GFPI-F-019 GUÍA 3 Tramitar Correspondencia PDF

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tramitar correpsondecia de los documentos, uso y tipologias de acuerdo a las organizaciones...

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GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL PROCEDIMIENTO DESARROLLO CURRICULAR GUÍA DE APRENDIZAJE

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUÍA DE APRENDIZAJE GFPI-F-019-GUÍA DE ARENDIZAJE N° 3. TRAMITAR CORRESPONDENCIA • Denominación del Programa de Formación: Técnico Asistencia Administrativa. • Código del Programa de Formación: 134101 Nombre del Proyecto: Suministrar apoyo a los procesos de producción y gestión documental, servicio al cliente y soporte administrativo en las Mipymes localizadas en la ciudad de Bogotá y sus alrededores. • Fase del Proyecto: Análisis. • Actividad de Proyecto AP 1: Producir y gestionar la documentación de acuerdo a la normatividad vigente y necesidades de la organización. • Competencias: 210602001 Tramitar correspondencia de acuerdo con procesos técnicos y normativa. 240201528. Razonar cuantitativamente frente a situaciones susceptibles de ser abordadas de manera matemática en contextos laborales, sociales y personales Resultados de Aprendizaje Alcanzar: • Específicos: 21060200101 Reconocer el entorno de empresa y la relación de actividades administrativas, aplicadas al trámite de los documentos de oficina de acuerdo con la normativa y política 21060200102 Recibir los documentos físicos y/o electrónicos de acuerdo con la normativa y políticas institucionales. 21060200103 Despachar los documentos físicos y/o electrónicos generados en las unidades administrativas, teniendo en cuenta la normativa y políticas institucionales. 21060200104 Conservar y preservar los documentos (soporte físico o digital) para el suministro de información de acuerdo con las normas técnicas, la tecnología disponible, la normativa y políticas institucionales. 21060200105 Comprobar el ingreso y despacho de los documentos físicos y/o electrónicos y que cumplan con la normativa, y políticas organizacionales 21060200106 Presentar informe del proceso de recibo y despacho de los documentos de oficina teniendo en cuenta los procedimientos. • Básicos: 24020152801 Identificar situaciones problemáticas asociadas a sus necesidades de contexto aplicando procedimientos matemáticos.

GFPI-F-019 V3

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA Procedimiento de Desarrollo Curricular GUÍA DE APRENDIZAJE 24020152802 Plantear problemas aritméticos, geométricos y métricos de acuerdo con los contextos productivo y social. 24020152803 Solucionar problemas del entorno productivo y social aplicando principios matemáticos. 24020152804 Verificar los resultados de los procedimientos matemáticos conforme con los requerimientos de los diferentes contextos. • Duración de la guía: dos (2) Semanas. 96 horas (Trabajo directo: 77 horas – Trabajo independiente: 19 horas) • Créditos: dos (2). 2. PRESENTACIÓN Estimados aprendices, es importante para las entidades públicas y privadas conocer y cumplir la normatividad que rige la administración de la gestión documental y del archivo, organizar los documentos de una empresa, requieren de una actitud positiva, el tiempo que no se dedique a archivar, se debe emplear en buscar papeles allá donde se encuentran. Archivar no va a ser mañana más sencillo que hoy pero cada día que pasa puede hacerlo más difícil. Los resultados de tener un sistema de archivos que funciona son siempre positivos y duraderos y merecen ese esfuerzo para tenerlo organizado y sus documentos localizados, teniendo en cuenta aspectos generales, tipo, estilo y presentación, que faciliten seguir los protocolos organizacionales establecidos por la empresa en la producción de documentos. Ejercer el control de los documentos y establecer mecanismos o condiciones indispensables que permitan su recuperación, conserven su calidad y den testimonio de la operación de la empresa, siendo este un elemento integrante del patrimonio de la institución. Controlar desde el inicio del ciclo de vida del documento requiere colaboración y coordinación entre las oficinas productoras y el archivo de la organización. Esta labor se desarrolle por un especialista en Asistencia Administrativa. Las Mipymes las micro, pequeñas y medianas empresas, constituyen un núcleo de crecimiento y desarrollo potencial de gran importancia, se adaptan con rapidez a los cambios en el entorno y se vinculan como eslabón de cadenas productivas y de comercialización. Las Mipymes son importantes porque generan empleo en sectores socialmente débiles y constituyen una posibilidad de reducción de la concentración del poder económico. Por otra parte, El Ministerio de Comercio, Industria y Turismo dio a conocer su Proyecto de Decreto, “Por el cual se adiciona un capítulo al título 1, de la parte 2 del libro 2 del Decreto 1074 de 2015, Decreto Único Sector Comercio, Industria y Turismo, y se reglamenta el artículo 43 de la Ley 1450 de 2011 en lo referente a la clasificación de las micro, pequeñas y medianas empresas”. Este proyecto reglamenta la clasificación de las micro, pequeñas y medianas empresas, teniendo en cuenta el valor de los ingresos por actividades ordinarias anuales. De ahí la importancia de desarrollar en la presente Guía de Aprendizaje los elementos necesarios para alcanzar conocimientos como: concepto de empresa y su clasificación, estructura organizacional, áreas funcionales, manuales de procesos, proceso administrativo, generalidad archivística, gestión documental, normatividad de la gestión del archivo, trámite para el envío de documentos, organización de documentos, tabla de retención documental, conservación de documentos y programas de mejoramiento de la gestión de archivos entre otros.

