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Manual de apoyo para el curso:

Administración de Proyectos con Ms Project 2016

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INDICE UNIDAD 1. INTRODUCCIÓN A MICROSOFT PROJECT ................................................................. 9 1.1 ¿Qué es un Proyecto? ............................................................................................................................ 9 1.2 Los 5 factores para el éxito de un proyecto. ........................................................................................... 9 1.3 El ciclo de vida de un proyecto: Una Estructura para el éxito. ................................................................ 9 1.4 Una base de datos para Tareas y Recursos ........................................................................................... 10 1.5 Las Vistas y las Tablas ........................................................................................................................... 10 1.6 Mostrar y Ocultar Columnas para modificar una tabla. ........................................................................ 12 1.7 Cómo Muestra la Información un software de administración de proyectos. ...................................... 14 1.8 Conociendo el entorno ......................................................................................................................... 15 1.9 Descripción general de las fichas predeterminadas de Project ............................................................. 17 1.10 El modelo de planeación de los 5 pasos ............................................................................................. 18 1.11 Novedades en Project 2016 ................................................................................................................ 19

UNIDAD 2. PREPARANDO PROJECT PARA UN NUEVO PROYECTO. ...................................... 23 2.1 Crear un Proyecto nuevo en Blanco ..................................................................................................... 23 2.2 Definir una fecha de comienzo o fin del proyecto. ............................................................................... 23 2.3 Establecer las opciones del proyecto .................................................................................................... 24 2.4 Establecer el Calendario Laboral .......................................................................................................... 25 2.5 Crear un nuevo calendario laboral ....................................................................................................... 25 2.6 Establecer las excepciones al calendario .............................................................................................. 25 2.7 Establecer los periodos laborales específicos ....................................................................................... 26 2.8 Asignar el calendario laboral ................................................................................................................ 27

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UNIDAD 3. CREANDO UN NUEVO PROYECTO .......................................................................... 29 3.1 Proyecto Nuevo ................................................................................................................................... 29 3.2 Nuevo del Libro de Excel ...................................................................................................................... 30 3.3 Iniciando a partir de un proyecto existente .......................................................................................... 34 3.4 Creando un proyecto a partir de la Guía de Proyectos ......................................................................... 35 3.5 Creando un proyecto a partir de una plantilla ...................................................................................... 39

UNIDAD 4. TAREAS ....................................................................................................................... 41 4.1 Ingresar tareas ..................................................................................................................................... 41 4.2. Duración estimada y duración real. ..................................................................................................... 43 4.3. Duración transcurrida ......................................................................................................................... 43 4.4. Hitos ................................................................................................................................................... 44 4.5. Tareas repetitivas ............................................................................................................................... 44 4.6. Modificar datos de tareas ................................................................................................................... 45 4.7. Eliminar una tarea. .............................................................................................................................. 46 4.8. Insertar una nueva tarea entre las ya insertadas. ................................................................................ 46 4.9. Tareas de resumen y sub-tareas. ......................................................................................................... 46 4.10. Tarea de resumen del proyecto ......................................................................................................... 47 4.11. Vincular tareas .................................................................................................................................. 48 4.12. Tiempo de posposición y tiempo de adelanto. .................................................................................. 51 4.13. Dividir tareas ..................................................................................................................................... 51 4.14. Ruta crítica ........................................................................................................................................ 52 4.15. Tipos de tareas .................................................................................................................................. 52 4.16. Cambiar el tipo de tarea. ................................................................................................................... 53 4.17. Tareas condicionadas por el esfuerzo. ............................................................................................... 53 4.18. Delimitaciones y plazos de tarea. ...................................................................................................... 54

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4.19. Prioridad. .......................................................................................................................................... 56 4.20 Ruta de Acceso a la tarea ................................................................................................................... 57 4.21 Información de la tarea ...................................................................................................................... 59 4.22 Hipervínculos ..................................................................................................................................... 59 Ejercicios unidad 4: Tareas ......................................................................................................................... 61 Evaluación 4: Tareas .................................................................................................................................. 63

UNIDAD 5. RECURSOS .................................................................................................................. 65 5.1. Tipos de recursos ................................................................................................................................ 65 5.2. Hoja de recursos ................................................................................................................................. 65 5.3. Ingresar recursos. ................................................................................................................................ 65 5.4. Tipo de reserva. .................................................................................................................................. 67 5.5. Disponibilidad de recursos .................................................................................................................. 69 5.6. Calendario de recursos. ....................................................................................................................... 70 Ejercicios unidad 5: Recursos ..................................................................................................................... 71 Evaluación Unidad 5. Recursos .................................................................................................................. 72

UNIDAD 6. ASIGNACIÓN .............................................................................................................. 73 6.1. Asignar recursos a una tarea ............................................................................................................... 73 6.2. El campo unidades del cuadro de diálogo Asignar recurso. ................................................................. 74 6.3. El cuadro de diálogo Asignar recurso .................................................................................................. 75 6.4 El Organizador de equipos (Team Planner)........................................................................................... 76 Ejercicios unidad 6: Asignación .................................................................................................................. 81 Evaluación Unidad 6: Asignación ............................................................................................................... 82

