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Business Intelligence GUIA DE TALLER POWER BI

Carácter: Obligatorio Indicaciones

1.

INSTALAR MICROSOFT DESKTOP.......................................................................................................... 2

2.

DISEÑO DEL DASHBOARD.................................................................................................................... 2

1.

PREPARANDO LA DATA........................................................................................................................ 2 1.1. 1.2. 1.3.

2.

MODELO DE DATOS............................................................................................................................. 9 2.1. 2.2.

3.

1.

DATA FUENTE............................................................................................................................................2 RECUPERANDO LA DATA..............................................................................................................................3 REMOVER DATA EN BLANCO.........................................................................................................................6

ARMANDO MODELO DE DATOS....................................................................................................................9 CONSTRUCCIÓN DEL MODELO DE DATOS......................................................................................................16

ELABORACIÓN DEL REPORTE............................................................................................................. 18 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5. 3.6.

CONVIRTIENDO EL CAMPO DE ALFANUMÉRICO A DECIMAL...............................................................................20 GRÁFICO DE BARRAS................................................................................................................................24 DISEÑO DE LA TABLA................................................................................................................................26 ELIMINANDO DATOS NULOS Y EN BLANCO....................................................................................................29 FILTRO DE AÑO.......................................................................................................................................32 WALLPAPER............................................................................................................................................36

3.7. 3.8. 3.9.

RANGO DE FECHAS...................................................................................................................................37 FÓRMULAS SIMPLES.................................................................................................................................38 TIPO DE CAMBIO POR FECHA......................................................................................................................41

EXPORTAR......................................................................................................................................... 46

1. Instalar Microsoft Desktop Vaya a este link para descargar la aplicación: https://powerbi.microsoft.com/es-es/desktop/

2. Diseño del Dashboard Este es el Dashboard que debemos lograr al finalizar la sesión:

1. Preparando la data 1.1.

Data fuente

Como primer paso se debe revisar la data fuente, los archivos: -

Reporte de Pedidos Maestras.

Analice la data. Verifique que datos tiene cada archivo y pestañas. Verifique que los campos del Reporte de Pedidos tienen nombres de campos diferentes a los campos de las maestras, eso se corregirá con Power BI.

1.2.

Recuperando la data

Ingrese a Power BI y obtenga la data:

Podrá ver que Power BI tiene muchas opciones para conectarse a diferentes bases de datos:

Seleccione Excel y dele Connect:

Puede verificar que Power BI lee de una sola vez todas las pestañas del Excel, seleccione todas y dele cargar:

Se mostrará la siguiente pantalla:

Luego cargue el archivo de Reporte de Pedidos:

Dele Edit para editar el archivo fuente:

1.3.

Remover data en blanco

Podrá observar que la data de Pedidos necesita que se le apliquen algunas reglas a fin de limpiarla ya que tiene varias columnas y filas con data en nulo:

Seleccione las dos primeras columnas y dele Remover Columnas:

Fíjese que al lado derecho se van grabando todos los pasos que Ud. realiza:

Ahora elimine las dos primeras líneas que tampoco tienen datos:

Complete:

La siguiente fila la usaremos como nombres de campos:

Puede observar que aparce como nombre de columnas. Ahora seleccione la siguiente fila para eliminarla:

Complete:

Así es como está quedado la data:

2. MODELO DE DATOS 2.1.

Armando Modelo de Datos

Observe que a la izquierda tenemos la relación de tablas cargadas:

Para que Power BI arme el modelo automáticamente, es decir que cree las relaciones entre las tablas, necesita que los campos de llave tengan los mismos nombres y el mismo tipo de campo. Observe que los nombres del Código de Canal no son los mismos en los archivos Reporte de Pedidos y en Canal:

Entonces debemos colocar el mismo nombre para todos los archivos. Procedemos a colocar el nombre que aparece en Canal y lo llevamos al Reporte de Pedidos: Estando en Canal, copie el nombre del campo CódigoCanal:

Ubique el campo en la tabla Reporte de Pedidos y le dele renombrar:

Pegue el nombre:

Haga lo mismo para Cliente, puede dar doble click y pegar el nombre:

Luego para Organización de Ventas:

Como sigue:

También para Sector:

Observe que Pedidos no tiene nombre de columna, le colocamos los nombres CodigoPedido y DescripcionPedido:

Como sigue:

Y lo mismo para Reporte de Pedidos:

Así quedaría:

Luego cerramos y aplicamos:

Aparecerá la siguiente pantalla:

Es buena práctica ir grabando el avance:

2.2.

