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TALLER: REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA INTERNARealice el taller Realización de la auditoria interna – AA3 que se muestra a continuación:Con base en el plan de auditoría realizado en la actividad de la unidad 2, escoja un (1) proceso organizacional (compras, recurso humano, misionales o de mejora contin...

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TALLER: REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA INTERNA

Realice el taller Realización de la auditoria interna – AA3 que se muestra a continuación: Con base en el plan de auditoría realizado en la actividad de la unidad 2, escoja un (1) proceso organizacional (compras, recurso humano, misionales o de mejora continua) y realice los siguientes puntos: a- Identifique el objetivo y convoque, mediante la realización de un memorando, a la asistencia de la “reunión de apertura”. Diseñe un formato para la corroboración del personal asistente, en éste mismo formato se debe plantear, además de otros aspectos (objetivo de la auditoría, criterios de auditoría, fecha, proceso o actividad a auditar, observaciones, etc.), una columna para la firma de los asistentes a la reunión de apertura y cierre de la auditoría. REUNION DE APERTURA PROCESO DE AUDITORIA INTERNA EMPRESA: Colegio San José Dirección: Calle del perpetuo socorro numero 56 Representante: Obdulio Gaviria Tel: 4342037 Cargo: Gerente General Correo electrónico: [email protected] De: Equipo Auditor colegiosancarlos.com.co

Área

Gerencia

de

Calidad

audgercali@

Para: Coordinación académica Juan David Martínez Fecha: 21 de Octubre del 2019 OBJETIVO: Verificar mediante auditoria interna que se esté cumpliendo con el programa de Sistema de Gestión de Calidad de Colegio San José. , en los procedimientos de prestación de servicios del Laboratorio de Investigación y Ensayos de la institución en el programa de Quimica.

Alcance: Verificar la prestación de los servicios del laboratorio de Ensayos e investigación del departamento Aseguramiento de la Calidad de la empresa Colegio San José específicamente en el programa de Química.

b- Revisión documental durante la realización de la auditoría. No Documento revisado Observaciones del documento. (Manual de Procedimientos, Políticas Corporativa de MRC, Manual de Calidad M-AM-001, Version 00 de Junio 15 de 2019, entre otros). 1

No.

Documento revisado Manual de Procedimientos

2

Políticas Corporativa de MRC

3

Manual de Procedimientos de Laboratorio M-PC-002 Versión Junio de 2013 Instructivos de desarrollo de Ensayos de laboratorio I-EL002 Manual de Documentos de Retención y Archivo del Laboratorio de Ensayos M-DR005 Manual de Calidad M-AM-001, Version 00 de Junio 15 de 2013

4 5

6

Observaciones del documento copias controladas del manual de calidad Hay riesgo de perder información debido al desorden Verbalmente conocen el procedimiento, pero no esta documentado. Hay riesgo de perder información debido al desorden Se da por entendido que cada uno conoce sus funciones pero no se documenta Hay riesgo de perder información debido al desorden

c- Comunicación durante la auditoría: defina las técnicas o estrategias de comunicación que usará durante la auditoría. La escucha activa, la observación mediante encuestas y entrevistas.

d- Recolección y verificación de información: defina qué técnicas o estrategias de recolección y verificación de información usará durante la auditoría (ejemplo: lista de Chequeo). Por medio de listas de chequeo y papeles de trabajo se verificará que el Criterio de auditoria sobre lo auditado se esté cumpliendo, además de tabular la información recolectada a través de entrevistas a los estudiantes de la clase de Química, administrativos y evidentemente a los autores directos de esa área.

e- Generación de hallazgos de auditor. (Su finalidad es que identifique las diferencias entre evidencia, criterio y hallazgos de la auditoria) Fecha: Proceso Auditado: No. 1

2

3

Auditor (es): Auditado (s):

Criterios Hallazgos de de Auditoría Auditoría Procedimientos política de Falta agregar de costos en gestión implementación materiales en financiera de procedimiento bodega y standpara costos en by materiales de bodega y stand-by formato único de Cap. No se tiene en despachos, Compras y cuenta el formato Manual de logística único de procedimientos despachos y recibo de mercancía en el procedimiento Cambios Política de Falta actualización organizacionale logística y de la política de s servicio al logística, cuya cliente última actualización fue el 18 de julio 2018 y no se han agregado los cambios organizacionales del año 2019 Evidencias de Auditoría

C: Conformidad

NCM: No Conformidad Mayor

C

NCM

NCm

X

X

X

NCm: No Conformidad Menor

f- Prepare y realice las conclusiones de auditoría.

• Se debe actualizar la Política de Gestión Financiera y crear un procedimiento para el manejo de costos en materiales de bodega y stand-by. • Se debe agregar el formato único de despachos y recibo al manual de procedimientos.

• Se debe actualizar la política de logística y servicio al cliente puesto que no se han agregado los cambios organizacionales del año 2019. • Conclusiones de la Auditoria: Se debe actualizar la Política de Gestión De Laboratorio y crear un procedimiento para el manejo de protocolos de análisis y entregas de resultados. - Se debe unificar el formato de solicitud de análisis y entrega de resultado en uno solo. Se debe actualizar la política de gestión de recepción, registro y análisis de muestras. -Es indispensable actualizar los procedimientos para el diligenciamiento de los libros de registros de muestras. -Se hace necesario mantener actualizado y en buen estado de mantenimiento las tarjetas de datos y resultados de análisis. -Se debe establecer un manual o protocolo de actividades en el laboratorio de investigación y ensayos que permitan generar actividades de seguimiento, medición, análisis y mejora. -Se debe aclarar las políticas de satisfacción del cliente y establecer indicadores que permitan conocer el grado de satisfacción de los mismos.

g- Realización de reunión de cierre: entregue el registro escaneado para verificar la ejecución real de la auditoría (Ver punto a. de ésta actividad). REUNION DE APERTURA PROCESO DE AUDITORIA INTERNA EMPRESA: Colegio San José Dirección: Calle del perpetuo socorro numero 56 Representante: Obdulio Gaviria Tel: 4342037 Cargo: Gerente General Correo electrónico: [email protected] De: Equipo Auditor Área Gerencia de Calidad audgercali@ colegiosancarlos.com.co Para: Coordinación académica Juan David Martínez Fecha: 24 de Octubre del 2019 OBJETIVO: Se verificó mediante auditoria interna que se esté cumpliendo con el programa de Sistema de Gestión de Calidad de Colegio San José. , en los

procedimientos de prestación de servicios del Laboratorio de Investigación y Ensayos de la institución en el programa de Química. ALCANCE: Se verificó la prestación de los servicios del laboratorio de Ensayos e investigación del departamento Aseguramiento de la Calidad de la empresa Colegio San José específicamente en el programa de Química.

h- Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo de esta actividad.

Por medio del proceso de auditoria se espera contar con un proceso estandarizado y documentado sobre la forma como debe realizarse la supervisión de actividades de una función las cuales arrojen resultados para la mejora continua con el fin de determinar el cumplimiento de los indicadores establecidos dentro de una organización.

Para realizar esta actividad de aprendizaje debe: • Leer y analizar el material de formación de la actividad de aprendizaje 3: Objeto de aprendizaje llamado Desarrollo de la Auditoría. • Hacer otras consultas del tema en internet si lo considera necesario....