROJECT PDF

Preview

Summary

Smart Project Plan with  Merencanakan project  Mengendalikan project  Menyusun laporan project Antonius Fran Setiawan SAVING FILES! « Chief Editor Smart Project Plan with Anton R. Pardede Microsoft Office Writer Antonius Fran Setiawan Project 2007 Editor Renny Fitriastuti  Majalah PC Media, 2008...

Description

Accelerat ing t he world's research.

EBOOK BELAJAR MS PROJECT simare17 agrw

Related papers

Download a PDF Pack of t he best relat ed papers 

BACA AJA Ndre Ndre

Teknik St rukt ur Bangunan Jilid 1 Kelas 10 Ir Dian Ariest adi MT Delfian Masrura Kls10 smk t eknik st rukt ur bangunan Dian habib burrahman

Smart Project Plan with

 Merencanakan project  Mengendalikan project  Menyusun laporan project Antonius Fran Setiawan

SAVING FILES! «

Smart Project Plan with

Microsoft Office Project 2007  Majalah PC Media, 2008 Hak cipta dilindungi oleh undang-undang. Dilarang memperbanyak sebagian atau seluruh isi buku ini dalam bentuk apapun tanpa izin tertulis dari penerbit.

Merk Dagang Seluruh merk dagang yang digunakan dalam buku ini merupakan hak cipta dari pemegang merk dagang masing-masing.

Peringatan dan Pernyataan Segala daya upaya telah dikerahkan agar buku ini dapat selengkap dan seakurat mungkin, walau begitu tidak ada pernyataan apapun mengenai kebenaran maupun kecocokannya. Segala informasi di buku ini disediakan berdasarkan apa adanya. Penulis dan penerbit dengan segala hormat tidak bertanggung jawab pun tidak memiliki pertanggungjawaban kepada apapun atau siapapun akibat terjadinya kehilangan atau kerusakan yang mungkin timbul yang berasal dari informasi yang dikandung dalam buku ini.

Chief Editor Anton R. Pardede Writer Antonius Fran Setiawan Editor Renny Fitriastuti Graphic Design & Layout Lely Yulaena Mardiana Secretary Evawani Utami Putri Publishing PT Dian Digital Media, Jakarta Printing PT Dian Rakyat, Jakarta Editorial Address Gedung Warta Lt.4 Jl. Kramat IV/11 Jakarta Pusat-10430 Telp. (021) 315-3731 Fax. (021) 315-3732 Circulation Address Jl. Rawagirang No. 8 Kawasan Industri Pulogadung Jakarta Timur-13930, Telp. (021) 4682-6816, 7079-6499 Fax. (021) 4682-8919

: Smart Project Plan with Microsoft Office Project 2007

3

» SAVING FILES!

Daftar Isi Pendahuluan.................................................................. Apa Itu Manajemen Proyek?............................................. Sekilas Microsoft Project.................................................... Kuis di Buku Microsoft Project 2007..................................

7 7 7 8

Bab 1. Instalasi Microsoft Project....................

9 Spesifikasi Minimum........................................................... 9 Memperoleh Serial Number............................................... 10 Menginstal Microsoft Project............................................. 12 Mengaktifkan Microsoft Project 2007............................... 15

Bab 2. Manajemen Proyek.................................... Proyek................................................................................. Manajemen......................................................................... Manajemen Proyek............................................................ Tugas Manajer Proyek dan Siklus Proyek.......................... Microsoft Project 2007....................................................... Apa yang Baru di Microsoft Project 2007?........................

Bab 3. Perencanaan Proyek................................. Ilustrasi Perencanaan Proyek............................................. Mengaktifkan Project Guide.............................................. Memulai Project................................................................. Opsi Tambahan...................................................................

Bab 4. Pengendalian Proyek...............................

19 19 21 21 21 23 26 29 29 31 32 47

49 Memulai Pengelolaan Proyek............................................ 49

4

: Smart Project Plan with Microsoft Office Project 2007

SAVING FILES! «

Bab 5. Pelaporan Proyek........................................

61 Masuk ke Menu Report Melalui Project Guide................. 61

Kuis.......................................................................................

