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FASES PARA ADMINSTRACIÓN DE PROYECTOS

De finir e l pro b le m a De sa rro lla r o p c io ne s de so luc ió n

A dm inistra c ió n de un pro ye c to

Fa se s

Pla ne a r e l pro ye c to

1. De finir e l pro ye c to (inic io ).

¿ Q ué se va ha c e r? ¿ Q uié n lo va ha c e r? ¿ C ó m o lo va ha c e r? ¿ C uá nd o lo va ha c e r? ¿ C uá nto va a c o sta r?

2. C re a r e l pla n (pla ne a c ió n).

¿ Q ue ne c e sita m o s ha c e r?

Eje c uta r e l pla n Mo nito re a r y c o ntro la r e l pro g re so ¿ Esta m o s so b re e l o b je tivo ?

3. Pe rse g uir y m a nte ne r e l pla n.(e je c uc ió n y c o ntro l)

Si no , q ue d e b e m o s ha c e r? Se p ue d e c a m b ia r e l p la n?

Te rm ina r e l pro ye c to ¿ Q ué se hizo b ie n? ¿ Q ué se pue d e m e jo ra r? ¿ Qué a pre ndim o s?

4. Pro ye c to te rm ina do (c ie rre ).

Fases de la administración de un proyecto 1.- De finir e l pro ye c to .

2.- C re a r una pla ne a c ió n de l pro ye c to .

3.- Pe rse g uir y ma nte ne r e l pla n.

4.- Pro ye c to te rm ina do .

1. Definición del proyecto 

Definir el alcance del proyecto. 

¿Qué metas se desean alcanzar? Criterios para establecer metas a. Ser específicas b. Ser realistas c. Tener un componente de tiempo d. Ser mesurables (definir entregables ) e. Contar con acuerdos de participantes clave



¿Cuáles son las principales tareas?



¿Qué expectativas generales tienen los involucrados claves del proyecto?

…1. Definición del proyecto



Determinar los recursos. 

¿Qué recursos, en particular, gente y equipo están disponibles para ayudar a alcanzar las metas del proyecto?.



¿Qué otros recursos se requieren? ¿Dinero, equipo,

instalaciones, materiales, información, tecnología? 

Determinar los límites de tiempo. ¿Cuánto tiempo se necesita para terminar el proyecto?. ¿Cuáles son las fechas límite?



I dentificar riesgos y restricciones

2. Plan del proyecto: Instrumento indispensable La

planeación

administración

del del

proyecto proyecto.

es

el

Define

corazón el

de

alcance,

la los

recursos y el tiempo requerido, y permite mantenerlos en balance a través de todo el proyecto.

2. Plan del proyecto: Instrumento indispensable El plan del proyecto muestra:

A)

B)

Exactamente cuantas y que tareas

Quien hará cada tarea.

necesitan realizarse

C)

El costo estimado de

D)

La secuencia de las

cada una de las tareas y

tareas,

del

entre ellas.

proyecto

completo

(presupuesto).

E)

La

duración

estimada

de

cada

tarea

longitud del proyecto global (calendario).

y

la

dependencia

…2. Plan del proyecto: A) Exactamente cuantas y que tareas necesitan realizarse. Una forma común de organizar las tareas de un proyecto recibe el nombre de Estructura del Desglose del Trabajo (EDT) o Work

Breakdown structure (WBS).

En un WBS las tareas se definen con claridad y puede emplearse con fines de selección de personal, calendarización, presupuestación y elaboración de Diagramas de Red.

La idea

fundamental es descomponer las tareas más grandes en sus componentes individuales. proyecto

1.0

2.0

3.0

…2. Plan del proyecto:

Ejemplo de Estructura de Desglose del Trabajo.

Pro ye c to de Bo le tín Info rma tivo Me nsua l 1.0 Logo y diseño completo 1.1 Selección del diseñador 1.2 Presentación de conceptos 1.3 Aprobación del Diseño

2.0 Artículos y fotografías completas 2.1 Redacción de artículos 2.1.1 Generación de ideas 2.1.2 Aprobación de ideas 2.1.3 Redacción del primer borrador 2.1.4 Revisión de artículos 2.1.5 Edición de borrador final 2.1.6 Aprobación de artículos 2.2 Aprobación de fotografías e ilustraciones

…2. Plan del Proyecto. … Exactamente cuantas y que tareas necesitan realizarse. Para

organizar

el

WBS

use

las

categorías

que

mejor

convengan al proyecto: disciplinas funcionales o tecnológicas, ubicación física, etc En todos los niveles debe proporcionar entregables medibles Utilice un formato que permita cambios y lleve un control de

la versión Favorezca la claridad y comprensión: use de colores para

identificar tareas relacionadas, etiquete actividades con un número que haga referencia a una página de un documento general de narrativa, etc..

