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Fases de la negociación

Como dicen Fisher, Ury, y Patton, en su libro Sí… de acuerdo: cómo negociar sin ceder (1991), en el mundo se negocia todos los días. La negociación es un medio básico para lograr lo que queremos de otros. Pero, aunque se negocia todos los días, no es fácil hacerlo bien. Por ello, esos autores diseñaron un método para llevar adelante una negociación exitosa.

Etapas de la negociación del método Harvard

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Revisión del módulo

Referencias

Teleclase práctica

LECCIÓN 1 de 5

Etapas de la negociación del método Harvard

Negociación basada en principios

Tabla 1: Fases de la negociación Negociación propiamente dicha

PREPARACIÓN

APERTURA

DESARROLLO

CIERRE

Diagnóstico

Presentaciones

Expectativas

Acuerdos

Agenda

Propuestas

Contrato o convenio

Contraofertas

Cumplimiento

Acercamiento

Seguimiento

Considerar las emociones

Diseñar una

Límites de la

estrategia

negociación

Táctica creativa Fuente: elaboración propia.

Antes de adentrarnos en las fases de la negociación, propongo la lectura de un recorte del artículo de la mediadora Marta Gelfi (2013):

Hace unos meses llegó a mis manos un legajo en el Centro Judicial de Mediación, en su etapa prejurisdiccional, en el cual Juan, un señor mayor, viudo, pensionado, con problemas de salud, solicita una mediación con dos de sus seis hijos. Ambos hijos, de 48 y 50 años, casados, con familia numerosa, viven en el domicilio de Juan, requirente de esta mediación. Uno de ellos, Miguel, el menor, con un perfil bajo, ocupa la casa paterna, mientras que el otro, Roberto, con un perfil absolutamente distinto, ocupa un galpón que años atrás había sido la carpintería de su padre, ubicado en el mismo terreno y que había reciclado en una vivienda que él caracterizaba como digna. Estas familias habían sido invitadas por Juan, varios años atrás, en circunstancias de estar atravesando –ambas- una muy mala situación económica, que les imposibilitaba seguir sosteniendo el alquiler de su vivienda. Hasta un año atrás, el padre convivía con Miguel, su hijo menor. Llegó el momento en que Juan, por distintas situaciones familiares y privadas, se retira de la casa y alquila un departamento en un barrio alejado y acordando con ambos hijos el pago de un alquiler mínimo, que contribuyera en parte con el nuevo alquiler que debía afrontar. El monto convenido fue pagado durante seis meses consecutivos; hubo algunos intentos de comunicación posteriores a la interrupción de los pagos pactados que no llegaron a prosperar, motivo por el cual, dadas sus necesidades económicas y ante la sugerencia de un conocido, el padre decide pedir una mediación. Él concurre con una postura muy firme: cobrar un alquiler mínimo o que sus hijos y sus familias desocupen su propiedad para poder disponer de ella ya que con sus problemas de salud y lo que económicamente le generaba, sumada a su magra jubilación de carpintero, se le tornaba cada vez más dificultoso pagar su propio alquiler.

El proceso de mediación se realiza con audiencias privadas y en fechas diferentes, por solicitud de Roberto, el hijo mayor, respondiendo a toda una historia familiar compleja que refería con mucha angustia, enojo e impotencia. El hijo menor, Miguel, de escasas palabras y manifestaciones, conociendo el derecho que le asistía a su padre con relación a la propiedad motivo de esta mediación –situación de la que estaba al tanto y era a su vez compartida por Roberto- estaba dispuesto a buscar alternativas. Entre ellas, incluso albergar nuevamente a su padre en la casa, como así también, compartir el alquiler solicitado con su hermano, a pesar de su precaria condición económica, siendo esto condición no negociable, ya que consideraba era lo que correspondía viviendo ambas familias en el predio propiedad de su padre. El padre tenía la convicción de que debía llegar a un acuerdo, incluso hacer concesiones y aceptar otras, porque estaba seguro de que resolver esto generará, además de un alivio de su situación económica, la posibilidad de retomar la relación con sus hijos, vislumbrando un futuro familiar. Miguel también quería acordar para concluir con todo este asunto que le causaba mucha angustia, evitando un futuro doloroso y problemático, Roberto no estaba dispuesto a realizar un acuerdo tan sólo por el hecho de responder a una solicitud de su padre. Negaba toda relación futura con éste. La cuestión iba más allá de los números o la propiedad; la historia de vida determinaba toda su posición. La mediación iba inexorablemente a un no acuerdo. En algún momento, dentro del proceso de mediación, y también dentro de su entorno familiar, Roberto debió haber realizado un trabajo interior muy importante que hizo posible un cambio, ya que después de varios días, en que no nos habíamos reunido por distintos motivos, logró pensar en aceptar un acuerdo con su padre. Trabajamos las distintas alternativas, siempre en audiencias

privadas, y ambas partes debieron hacer contribuciones y concesiones en la búsqueda de soluciones, sellando un acuerdo mutuamente beneficioso, preservando una relación futura. Seguramente éste fue el objetivo superior que les proporcionó el impulso necesario para solucionar su conflicto. (Gelfi, 2013, pp. 211-212).

