Etkinlik Mekanı Yönetiminde Protokol Kuralları Bilgisi - Protocol and Etiquette Knowledge for Event Venue Management PDF

Preview

Summary

Etkinlik Mekani Yonetiminde Protokol Kurallari Bilgisi Aras. Gor. Zafer OTER 10 Eylul 2006 03 Ekim 2006 Saat: 13:00-16:00 DEU Isletme Fakultesi Turizm Isletmeciligi Bolumu BOLUM - I ETKINLIK MEKANI YONETIMININ TEMEL KAVRAMLARI A-Etkinlik Mekanı (Venue) Kavramı  konser, toplantı vb. etkinliği yapıld...

Description

Etkinlik Mekani Yonetiminde Protokol Kurallari Bilgisi Aras. Gor. Zafer OTER 10 Eylul 2006 03 Ekim 2006 Saat: 13:00-16:00 DEU Isletme Fakultesi Turizm Isletmeciligi Bolumu

BOLUM - I

ETKINLIK MEKANI YONETIMININ TEMEL KAVRAMLARI

A-Etkinlik Mekanı (Venue) Kavramı    



konser, toplantı vb. etkinliği yapıldığı yer. (Longman Dictionary of English) Buluşma yeri (Oxford Dictionary of English) Olay gerçekleşme yeri (http://en.wikipedia.org ) Kelime Latince kökenli ve « gelmek » fiilinden türemiş. Çeşitli kullanım alanları: hukukta mahkeme yeri, müzikte konser yeri, eğlence endüstrisinde etkinliğin yapıldığı yer, sporda stadyum, salon vb. etkinlik yeri.

Bir Etkinlik Mekanı neden vardir? 







kültürel, sanatsal, akademik vb. sosyal etkinliklere ev sahipliği yapmak. İnsanların çeşitli amaçlarla buluşması ve paylaşımda bulunmasını kolaylaştırmak. İnsan buluşmalarının zamanında, verimli biçimde, katılımcıların beklentilerine uygun şekilde gerçekleşmesini sağlamak, insanlara en iyi hizmeti sunarak yasamlarini kolaylastirmak

Etkinlik Mekanı türleri: 

              

kongre merkezleri Alisveris merkezleri konferans merkezleri Oteller Kültür merkezleri Stadyumlar Spor salonları Rekreasyon merkezleri Müzeler Gemiler Trenler Eğitim kurumlarının tesisleri Tatil köyleri Fabrikalar Toplanti Salonlari Yuzme havuzlari, su parklari

Etkinlik Mekanlarında düzenlenen toplantı çeşitleri:  

 





   







Klinik: çalıştaya benzer şekilde çalışanlara küçük gruplar halinde uygulamalı eğitim amaçlı toplantı. Kolokyum: Katılımcıların içeriğini belirlediği toplnatı. Konuşmacılar önemli konu başlıklarını belirler ve katılımcıların sorularıyla tartışma ortamı yaratılır. Paralel oturumlar: Aynı anda birden çok toplantının yürütülmesi. Kongre (Convention): Amerikalıların convention adını verdikleri (Kongre ABD’de idari bir kurumu temsil ettiğinden) geniş çaplı toplantı. Kongrelerde genel oturumlar ve komite toplantıları ortak bir konu hakkında yapılır. Yıllık toplantıların geleneksel yöntemidir. Forum: Bir moderatör gözetiminde dinleyicilerin tartışmaya katılabildikleri ve uzmanların bilgi aktarmasını hedefleyen bir toplantı. Enstitü: Özel bir konuda yoğun eğitim vermek üzere düzenlenen toplantı. Toplantı tüm katılımcıların katıldığı genel oturumlar ve küçük grup tartışmaları şeklinde düzenlenir. Ders (lecture): Bir uzmanın formel tarzda bir konu hakkında sunum yapması. Bazen sunum sonunda soru-cevap kısmı yer alır. Genel kurul: Belli bir konuyla ilgili tüm katılımcıların katıldığı oturum. Seminer: Uzman bir tartışma liderinin gözetiminde özel bir konuda grup üyelerinin deneyimlerini paylaştığı toplantı. Sempozyum: Uzmanların geniş bir topluluk önünde panel tartışması yaptığı toplantı. Dinleyicilerin katılımı sınırlıdır, forumdaki kadar yoğun değildir. Çalıştay (atölye çalışması): Katılımcıların birbirlerini eğiterek bazı problemler hakkında yeni bilgi, deneyim, görüş edinmelerini sağlayan genel katılımlı toplantılar. Teşvik seyahati toplantıları: motivasyon amacıyla seyahatle ödüllendirilen personel ya da yöneticilerin seyahatlerinin bir parçası olarak yaptıkları toplantılar. Diger etkinlik tipleri: konser, sergi, kokteyl, mezuniyet toreni, film gosterimi, tiyatro oyunu, sportif oyunlar, dini ayin, oy verme, yemek, dugun, nisan, sunnet, dogum gunu

