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ANTEPROYECTO DE PRÁCTICAS LABORALES EN CIDET

FACULTAD DE INGENIERÍA EN TIC UNIVERSIDAD PONTIFICIA BOLIVARIANA NOVIEMBRE DE 2013 MEDELLÍN

ANTEPROYECTO DE PRÁCTICAS LABORALES EN CIDET

Primera revisión Recibió:_________________________________________________________ Fecha: __________________ Lectura y asignación de evaluador en comité #: _________________________ Fecha: __________________ Recomendación: _________________________________________________ Reprobado: ____ Aplazado: ____ Aprobado: ____ Comité #: ________ Firma responsable: ________________ Fecha: ________ Comentarios: _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ ________________________ Segunda revisión Recibió:_________________________________________________________ Fecha: __________________ Lectura y asignación de evaluador en comité #: _________________________ Fecha: __________________ Recomendación: _________________________________________________ Reprobado: ____ Aplazado: ____ Aprobado: ____ Comité #: ________ Firma responsable: ________________ Fecha: ________ Comentarios: _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ ________________________

1. PARTICIPANTE 1. Datos del estudiante Nombre: Ana María Terán Llanos Facultad: Ingeniería en TIC Fecha de terminación de cursos: Noviembre 2013

2. Datos del asesor: Nombre: Claudia Stella Carmona Facultad/Institución: Facultad de Ingeniería en TIC. Universidad Pontificia Bolivariana

2. GLOSARIO Se toma un sistema de información como un grupo de elementos usados para la administración de datos. [1] Desde el punto de vista empresarial, los sistemas de información tienen como propósito, alcanzar ventajas competitivas a través del perfeccionamiento de las actividades llevadas a cabo en una organización. Los datos manejados en un sistema de información se agrupan en las siguientes categorías: [2]    

Datos Actividades Personas Recursos materiales

Los sistemas de información se pueden clasificar en tres categorías: 





Sistema De Procesamiento De Transacciones: La información que se recopila es almacenada y alterada a partir de transacciones que se llevan a cabo dentro de la organización; la finalidad de este tipo de sistema de información es almacenar la información que se procesa para almacenarla en una base de datos en la cual posteriormente puede ser consultada. Sistema De Información Gerencial: Se toma como una base de datos que proporcione información que facilite la interacción entre la tecnología empleada y las personas que la usan. La empresa lo usa para resolver problemas internos. Sistema De Soporte A Decisiones: Contribuye la toma de decisiones dentro de la empresa al comparar y estudiar un conjunto de variables. Dentro del apoyo que brinda el sistema de información está contemplada la estimación, la valoración y el balance de alternativas; lo cual permite optar por la opción más adecuada. [3], [4]

3. MODALIDAD Práctica empresarial como Ingeniera de Telecomunicaciones; adecuación de plataforma CRM, con énfasis en detalles de conectividad y comunicación interna.

4. TEMA DEL PROYECTO



Descripción:

Este proyecto busca mejorar la comunicación interna del CIDET, implementando las herramientas disponibles, como lo son la plataforma TEDICE y la infraestructura en redes de telecomunicaciones con la cual se satisface la necesidad de comunicación entre las diferentes sedes (Piso 13 y 16 del Edificio Tecnoparque, Bogotá y Laboratorio); las cuales pueden haber estado subutilizadas en los últimos años.



Dedicación al proyecto:

Tipo Teórico Experimental Aplicado

% /Estudio

15

Apoyo equipo de trabajo

25

Prototipo De campo

60

Gestión Total

100



Áreas a trabajar: Área

%

Investigación

20

Diseño y planificación

30

Desarrollo

50

Total

100

5. ANTECEDENTES 1. Origen de la idea La necesidad de implementar una plataforma que provea las facilidades que se obtienen de Synergy surge al detectar la importancia de la trazabilidad en procesos de inspección; sobre todo en áreas críticas como Inspección de Instalaciones y Evaluación de la Conformidad. Esta plataforma, con el poco uso que se le ha dado; ha demostrado que posee las cualidades suficientes para cubrir esas necesidades, y también para aportar al desarrollo positivo de los procesos en aras de una comunicación y desempeño más eficientes. Un par de años, posterior a la adquisición del Sistema TEDICE, se detecta que la herramienta se encuentra subutilizada; por lo cual se plantea su adecuación a los procesos vigentes. 2. Estado del arte Dentro de las opciones de CRM

comerciales, se pueden encontrar

varios, las características que facilitan su clasificación son el número de usuarios permitidos, costo por usuario, la frecuencia con la que se realiza el pago, soluciones en las premisas, pago en las premisas, mantenimiento en las premisas, entre otros.