: Smart Project Plan with Microsoft Office Project 2007

82

5

PENDAHULUAN «

Pendahuluan Apa Itu Manajemen Proyek? Dalam benak kita, sering kali mengindentikkan kata proyek dengan uang, di mana ada proyek di situ uang mengalir untuk kita. Padahal asal kata proyek tidak berhubungan dengan uang. Proyek diambil dari bahasa latin projectum yang memiliki kata kerja proicere. Terjemahan bebas dari prociere adalah sesuatu yang datang sebelum yang lain. Namun, pengertian proyek mulai berubah di tahun 1950-an dengan dikenalkannya manajemen proyek. Manajemen proyek kemudian berkembang pesat menjadi salah satu disiplin ilmu yang paling banyak dipakai, Bapak dari manajemen proyek adalah Henry Gantt yang merumuskan metode perencanaan dan pengendalian yang kemudian dikenal dengan Gantt Chart. Pada dasarnya, manajemen proyek mengacu pada waktu, biaya, dan scope. Pada dekade ini, manajemen proyek mengalami perkembangan yang luar biasa. Bahkan melahirkan beberapa ilmu baru. Jika dulu manajemen proyek banyak digunakan di bidang engineering, saat ini tumbuh dan berkembang menjadi manajemen produk yang sudah meluas ke seluruh sendi-sendi industri.

Sekilas Microsoft Project Microsoft mengembangkan Microsoft Project sejak tahun 1984 berbasis operating system MS-DOS. Aplikasi ini langsung mendapat sambutan yang cukup baik karena merupakan pionir software manajemen proyek yang menggunakan gantt chart. Beberapa tahun kemudian dirilis versi Windows dengan nama Winproj. Pada versi Windows-nya, Microsoft Project dirilis dalam dua versi, standart dan professional.

: Smart Project Plan with Microsoft Office Project 2007

7

» PENDAHULUAN

Meskipun masuk dalam keluarga besar Microsoft Office, tetapi Microsoft Project tidak di-bundling bersama aplikasi office lainnya. Di versi terbarunya, Microsoft memasukkan banyak fitur baru. Termasuk kemampuan untuk berintegrasi dengan Microsoft Sharepoint, yang merupakan portal terintegrasi dari Microsoft. Dikenalkan pula Microsoft Project Server dan Microsoft Project WebAccess. Dengan fitur-fitur baru ini, Microsoft mulai merambah ranah korporasi, karena dengan mengintegrasikan seluruh fitur dan kemampuan Microsoft Project Anda bisa mengorganisasi kegiatan dan penjadwalan dengan mudah.

Kuis di Buku Micrososft Project 2007 Kali ini, kami akan mengadakan survai yang dapat diikuti oleh seluruh pembaca setia PC Media untuk menjawab pertanyaan yang akan kami berikan kepada Anda. Sebagai tanda terimakasih, kami akan memberikan 10 paket online training gratis total senilai US$3790. Training tersebut bisa Anda akses di
     . Segera buka Halaman 82 dan kirimkan SMS sebanyak-banyaknya. Kami akan berikan username dan password untuk mengikuti etraining tersebut. Pengumuman pemenang akan dimuat pada PC Media edisi 02/2009.

Jalan Pintas untuk Mendapatkan Nomor Serial Microsoft Project 2007 Bab 1 buku ini membimbing Anda untuk melakukan cara registrasi untuk mendapatkan versi trial 3 bulan secara legal. Namun, jika Anda menganggap cara tersebut terlalu panjang, silakan membuka link http://www.trymicrosoftoffice.com/ referrer.aspx?r=b07ddc20-138b-4428-80b5-d9e6ad3cadd6 untuk mendapatkan nomor serial secara instan dan mudah.

8

: Smart Project Plan with Microsoft Office Project 2007

INSTALASI MICROSOFT PROJECT «

Bab 1

Instalasi Microsoft Project Anda bisa mendapatkan aplikasi Microsoft Project Standart pada DVD PC Media. Berikut ini adalah langkah-langkah untuk menginstal Microsoft Project dan mendapatkan serial number. Spesifikasi Minimum Untuk dapat menginstal Microsoft Project, Anda harus memiliki hardware dengan spesifikasi minimum: Komponen

Prasyarat

Processor

Minimal 700 MHz, Semakin tinggi kecepatan processor semakin baik.

Memory

Minimal 512 MB, semakin besar semakin baik.

Harddisk

Memerlukan ruang kosong sebesar 1,5 GB.