Etkinlik mekanlarının ilişki kurdukları taraflar:            

Birlik, dernek vb. Uyeleri olan sivil toplum örgütleri Toplantı organizatörü şirketler Özel sektör işletmeleri Bağımsız toplantı organizatörü kişiler Spor çevreleri Tiyatro çevreleri Sanat çevreleri (muzik, susleme, peformans...) Sergi, fuar yetkilileri Eğitim kurumları Meslek odaları, sendikalar gibi mesleki örgütler Diğer resmi kurum ve örgütler Sivil vatandaşlar (düğün, kokteyl vb.)

B-Etkinlik Mekaninda Teknoloji 



 







Görsel-işitsel malzeme: Tepegöz, slayt projektörleri, film projektörleri, filmstrip projektörleri, opak projektörler, projektör yansıtma perdeleri, taşınabilir yansıtma perdeleri, yazı tahtası (tebeşirli, keçe kalemli, elektronik), flipchart (kağıtlı yazı tahtası), video kameraları, televizyonlar, ekranlar, DVD oynatıcı, VCD oynatıcı, video kasedi oynatıcısı, ses kayıt cihazı, videokonferans, el mikrofonu, yaka mikrofonu, kablosuz mikrofonlar, hoparlörler, ses karıştırıcılar. Sahneleme: izleyiclerin en iyi görebileceği ve duyabileceği, mobilya, dekor, teknik cihazlar, aydınlatmanın ve güvenlik tedbirlerinin en ugun kullanıldığı bir tasarım gerekir. Aydınlatma: mekanın taban, tavan ve duvarlarından farklı güçlerde ve renklerde uygun ışık verilmesi. Mobilya ve aksesuarlar: lazer işaret kalemleri, çıtalar, vantilatör, klima, ısıtma aygıtları, saat, zaman sayacı, rahat koltuklar, giriş-çıkış ve diğer gereksinimlerin giderileceği yerler için işaretler, keçeli kalem, tebeşir, not tutmak için boş kağıt, kalem ve silgiler, yapıştırıcı, ataş vb. Tutturma araçları, fotokopi makinası, yazıcı. Bilgisayar aksesuarları: Etkinlik mekanının her yerinde kullanılır. Katılımcıların kontrolü, rezervasyonlar, etkinliği gerçekleştirilmesi, iletişim, yazı yazılması, çıktı alınması vb. Amaçlar için yeterli sayıda bilgisayar ve aksesuarları bulunmalıdır. Haberleşme: Telefon, telsiz, cep telefonları, anons sistemi. Taşınabilir cihazların pilleri dolu, şarjları tam, yedekleri kullanıma hazır olmalıdır. Tercüme hizmeti: Anında veya aralıklı tercüme hizmeti için gerekli sayıda kulaklık ve diğer malzeme hazır olmalı. Tercüme edilen dil için en az 2 tercüman bulundurmak gerekir.



Teknik malzemenin kullanımı: Eğer etkinlik mekanı malzemelerin sahibi ise onları çalıştıracak, küçük arızalarını giderebilecek teknik personel istihdam etmelidir.



Teknik malzemenin sahipliği: Etkinlik mekanı üç yoldan birini kullanabilir. Tüm malzemelere sahip olmak, en sık kullanılanlara sahip olmak, ya da hiç bir teknik malzeme bulundurmamak. Teknik malzeme bulunmadığı zaman ya dışarıdan kiralanarak hizmete sunulur ya da etkinlik düzenleyen kuruluş kendisi malzeme getirir(Hoyle, Dorf ve Jones, 1995).