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3. FORMULACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE 3.1. Actividades de Reflexión inicial. 3.1.1 Reflexionar sobre la siguiente historieta:

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Imagen 1. Luego, de forma individual responda en su Portafolio de evidencias: ¿Qué dificultades se presentan al manejar archivo de documentos en su entorno familiar? ¿Alguna vez ha sentido extrañar algún documento que parecía ya no importante? ¿Teniendo en cuenta la historieta, cree usted que la vigencia de un documento es importante?, explique en un párrafo mínimo de cuatro líneas. ¿Según la historieta, cuál es la solución? Describa un párrafo de tres líneas. ¿Considera usted que la conservación de documentos y la forma en cómo se gestionan son necesarios en su vida personal y laboral?, desarrolle en siete líneas Socialice estos cuestionamientos mediante una mesa redonda con sus compañeros e instructor de formación. 3.1.1 Reflexionar sobre la siguiente historieta: Aprendiz: ¡Bienvenido a su proceso de formación!!! Inicie el desarrollo de la guía observando el video que se encuentra en el siguiente link: https://www.youtube.com/watch?v=7elOEylyDTY y que se encuentra en la carpeta de material de apoyo (Video- Cualidades de un buen asistente administrativo). Luego, de forma individual, describa lo observado en el video en un máximo de 5 líneas. Responda para su carpeta de evidencias: ¿Por qué considera Usted que es importante un Asistente Administrativo en las empresas?, ¿Qué lo motiva a Usted a emprender la acción de la asistencia administrativa? Cómo cree usted que aportaría a las empresas desde este campo de acción? Identifique las acciones incorrectas de la asistente administrativa. Proponga una acción correcta. Socialice estos cuestionamientos mediante un debate con sus compañeros e instructor de formación. Tiempo desarrollo de la actividad: 1 hora. Acompañamiento directo: 48 minutos - trabajo autónomo: 12 minutos.

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3.2

Actividad de contextualización.