Las cualidades que ofrecen a los clientes van desde integración con el correo electrónico hasta acceso desde dispositivos móviles, sin dejar de lado

la integración con calendarios y la posibilidad de generar

agendamientos. En el sitio web “http://crm-software-review.toptenreviews.com/”, se puede encontrar que la clasificación de los 10 mejores CRM comerciales es: I. II. III. IV. V. VI. VII. VIII. IX. X.

Sales Force Oncontact Sage ACT! Premium Prophet AIMcrm Relenta WebAsyst Maximizer CRM TeamWox Chaos Intellect

El sistema particular que se emplea en CIDET, corresponde a Synergy CRM, el cual cubre el ciclo de vida completo de los clientes, permitiendo conocer la situación real de los procesos comerciales adelantados dentro de la entidad. [5] Se opta por Synergy CRM, dado que el proveedor en Colombia (Informática y Gestión S.A.) se encuentra ubicado en Bogotá a pesar de ser un desarrollo hecho en Holanda; el soporte dentro del país ha sido un factor decisivo. El uso del sistema TEDICE, inicia a comienzos del año 2011; pero dada la baja acogida; en 2013 se da pie a un nuevo proyecto que plantea su reestructuración, modificación e implementación, de la mano de campañas de sensibilización. El proyecto contempla la modificación de los flujos de trabajo, módulo del sistema de información que permite monitorear los procesos que cada área requiere.

En este sistema de información, participan los empleados del CIDET, así como aquellos vinculados que no hacen parte directa de la corporación, como lo son auditores, capacitadores, inspectores, etc.

6. DEFINICIÓN DEL PROBLEMA Actualmente en el CIDET se cuenta con un CRM que no está actualizado puesto que en sus bases de datos figuran proveedores, clientes e instituciones que ya no estan vinculados al CIDET; para un mejor funcionamiento del CIDET es necesario saber cuáles son los proveedores y clientes actuales, además la comunicación interna del CIDET no es la más optima y adecuada, pues el sistema requería ingresar demasiados datos, algunos de los cuales no eran relevantes para el trabajo en conjunto de las áreas en todas las sedes; lo que entorpece un poco las labores que se llevan en conjunto entre estas. 7. OBJETIVOS 1. Objetivo General

Mejorar

la

comunicación

interna

del

CIDET,

implementando

las

herramientas disponibles, como lo son la plataforma TEDICE y la infraestructura en redes de telecomunicaciones con la cual se satisface la necesidad de comunicación entre las diferentes sedes (Piso 13 y 16 del Edificio Tecnoparque, Bogotá y Laboratorio); las cuales pueden haber estado subutilizadas en los últimos años.

2. Objetivos Específicos



Depurar la base de datos de proveedores, clientes e institucionales.



Operar sobre los flujos de trabajo a nivel de seguridad para su manejo externo e interno, por parte de auditores, capacitadores, integrantes de las demás áreas internas.



Actualizar la información de activos fijos de la organización.



Configuración de Mail-Merge a través de SMTP.



Implementar el crecimiento de la red inalámbrica.



Garantizar una comunicación apropiada y adecuada entre los pisos 13 y 16.

8. PRODUCTOS ESPERADOS Con la implementación del Proyecto TEDICE, se espera llegar a una optimización en los procesos internos de la empresa que permita incrementar la productividad de las diferentes áreas internas. Dado que los procesos a implementarse abarcan diferentes modalidades de trabajo; como lo son el seguimiento a procesos internos, la optimización de redes, el mejoramiento de transmisión de datos por la mejora en protocolos de transmisión y conexión; se espera que la comunicación entre las diferentes sedes (Bogotá, Laboratorio y Medellín) sea más eficiente, así como eficaz.

9. JUSTIFICACION Y BENEFICIOS 1. Justificación Uno de los principales motores del proyecto, es verificar que los protocolos empleados sean los apropiados para satisfacer las necesidades de

comunicación, de forma que se garantice una transferencia de datos confiable y efectiva para cumplir con las demandas de las diferentes áreas. 2. Beneficios Al depurar la base de datos, la informacion contenida, almacenada y empleada en los procesos diarios de las diferentes areas, no se ve enorpecida, los proveedores que continuan alli son aquellos que se encuentran en procesos vigentes; la actualizacion de dicha informacion permite que la relacion con el CIDET se de en forma adecuada, ya que se facilita su contacto, asi como los procesos de facturacion. Empleando la plataforma para monitorear los procesos, se facilita el acompañamiento por parte de los demás integrantes de las áreas (no sólo quienes generan los flujos de trabajo), dado que

este sistema permite

acceso a los procesos, en los cuales se especifica el estado del proceso o de la transacción, no es necesario recurrir directamente a los involucrados, sino que se puede acceder a la información necesaria por medio de la herramienta. 10. ALCANCE El desarrollo de este proyecto contempla la modificación del módulo Flujos de Trabajo; lo cual se hace basándose en las reuniones sostenidas con las áreas, de manera que se pueda dar solución a las inconsistencias que vienen presentando en la plataforma, como lo es el ingreso de información en exceso que posteriormente no jugaría ningún papel en el proceso que se monitorearía. También, se realizan modificaciones y creación de plantillas de correo emergente que facilitará el trabajo de notificación a clientes y asociados; lo cual cumple con la expectativa de lograr una acogida positiva de la plataforma entre los empleados de CIDET.