Yoğun bir etkinlik takvimi bulunan mekanlarda tüm cihazların satın alınması ve uzman personelin istihdam edilmesi başarılı organizasyonlar için daha uygundur. Günümüzde Internet ve bilişim sistemlerinin yüksek hız kapasitesinde ve kablosuz olarak sunulması önem kazanmıştır. Ayrıca, veri yedekleme, paylaşma amaçlı destekleyici malzeme ve yazılımlar ve kesintisiz enerji sunumu organizasyon başarısı için büyük önem taşımaktadır.

C- Etkinlik Mekaninda Yiyecek Icecek Sunumu Etkinlik mekanında verilecek yiyecek içecek hizmetleri aşağıdaki şekilde sınıflandırılabilir (Tavmergen ve Aksakal, 2004):  Kahvaltılar  Molalarda yiyecek-içecek sunumu  Öğle yemekleri  Akşam yemekleri  Geç vakitte akşam yemeği (snack)  Partiler  Resepsiyonlar  Ücretsiz içilen barlar  Ödemeli barlar  Kokteyller

Menü planlamasında aşağıdaki konulara dikkat edilmelidir (Tavmergen ve Aksakal: 2004):     

      

katılımcı profili listeleme (yemek öncesi ve sonrası yapılacaklar) üretim kolaylığı işgücü maliyeti menü dizaynı ürün raf ömrü menü metni trafik akışı yinelenme politik hassasiyet (marka seçimi) yerel spesiyaller menü dengesi (estetik, renk, yapı, biçim, ısı, pişirme yöntemi, malzeme)

Etkinlik mekanı yiyecek-içecek sunumunun üstlenilmesi konusunda şu yöntemlerden birini izleyebilir:  yiyecek-içecek sunmamak.  Yiyecek-içecekleri kendi malzeme ve personeli ile sunmak.  Yiyecek-içecek sunumunu dış kaynak kullanımı yoluyla dışarda firmalara yaptırmak.

D-Etkinlik Oncesi, Sirasi ve Sonrasinda Hizmet Sunumu 





 





Başarılı bir etkinlik öncelikle iyi bir hazırlık gerektirir. Hazırlık aşaması aslında yoğun bir bilgi paylaşımını içerir. Bu nedenle etkin haberleşme ve bilgi yönetimi bu aşamada özel önem taşır. Etkinlik öncesinde dikkat edilmesi gereken başlıca konular şunlardır: etkinlik için mekanı kullanacak olan şirket ya da örgütün güvenilirliği (ödemeleri düzenli yapar mı? Sözünü zamanında yerine getirir mi? Sözleşmelere sadık kalır mı?) yiyecek-içecek, tercümanlık hizmeti, özel şov, konser, çiçek, plaket gibi maliyet gerektiren konularda fiyatlar katılımcı sayısına göre belirlenmelidir. Kimler etkinliğe katılacak? Mekana kabul sırasında bunlar nasıl tespit edilecek? Hangi etkinlik(ler) gerçekleştirilecektir? Toplantı, konser, sergi, mezuniyet töreni, TV yayını, bilimsel seminer, eğitim programı, yarışma? Gerçekleştirilecek etkinliklerin gerektirdiği fiziksel koşullar (salonlarda, otopark, giriş-çıkış kapıları, yiyecek-içecek alanları, tuvaletler, lobiler...) nelerdir? VIP kişiler var mı? Kimler? Bunlara kim nasıl hizmet edecektir?









 



 

Etkinliklerin akışı sırasında zaman nasıl planlanacaktır? Gecikmeler, uzatmalar gibi durumlarda program nasıl yetiştirilecektir? Görsel-işitsel teknik malzemeler ne durumda? Satın alınması, kiralanması, tamir edilmesi, güncellenmesi gereken malzeme var mı? Malzemelerde arıza oluşursa nasıl giderilecek, yerine hangi malzemeler, nereden bulunacak? Elektrik kesintisi durumunda ne yapılacak? Teknik malzemeler hangi zamanlarda test edilecek? Teknik malzemelerin çalışmasından ve tamiratından kim sorumlu olacak? Dekorasyonla ilgili eksik var mı? Etkinlik için istenen özel mobilya, alet vd. Var mı? Bunları kim, nereden ne zaman bulacak? Personel sorunu var mı? Etkinlik sırasında mekanda görevli personel hangi sorumlulukları üstlenecek? Dışardan destek gerekli mi? Gerekliyse nasıl bulunacak? Yangın, hırsızlık, saldırı, bayılma, düşme vb. Güvenlik ve tıbbi sorunlar oluşmaması için önlemler alındı mı? Böyle durumlarda kim ne yapacak?

