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FM Fragenkatalog Wintersemester 2018/19...

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Inhaltsverzeichnis

1 Grundlagen I

4

1.1

Was ist Gegenstand des FM? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

4

1.2

Welche Ziele werden mit FM verfolgt? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

4

1.3

Was macht ein Facility Manager? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

4

1.4

Wer setzt FM ein? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

5

1.5

Welche Zielsetzungen haben die Projektbeteiligten? . . . . . . . . . . . . . .

5

1.6

Was lässt sich über die Kostenbeeinflussbarkeit sagen? . . . . . . . . . . . .

5

1.7

Welche Anwenderschichten gibt es? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

5

1.8

Wesentliche Merkmale des FM? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

6

2 Grundlagen II

7

2.1

Wie ist der deutsche Markt eingeteilt? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

7

2.2

Welche marktüblichen Probleme gibt es beim FM? . . . . . . . . . . . . . .

7

2.3

Welche Perspektiven gibt es im FM? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

7

2.4

Welche Zukunftsperspektiven hat das FM? . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

8

2.5

Wann und wo ist FM entstanden?

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

8

2.6

Welche Besonderheiten weist der FM-Markt auf? . . . . . . . . . . . . . . .

8

2.7

Welche Marktteilnehmer gibt es? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

8

2.8

Welche zukünftigen Tätigkeitsschwerpunkte können für das FM derzeit aus-

2.9

gemacht werden? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

9

Welche Themenbereiche umfassen die Normen und Richtlinien im FM? . . .

9

3 Operatives Facility Management I

10

3.1

Was versteht man unter operativem FM / Gebäudemanagement? . . . . . . 10

3.2

Was versteht man unter Flächenmanagement? . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

3.3

Welche Leistungen umfasst das technische Gebäudemanagement? . . . . . . 11

3.4

Welche Instandhaltungsstrategien gibt es? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

3.5

Welche Leistungen umfasst das infrastrukturelle Gebäudemanagement? . . . 13 1

3.6

Welche Leistungen umfasst das kaufmännische Gebäudemanagement? . . . . 13

3.7

Wie managt man ein Gebäude? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

4 Operatives Facility Management II

15

4.1

Welche Informationen werden benötigt? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

4.2

Woher kommen die Daten? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

4.3

Welche Datenarten gibt es? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

4.4

Welche Datenstruktur ist sinnvoll? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

4.5

Wie ist die Vorgehensweise bei der Datenaufnahme? . . . . . . . . . . . . . 16

4.6

Wann wird eine Bauzustandserfassung benötigt? . . . . . . . . . . . . . . . 17

4.7

Wie ist die Vorgehensweise bei der Bauzustandsanalyse? . . . . . . . . . . . 17

5 Strategisches Facilitymanagement I

18

5.1

Real Estate Portfolio Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

5.2

Quantitative Portfoliotheorie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

5.3

Beziehung Rendite - Risiko . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

5.4

Portfolio-Modelle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

5.5

Real Estate Asset Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

5.6

Property Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

5.7

Was versteht man unter Portfoliomanagement? . . . . . . . . . . . . . . . . 20

5.8

Was versteht man unter Asset Management?

5.9

Was versteht man unter Property Management? . . . . . . . . . . . . . . . . 20

6 Strategisches Facilitymanagement II

. . . . . . . . . . . . . . . . . 20

21

6.1

Was versteht man unter Lebenszykluskosten? . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

6.2

Warum sollte man die Lebenszykluskosten betrachten? . . . . . . . . . . . . 21

6.3

Welche Nutzungskosten werden einbezogen? . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

6.4

Woher bekomme ich Benchmarks? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

6.5

Wie ermittle und bewerte ich Lebenszykluskosten? . . . . . . . . . . . . . . 22

7 Strategisches Facilitymanagement III

23

7.1

ABC-Analyse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

7.2

Kennzahlen und Zielkennwerte? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

7.3

Benchmarking? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24

7.4

Investitionsrechnung? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24

7.5

Optimierungsrechnung? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24

7.6

Nutzwertanalyse? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24

7.7

SWOT-Analyse? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 2

7.8

Balanced Scorecard? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

7.9

Controlling? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

7.10 Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP)? . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

3

1

Grundlagen I

1.1

Was ist Gegenstand des FM?

• Management von Sekundärprozessen und -ressourcen • unter FM versteht man das Management von Sekundärprozessen und -ressourcen mit dem Ziel der optimalen Unterstützung und Verbesserung der Geschäfts- bzw. Primärprozesse (Kerngeschäft). • FM ist ein strategisches Konzept zur Bewirtschaftung, Verwaltung, und Organisation aller Sachressourcen innerhalb eines Unternehmens

1.2

Welche Ziele werden mit FM verfolgt?

