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Tema 1. Introducción a la contabilidad financiera Introducción Ante un mundo que evoluciona constantemente, los cambios que viven las organizaciones y la necesidad de tomar decisiones de manera oportuna, se ha tornado evidente la necesidad de involucrar a la contabilidad en la cultura e idioma de los negocios. No basta con que los profesionales sean expertos en un área específica, la organización y su personal deben trabajar conjuntamente para identificar cómo se genera la información del sistema contable, cuál es su utilidad y el impacto de cada decisión en los resultados obtenidos. Independientemente de la función en el que te desempeñes, siempre tendrás la necesidad de generar, ordenar y analizar información que te permita aportar elementos que contribuyan a obtener mejores resultados. A medida que te involucres en el sistema contable, te darás cuenta de la necesidad de hablar el “mismo idioma” de quienes dirigen la organización. Explicación 1.1 Tipos de contabilidad ¿Cómo nacen los diferentes tipos de contabilidad? ¿Por qué se clasifican de esa manera? De acuerdo a Andrade y Guajardo (2014), los diferentes tipos de contabilidad nacen de las necesidades de información de los usuarios internos y externos y se clasifican en contabilidad financiera, administrativa y fiscal, dependiendo del fin para el cual se utiliza la información. Cada tipo de contabilidad tiene características específicas, no obstante, parten del mismo sistema de información.

La contabilidad reúne la información que se genera en cada una de las actividades que realiza la empresa, agregarle el término financiera a la contabilidad hace referencia a que la información se presenta en términos monetarios. La función principal de la contabilidad financiera es preparar y mostrar la situación económica de la empresa a través de informes llamados estados financieros, elaborados bajo ciertas normas o reglas conocidas como Normas de Información Financiera (NIF), emitidas por el Consejo Mexicano de Normas de Información Financiera, A.C. (CINIF) y supuestos, conocidos como postulados básicos de la información financiera, emitidos también por el mismo organismo. Entre las características principales de la contabilidad financiera están las siguientes: es de carácter obligatorio, satisface necesidades de usuarios externos y se enfoca en la presentación de información del pasado (a través de los estados financieros), es decir, de hechos que ya ocurrieron como parte del desempeño de la organización. La función principal de la contabilidad administrativa es poder brindar información a los usuarios internos, misma que les permitirá dirigir, planear y controlar nuevos proyectos por medio de la toma de decisiones.

La contabilidad administrativa no es obligatoria, se utiliza para evaluar el desempeño de la organización de acuerdo a las políticas u objetivos establecidos. Por ejemplo, se analizan las ventas de un año anterior contra las ventas del año actual tomando en cuenta los objetivos y políticas preestablecidas, de tal forma que con base en los resultados del análisis, se fortalezcan o diseñen nuevas estrategias para prever el comportamiento futuro de las ventas. Esta labor de la contabilidad administrativa se ha vuelto fundamental en toda organización como mecanismo de planeación y control para la toma de decisiones oportuna en un contexto de competencia global. La contabilidad fiscal parte del mismo sistema de información que las otras contabilidades, no obstante, está orientada a proveer la información necesaria para dar cumplimiento a las obligaciones tributarias de la empresa. A continuación, se presenta un ejemplo que te permitirá identificar el campo de acción de cada tipo de contabilidad. Un reporte para identificar las ganancias del negocio será de utilidad para sus accionistas, ya que con esta información podrán tomar decisiones como seguir o no manteniendo su inversión en dicha organización, aportar mayor capital a la empresa o retirar su patrimonio; esto habla de la contabilidad financiera. Por otro lado, si se analiza un reporte en donde estén identificadas las ventas por productos y por zonas del año pasado, se estará hablando de la contabilidad administrativa. Dicho reporte será importante para el gerente de ventas, el gerente regional y el gerente general, ya que les permitirá identificar el desempeño del negocio, y conocer qué producto tiene mayor o menor demanda, en qué zona geográfica funciona mejor un determinado producto, etc., y así planear la línea a seguir para mejorar los resultados. Un reporte de las ventas del mes y los costos y gastos que se realizaron para generar dichas ventas, son necesarios para determinar la utilidad que generó la empresa como base para el cálculo de impuestos; en este caso entonces se hablaría de la contabilidad fiscal.