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UNIDAD 7. COSTOS ....................................................................................................................... 83 7.1. Tipos de costo ..................................................................................................................................... 83 7.2. Ingresar costos .................................................................................................................................... 83 7.3. Acumulación de costos........................................................................................................................ 85 7.4. Diferentes tasas de costo a partir de una fecha efectiva. .................................................................... 86 7.5. Horas extras ........................................................................................................................................ 88 Ejercicios unidad 7: Costos ......................................................................................................................... 89 Evaluación 7: costos ................................................................................................................................... 90

UNIDAD 8. SOBREASIGNACIÓN Y REDISTRIBUCIÓN ............................................................... 91 8.1. Sobreasignación y redistribución de recursos. .................................................................................... 91 8.2. Como resolver las sobreasignaciones. ................................................................................................. 91 8.3. Vista Gantt de redistribución .............................................................................................................. 96 Ejercicios unidad 8: Sobreasignación y redistribución ................................................................................ 97 Evaluación 8: Sobreasignación y redistribución.......................................................................................... 98

UNIDAD 9. FORMATOS. ............................................................................................................... 99 9.1 Estilos de Texto .................................................................................................................................... 99 9.2 Estilos de Barra .................................................................................................................................. 100 9.3 Asistente para diagramas de Gantt .................................................................................................... 102 9.4 Márgenes de Demora ......................................................................................................................... 103 9.5 Cuadrícula .......................................................................................................................................... 104 9.6 Filtros. ................................................................................................................................................ 104 9.7 Agrupar .............................................................................................................................................. 105

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UNIDAD 10. PROGRESO Y SEGUIMIENTO DEL PROYECTO ................................................... 107 10.1. Línea de base y plan provisional ...................................................................................................... 107 10.2. Borrar una línea de base y/o plan provisional. ................................................................................ 108 10.3. Agregar datos a una línea de base y/o plan previsto ....................................................................... 109 10.4. Comparar el plan previsto con el plan real ...................................................................................... 110 10.5. Gantt de varias líneas de base. ........................................................................................................ 111 10.6. Gantt de seguimiento ...................................................................................................................... 111 10.7. Actualizar el proyecto según la programación. ................................................................................ 112 10.8. Ver en forma gráfica el progreso de las tareas ................................................................................ 113 10.9. Otros métodos para actualizar el progreso de las tareas. ................................................................ 114 10.10. Tareas con margen de demora. ..................................................................................................... 117 10.11 Uso de Fórmulas para el seguimiento de tareas ............................................................................. 118 Ejercicio Unidad 10 : Progreso y Seguimiento .......................................................................................... 122 Evaluaciones Unidad 10 ........................................................................................................................... 123

UNIDAD 11. INFORMES .............................................................................................................. 125 11.1 Cambiar los datos de un informe ..................................................................................................... 126 11.2 Cambiar el aspecto de un informe .................................................................................................... 127 11.3 Crear un informe propio ................................................................................................................... 130 11.4 Compartir un informe ...................................................................................................................... 131 11.5 Más formas de notificar información sobre proyectos .................................................................... 131 11.6 Elegir el informe adecuado ............................................................................................................... 132 11.7 Elegir una plantilla de informe para crear informes propios ............................................................. 134 11.8 Ver informes visuales de forma instantánea en Excel o Visio ........................................................... 135

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UNIDAD 12. EL ORGANIZADOR Y LOS SUB PROYECTOS .......................................................137 12.1. El Organizador (cuadro de diálogo). ................................................................................................ 137 12.2. Los Subproyectos ............................................................................................................................ 140 12.3 Información general sobre proyectos principales ............................................................................. 140 12.4 Trabajar con subproyectos dentro de un proyecto principal ............................................................ 142 12.5 Cómo se ven afectados los recursos cuando se combinan los archivos ............................................. 144 12.6 Otras formas de combinar archivos .................................................................................................. 144

EJERCICIOS ADICIONALES .......................................................................................................... 147 EJERCICIO PRÁCTICO REUNIÓN ANUAL DE ACCIONISTAS. ........................................................................ 147 EJERCICIO PRÁCTICO REUBICACIÓN DE OFICINAS CENTRALES ................................................................. 154 EJERCICIO PRACTICO PLANTA DE COGENERACIÓN ................................................................................... 162

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Unidad 1. Introducción a Microsoft Project 1.1 ¿Qué es un Proyecto? “Un Proyecto es un esfuerzo temporal emprendido para crear un único producto o servicio” Todos los proyectos tienen dos características principales: a) Todo Proyecto tiene un comienzo y un fin. La fecha de inicio puede ser algo difusa ya que una idea puede convertirse en un proyecto. El fin, sin embargo, debe ser claramente definido de modo que todos los participantes del proyecto acepten todo lo que significa que debe estar terminado. b) Cada Proyecto da un único producto. El resultado debe ser tangible, tal como una construcción o un producto de software o este puede ser intangible tal como nuevas políticas de contrataciones.

1.2 Los 5 factores para el éxito de un proyecto. Los proyectos en general tienen varios puntos en común. Podemos decir que los proyectos d...