Preparación

Una buena preparación es el camino más seguro para llegar a una negociación satisfactoria. Lo que hagamos o dejemos de hacer antes de llegar a la mesa de negociación se pondrá rápidamente de manifiesto en lo que hagamos cuando lleguemos a ella.

Un negociador mal preparado tiene que limitarse a reaccionar ante los acontecimientos, nunca podrá dirigirlos. Un negociador deficientemente preparado demuestra antes o después que no sabe de lo que está hablando y ante esta situación su opositor se dará cuenta de ello, ganará confianza en sí mismo y elevará el nivel de sus exigencias.

La preparación de la negociación resulta la clave del éxito para la consecución de los objetivos. La habilidad de las negociaciones reside, precisamente, no en tener ideas brillantes y hacer propuestas desconcertantes e inesperadas en la mesa de negociación, sino en llevar todo el proceso bien preparado y previsto desde el principio hasta el final, sin dejar ningún aspecto al azar. Si estamos pensando sobre la marcha los argumentos para defender nuestros intereses, incurriremos en un grave error, ya que no podremos escuchar activamente a la otra parte y averiguar así sus preferencias, intereses, puntos fuertes y débiles. (Carrión, 2013, https://n9.cl/xghz).

Los pasos que debemos seguir para desarrollar una buena planificación que nos prepare para negociar son:

1. Diagnóstico:

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Es el inicio del proceso de análisis. En el caso que utilizamos de ejemplo, puede apreciarse este diagnóstico cuando la mediadora explica las circunstancias y el contexto en el cual se encuentran las partes previo a la negociación. Los aspectos claves a tener en cuenta para elaborar un correcto diagnóstico y tener éxito son: análisis del tipo de negociación que se llevará a cabo, análisis del poder de negociación de cada una de las partes, las habilidades para negociar, el esfuerzo y análisis FODA (fortalezas, oportunidades, debilidades, amenazas). • Análisis del tipo de negociación: con el fin de poder diseñar las estrategias y tácticas más acertadas, es indispensable conocer a qué tipo de negociación se enfrentan. Saber si la negociación será cooperativa o competitiva permitirá definir los pasos adecuados para lograr los objetivos propuestos. • Análisis del poder de negociación: este enfoque presupone analizar el poder entre las partes y permite determinar dónde se encuentra ubicada cada una en relación a la otra. Uno de los aspectos que deben tenerse en cuenta es el vinculado a las alternativas que cada parte posee fuera de la negociación. En la medida en que estas sean fuertes, esa parte tendrá una posición de mayor poder y a la inversa cuando las alternativas no sean muy buenas. • Las habilidades para negociar: un negociador formado que maneje estrategias, técnicas y herramientas es alguien que se encuentra en condiciones de planificar una excelente negociación y, de esa manera, tener más posibilidades de lograr sus objetivos. • Esfuerzo: toda negociación requiere de mucho trabajo y esfuerzo. Análisis FODA: al momento de desarrollar un diagnóstico, es fundamental efectuar este tipo de análisis que le va a permitir a la parte conocer sus debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades (FODA). A partir de este análisis, se podrá obtener información acerca de los factores internos y externos que favorecen el proceso negociador y la posibilidad de lograr un acuerdo.

2. Considerar las emociones:

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En una negociación, especialmente en un fuerte desacuerdo, los sentimientos pueden ser más importantes que las palabras. Las emociones de una parte generarán emociones en la otra. Las emociones pueden conducir a que la negociación se estanque o se rompa rápidamente. Por consiguiente, es fundamental reconocer y comprender las emociones (propias y ajenas), explicitarlas si es posible y permitir que la otra parte se desahogue. En el ejemplo citado más arriba, podemos apreciar cómo las emociones se ponen de manifiesto en la información que proporcionan las partes.