Para conocer sobre los tipos de contabilidad y usuarios, revisa el siguiente video:

1.2 Tipos de usuarios ¿Te has preguntado cómo se genera la información dentro de los distintos tipos de empresas? ¿Cómo se puede saber cuánto se ha vendido? ¿A cuánto ascienden los gastos que se han realizado para generar dichas ventas? ¿La ganancia obtenida es adecuada? ¿Las estrategias que se han adoptado han surtido efecto en los resultados de la empresa? ¿La publicidad que se ha pagado ha generado beneficios? Éstas son sólo algunas de muchas preguntas que surgen en cualquier negocio. La contabilidad es una herramienta que permite traducir el desempeño de la empresa a datos que podemos analizar. Estos datos se ordenan y se muestran a los

diferentes usuarios de la organización con el propósito de que puedan tomar decisiones acertadas. ¿Quiénes son los usuarios de la información que genera la contabilidad? Los usuarios de la información contable se clasifican en internos y externos. Los usuarios externos se encuentran fuera de la organización y pueden ser los accionistas, inversionistas, clientes, proveedores, instituciones bancarias, sindicatos, organismos públicos, entre otros. Estos usuarios requieren conocer la información contable de la empresa para:       

Tomar decisiones de inversión (inversionistas). Comprar o vender acciones de la empresa (accionistas). Evaluar la calidad de sus productos (clientes). Conocer las condiciones bajo las cuales opera la empresa, para tener la certeza de que puede cumplir con los pedidos que se coloquen (clientes). Otorgarle préstamos de acuerdo a su capacidad de pago (instituciones bancarias). Conocer la situación de la empresa, y su capacidad para generar beneficios adicionales a los sueldos (trabajadores, sindicatos). Conocer el desempeño de la empresa como base para el pago de impuestos (SAT).

Éstos son sólo algunos ejemplos de la forma en que los usuarios externos utilizan la información contable de una empresa. Por otro lado, los usuarios internos son el personal que labora dentro de la empresa y que necesita de la información que ha generado la contabilidad para mejorar el desempeño de la misma. Como ejemplo de usuarios internos tenemos a directores, gerentes, jefes de departamento, entre otros. 1.3 Cuentas básicas de la contabilidad ¿Te has preguntado cómo se genera la información financiera? Desde su inicio, toda organización debe llevar a cabo el registro de sus operaciones como base para la generación de información. ¿Qué transacciones u operaciones se registran? Todo hecho o suceso que se pueda cuantificar monetariamente es sujeto de registro, por ejemplo, el pago de sueldos, la capacitación de los empleados, la compra de materia prima para la fabricación de un bien, la venta de un bien fabricado, el pago a proveedores, etcétera. El registro de cada una de las transacciones de la empresa debe sustentarse en la ecuación contable, para tal efecto, esta ecuación implica que cada transacción sea registrada por partida doble cumpliendo una igualdad financiera. Ecuación contable Activo = Pasivo + Capital De acuerdo a Andrade y Guajardo (2014), “para procesar adecuadamente la información económica de los negocios es importante conocer las cuentas que

integran un sistema contable, de qué manera se afectan y cómo se clasifican para su presentación en los estados financieros”. A continuación, se presenta la descripción de las cinco cuentas principales que conforman la estructura básica de la contabilidad: Activo Son los recursos, bienes y derechos que posee una entidad. Pasivo Son las deudas u obligaciones que posee una entidad. Capital contable Son las aportaciones de los socios o accionistas representadas por los activos netos de la entidad más/menos las utilidades o pérdidas que se generan periódicamente. Ingreso También se le conoce como ventas y son los recursos que recibe la entidad por la elaboración de servicios o venta de productos, en efectivo o a crédito. Gasto Son los desembolsos o consumos que la entidad realiza y que son necesarios para lograr los ingresos o ventas. Cada una de estas cuentas posee a su vez una clasificación propia, lo cual se revisará a continuación: Activo Los activos se clasifican en circulantes y no circulantes. Los activos circulantes son los bienes de la entidad que se caracterizan por su convertibilidad en efectivo en el corto plazo (menos de un año), lo que significa que tarde o temprano se convierten en dinero a excepción de la cuenta de efectivo, bancos e inversiones temporales que son en efectivo. Observa la siguiente figura y te darás cuenta que los activos se enlistan de acuerdo a su facilidad para convertirse en dinero. Da clic en cada uno de ellos para ver su descripción.