Construcción del modelo de datos

Vamos a la opción de Modelo:

Vemos que Power BI ha creado el modelo siguiente. Ha relacionado los campos que tienen nombre igual y cuyos tipos de datos, también son iguales:

Podemos armar el diseño estrella:

Observe que la tabla Moneda no es necesaria, esto porque sólo tiene la columna Moneda y la tabla Reporte de Pedidos ya tiene el dato de Moneda. Puede eliminarlo del modelo:

3. Elaboración del reporte Le damos Report:

Lo primero que haremos es colocar el título:

Escribimos Ventas por Cliente y Canal:

Acomodamos la letra según lo indicado:

Seleccione le campo Valor neto, observe que en el área del gráfico se muestra el campo sin sumarizar, lo cual no es correcto porque todos lo campos de importes o cantidades se deben mostrar de forma agrupada (suma):

Verificamos las propiedades del campo y observamos que no lo sumariza por default, esto es porque el campo no está correctamente definido en el query:

3.1.

Convirtiendo el campo de alfanumérico a decimal

Regresamos al Query:

Observamos que el campo está como alfabético y debería ser numérico, es por ello que Power Bi no lo sumarizaba:

Luego definimos el campo como decimal:

Fíjese que da error, es porque hay inconsistencias. Elimine el último cambio:

Observamos que el campo no es numérico y contiene comas y números.

En este caso Windows reconoce el punto decimal, los campos decimales no deberían tener las comas para las separaciones de campos. Lo primero que hacemos es reemplazar el punto por nada:

De la siguiente forma:

Y luego reemplazamos la coma por el punto:

Fíjese cómo se muestran los valores, ahora se le cambia el tipo de campo a decimal:

Power BI lo ha modificado correctamente:

Cerramos y aplicamos:

Estando en la pantalla de Modelo debemos redefinir la agrupación a Sum:

Y debería mostrarse sumarizado:

Añada el campo Razón Social que se encuentra en la tabla Cliente:

3.2.

Gráfico de Barras

Coloque el puntero sobre un espacio en blanco y seleccione los campos DescripciónPedido y Valor Neto, luego seleccione el gráfico de barras:

Se mostrará de la siguiente manera:

Trate de encuadrar, le aparecerá una línea roja. Puede observar que la tabla se muestra muy pequeña:

3.3.

Diseño de la tabla

Seleccione la Lista:

Cambie los colores y el tamaño de la letra:

Manteniendo seleccionado la tabla, seleccione Style:

Luego en Values, coloque los siguientes valores:

En Columns headers coloque:

La tabla se mostrará de la siguiente manera:

Selector por Sector Estando en un espacio en blanco, seleccione Valor Neto y Descripción de Sector:

Este servirá como filtro, entonces modifique el Slicer:

Coloque los siguientes valores:

Los colores:

Aparecerá de la siguiente forma:

3.4.

Eliminando datos nulos y en blanco.

El selector ha quedado bien, pero por algún motivo, Power BI muestra unos datos en blanco. Se revisará la fuente para verificar de qué datos se trata:

En el Reporte de Pedidos, seleccione el campo Sector y coloque el filtro, verá que hay un valor null:

Verifique de que se trata, verá que toda la fila tiene valores nulos. Al momento que el sistema fuente graba los datos, es posible que esté colocando valores nulos, es por ello que Power BI los reconoce. Para nuestro fin no necesitamos esos datos, por lo tanto procedemos a darle Remove Empty. Con dicha opción va a evitar que aparezcan en adelante los nulos y los blancos en el campo Sector. Verifique dando filtrar nuevamente:

También, puede darle la rueda que está a la derecha del filtrado:

Le mostrará la siguiente pantalla:

Verifique que se hayan filtrado los nulos y blancos:

Ahora regresemos a la pantalla del Dashboard, dando cancelar y Aplicando, cerrando y le damos refrescar, podrá observar que ya no aparece el valor Blank: Para activar la opción de selección múltiple y que aparezca Select all, vaya a Selection Controls y seleccione lo siguiente:

Por último, en Slicer header, coloque Off:

El selector debe aparecer de la siguiente forma, sin las opciones de cabecera del selector:

Para el selector de Canal siga los mismos pasos que para Sector. Debería tener el Dashboard de la siguiente forma:

3.5.