• optimale Unterstützung und Verbesserung der Geschäfts- bzw. Primärprozesse

1.3

Was macht ein Facility Manager?

• strategische Planung der betrieblichen Sachanlagen • Mitwirkung an der Planung neuer Gebäude (z. B. TGA) • Instandhaltung und Wartung der Gebäude • Bereitstellung von Informationen und Kennzahlen • CAFM (Computer aided facility management) • Budgetierung, Kostenplanung 4

• Verwaltung von externen Dienstleistungsverträgen • Flächen- und Umzugsmanagement • Umwelt- und Energiemanagement Facility Manager sorgen dafür, dass Gebäude, Anlagen und Einrichtungen für Menschen dauerhaft nützlich und wirtschaftlich sind und die Lebens- und Arbeitsqualität erhöhen.

1.4

Wer setzt FM ein?

• öffentliche Hand • Industrie

1.5

Welche Zielsetzungen haben die Projektbeteiligten?

• Investor: Kapital langfristig gewinnbringend einsetzen • Betreiber: möglichst viel Ertrag aus Vermietungsgeschäften bei wenig Kosten • Nutzer: optimale und wirtschaftliche Abwicklung des operativen Kerngeschäfts, geringe Kosten

1.6

Was lässt sich über die Kostenbeeinflussbarkeit sagen?

• die Beeinflussbarkeit von Investitionen und Folgekosten ist in der Projektentwicklung, Planung und Ausführungsvorbereitung am größten • signifikante Einsparung durch frühzeitigen Einbezug der Nutzungsphase in der Planung • Nutzungsphase bildet den Schwerpunkt des Lebenszyklus

1.7

Welche Anwenderschichten gibt es?

• strategisches FM: Rahmenbedingungen, Strategieentwicklung 5

• taktisches FM: Planung und Controlling • operatives FM: ausführende Ebene

1.8

Wesentliche Merkmale des FM?

• Ganzheitlichkeit • Lebenszyklus • Transparenz

6

2

Grundlagen II

2.1

Wie ist der deutsche Markt eingeteilt?

• integrierte FM-Leistungen: Komplettanbieter • modulare FM-Leistungen: technisch, infrastrukturell, kaufmännisch • einzelne FM-Leistungen: spezialisierte Einzelanbieter

2.2

Welche marktüblichen Probleme gibt es beim FM?

• konzerninterne FM-Abteilungen sind größte Wettbewerber • FM-Dienstleister haben keinen Mehrwert gegenüber internen Abteilungen • FM-Vertrieb ist ineffizient • Leistungssteigerung im personalintensiven FM-Geschäft ist nur über verbesserte Mitarbeitermotivation möglich

2.3

Welche Perspektiven gibt es im FM?

• Gebäudemanagement bei den Bestandsimmobilien • Reduzierung der Nutzungskosten • Wettbewerbsdruck zwischen Neubau und Bestand 7

2.4

Welche Zukunftsperspektiven hat das FM?

• Nachhaltigkeit • Energieeffizienz und Energieaufwand • Informationstechnik und Dokumentation • Outsourcing und Leistungsbündelung • Professionalisierung • Kampf um Marktanteile/Verdrängungswettbewerb

2.5

Wann und wo ist FM entstanden?

• 1952 von US-Air-Force USA • späte 1970er: Gründung einer Arbeitsgruppe • 1989 Gründung der GEFMA

2.6

Welche Besonderheiten weist der FM-Markt auf?

• Unternehmen mit unterschiedlicher Branchenherkunft und Kernkompetenz • FM-Markt wächst, während die Baubranche schrumpft

2.7

Welche Marktteilnehmer gibt es?

• Bilfinger Berger Facility Services • Dussmann • Strabag Property & Facility Services 8

2.8

Welche zukünftigen Tätigkeitsschwerpunkte können für das FM derzeit ausgemacht werden?

• Energie und Nachhaltigkeit • Informationstechnik und Dokumentation • Bestandsimmobilien • Outsourcing und Leistungsbündelung

2.9

Welche Themenbereiche umfassen die Normen und Richtlinien im FM?

• Nutzungskosten DIN 18960 • VDI – wirtschaftlichkeit Gebäudetechnischer Anlagen – Energiekenngrößen – FM – betriebswirtschaftliche Berechnungen für Investitionsgüter und Anlagen – Dokumentation in der TGA • VDMA: Leistungsprogramm für die Wartung von technischen Anlagen und Ausrüstungen in Gebäuden • AMEV: Empfehlungen zu Planen, Bauen und Betreiben

9

3

Operatives Facility Management I

3.1

Was versteht man unter operativem FM / Gebäudemanagement?