Observe los siguientes videos, realice frente a cada video un escrito donde relacione una situación de la vida real: https://www.youtube.com/watch?v=Nzv4kw1pKOI (Video ¿Qué es una empresa?). y https://www.youtube.com/watch?annotation_id=annotation_2027184139&feature=iv&src_vid=Xgc yjWAoX-Y&v=IpvvHrIO4Aw. (Video: ¿Qué es la gestión documental digital?). Elabore una conclusión sobre cada video observado. Conforme grupos de 4 integrantes y analice el siguiente caso: “ Lola Mento concursó para una vacante de Asistente Administrativo en Aviatur en la cual salió favorecida. Para ello, debe presentarse en la Empresa con sus documentos; tiene una dificultad y es que días antes de recibir la notificación para iniciar labores, extravió el diploma”. Pregunta: Qué acciones debe realizar Enriqueta para recuperar su diploma y optar por el cargo ofrecido? Socialice con su instructor las alternativas de respuesta y la relación con los videos observados. Los archivos no relumbran, pero son minas de oro. (Ángeles Magdaleno) Aprendiz, recuerde que su formación profesional integral se desarrolla bajo la metodología de la formación por proyectos. Para éste Técnico en Asistencia Administrativa, el proyecto es “Suministrar apoyo a los procesos de producción y gestión documental, servicio al cliente y soporte administrativo en las Mipymes localizadas en la ciudad de Bogotá y sus alrededores”. La presente guía le permitirá desarrollar sus competencias en gestión documental y archivo el cual le aportará al proyecto en la medida que reconozca que, como Asistente Administrativo, una de sus funciones y ocupaciones será la elaboración de documentos públicos y privados, su organización, conservación y presentación. 3.2.1 Para continuar con el desarrollo de esta guía, es importante recordar que en la vida personal y/o laboral cada mes se reciben o se tiene contacto con algún tipo de documento. Teniendo en cuenta lo anterior: ¿Por lo general cuales son los tipos de documentos que usted recibe? ¿Cuál es la técnica que utiliza para organizarlos y archivarlos? Elabore esta actividad de manera individual y socialice en el ambiente de formación. Ahora es importante identificar que, dentro de la presente guía, se abordarán las siguientes temáticas: SEMANA 1. EL ASISTENTE ADMINISTRATIVO Y EL ROL EN LA EMPRESA RA: 21060200101: Reconocer el entorno de empresa y la relación de actividades administrativas, aplicadas al trámite de los documentos de oficina de acuerdo con la normativa y política. -

Empresa. Concepto. Clasificación. Recursos: definición y tipos. Estructura organizacional: Concepto. Tipos. Áreas Funcionales. Manual de funciones y procesos. Conceptos y Finalidad. Proceso administrativo en la organización (Planear-Organizar Direccionar-Controlar). Generalidades archivísticas. Conceptos. Gestión documental. Documento archivo. Concepto. Elementos. Características internas y externas. Carácter seriado, unicidad y objetividad. Documento apoyo.

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA Procedimiento de Desarrollo Curricular GUÍA DE APRENDIZAJE - Documento electrónico. - Mensaje de datos. - Soporte documental. RA: 21060200102: Recibir los documentos físicos y/o electrónicos de acuerdo con la normativa y políticas institucionales. - Normas técnicas y normativa sobre correspondencia y comunicaciones, correo y servicio de mensajería. - Normas técnicas, normativa y políticas institucionales sobre recibo de documentos. - Útiles, elementos y mobiliario. - Ventanilla única de correspondencia: Concepto, funciones y procesos. - Manuales de operación y de equipos: reloj radicador, balanzas para correspondencia, destructor de papel. - Equipos o medios de ingreso de los documentos: Mensajería, fax, correo tradicional, correo electrónico, página web. - Salud ocupacional y seguridad industrial: puesto de trabajo elementos de protección (tipos y clases), - Unidad de correspondencia. Concepto, objetivos, servicios que presta RA: 21060200103: Despachar los documentos físicos y/o electrónicos generados en las unidades administrativas, teniendo en cuenta la normativa y políticas institucionales. - Normas técnicas, normativa y políticas institucionales sobre despacho de documentos - Servicios postales - Normativa - Marco, definición y alcance gestión de la información: Concepto, normas de acceso y difusión, relación del documento con la información. - Consecutivo de correspondencia: Concepto, uso, aplicación, normas. - Importancia del registro y radicación de los documentos a enviar según políticas institucionales. - Tramite formatos para el envío del documento. - Organización de documentos - Consecutivo - Concepto: Tabla de retención documental - Principios - Clasificación - Ordenamiento - Archivos Consecutivos Aprendiz: Para comprender los conceptos anteriores se invita a revisar el libro Fundamentos de Administración tercera edición de Carlos Ramírez Cardona, en el capítulo 2 páginas 7-13, capítulo 3 página 15-26, capítulo 5 páginas 35-38. Para los temas relacionados con el proceso administrativo y estructura organizacional, se recomienda leer el material de Planeación Estructura Iniciación a la Administración General los capítulos 2-3-4-5 de las páginas 17 - 63. De igual forma, como complemento a los temas, usted tiene en su carpeta el material de apoyo Conceptualización y Normativa Archivística para la Organización Documental, La ley General de la República 590. (Los libros se encuentran anexos