Filtro de Año

Para el Tiempo, Ud. deberá seleccionar el año, pero cuando vaya a seleccionar los campos, verá que el campo de año no existe, es porque no se definió en la pantalla Power Query Editor:

Vaya nuevamente al query del Reporte de Pedidos y defina el campo como Date:

Haga lo mismo para todos los campos de fechas. Grabe y aplique los cambios. Vaya al Power BI Desktop y seleccione el campo de año:

Cuando aparezca el campo en el Dashboard, dele Slicer :

Le aparecerá un selector para desplazar, para que le aparezca como botones, mantenga activado Slice header:

Luego, dele List:

En General, seleccione para que aparezca en Orientación como horizontal. Luego vaya al gráfico de barras y seleccione la opción de ordenar de forma ascendente.

El Dashboard le debería aparecer de la siguiente forma:

3.6.

Wallpaper

Luego, seleccione la página y en Wallpaper seleccione color negro:

Haga los ajustes necesarios a las letras, debe aparecer de la siguiente forma:

3.7.

Rango de fechas

Al Dashboard se le colocará un filtro por default para que muestre sólo los años desde el 2000 en adelante:

Esto se realiza mediante el filtro, ingresando lo siguiente:

Resultado:

3.8.

Fórmulas simples

Se ha observado que el gráfico final está mostrando el campo Valor Neto, el cual tiene los valores en moneda Soles y Dólares. No está bien mezclar las monedas, por lo cual sólo mostraremos los valores convertidos a moneda Soles. Se colocará una fórmula para convertir los dólares en soles a fin de mostrar Totales en Soles. Seleccione el campo Valor Neto y dele Añadir Columna:

Ingrese lo siguiente:

La fórmula no se ha colocado correctamente, para corregirlo, copiaremos según como Power BI define los nombres de campos con corchetes:

Debe quedar de la siguiente forma para que reconozca la fórmula, sin embargo el nuevo campo está como alfanumérico: = Table.AddColumn(#"Filtered Rows2", "Custom", each if [#"Mon."] = "PEN" then [#" neto"] else [#" Valor neto"] * 3.4)´

Valor

Conviértalo a decimal:

Luego, vaya al gráfico y reemplace Valor Neto por Total Soles:

3.9.

Tipo de cambio por fecha

Al momento el gráfico está mostrando la conversión a Total Soles pero con un tipo de cambio promedio para todos los años, lo cual no es correcto. Tenemos que hacer la conversión con una tabla de tipos de cambios por fechas, por lo cual se realizará la correspondencia con la tabla Reporte de Pedidos por el campo fecha de documento. Vaya a Editar Query para cargar la nueva data fuente y crear el Merge para enlazar los campos:

Seleccione la Tabla Tipo de Cambio:

Antes de cargar, verifique que los campos hayan sido correctamente definidos por Power BI, Fecha de tipo Date y Tipo de Cambio de tipo decimal. Luego dele OK. Estando en la tabla Reporte de Pedidos, dele Merge Query.

Complete:

Dele Expandir y OK:

Copie el nombre del campo Tipo de Cambio "Tipo_de_Cambio.Tipo Cambio":

Elimine el campo Total Soles y vuelva a crearlo, la formula debe quedar como sigue: = Table.AddColumn(#"Expanded Tipo_de_Cambio", "Total Soles", each if [#"Mon."] = "PEN" then [#" Valor neto"] else [#" Valor neto"] * [#"Tipo_de_Cambio.Tipo Cambio"]) Verifique que se haya creado de tipo numerico. Posiciónese en el último cambio, y verifique que los campos estén correctamente calculados y renombrados:

Cierre y Aplique:

Estando en el Reporte, posiciónese en la Lista y coloque el nuevo campo Total Soles, verifique que tenga la propiedad para Sumar. Haga lo mismo para el gráfico de barras. Vuelva a ordenar de forma ascendente. El Dashboard terminado aparecerá de la siguiente forma:

1. Exportar Puede exportar el Dashboard con la siguiente opción:...