• Management von Immobilien in der Nutzungsphase • Gesamtheit aller Leistungen zum Betreiben und Bewirtschaften von Gebäuden einschließlich der baulichen und technischen Anlagen auf der Grundlage ganzheitlicher Strategien inkl. der infrastrukturellen und kaufmännischen Leistungen. • kaufmännisch, technisch, infrastrukturell

3.2

Was versteht man unter Flächenmanagement?

• unterstützender Leistungsbereich zum Gebäudemanagement • Aufgabe: Arbeitsflächen bereitstellen, die dem Anforderungsprofil bestmöglich zu geringstmöglichen Kosten entsprechen • Ziel: Nutzen der belegten Flächen steigern, bei gleichzeitiger Verringerung des Aufwands • Leistungen des Flächenmanagement: – Mitwirken bei der Flächenplanung – Flächenoptimierung 10

3.3

Welche Leistungen umfasst das technische Gebäudemanagement?

• alle Leistungen, die zum Betreiben und Bewirtschaften der baulichen und technischen Anlagen eines Gebäudes erforderlich sind • Betreiben, Dokumentieren, Energiemanagement, Informationsmanagement, Modernisieren, Sanieren, Umbauen, Gewährleistung verfolgen • Instandhaltung – Inspektion – Wartung – Instandsetzung – Verbesserung • Instandhaltung: Kombination aller technischen und administrativen Maßnahmen sowie Maßnahmen des Managements während des Lebenszyklus einer Betrachtungseinheit zur Erhaltung des funktionsfähigen Zustandes, oder der Rückführung in diesen. Ziel: – Steigerung der Verfügbarkeit, Lebensdauer, Wirtschaftlichkeit – Senkung der Energiekosten – Verbesserung des Umweltschutzes • Inspektion – erkundet den Ist-Zustand – schadensvorbeugende Inspektion – schadensbedingte Inspektion • Wartung – Bewahrung des Soll-Zustands – Ziel: 11

∗ Hemmung des normalen Verschleiß ∗ Verbesserung der Widerstandsfähigkeit ∗ Verhütung außergewöhnlicher Verschleißerscheinungen ∗ Verminderung der Bauteilbeanspruchung • Instandsetzung – Wiederherstellen des Soll-Zustands durch Ausbessern oder Austauschen

3.4

Welche Instandhaltungsstrategien gibt es?

• Präventivstrategie: Maßnahmen vor dem Ausfall oder dem Schaden von Bauteilen und Anlagen. Vorteile: – planbar, abstimmbar, Kostenvorhersage – Risiko an Ausfallkosten senkt sich Nachteile: – hoher Planungsaufwand – technische Lebensdauer wird wahrscheinlich nicht voll ausgenutzt • Inspektionsstrategie: Anhand der durchgeführten Inspektion und den sich daraus ergebenden Ergebnissen wird die Instandsetzung geplant und durchgeführt. Vorteile: – technisch mögliche Lebensdauer wird optimal ausgenutzt – Maßnahmen gut planbar entsprechend den Ergebnissen der Inspektion Nachteile: – Kostenerhöhung durch zusätzliche Inspektionen • Korrektivstrategie: Instandsetzung wird erst beim Eintreten des Schadensfalls durchgeführt. Vorteile: 12

– optimale Ausnutzung der techischen Lebensdauer – geringer Planungsaufwand – scheinbare Kostenminimierung Nachteile: – hohe Schadensfolgekosten – Schadensbehebung unter Druck – gesamte Lebensdauer der Anlagen könnte betroffen sein

3.5

Welche Leistungen umfasst das infrastrukturelle Gebäudemanagement?

• geschäftsunterstützende Dienstleistungen, die die Nutzung von Gebäuden verbessern • Grenzbereich zwischen technischen und kaufmännischen Dienstleistungen • grenzen sich klar von den Kernkompetenzen des Nutzers ab und können extern vergeben werden • z. B. Verpflegungsdienste, DV-Dienste, Hausmeister, Sicherheitsdienste

3.6

Welche Leistungen umfasst das kaufmännische Gebäudemanagement?

• alle kaufmännischen Leistungen aus den Bereichen TGM (technische Gebäudemanagement) und IGM (infrastrukturelle Gebäudemanagement) unter Beachtung der Immobilienökonomie, d.h. in erster Linie solche Tätigkeiten, die traditionell zur Hausoder Mieterverwaltung gezählt werden • Beschaffungsmanagement, Kostenplanung und -Kontrolle, Objektbuchhaltung, Vertragsmanagement 13

3.7

Wie managt man ein Gebäude?