3. La estrategia:

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Todos los especialistas en la materia coinciden en señalar que definir la estrategia es la parte más sensible en un proceso de negociación. Lo primero que se debe hacer es identificar la situación crítica negociable, es decir, el punto o los puntos centrales donde las partes deberán lograr acuerdos. Hecho esto, hay que analizar las categorías básicas que nos van a determinar la estrategia más acertada, a saber: las necesidades, los objetos y los objetivos. Las necesidades son las cuestiones que se encuentran insatisfechas y que la parte procura resolver en la negociación. Es fundamental tener claro cuáles son las necesidades que la parte pretende satisfacer y cuáles son las de la otra parte. Si volvemos al conflicto del ejemplo entre Juan y sus hijos, apreciamos que la posición de Juan es opcional: que reciba un alquiler mínimo o que sus hijos y sus familias desocupen la propiedad. Más adelante surgen sus intereses: mejorar la situación económica y recuperar la relación familiar. Los objetos son los instrumentos y los medios a través de los cuales se trata de satisfacer las necesidades en un proceso de negociación. Los objetivos son los resultados que cada negociador busca alcanzar. En el caso que utilizamos como ejemplo, la mediadora pretende lograr un acuerdo mutuamente beneficioso y que preserve la relación futura. La estrategia debe centrarse en la anticipación de las respuestas de la otra parte ante propuestas y sugerencias. En suma, la estrategia es lo que piensan los negociadores. Es necesario proyectar los pasos de la estrategia en la etapa de preparación. ¿Qué tácticas de negociación utilizaremos? ¿En qué momento se brindará tal o cual información? ¿Cómo se presentará cada argumento? ¿Qué argumentos pensamos que esgrimirá la otra parte? ¿Cómo los rebatiremos? ¿Hay alguna información que no debe ser dicha? Es importante destacar, además, que una estrategia debe ser flexible para lograr ser capaz de reaccionar frente a cualquier imprevisto que surja en la negociación.

4. La táctica:

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Si con la estrategia uno decide a dónde quiere llegar, con la táctica define cómo hacerlo. Se trata de formular pautas que permitan lograr los objetivos planteados. Las tácticas deben tener en cuenta el poder potencial de cada una de las partes. En nuestro ejemplo, una táctica que utiliza la mediadora es realizar reuniones privadas (incluso en fechas diferentes) a los fines de evitar que las emociones impidan el desarrollo del proceso. En conclusión, para llevar adelante un proceso de negociación exitoso es indispensable una correcta planificación. La forma adecuada de hacerlo es desarrollando un diagnóstico acertado. Sobre esa base, luego, se va definir una estrategia que para ser llevada a la práctica requiere a su vez de la elaboración de una táctica. Cumplir este procedimiento no asegura el éxito en la negociación, pero aumenta considerablemente las posibilidades de que el proceso arribe a un buen resultado. Entrar en una negociación sin la correspondiente planificación es emprender un camino a ciegas. En los módulos siguientes, se desarrollarán estos aspectos con más profundidad.

Negociación cara a cara o negociación propiamente dicha Esta etapa se refiere al proceso en el cual las partes se encuentran frente a frente y comienzan a negociar entre ellas.

La apertura: da inicio al proceso y es la etapa en las que cada parte efectúa su presentación formal. Se acuerda la agenda de trabajo y se dejan establecidas las reglas del proceso que cada parte deberá respetar.

Las expectativas: aquí cada parte deja explicitadas sus expectativas, se dejan aclarados los puntos correspondientes y, si fuera necesario, se modifica la agenda de trabajo. En el ejemplo citado, vemos las expectativas de Juan cuando afirma querer llegar a un acuerdo, incluso haciendo concesiones, porque desea retomar la relación con sus hijos.

El intercambio: esta etapa es la negociación directa. Cada parte desarrolla las estrategias y las tácticas que ha planificado previamente. Se produce una comparación de opciones y demandas. En esta etapa, surgen los conflictos, las diferencias y se dan todas las acciones que se previeron para poder cumplir con el objetivo propuesto. Es, probablemente, la instancia más dura y compleja del proceso de negociación.

En esta etapa, puede aparecer la resistencia a entrar en el juego. Esta situación se genera cuando una de las partes se ha concentrado en los intereses, ha producido opciones y, sin embargo, la otra no se mueve de su posición, la mantiene con firmeza y no entra en el juego de llevar adelante un proceso de negociación con base en los principios. Mientras que una parte pretende maximizar los beneficios para ambas y buscar un acuerdo sensato, eficiente y equilibrado, la otra ataca permanentemente sus propuestas, incluso su persona. Nuevamente recurrimos a los autores del método Harvard, quienes proponen tres estrategias básicas para fijar la atención en los méritos:

qué es lo que la parte que pretende negociar con base en los principios puede hacer;

qué es lo que la otra parte puede hacer;

qué es lo que un tercero puede hacer.

En el primer caso, es importante que si la parte está convencida de negociar con base en los principios, lo continúe haciendo. Puede ocurrir que, al no entrar en el juego, la actitud de confrontación del otro cambie. Este método es, al decir de sus creadores, contagioso.