La configuración de Mail-Merge a través del puerto 25, se realiza de la mano del jefe inmediato, quien tiene un mayor conocimiento en esta materia. Las labores correspondientes a las mejoras de la red inalámbrica son netamente aplicativas; ya que el planteamiento de las sub-redes se ha realizado anteriormente.

11. METODOLOGÍA



Fase I Planteamiento de requerimientos, realizado en base a consultas llevadas a cabo con las diferentes áreas.



Fase II Atención a las necesidades de las áreas, en cuanto a que son éstas las que harán uso de la plataforma; esto requiere que se recopile la mayor cantidad de información posible; así se podrán atender las necesidades presentes.



Fase III Modificar la plataforma y la red inalámbrica con el fin de solucionar las inconformidades con las diferentes áreas; esto se realiza tras haber escuchado sus dudas y aspiraciones para con el proyecto.



Fase IV Puesta en funcionamiento de la plataforma, así como de la red inalámbrica; de manera que se puedan detectar errores o inconvenientes que dificulten el desempeño de las áreas.

12. PRESUPUESTOS Y RECURSOS NECESARIOS

Participación [Pesos] Recurso

Estudiante

CIDET

Telecomunicaciones

300000

600000 4500000

Equipos

¿Implica desembolso?

Sí Externo Donación (Nuevo)

No (Existente) 900000

4500000

Trabajo de estudiante Trabajo del Jefe directo Trabajo terceros

3600000

SUBTOTAL Imprevistos (10%) TOTAL

3900000

5400000 15000000 0

0

4500000

5400000 14400000

390000 4290000

1500000 0 16500000 0

0 0

450000 4950000

1440000 15840000

GRAN TOTAL [Pesos]

3600000 4500000

4500000

$20’790.000

$20’790.000

13. FUENTES DE FINANCIACIÓN Para el desarrollo de este proyecto, los costos son asumidos por la empresa que es la responsable del pago del sueldo del estudiante, del jefe directo, y de los demás gastos relacionados con el proyecto.

14. CRONOGRAMA Tarea/Actividad 1.

Planeación y seguimiento del proyecto Reuniones de divulgación de avance del proyecto Coordinación reuniones equipos de trabajo Generación informes de avance

2.

Ajustes técnicos del sistema Ajustes sistema de seguridad Ajustes Mail Merge

Duración (días) 145 100 21 24 47

acceso

y

14 14

Capacitación Avanzada flujos de trabajo Capacitación Avanzada módulo documentos Capacitación en generación plantillas de consultas e informes 3. Solución proceso comercial

7

Depuración datos proveedores e institucionales Diseño y construcción flujos de trabajo manejo comercial 4. Ajustes módulos estándares

21

Registro activos de CIDET 5. Implementación de flujos de trabajo en las diferentes áreas 6. Modificación de Mail-Merge a través de SMTP. 7. Implementar el crecimiento de la red inalámbrica.

7 5 35

14 21 21 21 14 21

Fecha Inicio Junio 27, 2013 Junio 27, 2013 Octubre 5, 2013 Octubre 26, 2013 Octubre 5, 2013 Octubre 5, 2013 Octubre 19, 2013 Noviember 2, 2013 Noviembre 9, 2013 Noviembre 16, 2013 Junio 27, 2013 Junio 27, 2013 Julio 18, 2013 Junio 27, 2013 Junio 27, 2013 Octubre 5, 2013 Octubre 15, 2013 Octubre 29, 2013

Fecha Final Noviembre 19,2013 Octubre 5,2013 Octubre 26, 2013 Noviembre 20, 2013 Noviembre 22, 2013 Octubre 19, 2013 Noviembre 2, 2013 Noviembre 9, 2013 Noviembre 16, 2013 Noviembre 21, 2013 Agosto 1, 2013 Julio 18, 2013 Agosto 1, 2013 Agosto 1, 2013 Agosto 1, 2013 Octubre 26, 2013 Octubre 29, 2013 Noviembre 19,2013

15. REFERENCIAS [1] http://www.tiposde.org/informatica/89-tipos-de-sistemas-de-informacion/ [2] http://es.wikipedia.org/wiki/Sistema_de_informaci%C3%B3n [3] http://www.tiposde.org/informatica/89-tipos-de-sistemas-de-informacion/ [4] http://fccea.unicauca.edu.co/old/tiposdesi.htm [5] http://www.catalogodesoftware.com/producto-synergy-crm-7478...