Efectivo y equivalentes de efectivo Clientes Documentos y otras cuentas por cobrar Inventarios Pagos anticipados Efectivo: conocido como bancos, corresponde al dinero propiedad de la empresa, producto de las ventas, de un préstamo que haya hecho alguna institución bancaria o algún otro concepto. Lo importante es que reconozcas que este dinero le pertenece a la empresa y lo usa para la operación de la entidad. Normalmente se guarda en cuentas bancarias. Equivalentes de efectivo: existen varios tipos, por ejemplo, las monedas extranjeras, las monedas de oro, etcétera. Los equivalentes de efectivo se refieren al hecho de invertir

cantidades de dinero a corto plazo (menos de 1 año). El propósito es obtener un interés mayor que el que otorga el banco. La diferencia entre el dinero que se tiene en el banco y esta inversión temporal es que la primera está disponible todo el tiempo, y la segunda implica esperar hasta el vencimiento del plazo a que es sujeta para poder retirarla (CINIF, 2014). Clientes: a esta cuenta también se le conoce como cuentas por cobrar, y surge al otorgar crédito a la hora de vender el producto o servicio propio del giro de la empresa. Se convierte en efectivo al momento de recibir el pago del cliente. Documentos por cobrar: nacen del hecho de otorgar crédito y conllevan el pago de intereses. Normalmente se utilizan cuando el cliente requiere un plazo mayor para pagar el adeudo. Una vez transcurrido el plazo otorgado, se convierte en efectivo al recibir el pago.

Otras cuentas por cobrar: surgen al otorgar crédito por conceptos diferentes del giro de la empresa. Por ejemplo, la venta de maquinaria o algún préstamo a empleados, entre otros. Se convierte en efectivo al momento de recibir el pago. Inventarios: son la principal fuente de ingresos de la entidad, y se refieren a la existencia de productos disponibles para la venta. No obstante, también se consideran inventarios la materia prima necesaria para la fabricación del producto, así como la producción de un bien a medio terminar (producción en proceso). Los inventarios se enlistan en último lugar porque se consideran los activos menos líquidos, es decir, primero hay que venderlos para convertirlos en efectivo. Pagos anticipados: de acuerdo al CINIF (2014), los pagos anticipados se derivan de pagos adelantados de un bien o servicio que se recibirá en el ciclo normal de operaciones (un año). Por ejemplo, publicidad, rentas, seguros pagados por anticipado, etcétera.

Los activos no circulantes representan los bienes de la entidad que se adquirieron con la intención de usarlos para que se generen los ingresos de la misma. Se clasifican a su vez en fijos e intangibles.

Fijos Terrenos

Edificios

Maquinaria

Equipo de transporte

Intangibles

Equipo de cómputo

Herramientas

Marcas registradas

Licencias y permisos

Patentes

Derechos de autor

Franquicias

Crédito mercantil

A los activos fijos también se les conoce como propiedades, planta y equipo. Son los bienes físicos que tiene una entidad para usarlos por más de un año. Se adquieren con la intención de no venderlos, ya que su uso permite que la empresa genere los ingresos propios de su actividad. Una característica que los distingue es que se desgastan por su uso o por el paso del tiempo, a excepción de los terrenos. A este desgaste se le conoce como depreciación, que representa un gasto virtual, es decir, no implica una salida de efectivo como lo habría en cualquier otro gasto (luz, sueldos, agua, etc.). Los beneficios que provee el cálculo de este desgaste son para fines de deducción fiscal. Como ejemplo de activos fijos se pueden encontrar los terrenos, edificios, maquinaria, equipo de transporte, equipo de cómputo, herramientas, entre otros.

Para aprender más acerca de amortización y depreciación, visita el sitio web de Khan Academy.

El enlace es externo a la Universidad Tecmilenio, al acceder a éste considera que debes apegarte a sus términos y condiciones.

Los activos intangibles son aquellos que, sin ser físicos, son adquiridos para que generen beneficios económicos en el futuro. Se pueden considerar un derecho, ya que al adquirirlos cumplen su función de utilidad, por ejemplo, las licencias de software, que se adquieren para ser utilizadas dentro de la organización. Otra de sus características es que pueden ser separados de la organización a través de su venta, renta, cesión, etc. Algunos ejemplos de activos intangibles son las marcas registradas, las licencias y permisos, las patentes, los derechos de autor, las franquicias, etcétera. Hasta este momento has revisado el activo, la primera cuenta de la estructura básica de la contabilidad, que se representa con los bienes, derechos y recursos que la empresa tiene; no obstante, seguramente te preguntarás, ¿cómo obtuvieron dichos activos?, ¿quién puso el dinero para comprarlos? A partir de este momento iniciarás el estudio y comprensión del pasivo y capital, la segunda y tercera cuenta de la estructura básica de la contabilidad, conocidas como las fuentes de financiamiento de los activos. ¿Por qué se les llama fuentes de financiamiento a estas cuentas? Para poder adquirir los bienes, derechos y recursos, la entidad utiliza, por un lado, las aportaciones de los socios y las utilidades que se generan periodo tras periodo conocidos como capital contable, y por otro lado si el capital contable no cubre todas las necesidades de la empresa, entonces se recurre a financiamientos conocidos como pasivos. Pasivo Los pasivos son una fuente de financiamiento externa, y se consideran las deudas u obligaciones contraídas por la entidad que nacen por el hecho de posponer el

pago del adeudo. Se clasifican de acuerdo a su vencimiento en pasivos a corto y largo plazo.