Ahora bien, si esto no da resultado y la otra parte sigue aferrada a su posición y no se aparta de ella, entonces es oportuno entrar en la segunda estrategia. Se intentará neutralizar la negociación basada en posiciones, de manera que se vea obligado a dirigir su atención a los méritos. Esta estrategia es llamada el “jiu-jitsu de la negociación” y será desarrollada más adelante. En el ejemplo, se aprecia el cambio en Roberto, quizás sin una razón aparente, pero que seguramente tiene que ver con la utilización y el sostenimiento del método de negociación basada en principios.

Y, por último, la tercera estrategia se refiere a lo que un tercero puede hacer en ese proceso. Cuando ambas estrategias previas no han dado resultado, es necesario pensar en la ayuda que puede brindar un tercero que intervenga en la negociación.

El acercamiento: sin duda, este es el momento más decisivo para el logro de resultados concretos. Es la fase de creación, donde las partes generan las distintas alternativas que puedan hacer que ellas arriben a un acuerdo. Se detectan los intereses comunes, se plantean concesiones, reconocimientos y se comienzan a tomar acuerdos preliminares. En el ejemplo, lo vemos cuando Roberto finalmente acepta un acuerdo con su padre y en las manifestaciones de los mediadores cuando afirman que ambas partes debieron hacer concesiones en la búsqueda de soluciones.

El cierre y el acuerdo

La finalidad del cierre es llegar al acuerdo, y esta idea condiciona nuestra manera de cerrar. El cierre debe ser creíble. Para que sea aceptable, nuestra propuesta de cierre debe satisfacer a un número suficiente de las necesidades de la otra parte. Debemos presentar esta alternativa de forma que quede clara nuestra determinación de no hacer más concesiones y que lo que le interesa a la otra parte es cerrar un acuerdo en este momento.

Presentaremos el cierre de tal forma que la no aceptación del mismo, en términos más o menos similares a los ofrecidos, debe llevarnos a preferir un "no acuerdo". Si no estamos decididos a aceptar el "no acuerdo", porque tenemos todavía un amplio margen, y sólo estamos de hecho "haciendo una prueba", plantear el cierre es peligroso. (In Log, s. f., https://n9.cl/1ss1).

Por último, se produce la revisión de los acuerdos que se han ido logrando y se labran actas. Además, se establecen las responsabilidades específicas de cada parte, los plazos para el cumplimiento de cada una y las pautas para el seguimiento del cumplimiento del acuerdo.

Contrato

Finalmente después de cerrar la negociación es importante que lo acordado “QUEDE PLASMADO POR ESCRITO”, así el momento cumbre de la negociación lo constituya la firma del contrato, donde de manera explícita quedan recogidos los principales aspectos tratados en la negociación. Muchas empresas, como indicador de desempeño, consideran el número de contratos realizados; de hecho se plantea, casi como regla, que por cada contrato que se firme se deben estar realizando tres negociaciones, en sus diferentes fases.

Se considera el contrato como el documento más importante dentro del proceso de negociación debido a que regula las relaciones comerciales, financieras o tecnológicas como factor de garantía y de seguridad jurídica que tiene en cuenta las fases de una operación, los posibles riesgos y su solución. Debe establecerse por escrito y contribuye a resolver las polémicas al establecer los derechos y obligaciones de las partes interesadas. Debe ser excelentemente redactado, sin ambigüedades y preciso en términos y condiciones. (In Log, s. f., https://n9.cl/1ss1).

Toda esta fase, que incluye las etapas desarrolladas anteriormente, es la concreción efectiva de la negociación. Muchos piensan que solamente esta etapa es la negociación, pero sin duda que el éxito o el fracaso depende, en gran medida, de todo lo que el negociador desarrolla previamente en la planificación.

Análisis posterior

Esta etapa, a la igual que la primera, se caracteriza por ser individual o unilateral. Cada parte analizará los resultados obtenidos y las experiencias adquiridas. Tomará en cuenta las estrategias y tácticas definidas oportunamente, evaluará su cumplimiento en el proceso de negociación, los errores, los aciertos y los inconvenientes que se le

presentaron para desarrollar todo lo planificado. En definitiva, se trata de evaluar si las estrategias y tácticas planificadas fueron las correctas. Si el resultado de la negociación no fue del todo el esperado, se deberán determinar las causas que llevaron a esa situación. Se trata de una instancia muy útil para el futuro, ya que le permite al negociador pasar en limpio la experiencia vivida y, consecuentemente, aprender de sus errores y reconocer sus aciertos para una próxima negociación.

También corresponde a este momento el seguimiento del acuerdo alcanzado y el cumplimiento de los aspectos acordados.

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