…2. Plan del proyecto: B) Quién hará cada tarea  Identifique para cada una de las tareas del WBS las

habilidades técnicas, experiencias específicas o aptitudes interpersonales que se requieren para terminarlas con efectividad.

Determine la disponibilidad para el trabajo ¿Estará 100%

del tiempo asignado al proyecto?¿Cuántos días a la semana?¿Hay periodos no laborables?

…2. Plan del proyecto: C) El costo estimado de cada una de las tareas y del proyecto completo. Son necesarias estimaciones específicas del tiempo que

se requiere para la terminación de las tareas, así como para todos los materiales y equipos. Los costos están ligados a las metas del proyecto y

unidos a marcos de tiempo y calendarios. Considere la necesidad de contratación de proveedores

de servicios externos o de expertos en áreas específicas.

…2. Plan del Proyecto. E) Calendario del proyecto. o Estim e

e l e sfue rzo y dura c ió n de la s ta re a s (tie m po pa ra c o m ple ta r c a d a ta re a ) c o n b a se e n lo s re c urso s dispo nib le s. o De te rm ine

la s fe c ha s d e c a le nd a rio pa ra c a d a ta re a , ruta c rític a y tie m po s d e ho lg ura .

“No se pue de o b te ne r un b e b é e n un m e s fe c unda ndo a nue ve m uje re s “

Harold Kerzner . Project Management: a Systems Approach to Planning, Scheduling and Controlling.

…2. Plan del Proyecto. … Calendario del proyecto. C ua nd o

ha y

c o nflic to

a sig na d o s pue de

en

la

d ispo nib ilid a d

de

re c urso s se r ne c e sa rio aj ustar el calendario de l

pro ye c to . Cambiar

el

o

alcance

del

proyecto

o

agregar

recursos

(impactando el presupuesto) Darle

o

mas

tiempo

a

una

dependencias de la red

tarea,

dividirla

en

2

o

ajustar

(modificando la utilización de los

recursos). Trasladar

o

tareas

a momentos

en

que los

recursos

estén

disponibles (implica calcular nuevamente todo el calendario). Ampliar

o

posible.

la

fecha

de

conclusión

del

proyecto

cuando

es

…2. Plan del proyecto. A)

Estructura de tareas (WBS)

C)

El costo estimado (PRESUPUESTO)

B)

D)

Equipo de trabajo.

La secuencia de las

tareas,

la

dependencia

entre ellas (PERT)

E)

Calendario (GANTT)

…2. Plan del Proyecto. Re c ue rde que : o G e ne ra lm e nte

se re q uie re inte g ra r to d o lo a nte rio r e n un d o c um e nto pa ra pre se nta rlo y lo g ra r su a pro b a c ió n. o El

nive l d e d e ta lle d e l pla n va ría n d e sd e d o c um e nto s

sim ple s d e una so la pá g ina ha sta e xte nso s lib ro s. o Nunc a

d e d ique m á s tie m po a l pla n q ue e l q ue se re q ue riría pa ra lle va r e l pro ye c to a c a b o si no hub ie ra pla n. “Si no sabe a dónde quiere ir, cualquier camino lo llevará allí..” anónimo

…2. Plan del Proyecto. DO C UMENTO DEL PLAN o Re sum e

e je c utivo d e l pro ye c to (o pa no rá m ic a )

o Justific a c ió n

o a nte c e d e nte s re le va nte s. o O b je tivo s d e l pro ye c to y pro d uc to fina l e spe ra d o . o Supue sto s

y rie sg o s d e l pro ye c to o Sub pro ye c to s q ue a b a rc a o Estruc tura d e l d e sg lo se d e l tra b a jo (WBS) o Dia g ra m a

de flujo d e re d (PERT) o C a le nd a rio (G ANTT) o De ta lle s

d e re c urso s hum a no s y m a te ria le s o De ta lle s d e l pre supue sto . o O rg a niza c ió n d e l pro ye c to o Pro c e d im ie nto s

de o pe ra c ió n o No rm a s d e e va lua c ió n y re visió n o Apro b a c io ne s d e l pro ye c to

3. Perseguir y mantener el plan. C ua nd o e l pla n inic ia , é ste se c o nvie rte e n un instrum e nto va lio so a l a yud a ra a “po ne r a to no ” e l pro ye c to . Al e je rc e r e l pla n e s ne c e sa rio : Re g istra r e l

a va nc e d e l pro ye c to , c o m pa ra nd o lo s da to s

a c tua le s c o n lo s e stim a do s o rig ina lm e nte . Re visa r

lo s re c urso s, e l a lc a nc e y lo s fa c to re s de tie m po

pa ra b a la nc e a r prio rida d e s.