  







Son dakika sürprizleri neler olabilir? Bunlara nasıl cevap verilecek? Ana etkinlikler arasında katılımcıların sıkılmaması için neler yapılacak? Yeme ve içme konusunda katılımcıların dikkat ettiği özel durumlar var mı? (vejetaryenlik vb.) Rezervasyon süreciyle ilgili yazışmalar ve belgeler düzenli olarak dosyalandı mı? İmzalar tam mı? Ulaşım konusunda katılımcıların sorun yaşamaması için yeterli park yeri, otobüs seferi var mı? Çiçek, fotoğraf çekimi, kamera kaydı gibi hizmetler için dışardan firmalarla anlaşıldı mı? İşlerin zamanında yetişmesi için bu firmalarla kontak halinde olan biri var mı?

Etkinlik sırasında dikkat edilmesi gereken konular şunlardır:  etkinliğe katılanlardan toplanması gereken bilet, kimlik kartı, cep telefonu vb. Belge ve cihazlar var mı? Bunlar ilgili kişi tarafından toplanıyor mu?  Etkinliğe alınacaklar listesinde olmayan, listede olan ancak belgesini sunamayanlarla ilgili sorunlar kime yönlendirilecek?  VIP konuklar için hazırlanan çiçek, plaket vb. Hazır mı? Vercek kişiler hazır mı?  Etkinlik sırasında herhangi bir ödeme yapılacaksa süreç sorunsuz işliyor mu? Kredi kartı, çek gibi alternatif ödeme yöntemleri hizmete sunuldu mu?  Sigara içenler için özel oda hazırlandı mı?  Etkinlik sırasında Internet, bilgisayar ve diğer kırtasiye hizmetlerine gereksinim duyanlar için kablosuz Internet erişimi, fotokopi, yazıcı gibi hizmetler sunuluyor mu?











Etkinlik alanı giriş çıkışları, konuk karşılama ve uğurlama alanlarında görevlendirilen personel yeterli mi ve yerinde mi? Aynı anda birden fazla etkinlik sürüyorsa katılımcıların karışıklık yaşamaması için yeterince açıklayıcı işaret, levha kondu mu? Personel mevcut etkinliklerin tümü hakkında son bilgileri edindi mi? Masalar, koltuklar, masa örtüleri, kürsü, mikrofonlar, teknik malzemeler gibi etkinlik sırasında kullanılan materyal sorunsuz mu? Medyadan gelenlere basın bildirisi dağıtımı, röportaj yapma, fotoğraf çekimi ve görüntü alımı konularında yol gösteriliyor mu? Ortamın temizliği sürekli kontrol ediliyor mu?

Etkinlik sonrasında dikkat edilmesi gereken konular:  Etkinlik için yapılan harcamalar belirlendi mi? Faturalar hazırlandı mı? Geciken alacak kaldı mı? Etkinlik talep edenlerle ödeme konusunda anlaşmazlık var mı?  Dışardan hizmet sunan firmalarla ya da uzman kişilerle ilgili ödeme sorunları var mı?  Personel için bahşiş kutularında biriken bahşişler dağıtıldı mı?  Etkinlik sırasında ekstra çalışan, fazla mesai yapan, özel hizmet sunan personel için ödeşe yapıldı mı? Ödüllendirme yapıldı mı?  Kiralanmış malzeme varsa sahiplerine zamanında ve sorunsuz gönderild mi?  Levhalar, işaretler, bez afişler gibi malzemeler kalmışsa ilgili yerlere (sahibine, depoya) gönderildi mi?  Etkinlikle ilgili fotoğraf, video çekimleri çoğaltılıp Cdlere aktarıldı mı? Gönderilmesi gereken yerlere ulaştırıldı mı?  Medyada etkinlikle ilgili çıkan haber, yazı, fotoğraflar kayıt edilip dosyalandı mı?  Katılımcılara ve personele etkinlik sonrasında düzenlenmesi gereken memnuniyet anketi gibi anketler dağılıp toplandı mı?  Tüm personelin katıldığı etkinlik sonrası değerlendirme toplantısı yapıldı mı?