Resolusi Monitor

Minimal 800x600, direkomendasikan untuk menggunakan 1024x768 atau lebih tinggi.

Operating System

Windows XP Service Pack 2 atau operating system yang lebih baru

Jika ingin menginstal Microsoft Project Server, Anda harus memiliki komputer dengan spesifikasi minimum:

: Smart Project Plan with Microsoft Office Project 2007

9

» INSTALASI MICROSOFT PROJECT

Komponen

Prasyarat

Processor

Minimal 2,5 GHz, Semakin tinggi kecepatan prosesor semakin baik.

Memory

Minimal 1024 MB, semakin besar semakin baik.

Harddisk

Memerlukan ruang kosong sebesar 3 GB.

Resolusi Monitor

Minimal 1024x768 atau lebih tinggi.

Operating System

Microsoft Windows Server 2003 Standard Edition, Windows Server 2003 Enterprise Edition, Windows Server 2003 Datacenter Edition, atau Windows Server 2003 Web Edition dengan service pack. Windows SharePoint Services 3.0.

Jika sudah memeriksa komputer Anda dan cukup memadai untuk diinstal Microsoft Project, silakan melanjutkan ke tahapan instalasi.

Memperoleh Serial Number Pada DVD PC Media disertakan file master Microsoft Project 2007 edisi standar, untuk memperoleh serial number trial, Anda harus terhubung ke Internet.

LANGKAH 1 Buka Internet Explorer dan masuk ke http://trial.trymicrosoftoffice.com/wwtrial/product.aspx?re_ms=o o&family=projectpro&culture=en-GB seperti pada Gambar 1.1.

Gambar 1.1 Situs resmi download Microsoft Project.

10

: Smart Project Plan with Microsoft Office Project 2007

INSTALASI MICROSOFT PROJECT «

LANGKAH 2 Klik tombol download untuk masuk tahapan berikutnya. Tunggu hingga muncul tampilan seperti pada Gambar 1.2. Masukkan identitas Anda dengan benar, terutama alamat email, karena serial number trial akan dikirimkan ke e-mail Anda.

Gambar 1.2 Masukkan indentitas diri Anda dengan benar.

LANGKAH 3 Setelah mengisikan seluruh informasi yang diminta, Anda harus memasukkan user id dan password account live.com Anda.

Gambar 1.3 Masukkan username dan password.

: Smart Project Plan with Microsoft Office Project 2007

11

» INSTALASI MICROSOFT PROJECT

Jika belum punya, Anda bisa membuatnya dengan mengklik Create Account. Maka, Anda akan menerima e-mail berupa serial number untuk versi trial selama 3 bulan.

LANGKAH 4 Buka e-mail Anda dan lihat apakah sudah ada balasan dari Microsoft yang berisi serial number Microsoft Project yang Anda perlukan untuk proses instalasi.

Gambar 1.4 Contoh e-mail konfirmasi.

Menginstal Microsoft Project Setelah Anda menerima e-mail berisi serial number, langkah berikutnya adalah menginstal Microsoft Project Standart 2007.

LANGKAH 1 Klik ganda file instalasi Microsoft Project Standart 2007 dan tunggu hingga proses awal selesai.

12

: Smart Project Plan with Microsoft Office Project 2007

INSTALASI MICROSOFT PROJECT «

Gambar 1.5 Proses ekstraksi Microsoft Project 2007.

LANGKAH 2 Masukkan nomor serial yang Anda dapatkan dari e-mail dan biarkan kosong referral key kemudian klik Continue untuk melanjutkan ke tahap berikutnya.

Gambar 1.6 Memasukkan serial number.

LANGKAH 3 Selanjutnya Anda akan dibawa ke halaman berisi End User Lisence Agreement. Silakan baca sebaik-baiknya agar Anda bisa mengetahui batas penggunaan lisensi yang dimiliki. Setelah memahami EULA, klik tombol Continue untuk melanjutkan.

: Smart Project Plan with Microsoft Office Project 2007

13

» INSTALASI MICROSOFT PROJECT

Gambar 1.7 End User License Agreement.

LANGKAH 4 Klik Install Now untuk memulai proses instalasi Microsoft Project 2007. Anda tinggal menunggu proses instalasi selesai.

Gambar 1.8 Siap proses instalasi.