…3. Perseguir y mantener el plan.

Id e ntific a r

lo s pro b le m a s q ue pue d a n d e sfa sa r e l

pro ye c to , vig ila nd o po sib le s d e svia c io ne s de l pla n o rig ina l. Ana liza r

la d istrib uc ió n de lo s re c urso s a tra vé s d e l pro ye c to , e vita nd o so b re c a rg a s d e tra b a jo pa ra a lg ún m ie m b ro d e l e q uipo . Ada pta r c a le nd a rio s, nive le s a lc a nc e se g ún se a ne c e sa rio .. Dirig ir e l

e q uipo d e tra b a jo .

de

re c urso s

o

3. Perseguir y mantener el plan. REUNIÓ N DE ARRANQ UE DEL PRO YEC TO C o munic a r

la s m e ta s de l pro ye c to a to do s lo s m ie m bro s

de l e q uipo . Lo g ra r e l

c o m p ro m iso q ue se ne c e sita de la s pe rso na s.

Esta b le c e r e l

a mb ie nte de lide ra zg o pa ra e l pro ye c to .

Ide ntific a r fe c ha s

límite y fa se s c ruc ia le s.

Re visa r

c o n los mie mb ro s de l e q uip o e l p la n de tra b a jo .

Explic a r

lo s pro c e dim ie ntos op e ra tivo s bá sic o s (info rme s,

junta s, c o munic a c io ne s, e tc .)

…3. Perseguir y mantener el plan. I NFORMACI ÓN PARA LOS MI EMBROS DEL EQUI PO DE TRABAJO Resumen de objetivos del proyecto Carta de organización del proyecto (en proyectos grandes). Descripción del personal clave en el proyecto y sus funciones Lista de tareas personales Suficiente autoridad para realizar el trabajo asignado. El calendario. Fechas límite para informes y reuniones. Muestras de informes, formularios, etc. Procedimientos para reportar problemas y hacer sugerencias Información de contacto con el personal clave del proyecto.

…3. Perseguir y mantener el plan. PROCEDI MI ENTOS ADMI NI STRATI VOS ¿Cómo se medirá el avance del proyecto? ¿Qué clase de información se necesita para evaluar el avance? ¿Qué normas se usarán para evaluar la calidad de los entregables

del proyecto? ¿Cuántas juntas de proyecto se tendrán?¿Quién asistirá? ¿Con qué frecuencia se actualizará el plan del proyecto? ¿Cómo determinará lo que se ha gastado en el proyecto? ¿Con qué frecuencia se dan los informes del proyecto y a quién?

4. Proyecto terminado. Una

vez

que

las

metas

del

proyecto

han

sido

alcanzadas

y

reunidos los criterios que firmen el fin del proyecto, es tiempo de cerrarlo formalmente. Esta etapa posibilita la aplicación de las experiencias a proyectos futuros.

Las actividades de esta fase pueden incluir: Comparar el plan original al curso actual de los eventos del

proyecto Realizar la evaluación final del proyecto (logros obtenidos vs.

metas planteadas). Analizar problemas e identificar áreas para mejoras futuras.  Otorgar reconocimientos por logros y resultados Cerrar operaciones, liberar recursos y dispersar el equipo. Redactar un informe final.

Éxito del proyecto. Logro del objetivo fijado. Cumplimiento en tiempo. Apego a la “VISION”. Usuarios satisfechos. Reconocimiento del trabajo. Resultados palpables. Desarrollo

plazo

con

de

relaciones

involucrados

a

largo

clave

y

miembros del equipo. Existe un nuevo producto, servicio

o proceso de calidad.

Razones por las que fallan los proyectos. No hay suficientes recursos disponibles para terminarlo No se autoriza tiempo suficiente para completarlo Expectativas poco claras del proyecto conducen a resultados

inapropiados o incompletos. El plan es poco realista u omite tareas o recursos clave. Se desperdicia tiempo y recursos. No hay controles adecuados que anticipen los problemas o

que les aborden de inmediato una vez que suceden. Existe mala comunicación entre los participantes clave. No se aprovechan experiencias de proyectos anteriores. El

estilo

de

liderazgo

del

Gerente

de

Proyecto

adecuado. El personal no es el apropiado o no es suficiente.

no

es...