E-Etkinlik Mekaninda Guvenlik / Risk Degerlendirmesi  







Etkinlik mekanlarında güvenlik sorunu gitikçe daha önemli hale gelmektedir. Bazı etkinlikler katılımcıların profili nedeniyle toplumun bazı kesimlerince engellenmek istenebilir. Davetliler içinde ünlü kişilerin bulunması psikolojik sorunu olan ya da terörist olan bazıları tarafından olumsuz olay çıkarmak için kullanılabilir. Gelecekte etkinlik mekanlarından beklentiler arasında güvenliğin daha da artacağı öngörülebilir. Etkinlik mekanı kendi güvenliğini kendi personeli ile sağlayamadığı durumlarda özel güvenlik kuruluşlarından veya polisten yardım istemelidir.

Guvenlikle ilgili dikkat edilmesi gereken konular:  tesisin anahtar risk bölgeleri tespit edilmelidir. Güvenlik önlemleri buralarda yoğunlaştırılmalıdır.  Hastane, cankurtaran, itfaiye, arama kurtarma, sivil savunma ve güvenlik birimleri (polis, jandarma veya garnizon) ile temas kurmak için gerekli tüm alternatifler elde hazır tutulmalıdır.  Tüm personel sürekli olarak belli aralıklarla güvenlik tatbikatlarına katılmalı ve en son cihazlarla donatılıp (or: kamera kaydi), en gelişmiş eğitim uzmanlarca kendilerine verilmelidir.  Ülkenin, bölgenin, ilin ve bulunulan mahallin güvenlik sorunları izlenmeli, suçların tipleri ve artış azalış seyirlerine göre gerekli önlemler.  Tesis yönetimi tarafından her yıl güncellenen bir ”felaket veya acil durum” politikası saptanmalıdır. Acil durumlar neler olabilir? Bunların ortaya çıkması halinde nasıl başa çıkılacaktır?  Güvenlik için ne kadar bütçe ayrılacaktır? Bütçeye gerekli para nasıl sağlanacaktır?  Özel güvenlik durumları için özel personel istihdam etmek gerekebilir. VIP için yakın koruma sunumu gibi.  Bir etkinliğin risk düzeyi etkinliğin konusuna (kültürel, politik, akademik...), katılımcıların profiline (yerli-yabancı, meslek grubu, gelir durumu), katılımcı sayısına, ünlülerin katılımı gibi özel durumların varlığına bağlı olarak değişebilir.

Dogal etkenlerle olusan tehlike ve tehditler:

   

      



Firtina/tayfun Yildirim Hortum Deprem Sel ve asiri yagis Toprak kaymasi Cig dusmesi Dogal faktorlerden olusan orman yangini Susuzluk Asiri sicak ya da soguk Tsunami (deniz kabarmasi) Hayvanlardan yayilan hastalik

Kaza ve teknolojik etkenlere bagli tehdit ve tehlikeler:            

Internetin kesilmesi Bilisim sisteminin cokmesi Tedarik zincirinde aksama Zararli malzeme kullanimi Yangin Bina cokmesi: cati, duvar, taban… Kanalizasyonun patlamasi Su tesisati sorunlari Elektrik kesintileri ve kacaklari Ulastirma sorunlari (uzaklik, mekan darligi…) Gaz kacagi ve havalandirma sorunu Eskimis veya kalitesiz malzeme

Insan kaynakli tehdit ve tehlikeler:       

   



Bombalama Sivil itaatsizlik Hirsizlik Cinayet Gasp Fidye isteme Rehin alma Internetten korsan saldiri Altyapiya kasitli zarar verme Hastalik bulastirma Kimyasal, biyolojik, nukleer saldiri Su sebekesi vb yerlere zararli madde bulastirma