14

: Smart Project Plan with Microsoft Office Project 2007

INSTALASI MICROSOFT PROJECT «

LANGKAH 5 Tutup kotak dialog yang memberikan informasi bahwa proses instalasi selesai.

Gambar 1.9 Instalasi selesai.

Mengaktifkan Microsoft Project 2007 Setelah selesai dengan proses instalasi, mengaktifkan Microsoft project 2007.

Anda

harus

LANGKAH 1 Buka Microsoft Project 2007 yang baru Anda instal dan tunggu sampai keluar kotak dialog aktivasi produk seperti Gambar 1.10. Kemudian klik tombol Next untuk melanjutkan.

: Smart Project Plan with Microsoft Office Project 2007

15

» INSTALASI MICROSOFT PROJECT

Gamar 1.10 Kotak dialog aktivasi.

LANGKAH 3 Jika Anda ingin mengaktifkan lisensi trial tersebut, tandai pilihan pertama, dan pilihan ketiga berfungsi untuk mengupgrade lisensi trial Anda. Untuk mengaktifkan lisensi trial ini, pastikan komputer Anda terhubung ke Internet.

Gambar 1.11 Kotak dialog aktivasi lisensi.

16

: Smart Project Plan with Microsoft Office Project 2007

INSTALASI MICROSOFT PROJECT «

LANGKAH 4 Tunggu hingga Microsoft Project 2007 terhubung ke server aktivasi Microsoft, setelah proses aktivasi selesai dan akan tampak kotak dialog seperti pada Gambar 1.12.

Gambar 1.12 Kotak dialog aktivasi.

: Smart Project Plan with Microsoft Office Project 2007

17

MANAJEMEN PROYEK «

Bab 2

Manajemen Proyek Bagian ini akan mengenalkan apa itu manajemen proyek dan langkah-langkah apa saja yang harus Anda lalui untuk mengatur satu proyek. Jika Anda pernah bertanggung jawab untuk melakukan koordi-nasi berbagai tugas khusus yang harus diselesaikan dalam jangka waktu tertentu untuk menetapkan anggaran biaya proyek.

Proyek Dalam kehidupan sehari-hari, Anda mungkin telah sering mendengar istilah "proyek". Bahkan dalam setiap langkah kita, disadari atau tidak, kita sering bersinggungan dengan aktivitas proyek. Beberapa hari yang lalu, seorang rekan meminta penulis untuk mengatur pembangunan warnet miliknya, untuk memperlancar pekerjaan tersebut, penulis dan rekan membentuk satu gugus tugas terdiri dari beberapa orang yang bertugas untuk mengurus renovasi ruangan, membeli perangkat komputer, melakukan instalasi, dan mengonfigurasikan jaringan komputer. Untuk itu, kami harus

: Smart Project Plan with Microsoft Office Project 2007

19

» MANAJEMEN PROYEK

merencanakan berapa orang yang terlibat dan berapa lama waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas tersebut. Dalam dunia kerja, sering kali kita tidak menyadari aktivitas proyek yang kita jumpai, misalnya ketika kita dipercaya untuk dapat menyelenggarakan perayaan ulang tahun perusahaan, menangani lelang, dan lain-lain. Bahkan, ketika bos Anda memberikan tugas sungguh-sungguh menggunakan istilah "proyek", misalnya proyek pengembangan produk baru. Apakah contoh kasus di atas bisa disebut proyek? Ya, kasus di atas adalah proyek karena memiliki karakteristik tersendiri, antara lain:
Ada target yang akan dicapai.
Ada rentang waktu tertentu untuk melaksanakan pekerjaan tersebut.
Ada pekerjaan yang harus diselesaikan oleh beberapa orang dan diperlukan koordinasi satu sama lain.
Bukan pekerjaan yang rutin bagi kita.
Ada parameter tertentu seperti waktu, anggaran, sumber daya, dan spesifikasi. Baiklah kita analisis kasus di atas apakah layak disebut proyek atau tidak.
Target proyek: warnet.
Rentang waktu: mulai ada pembicaraan yang berisi permintaan bantuan untuk membangun warnet sampai selesai pembangunan warnet.
Pembagian tugas:
Petugas renovasi ruangan.
Petugas hardware untuk belanja segala kebutuhan warnet.
Petugas software untuk menginstal perangkat lunak dan jaringan ke seluruh komputer.