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA Procedimiento de Desarrollo Curricular GUÍA DE APRENDIZAJE en el material de apoyo y están disponibles en forma física en la biblioteca del Centro de Servicios Financieros). Por otra parte consulte la conceptualización del manual de funciones y procesos (concepto y finalidad) del material de apoyo titulado: “Instructivo para elaborar manuales” SEMANA 2. PRESERVACIÓN Y GESTIÓN DE DOCUMENTOS, TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Y ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS RA: 21060200104: Conservar y preservar los documentos (soporte físico o digital) para el suministro de información de acuerdo con las normas técnicas, la tecnología disponible, la normativa y políticas institucionales. - Interpretar la norma técnica, normativa y políticas institucionales, de Conservación y preservación de documentos. RA: 21060200105: Comprobar el ingreso y despacho de los documentos físicos y/o electrónicos y que cumplan con la normativa, y políticas organizacionales - Verificar los documentos recibidos para la empresa. - Verificar los documentos despachados por la empresa - Verificar la ejecución de los trámites administrativos - Verificar la organización del consecutivo RA: 21060200106: Presentar informe del proceso de recibo y despacho de los documentos de oficina teniendo en cuenta los procedimientos. - Elaborar informes de aplicación de procedimiento de recibo y despacho de documentos. - Modificar los documentos y textos redactados - Presentar documentos empresariales: cartas, circulares, memorandos, mensajes. 3.3 Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización) Aprendiz: ¡Es hora de aprender descubriendo!!! Una vez explicados, profundizados y afianzados los conceptos de la presente guía por parte del Instructor, el aprendiz debe realizar en su portafolio de evidencias una serie de actividades por semana para que aporte a la construcción del conocimiento a través del material de apoyo. Nota: las actividades realizadas en PowerPoint, Excel u otras aplicaciones, deberán evidenciarse dentro de este documento con imágenes de pantalla. Cuando la forma de socialización de la evidencia sea cartelera, obras de teatro, juego de roles etc., debe adjuntarse al documento la foto de los aprendices, que evidencia la realización de la actividad. La temática antes mencionada, será abordada a lo largo de cada una de las semanas de formación como se describe a continuación: SEMANA 1. RA: 21060200101: Reconocer el entorno de empresa y la relación de actividades administrativas, aplicadas al trámite de los documentos de oficina de acuerdo con la normativa y política.