• Gebäudebestand dokumentieren • Gebäudebestand bewerten • Maßnahmen planen • Umsetzung organisieren • Leistungen beauftragen • Ausführung koordinieren • Ergebnisse kontrollieren • Nachbesserung veranlassen • Leistungen abrechnen • Planen

14

4

Operatives Facility Management II

4.1

Welche Informationen werden benötigt?

• über TGA • Flächen • Personal • Böden • Mobiliar

4.2

Woher kommen die Daten?

• aus Plänen: – Ausführungspläne – Grundrisse – Detailpläne

4.3

Welche Datenarten gibt es?

• alphanumerische • grafische • multimediale 15

4.4

Welche Datenstruktur ist sinnvoll?

• Bestandsdaten – Gebäude – Ebenen – Räume – Flächen • Prozessdaten – Auftragsdaten – Zustandsdaten – Verbrauchsdaten • sonstige Daten – Leistungskataloge – kaufmännische Daten

4.5

Wie ist die Vorgehensweise bei der Datenaufnahme?

• Vorbereitung – Prüfen und Einteilen der Bestandsunterlagen • Datenerfassung – Pläne digitalisieren – CAD-Bearbeitung • Nachbereitung – Prüfen der erstellten Pläne – Einarbeiten fehlender Daten 16

• Datenpflege im Betrieb – Einarbeiten von Änderungen in CAD und CAFM

4.6

Wann wird eine Bauzustandserfassung benötigt?

• Instandhaltung • Modernisierung • Sanierung • Umbau Erfassung Ist-Zustand als Grundlage für die Konzeption. Planung und Umsetzung von baulichen Maßnahmen.

4.7

Wie ist die Vorgehensweise bei der Bauzustandsanalyse?

• Vorbereitung: – Planunterlagen, Energiedaten, durchgeführte Reperaturen – Vor-Ort-Begehung – Digitalkamera • Checkliste • Auswertung der Begehung – Bauteilbeschreibung – Zustandsbeurteilung – Sanierungsmaßnahmen – Sanierungskostenabschätzung – Fotodokumentation

17

5

Strategisches Facilitymanagement I

5.1

Real Estate Portfolio Management

• Unter REPM bzw. Immobilien-Portfoliomanagement versteht man die systematische Planung, Steuerung und Kontrolle eines Bestandes von Grundstücken und Gebäuden mit dem Ziel, ein optimales Immobilienportfolio herzustellen und Erfolgspotentiale aufzubauen. • Aufgaben und Ziele: – Informationsmanagement – Entscheidungsunterstützung – Erhöhung der Transparenz – Value Management

5.2

Quantitative Portfoliotheorie

• Bestimmung der optimalen Zusammensetzung eines Vermögensbestandes • genaue Abwägung von Chancen und Risiken • Streuung des Anlagevermögens in viele Anlageformen

5.3

Beziehung Rendite - Risiko

• höhere Rendite bedeutet auch höheres Risiko 18

• Risikovermeidung ist immer mit einem unterproportionalen Renditeverlust verbunden

5.4

Portfolio-Modelle

• 4-Feld-Matrix (BGC-Matrix) – x-Achse: Marktanteil, y-Achse: Wachstum – Question Mark, Star, Cash Cow, Poor Dog – Kritik: ∗ schwierige Definition des Marktes ∗ Marktanteil muss nicht unbedingt ein Anzeichen für Wettbewerbsstärke sein ∗ Vorwurf der zu starken Vereinfachung ∗ Normstrategien lassen sich in der Praxis nicht immer 1:1 umsetzen • 9-Feld-Matrix (Mckinsey-Matrix) – x-Achse: Wettbewerbsvorteile, y-Achse: Marktattraktivität – Kritik: ∗ aufwendige Erhebung der benötigten Daten ∗ Schwierigkeiten, Informationen zu den einzelnen Faktoren zu erhalten ∗ zum Teil subjektive Einschätzung der Faktoren ∗ Normstrategien lassen sich nicht 1:1 umsetzen

5.5

Real Estate Asset Management

• Vermögensmanagement von Immobilien • versteht man das kapitalmarktorientierte, strategische Vermögensmanagement von Immobilien auf der Objekt-Ebene nach den Zielen und Vorgaben des Investors bzw. Eigentümers 19

• kontinuierliche Optimierung und Wertsteigerung des Immobilienbestandes • aktiv planendes und steuerndes Management einzelner Immobilien, aber auch Analyse und Entwicklung des gesamten Portfolios • Bestandsanalyse (SWOT-Analyse): strength, opportunity, weakness, threat

5.6

Property Management

• treuhänderische und performanceorientierte Immobilienbewirtschaftung • versteht man einen ganzheitlichen Ansatz der aktiven, ergebnis- und renditeorientierten Bewirtschaftung von Immobilienportfolios unter Einhaltung der Zielvorgaben des Inve...