20

: Smart Project Plan with Microsoft Office Project 2007

MANAJEMEN PROYEK «


Pekerjaan bersifat nonrutin, karena warnet bukanlah pekerjaan sehari-hari.
Ada batas waktu pengerjaan.

membangun

Manajemen Jika kita bicara manajemen, bayangan kita selalu kepada struktur organisasi di kantor atau di pemerintahan. Dan jika bicara manajemen, kita juga bicara tentang manajer, orang yang bertugas untuk mengelola manajemen. Dalam proyek, seorang manajer proyek bertanggung jawab untuk melakukan 4 P, yaitu Perencanaan, Pengorganisasian, Pengarahan, dan Pengendalian seluruh sumber daya agar proyek dapat terselesaikan dengan baik.

Manajemen Proyek Project Management Institute (PMI) mendefinisikan istilah manajemen proyek sebagai sebuah aplikasi dari pengetahuan, keahlian, alat, dan pada akitivitas proyek tertentu untuk memenuhi persyaratan berlangsungnya sebuah proyek. Dengan kata lain, menyelesaikan pekerjaan, tepat waktu, dalam budget, dan sesuai persyaratan atau spesifikasi. Unsur pembatas waktu, budget, dan spesifikasi sering disebut sebagai triple constrant.

Tugas Manajer Proyek dan Siklus Proyek Dalam manajemen proyek, manajer proyek bukanlah orang yang memiliki otoritas tertinggi dalam proyek, masih ada otoritas yang lebih tinggi dalam satu proyek yang disebut Champion. Biasanya champion adalah orang yang memiliki proyek tersebut atau sponsor utama proyek. Tugas utama manajer proyek adalah:
Merencanakan/menjadwalkan proyek.
Mengelola sumber daya.
Mengomunikasikan proyek.

: Smart Project Plan with Microsoft Office Project 2007

21

» MANAJEMEN PROYEK

Hal terpenting dalam mengelola sebuah proyek adalah siklus hidup proyek. Siklus hidup proyek yang dimaksud adalah rentang waktu yang terdiri dari tahapan-tahapan yang akan dilalui sebuah proyek. Siklus hidup proyek memiliki empat tahap yang harus dilalui, yaitu: 1. Inisiasi proyek. 2. Perencanaan proyek. 3. Pengendalian proyek selama pelaksanaan. 4. Penutupan proyek.

TAHAP INISIASI PROYEK Fokus utama tahapan inisiasi proyek adalah menemukan tantangan dan masalah dari proyek. Sedangkan, tujuan dari tahap inisiasi adalah identifikasi terhadap segala hal yang harus dilakukan dan hambatan hambatan yang mungkin terjadi selama proses pengerjaan. Secara teknis, tahap ini adalah tahap pemilihan manajer proyek yang mampu menangani proyek yang akan kita jalankan.

TAHAP PERENCANAAN PROYEK Fokus utama tahap perencanaan proyek adalah bagaimana kita menyelesaikan tugas yang telah didbebankan kepada kita. Tujuan dari tahap ini adalah mengembangkan detail perencanaan proyek dengan melakukan breakdown setiap detail tugas, alokasi sumber daya, penjadwalan, perencanaan anggaran, dan bagaimana meminimalisasi risiko. Jika rencana tersebut telah disetujui oleh champion, maka proposal rencana pengelolaan proyek tadi disebut project baseline. Project baseline dijadikan tolok ukur pengendalian proyek.

TAHAP PENGONTROLAN PROYEK Fokus utama tahap ini adalah memastikan bahwa proyek

22

: Smart Project Plan with Microsoft Office Project 2007

MANAJEMEN PROYEK «

yang kita kerjakan tetap pada jalur yang telah direncanakan. Pada tahapan ini pengerjaan proyek telah dilakukan. Tujuan tahapan ini adalah memastikan bahwa proyek dapat berjalan sesuai rencana dan sesuai dengan spesifikasi serta masih dalam batasan anggaran.

TAHAP PENUTUPAN PROYEK Ada tiga fokus pada tahapan ini, yaitu pertanggungjawaban, pembelajaran proyek, dan perayaan. Setelah proyek selesai dikerjakan, maka manajer proyek wajib mempertanggungjawabkan pengerjaan proyek kepada champion dan recipient (penerima atau pengguna poyek). Biasanya, champion yang akan mem...