F-Etkinlik Mekanlarinda Kariyer Olanaklari Türkiye’de çok gelişmiş olmasa da etkinlik (event) endüstrisi gelişmiş ülkelerde ciddi bir istihdam alanıdır. Paris, Viyana, Londra, New York gibi uluslararası üne kavuşmuş önde gelen kentlerde etkinlik düzenlemekle görevli binlerce insan vardır. Etkinlik duzenleme alaninda calisanlarin orgutleri: www.iaem.org (Int. Assoc. For Exhib. Man.), www.brookings.edu , www.attainium.net , www.pcma.org Türkiye’de İstanbul son yıllarda sportif (Formula1), kültürel (festivaller, müze vb. Yerlerde düzenlenen sergiler), turisitk (Habitat, NATO gibi büyük toplantılar) etkinlik düzenlemede başarı elde etmeye başlamıştır. Bir kentte etkinlik türlerinin artması kent içi ve dışından gelecek taleplere bağlıdır. Etkinlik düzenlemek her zaman turizm sektörünün bir parçası durumundadır, zira belli bir mekana insanların seyahat yoluyla toplanmasını gerektirir. Bazı etkinliklerde otellerin olanakları ile etkinlik düzenlenir ve turizmin ağırlığı daha yoğun hissedilir. Etkinlik mekanlarının gelismesi ulusal boyutuyla örgütlenen ve sosyal faaliyetlere sıkça katılan bireylerin artmasiyla olanaklidir..

Gelecekte etkinlik düzenlemenin özel bir çalışma sahası olarak şekilleneceği ve aşağıdaki örnekler gibi kariyer olanakları sunacağı düşünülebilir:  Müdür  Müdür yardımcısı  Etkinlik düzenleme sorumlusu – orta düzey  Etkinlik merkezi muhasebe sorumlusu  Grup satışlar sorumlusu  Etkinlik mekanı yiyecek-içececek sorumlusu  Pazarlama sorumlusu  Etkinlik mekanı ağırlama sorumlusu  Etkinlik mekanı insan kaynakları yöneticisi  Bina güvenlik sorumlusu  Ulaştırma-lojistik sorumlusu

BOLUM - II

Etkinlik Mekani Calisanlarinin Bilmesi Gereken Protokol Kurallari







Avrupa Birliğiyle başlayan müzakereler sürecinde, resmi ilişkiler ve iş yaşamında dikkat edilmesi gereken kurallar ve bunların uygulanmasının ilişkilere getireceği düzen konusu önem kazanmıştır. Genel protokol kuralları aynı olsa da kurumların amaç ve konumlarıyla ilgili farklı kurumsal ve mesleki protokoller söz konusudur. Bu kapsamda protokol ve görgü kurallarının resmi ilişkilerdeki yeri, tanışma ve tanıştırma, toplantılarda uygulanacak kurallar vb. konularda bütün kurum ve kuruluşların iş ortamında sürdürdüğü tüm etkinliklerde uyulması gereken protokol bilgilerinin bilinmesi gerekmektedir.

Insanlarin:  Niteligi kiyafetinden,  Nezaketi davranislarindan,  Bilgisi konusmalarindan  Becerisi yaptigi isten  Gorgusu yeme icmesinden anlasilir.

Kisilerin Yasam Alanlari 





OZEL ALAN: özgür kişisel yaşam alanidir. Yasayla korunmustur. SOSYAL ALAN: Insanlarin genel nitelikli etkilesim alanlaridir. Sosyal iliskilerin basarisinda gorgu ve nezaket kurallari adeta bir mekanizmanin yagi islevini gorur. Puruzsuz ve hos bir iliski ortami saglar. KAMUSAL (RESMI) ALAN: Sosyal iliskilerin ozel kurallara tabi oldugu bir alandir. Gorgu ve nezaket kurallari protokol kurallariyla guclendirilmis ve kesinlestirilmistir. Sosyal alanda kisi daha cok kendisi ya da ailesini temsil ederken, kamusal alanda kurumunu ve makamini temsil eder.

Protokol ne demektir? 1. TÖRENDÜZEN (Törensel kurallar) 2. SIRADÜZEN (Öncelik-sonralık sıradüzeni) 3. DEVLET ERKÂNI, DEVLET RİCALİ VE ÖNEMLİ ŞAHSİYETLER 4. PROTOKOLE DÂHİL ZEVATA AYRILAN ÖNEMLİ YER 5. SAYGI VE NEZAKET KURALLARI 6. ANLAŞMA BELGESİ (Koalisyon Protokolü, Yardım Protokolü vb.)

Protokol ne ise yarar? 



PROTOKOLDE; HERKES TAŞIDIĞI UNVANI VE ÇALIŞTIĞI KURUM...