Los pasivos de corto plazo también se conocen como pasivos circulantes o corrientes, y se enlistan de acuerdo a su fecha de vencimiento o exigibilidad de pago, el cual debe ser menor a un año. Ejemplos de pasivos de corto plazo: 

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Proveedores: son las entidades que suministran a la empresa de mercancías o servicios a crédito. También se les conoce como cuentas por pagar. Documentos por pagar: son las deudas que adquiere la entidad, respaldadas a través de la firma de un documento como contrato, pagaré, letra de cambio, entre otros y que conlleva el pago de intereses. Acreedores diversos: son las entidades que suministran a la empresa conceptos diferentes a las compras de mercancías o servicios. Generalmente se considera en este rubro a las deudas que se tiene con algún socio, cajas de ahorro y préstamo, sociedad financiera de objeto limitado o prestamistas. Préstamos bancarios: representan cantidades de dinero solicitadas a una institución bancaria, las cuales son pagadas de acuerdo a las condiciones estipuladas y normalmente conlleva el pago de intereses. Impuestos por pagar: representa una obligación para la entidad, derivada de la cantidad que se entregará a las autoridades fiscales como resultado del cálculo de los impuestos correspondientes.

Los pasivos de largo plazo se consideran deudas que deben ser cubiertas por la entidad en periodos mayores a un año. Su función principal es financiar proyectos de inversión para lo cual se cubren en periodos mayores a un año. Ejemplos de pasivos de largo plazo son los bonos por pagar, hipotecas por pagar, préstamos bancarios de largo plazo, entre otros. Capital contable

El capital contable, también conocido como patrimonio neto, representa el derecho de los dueños sobre los activos netos, que son el resultado de restar a los activos totales la deuda o pasivos totales (la diferencia pertenece a los dueños de la empresa). El capital contable se considera la fuente de financiamiento más importante del activo, ya que los recursos para adquirirlos provienen de la propia empresa, no obstante, por estos recursos el dueño o accionistas exigen una compensación llamada dividendo. El capital contable se clasifica en capital aportado y capital ganado.

Capital aportado 

Capital social: son las aportaciones de los socios y pueden ser en efectivo o en especie. En especie significa que el dueño o socio de la empresa puede aportar no sólo dinero, sino también edificios, equipo de transporte (camiones, carros, motocicletas, entre otros), terrenos, maquinaria, la marca registrada, patentes, etcétera.

Capital ganado 

Utilidad del periodo actual: conocida como utilidad del ejercicio o utilidad neta. Son los recursos generados por la entidad y se determinan por la diferencia entre los ingresos menos los gastos del último periodo que se está informando. No obstante, si los gastos resultaran mayores que los ingresos, se hablaría de pérdida del ejercicio o pérdida neta. La utilidad del ejercicio se debe sumar a las utilidades retenidas, sin embargo, para reconocer el resultado del periodo se presentan por separado.

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Utilidades retenidas: cuando una entidad genera utilidades, parte de ellas son entregadas a los accionistas como recompensa por su inversión (dividendos), cuando estas utilidades no son repartidas toman el nombre de utilidades retenidas. El principal motivo de su retención es por decisión de la asamblea de accionistas para destinarlas a nuevos proyectos, pago de deuda, entre otros. Por lo tanto, las utilidades retenidas es la suma de las utilidades del pasado, es decir, acumuladas.

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Dividendos: son las utilidades que reciben los accionistas derivados de su inversión. El pago de dividendos disminuye las utilidades, y por ende el capital contable.

Ingreso A los ingresos también se les conoce como ventas, y se refieren a los recursos recibidos por la entidad derivados de sus operaciones. Dichos ingresos o ventas pueden realizarse de contado, lo que hará que se reciba el dinero en forma inmediata, o a crédito, lo que retrasará la entrada de efectivo como resultado del otorgamiento de un plazo de pago al cliente. Gasto De acuerdo a Andrade y Guajardo (2014), los gastos son “activos que se han usado o consumido en el negocio para obtener ingresos y que disminuyen el capital de la empresa”.

Tema 2. La ecuación contable Introducción Cualquiera que sea la actividad económica que desempeñe una entidad, se requiere que todas y cada una de sus transacciones sean registradas, para lo que existe una lista de cuentas que forman parte de la estructura básica de la contabi...