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3.3.1 Resolver las preguntas “cuestionarios de repaso”, del capítulos tres (3) del libro Fundamentos de Administración de Carlos Ramírez Cardona, Tercera edición. El cuestionario de repaso se encuentra al finalizar el capítulo en la página 26. Empresa. Concepto Clasificación Recursos: Definición y tipos. Tiempo desarrollo de la actividad: 7 horas. Acompañamiento directo: 336 minutos - trabajo autónomo: 84 minutos. 3.3.2 Con base en el material de apoyo “La Estructura Organizacional”, realice un informe sobre los tipos de organigrama y sus ventajas y desventajas en las empresas. Identifique la estructura organizacional y el organigrama al que corresponde la estructura en la unidad productiva objeto de estudio o caso de estudio. De no poseerse una estructura organizacional, presente su propuesta. Estructura Organizacional: Concepto. Tipos. Áreas funcionales. Tiempo desarrollo de la actividad: 8 horas. Acompañamiento directo: 384 minutos - trabajo autónomo: 96 minutos. 3.3.3 Realice la lectura autorregulada del material de apoyo Manual de Funciones y elabore el manual de funciones del Asistente Administrativo y explique la importancia del mismo en una empresa. Manual de funciones y procesos. Conceptos y finalidad. Tiempo desarrollo de la actividad: 4 horas. Acompañamiento directo: 192 minutos - trabajo autónomo: 48 minutos. 3.3.4 Con la ayuda de su Instructor, conforme grupos de dos (2) GAES, para realizar un concurso (Ej: Quien Quiere Ser Millonario. Concéntrese, alcance la estrella, etc.), con los temas asignados; para ello consulte los materiales de apoyo: 1) “Administración de comunicaciones oficiales”. 2) “Clases y características de los documentos” 3) “Conceptualización y normativa archivística para la organización documental”. Los temas a distribuir entre los grupos son: - Proceso administrativo de las comunicaciones en la organización (Planificación-OrganizaciónDirección-Control. - Generalidades archivísticas. Conceptos. - Gestión documental. - Documento archivo. - Concepto. - Elementos. Características internas y externas. Carácter seriado, unicidad y objetividad. Documento apoyo. - Documento electrónico. - Mensaje de datos. - Soporte documentales Tiempo desarrollo de la actividad: 20 horas. Acompañamiento directo: 960 minutos - trabajo autónomo: 240 minutos. RA: 21060200102: Recibir los documentos físicos y/o electrónicos de acuerdo con la normativa y políticas institucionales.

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA Procedimiento de Desarrollo Curricular GUÍA DE APRENDIZAJE 3.3.5 Realice lectura de la Ley 594 de 2000 “Ley General de Archivos” y de la Resolución 8934 del 19 de febrero del 2014 “Directrices en materia de gestión documental y organización de archivos que deben cumplir los vigilados por la Superintendencia de Industria y Comercio” disponibles en su material de apoyo y en un pliego de cartulina elabore en un cuadro comparativo de las diferencias para socializar en formación presencial. Tiempo desarrollo de la actividad: 8 horas. Acompañamiento directo: 384 minutos - trabajo autónomo: 96 minutos. SEMANA 2. RA: 21060200103: Despachar los documentos físicos y/o electrónicos generados en las unidades administrativas, teniendo en cuenta la normativa y políticas institucionales. 3.3.6 Realice un mapa mental que contenga a) características de los documentos, b) Clases de documentos, c) Clasificación de los documentos, d) Tipología documental (para ello tome el material de apoyo “ Clases y Características de los Documentos” Tiempo desarrollo de la actividad: 5 horas. Acompañamiento directo: 240 minutos - trabajo autónomo: 60 minutos. 3.3.7 Una vez consultado el material de apoyo 1) “Administración de comunicaciones Oficiales”. 2) “Clases y características de los documentos” 3) “Conceptualización y normativa archivística para la organización documental” prepare un cuadro sinóptico para participar en la mesa redonda liderada por su Instructor. Tiempo desarrollo de la actividad: 5 horas. Acompañamiento directo: 240 minutos - trabajo autónomo: 60 minutos. 3.3.8 Teniendo en cuenta el material de apoyo Guía para la elaboración de la Tabla de Retención Documental, haciendo uso de Excel crear un ejemplo de una Tabla de Retención Documental. Tiempo desarrollo de la actividad: 5 horas. Acompañamiento directo: 240 minutos - trabajo autónomo: 60 minutos. RA: 21060200104: Conservar y p...